W artykule napisanym w 2018 r. Robert Half , firma specjalizująca się w zarządzaniu zasobami ludzkimi i branży finansowej, napisała, że 63% of financial firms continue to use Excel jako podstawowej funkcji. To prawda, że ​​nie jest to 100% i jest faktycznie uważane to be a decline in usage! Ale biorąc pod uwagę, że oprogramowanie jest arkuszem kalkulacyjnym, a nie tylko oprogramowaniem dla branży finansowej, 63% nadal stanowi znaczną część branży i pomaga zilustrować, jak ważny jest program Excel .

Nauka obsługi programu Excel^(Excel) nie musi być trudna. Robienie tego krok po kroku pomoże ci przejść od nowicjusza do eksperta (lub przynajmniej bliżej tego punktu) – w swoim tempie.

Jako podgląd tego, co omówimy w tym artykule, pomyśl o arkuszach roboczych, podstawowych użytecznych funkcjach i formułach oraz nawigowaniu po arkuszu lub skoroszycie. To prawda, że ​​nie będziemy omawiać wszystkich możliwych funkcji Excela^(Excel) , ale omówimy wystarczająco, aby dać ci wyobrażenie, jak podejść do innych. 

Podstawowe definicje^{(Basic Definitions)}

Naprawdę pomocne jest omówienie kilku definicji. Najprawdopodobniej słyszałeś te terminy (lub już wiesz, czym one są). Ale omówimy je dla pewności i przygotujemy się na resztę procesu uczenia się, jak korzystać z programu Excel^(Excel) .

Zeszyty ćwiczeń a arkusze ćwiczeń^{(Workbooks vs. Worksheets)}

Dokumenty programu Excel^(Excel) są nazywane skoroszytami^(Workbooks) , a podczas tworzenia dokumentu programu Excel^(Excel) (skoroszytu) wiele (nie wszystkie) wersji programu Excel^(Excel) automatycznie zawiera trzy karty, z których każda ma własny pusty arkusz. Jeśli Twoja wersja programu Excel^(Excel) tego nie robi, nie martw się, nauczymy się je tworzyć.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

Arkusze robocze to rzeczywiste części, w których wprowadzasz dane. Jeśli łatwiej jest myśleć o tym wizualnie, pomyśl o arkuszach jako o tych kartach. Możesz dodawać lub usuwać karty, klikając prawym przyciskiem myszy i wybierając opcję usuwania. Te arkusze są rzeczywistymi arkuszami kalkulacyjnymi, z którymi pracujemy i są przechowywane w pliku skoroszytu.

Wstążka^{(The Ribbon)}

Wstążka rozciąga^(Ribbon) się w aplikacji Excel jak rząd skrótów, ale skróty są reprezentowane wizualnie (z opisami tekstowymi). Jest to przydatne, gdy chcesz zrobić coś w krótkim czasie, a zwłaszcza, gdy potrzebujesz pomocy w ustaleniu, co chcesz zrobić.  

Istnieje różne grupowanie przycisków wstążki w zależności od tego, którą sekcję/grupę wybierzesz z górnych opcji menu (np . Strona główna^(Home) , Wstaw^(Insert) , Dane^(Data) , Recenzja^(Review) itp.), a prezentowane opcje wizualne będą dotyczyć tych grup. 

Skróty Excela^{(Excel Shortcuts)}

Skróty są pomocne w szybkim poruszaniu się po programie Excel , dlatego warto się ich nauczyć (ale nie jest to absolutnie konieczne). Niektórych z nich można się nauczyć, widząc skróty wymienione w menu starszych wersji aplikacji Excel , a następnie wypróbowując je samodzielnie.  

Innym sposobem nauczenia się skrótów programu Excel^(Excel) jest wyświetlenie ich listy w witrynie internetowej programistów programu Excel^{(website of the Excel developers)} . Nawet jeśli Twoja wersja programu Excel^(Excel) nie wyświetla skrótów, większość z nich nadal działa.

Formuły a funkcje^{(Formulas vs. Functions)}

Funkcje są wbudowanymi możliwościami programu Excel^(Excel) i są używane w formułach. Na przykład, jeśli chcesz wstawić formułę obliczającą sumę liczb w różnych komórkach arkusza kalkulacyjnego, możesz użyć w tym celu funkcji SUMA^(SUM) ().  

Więcej o tej funkcji (i innych funkcjach) nieco dalej w tym artykule.

