Podczas tworzenia Arkuszy Google , które muszą wypełnić inne osoby, rozwijana lista może uprościć proces wprowadzania danych.

Możesz pobrać elementy listy rozwijanej z innego zakresu komórek lub wprowadzić je bezpośrednio. Dowiedz się, jak to zrobić, a także jak zmodyfikować istniejącą listę rozwijaną.

Twórz ręczne listy rozwijane^{(Create Manual Dropdown Lists)} w Arkuszach Google

Najszybszym sposobem utworzenia listy rozwijanej Arkuszy Google^{(Google Sheets)} jest wymienienie elementów w ustawieniach sprawdzania poprawności danych.

Aby to zrobić:

1. Wybierz komórkę, w której chcesz utworzyć listę rozwijaną. Wybierz Dane^(Data) z menu, a następnie wybierz Sprawdzanie poprawności danych^{(Data validation)} .

2. Obok Kryteria wybierz Lista elementów^{(List of items)} . 

3. W polu obok tego wyboru wpisz elementy, które chcesz uwzględnić na liście rozwijanej, oddzielone przecinkami.

4. Wybierz przycisk Zapisz^(Save) , a zobaczysz, że wybrana komórka ma teraz listę rozwijaną.

Opcje walidacji danych

W oknie Sprawdzanie poprawności danych należy zwrócić uwagę na kilka ważnych ustawień.^(Data)

Jeśli odznaczysz opcję Pokaż listę rozwijaną w komórce^{(Show dropdown list in cell)} , strzałka nie pojawi się. Jednak gdy użytkownik zacznie pisać, pojawią się elementy listy.

W sekcji W przypadku nieprawidłowych danych^{(On invalid data)} , jeśli wybierzesz opcję Pokaż ostrzeżenie^{(Show warning)} , pojawi się czerwony wskaźnik ostrzeżenia. Spowoduje to wyświetlenie komunikatu ostrzegającego użytkownika, że ​​wpisany element nie pasuje do niczego na liście.

Jeśli zamiast tego wybierzesz Odrzuć dane wejściowe , ^{(Reject input)}Arkusze Google^{(Google Sheets)} odrzucą wpis i zastąpią go pierwszą pozycją z listy rozwijanej.

W sekcji Wygląd^(Appearance) , jeśli wybierzesz Pokaż tekst pomocy do sprawdzania poprawności^{(Show validation help text)} i wpiszesz tekst w polu poniżej, ten tekst pojawi się, gdy użytkownik wybierze komórkę rozwijaną.

Twórz^{(Create Dropdown)} listy rozwijane z zakresu Arkuszy Google^{(Google Sheets Range)}

Bardziej dynamicznym sposobem^{(dynamic way)} tworzenia list rozwijanych Arkuszy Google^{(Google Sheets)} jest użycie zawartości zakresu komórek^{(range of cells)} do wypełnienia listy.

Aby to zrobić:

1. Najpierw^(First) utwórz listy walidacyjne w dowolnym zakresie komórek. Nie muszą się one znajdować w tym samym arkuszu kalkulacyjnym. Możesz tworzyć i wybierać te listy również w innych kartach arkuszy kalkulacyjnych.

2. Następnie wybierz komórkę, w której chcesz utworzyć listę rozwijaną. Wybierz Dane^(Data) z menu, a następnie wybierz Sprawdzanie poprawności danych^{(Data validation)} .

3. Tym razem wybierz Lista z zakresu^{(List from a range)} z listy rozwijanej Kryteria . ^(Criteria)Następnie wybierz małą ikonę wyboru siatki, aby otworzyć okno wyboru zakresu.

4. Wybierz zakres, którego chcesz użyć jako listy, a zobaczysz tekst zakresu w polu Wybierz zakres danych^{(Select a data range)} .

5. Wybierz OK , aby zamknąć okno wyboru i powrócić do okna sprawdzania poprawności. Skonfiguruj pozostałe opcje rozwijane, które chcesz, a następnie wybierz przycisk Zapisz^(Save) , aby zakończyć.

6. Teraz zobaczysz, że dane zakresu pojawią się jako pozycje listy rozwijanej w wybranej komórce.

7. Kontynuuj ten sam proces dla wszystkich innych kolumn, które chcesz dodać jako dynamiczną listę rozwijaną.

Używanie zakresów jako źródła danych to świetny sposób na aktualizowanie arkuszy kalkulacyjnych bez konieczności ręcznego przeglądania i aktualizowania każdej utworzonej listy rozwijanej.

Interesujące fakty dotyczące list rozwijanych Arkuszy Google^{(Google Sheets Dropdown)}

Listy rozwijane Arkuszy Google^{(Google Sheets)} połączone z zakresami są najbardziej przydatne, ponieważ znacznie zmniejszają ogólną konserwację arkusza kalkulacyjnego.

Zaktualizuj wiele komórek z jedną zmianą zakresu^{(Update Multiple Cells with One Range Change)}

Jest to szczególnie ważne, jeśli masz wiele komórek rysujących dane z jednego zakresu elementów. Jeśli chcesz zaktualizować lub zmienić te elementy listy, wystarczy wprowadzić zmianę w jednym zakresie.