Formuła Bar^{(Formula Bar)}

Pasek formuły to obszar, który pojawia się pod Wstążką^(Ribbon) . Służy do formuł i danych. Wprowadzasz dane w komórce i pojawią się one również na pasku formuły, jeśli najedziesz myszką na tę komórkę.  

Kiedy odwołujemy się do paska formuły, po prostu wskazujemy, że powinniśmy wpisać formułę w tym miejscu, mając wybraną odpowiednią komórkę (co znowu nastąpi automatycznie, jeśli wybierzesz komórkę i zaczniesz pisać).

Przykład tworzenia i formatowania arkusza roboczego^{(Creating & Formatting a Worksheet Example)}

Jest wiele rzeczy, które możesz zrobić z arkuszem programu Excel^{(Excel Worksheet)} . W tym artykule podamy kilka przykładowych kroków, abyś mógł je wypróbować.

Pierwszy zeszyt ćwiczeń^{(The First Workbook)}

Warto zacząć od pustego skoroszytu^(Workbook) . Więc idź dalej i wybierz Nowy^(New) . Może się to różnić w zależności od wersji programu Excel^(Excel) , ale zazwyczaj znajduje się w obszarze Plik^(File) .

Uwaga: powyższy obrazek mówi Otwórz^(Open) u góry, aby zilustrować, że możesz przejść do Nowego^(New) (po lewej stronie, wskazanego zieloną strzałką) z dowolnego miejsca. To jest zrzut ekranu nowszego Excela^(Excel) .

Kiedy klikniesz Nowy^(New) , najprawdopodobniej otrzymasz przykładowe szablony. Same szablony mogą się różnić w zależności od wersji programu Excel^(Excel) , ale powinieneś mieć pewien wybór.  

Jednym ze sposobów nauczenia się korzystania z programu Excel^(Excel) jest zabawa z tymi szablonami i zobaczenie, co sprawia, że ​​się „tykają”. W naszym artykule zaczynamy od pustego dokumentu i bawimy się danymi i formułami itp.  

Więc śmiało wybierz opcję pustego dokumentu. Interfejs będzie się różnić w zależności od wersji, ale powinien być na tyle podobny, aby zrozumieć pomysł. Nieco później pobierzemy również kolejny przykładowy arkusz Excela .^(Excel)

Wstawianie danych^{(Inserting the Data)}

Istnieje wiele różnych sposobów umieszczania danych w arkuszu kalkulacyjnym (inaczej arkusz kalkulacyjny). Jednym ze sposobów jest po prostu wpisanie tego, co chcesz, tam, gdzie chcesz. Wybierz konkretną komórkę i po prostu zacznij pisać.

Innym sposobem jest skopiowanie danych, a następnie wklejenie ich do arkusza kalkulacyjnego^{(Spreadsheet)} . To prawda, że ​​jeśli kopiujesz dane, które nie są w formacie tabeli, może być trochę ciekawie, gdzie lądują w twoim dokumencie. Ale na szczęście zawsze możemy edytować dokument i w razie potrzeby skopiować go i wkleić w innym miejscu.

Możesz teraz wypróbować metodę kopiuj/wklej, wybierając fragment tego artykułu, kopiując go, a następnie wklejając do pustego arkusza kalkulacyjnego.

Po wybraniu fragmentu artykułu i skopiowaniu go, przejdź do arkusza kalkulacyjnego i kliknij żądaną komórkę, w której chcesz rozpocząć wklejanie, i zrób to. Powyższa metoda polega na użyciu menu prawego przycisku myszy, a następnie wybraniu „Wklej” w postaci ikony.

Możliwe, że podczas korzystania z wbudowanej metody wklejania programu Excel^(Excel) może wystąpić błąd, nawet w przypadku innych wbudowanych metod programu Excel . ^(Excel)Na szczęście ostrzeżenie o błędzie (powyżej) pomaga wskazać właściwy kierunek, aby skopiować dane do arkusza.

Podczas wklejania danych program Excel całkiem nieźle je interpretuje. W naszym przykładzie skopiowałem dwa pierwsze akapity tej sekcji, a Excel przedstawił go w dwóch wierszach. Ponieważ między akapitami była rzeczywista przestrzeń, Excel również ją odtworzył (z pustym wierszem). Jeśli kopiujesz tabelę, program Excel jeszcze lepiej odtwarza ją w arkuszu.

Możesz również użyć przycisku na Wstążce^(Ribbon) , aby wkleić. Dla osób wizualnych jest to bardzo pomocne. Jest to pokazane na poniższym obrazku.

Niektóre wersje Excela^(Excel) (zwłaszcza starsze) umożliwiają importowanie danych (co najlepiej działa z podobnymi plikami lub CSV – wartościami oddzielonymi przecinkami – plikami). Niektóre nowsze wersje programu Excel^(Excel) nie mają tej opcji, ale nadal możesz otworzyć drugi plik (ten, który chcesz zaimportować), użyć opcji zaznacz wszystko^{(select all)} , a następnie skopiować i wkleić go do arkusza kalkulacyjnego   programu Excel .^(Excel)

Gdy import jest dostępny, zazwyczaj można go znaleźć w menu Plik^(File) . W nowych wersjach programu Excel^(Excel) możesz zostać przekierowany do bardziej graficznego interfejsu użytkownika po kliknięciu opcji Plik^(File) .  Po prostu^(Simply) kliknij strzałkę w lewym górnym rogu, aby wrócić do arkusza roboczego.

Hiperłącze^{(Hyperlinking)}

Tworzenie hiperłączy^{(Hyperlinking)} jest dość łatwe, zwłaszcza w przypadku korzystania ze Wstążki^(Ribbon) . W nowszych wersjach programu Excel^(Excel) przycisk hiperłącza znajduje się w menu Wstaw . ^(Insert)Można również uzyskać do niego dostęp za pomocą skrótu, takiego jak Command-K .

Formatowanie danych (przykład: liczby i daty)^{(Formatting Data (Example: Numbers and Dates))}

Czasami pomocne jest sformatowanie danych. Dotyczy to zwłaszcza liczb. Czemu? Czasami liczby automatycznie przybierają format ogólny (coś w rodzaju domyślnego), który bardziej przypomina format tekstowy. Ale często chcemy, aby nasze liczby zachowywały się jak liczby.  

Innym przykładem mogą być daty, które możemy chcieć sformatować, aby upewnić się, że wszystkie nasze daty są spójne, na przykład 20200101 lub 01.01.2020 lub jakikolwiek inny format wybrany dla naszego formatu daty.

Możesz uzyskać dostęp do opcji formatowania danych na kilka różnych sposobów, pokazanych na poniższych obrazach.

Po uzyskaniu dostępu, powiedzmy, do formatu liczb^(Number) , będziesz mieć kilka opcji. Te opcje pojawiają się, gdy używasz metody kliknięcia prawym przyciskiem myszy. Gdy używasz Wstążki^(Ribbon) , opcje są dostępne na Wstążce^(Ribbon) . Wszystko zależy od tego, co jest dla Ciebie łatwiejsze.  

Jeśli korzystasz z programu Excel^(Excel) od jakiegoś czasu, metoda kliknięcia prawym przyciskiem myszy z wynikowym oknem dialogowym formatu liczb (pokazanym poniżej) może być łatwiejsza do zrozumienia. Jeśli jesteś nowszy lub bardziej wizualny, metoda wstążki^(Ribbon) może być bardziej sensowna (i znacznie szybsza w użyciu). Oba zapewniają opcje formatowania liczb.

Jeśli wpiszesz coś, co przypomina datę, nowsze wersje programu Excel^(Excel) są wystarczająco ładne, aby odzwierciedlić to na Wstążce^(Ribbon) , jak pokazano na poniższym obrazku.

Na wstążce^(Ribbon) możesz wybrać formaty dla swojej daty. Na przykład możesz wybrać krótką datę lub długą datę. Śmiało, wypróbuj i zobacz swoje wyniki.

Formatowanie prezentacji (przykład: wyrównywanie tekstu)^{(Presentation Formatting (Example: Aligning Text))}

Pomocne jest również zrozumienie, jak wyrównać dane, niezależnie od tego, czy chcesz, aby wszystkie były wyrównane do lewej, czy do prawej (lub wyrównane itp.). To również jest dostępne za pośrednictwem Wstążki^(Ribbon) .

Jak widać na powyższych obrazkach, wyrównanie tekstu (tj. do prawej, do lewej itd.) znajduje się w drugim rzędzie opcji Wstążki^(Ribbon) . Możesz także wybrać inne opcje wyrównania (tj. góra, dół) na Wstążce^(Ribbon) .  

Ponadto, jeśli zauważysz, wyrównywanie takich rzeczy, jak liczby, może nie wyglądać dobrze po wyrównaniu do lewej (gdzie tekst wygląda lepiej), ale wygląda lepiej po wyrównaniu do prawej. Wyrównanie jest bardzo podobne do tego, które można zobaczyć w edytorze tekstu.