Nawet jeśli istnieją setki komórek z tymi elementami listy, jednorazowa aktualizacja zakresu spowoduje natychmiastową aktualizację wszystkich tych rozwijanych komórek.

Kopiowanie zweryfikowanych komórek w celu zaoszczędzenia czasu^{(Copying Validated Cells to Save Time)}

Możesz także zaoszczędzić czas, kopiując zweryfikowane komórki listy rozwijanej^{(copying validated dropdown cells)} do dowolnych innych komórek. Oszczędza to czas potrzebny na ponowne przechodzenie przez proces przechodzenia przez ekrany walidacji.

Kopiowanie zweryfikowanych komórek jest szczególnie przydatne w przypadku list wyboru, takich jak dni, miesiące, godziny i inne standardowe zestawy danych.

Szybko usuń weryfikację komórek^{(Quickly Remove Cell Validation)}

Załóżmy^(Suppose) , że nie chcesz, aby elementy listy znajdowały się w żadnej komórce. Możesz je szybko usunąć, klikając komórkę prawym przyciskiem myszy, wybierając opcję Walidacja^(Validation) , a następnie wybierając opcję Usuń weryfikację^{(Remove validation)} w oknie Sprawdzanie poprawności danych.

Zobaczysz, że strzałka rozwijana zniknie z komórki, a wszystkie elementy listy rozwijanej znikną. Komórka stanie się po prostu kolejną zwykłą komórką arkusza kalkulacyjnego.

Korzystanie z podwójnych list rozwijanych^{(Double Dropdown Lists)} w Arkuszach Google

Jeszcze jednym przydatnym sposobem korzystania z list rozwijanych Arkuszy Google^{(Google Sheets)} jest przekazywanie informacji między arkuszami^{(pass information between sheets)} . Możesz również użyć tej techniki do przekazywania informacji między ludźmi.

Na przykład, jeśli masz oryginalny arkusz zawierający listę zadań wykonanych przez jeden zespół, możesz oprzeć drugi arkusz kalkulacyjny na tych ukończonych zadaniach.

Możesz lub nie chcieć utworzyć pierwszej listy na podstawie tych samych dynamicznych list rozwijanych, które opisano w ostatniej sekcji.

Tak czy inaczej, wybierz komórkę w arkuszu, do której chcesz wysłać ukończone zadania jako kolejną listę rozwijaną, i otwórz okno sprawdzania poprawności, jak opisano w ostatniej sekcji. Po wybraniu zakresu danych przełącz się do tego źródłowego arkusza kalkulacyjnego zadań i zaznacz całą kolumnę zadań (w tym puste komórki).

Teraz w docelowym arkuszu kalkulacyjnym zobaczysz, że dane z kolumny zadań są pobierane. Oznacza to, że Twój drugi zespół może wykonywać własne zadania projektowe na podstawie ukończonych zadań z pierwszego zespołu.

Pierwszy zespół może kontynuować dodawanie nowo ukończonych zadań do oryginalnego źródłowego arkusza kalkulacyjnego.

Ponieważ umieściłeś puste komórki w zakresie źródłowym, te nowe unikalne zadania pojawią się na liście rozwijanej drugiego zespołu. 

Pamiętaj, że na drugiej liście rozwijanej pojawią się tylko unikalne zadania. Nie jest to najlepszy sposób na przekazywanie określonych elementów wiersza ze źródła, ale jest to świetny sposób, aby drugi zespół mógł zobaczyć wszystkie unikalne elementy dodane do arkusza kalkulacyjnego przez inne osoby.

Jak będziesz^(Will) korzystać z list rozwijanych^(Dropdown) Arkuszy Google ?

Jak widać, Arkusze Google^{(Google Sheets)} oferują wiele sposobów pobierania informacji z innych komórek w celu wypełniania list rozwijanych. Lub, jeśli Twoje potrzeby związane z wprowadzaniem danych są dość proste, możesz trzymać się ręcznego wprowadzania elementów listy rozwijanej oddzielonych przecinkami. 

Tak czy inaczej, powinieneś być w stanie wprowadzić dane do dowolnego z arkuszy kalkulacyjnych tak łatwe i proste, jak to tylko możliwe.

How to Use Google Sheets Drop Down Lists

When crеating Google Sheets that оther people need to fill out, a droрdown list can simplify the data-entry process.

You can pull the items for your dropdown list from another range of cells, or you can enter them directly. Learn how to do both, as well as how to modify an existing dropdown list.

Create Manual Dropdown Lists in Google Sheets

The fastest way to create a Google Sheets dropdown list is by listing the items inside the data validation settings.

To do this:

1. Select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

2. Next to Criteria, select List of items. 

3. In the field next to this selection, type out the items you want to include in the dropdown list, separated by commas.

4. Select the Save button, and you’ll see that the cell you selected now has a dropdown list.

Data Validation Options

There are a few important settings in the Data validation window to note.

If you deselect Show dropdown list in cell, the dropdown arrow will not appear. However, when the user starts typing, the list items will appear.