Wiersze kolumn^{(Columns & Rows)}

Warto wiedzieć, jak pracować, a także dostosowywać szerokość i wymiary^{(adjust the width and dimensions)} kolumn i wierszy. Na szczęście, gdy już to opanujesz, jest to dość łatwe.  

Dodawanie lub usuwanie wierszy lub kolumn składa się z dwóch części. Pierwsza część to proces selekcji, a druga to kliknięcie prawym przyciskiem myszy i wybranie opcji wstawiania lub usuwania.  

Pamiętasz dane, które skopiowaliśmy z tego artykułu i wkleiliśmy do naszego pustego arkusza Excela w powyższym przykładzie? ^(Excel)Prawdopodobnie już go nie potrzebujemy, więc jest to doskonały przykład procesu usuwania wierszy.

Pamiętasz^(Remember) nasz pierwszy krok? Musimy wybrać wiersze. Śmiało i kliknij numer wiersza (po lewej stronie górnej lewej komórki) i przeciągnij myszą w dół do dolnego wiersza, który chcesz usunąć. W tym przypadku wybieramy trzy wiersze.  

Następnie drugą częścią naszej procedury jest kliknięcie Usuń wiersze^{(Delete Rows)} i obserwowanie, jak Excel usuwa te wiersze.

Proces wstawiania wiersza jest podobny, ale nie trzeba wybierać więcej niż jednego wiersza.  Excel określi, gdzie klikniesz, gdzie chcesz wstawić wiersz.  

Aby rozpocząć proces, kliknij numer wiersza, który chcesz umieścić pod nowym wierszem. To każe programowi Excel wybrać cały wiersz za Ciebie. Z miejsca, w którym się znajdujesz, Excel wstawi wiersz powyżej. Robisz to, klikając prawym przyciskiem myszy i wybierając Wstaw wiersze.^{(Insert Rows.)}

Jak widać powyżej, wpisaliśmy 10 w wierszu 10. Następnie, po wybraniu 10 (wiersz 10), kliknięciu prawym przyciskiem myszy i wybraniu opcji Wstaw wiersze^{(Insert Rows)} , liczba 10 spadła o jeden wiersz. Spowodowało to, że 10 znajduje się teraz w rzędzie 11.  

Pokazuje to, w jaki sposób wstawiony wiersz został umieszczony nad wybranym wierszem. Śmiało i wypróbuj sam, aby zobaczyć, jak działa proces wstawiania.

Jeśli potrzebujesz więcej niż jednego wiersza, możesz to zrobić, wybierając więcej niż jeden wiersz, a to poinformuje program Excel , ile chcesz, a ta ilość zostanie wstawiona powyżej wybranego numeru wiersza.  

Poniższe zdjęcia pokazują to w formie wizualnej, w tym jak 10 spadło o trzy rzędy, liczba wstawionych rzędów. 

Wstawianie i usuwanie kolumn przebiega w zasadzie tak samo, z wyjątkiem tego, że wybierasz od góry (kolumny) zamiast od lewej (wiersze).

Filtry i duplikaty^{(Filters & Duplicates)}

Kiedy mamy dużo danych do pracy, pomaga, jeśli mamy kilka sztuczek w rękawie, aby łatwiej pracować z tymi danymi.  

Załóżmy na przykład, że masz dużo danych finansowych, ale potrzebujesz tylko spojrzeć na określone dane. Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest użycie „filtra” programu Excel.

Najpierw znajdźmy arkusz programu Excel^{(Excel Worksheet)} , który zawiera dużo danych, więc mamy coś do przetestowania (bez konieczności samodzielnego wpisywania wszystkich danych). Taką próbkę^{(download just such a sample from Microsoft)} można pobrać od firmy Microsoft . Należy pamiętać, że jest to bezpośredni link do pobrania, więc przykładowy plik Excel powinien rozpocząć pobieranie natychmiast po kliknięciu tego linku.

Teraz, gdy mamy już dokument, spójrzmy na ilość danych. Trochę, prawda? Uwaga: powyższy obrazek będzie wyglądał nieco inaczej niż ten, który masz w przykładowym pliku i jest to normalne. 

Załóżmy, że chcesz zobaczyć tylko dane z Niemiec^(Germany) . Użyj opcji „Filtr” na Wstążce^(Ribbon) (w „Strona główna”). Jest połączony z opcją „Sortuj” po prawej stronie (w nowszych wersjach  Excela ).^(Excel)

Teraz powiedz Excelowi^(Excel) , jakie opcje chcesz. W tym przypadku szukamy danych dotyczących Niemiec^(Germany) jako wybranego kraju.