In the On invalid data section, if you select Show warning, a red warning indicator will appear. This displays a message warning the user that the typed item doesn’t match anything in the list.

If you select Reject input instead, Google Sheets will reject the entry and replace it with the first item of the dropdown list instead.

In the Appearance section, if you select Show validation help text and type text into the field below it, that text will appear when the user selects the dropdown cell.

Create Dropdown Lists from a Google Sheets Range

A more dynamic way to create Google Sheets dropdown lists is to use the contents of a range of cells to fill the list.

To do this:

1. First, create your validation lists in any range of cells. These don’t have to be in the same spreadsheet. You can create and select these lists in other spreadsheet tabs as well.

2. Next, select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

3. This time, select List from a range from the Criteria dropdown list. Then, select the small grid selection icon to open the range selection window.

4. Select the range you want to use as your list, and you’ll see the range text appear in the Select a data range field.

5. Select OK to close out the selection window and return to the validation window. Configure the rest of the dropdown options you’d like and then select the Save button to finish.

6. Now, you’ll see the range data appear as the dropdown list items in the cell you selected.

7. Continue this same process for any other columns you’d like to add as a dynamic dropdown list.

Using ranges as the source of your data is a great way to keep your spreadsheets updated without having to manually go through and update every dropdown list you’ve created.

Interesting Facts About Google Sheets Dropdown Lists

Google Sheets dropdown lists connected to ranges are the most useful because they dramatically reduce the overall maintenance of your spreadsheet.

Update Multiple Cells with One Range Change

This is especially true if you have many cells drawing data from a single range of items. If you want to update or change those list items, you’ll only have to make the change in a single range.

Even if there are hundreds of cells with those list items, updating the range once will update all of those dropdown cells instantly.

Copying Validated Cells to Save Time

You can also save time by copying validated dropdown cells to any other cells. This saves the time of having to step through the process of stepping through the validation screens again.

Copying validated cells is especially useful for selection lists like days, months, time, and other standard datasets.

Quickly Remove Cell Validation

Suppose you don’t want the list items included with any cell. You can quickly remove them by right-clicking the cell, selecting Validation, and then selecting Remove validation in the Data validation window.

You’ll see the dropdown arrow disappear from the cell, and all of the dropdown items disappear. The cell will become just another normal spreadsheet cell.

Using Double Dropdown Lists in Google Sheets

One more useful way to use Google Sheets dropdown lists is to pass information between sheets. You can also use this technique to relay information between people.

For example, if you have an original sheet that contains a list of tasks completed by one team, you can base a second spreadsheet on those completed tasks.

You may or may not want to create that first list based on the same dynamic dropdown lists as described in the last section.

Either way, select the cell on the sheet you want to send the completed tasks to as another dropdown list, and open the validation window as described in the last section. When you select the data range, switch to this source task spreadsheet and select the entire column of tasks (including blank cells).

Now, on the destination spreadsheet, you’ll see that the data from the tasks column is pulled in. This means your second team can perform their own project tasks based on completed tasks from the first team.

The first team can continue adding newly completed tasks to the original source spreadsheet.

Since you included the blank cells in the source range, those new unique tasks will appear in the second team’s dropdown list. 

Keep in mind that only unique tasks will appear in the second dropdown list. It isn’t the best way to pass specific row items from the source, but it is a great way for a second team to see all unique items added to a spreadsheet by other people.

How Will You Use Google Sheets Dropdown Lists?

As you can see, Google Sheets offers many ways you can pull information from other cells to fill out dropdown lists. Or, if your data entry needs are fairly simple, you can stick to manually entering in dropdown list items separated by commas. 

Either way, you should be able to make data entry for any of your spreadsheets as easy and simple as possible.

Related posts

• 14 praktycznych szablonów arkuszy Google do codziennego użytku

• 10 przydatnych formuł w Arkuszach Google, aby zaoszczędzić czas

• 9 ukrytych funkcji w Mapach Google, które powinieneś sprawdzić

• Jak filtrować w Arkuszach Google

• Co to jest aplikacja Google i jak z niej korzystać

• Jak korzystać z SUMIF w Arkuszach Google

• Jak działa uruchamianie aplikacji na Dysku Google

• Jak dodawać kształty w Dokumentach Google

• Co to są dane i wymiary w Google Analytics?

• Jak wysyłać prywatne wiadomości e-mail w Gmailu

• Brakuje widżetu paska wyszukiwania Google? Jak go przywrócić na Androidzie

• 3 sposoby tworzenia granic w Dokumentach Google

• Jak korzystać z zadań Google — przewodnik wprowadzający

• 7 najlepszych dodatków do Gmaila

• Jak wykonać kopię zapasową historii Google Chrome

• Jak korzystać z Kalendarza Google: 10 porad dla profesjonalistów

• Jak anulować lub wstrzymać subskrypcję YouTube Premium

• Dlaczego w Chrome działa tak wiele procesów?

• Jak korzystać z wielu przystanków w Mapach Google

• Co to są powiadomienia Google o narażeniu na kontakt z COVID?