Zauważysz, że po wybraniu opcji filtrowania w kolumnach pojawiają się małe strzałki rozwijane. Po wybraniu strzałki masz kilka opcji, w tym opcję „Filtry tekstu”, z której będziemy korzystać. Masz możliwość sortowania rosnąco lub malejąco.  

Ma sens, dlaczego program Excel łączy je na Wstążce^(Ribbon) , ponieważ wszystkie te opcje pojawiają się na liście rozwijanej. Będziemy wybierać „Równa się…” w „Filtrach tekstowych”.

Po wybraniu tego, co chcemy zrobić (w tym przypadku Filtr^(Filter) ), podajmy informacje/kryteria. Chcielibyśmy zobaczyć wszystkie dane z Niemiec^(Germany) , więc to wpisujemy w polu. Następnie kliknij "OK".

Zauważysz, że teraz widzimy tylko dane z Niemiec^(Germany) . Dane zostały przefiltrowane. Pozostałe dane wciąż tam są. Jest po prostu niewidoczny. Nadejdzie czas, kiedy będziesz chciał przerwać filtrowanie i zobaczyć wszystkie dane.  Po prostu^(Simply) wróć do menu rozwijanego i wybierz czyszczenie filtra, jak pokazano na poniższym obrazku.

Czasami będziesz mieć zestawy danych zawierające zduplikowane dane. Jest o wiele łatwiej, jeśli masz tylko pojedyncze dane. Na przykład, dlaczego miałbyś chcieć dwa razy (lub więcej) dokładnie ten sam rekord danych finansowych w arkuszu programu Excel^{(Excel Worksheet)} ?  

Poniżej^(Below) znajduje się przykład zestawu danych, który zawiera pewne dane, które się powtarzają (zaznaczone na żółto).

Aby usunąć duplikaty (lub więcej, jak w tym przypadku), zacznij od kliknięcia jednego z wierszy reprezentujących zduplikowane dane (zawierającego dane, które się powtarzają). Jest to pokazane na poniższym obrazku.

Teraz odwiedź kartę lub sekcję „Dane”, a stamtąd możesz zobaczyć przycisk na Wstążce^(Ribbon) z napisem „Usuń duplikaty”. Kliknij to.

Pierwsza część tego procesu przedstawia okno dialogowe podobne do tego, które widzisz na poniższym obrazku.  Niech cię to nie zmyli . ^(Don)To po prostu pytanie, na którą kolumnę zwrócić uwagę podczas identyfikowania zduplikowanych danych.  

Na przykład, jeśli masz kilka wierszy z tym samym imieniem i nazwiskiem, ale w zasadzie bełkot w innych kolumnach (na przykład kopiuj / wklej ze strony internetowej) i potrzebujesz tylko unikalnych wierszy dla imienia i nazwiska, wybierz te kolumny, aby bełkot, który nie może być duplikatem, nie był uwzględniany przy usuwaniu nadmiaru danych.  

W tym przypadku pozostawiliśmy zaznaczenie jako „wszystkie kolumny”, ponieważ ręcznie zduplikowaliśmy wiersze, więc wiedzieliśmy, że w naszym przykładzie wszystkie kolumny są dokładnie takie same. (Możesz zrobić to samo z przykładowym plikiem Excel i przetestować go.)

Po kliknięciu „OK” w powyższym oknie dialogowym zobaczysz wynik iw tym przypadku trzy wiersze zostały zidentyfikowane jako pasujące, a dwa z nich zostały usunięte.

Teraz dane wynikowe (pokazane poniżej) pasują do danych, od których zaczęliśmy, zanim przeszliśmy przez dodawanie i usuwanie duplikatów.

Właśnie nauczyłeś się kilku sztuczek. Są one szczególnie przydatne w przypadku większych zbiorów danych. Śmiało wypróbuj inne przyciski widoczne na Wstążce^(Ribbon) i zobacz, co robią. Możesz także zduplikować przykładowy plik Excela^(Excel) , jeśli chcesz zachować oryginalną formę. Zmień nazwę pobranego pliku i ponownie pobierz kolejną kopię. Lub zduplikuj plik na swoim komputerze.  

To, co zrobiłem, to zduplikowanie karty ze wszystkimi danymi finansowymi (po skopiowaniu jej do mojego innego przykładowego pliku, ten, od którego zaczęliśmy, był pusty) i z duplikatem karty miałem dwie wersje, którymi mogłem się bawić do woli. Możesz to wypróbować, klikając kartę prawym przyciskiem myszy i wybierając „ Powiel^(Duplicate) ”.

Formatowanie warunkowe^{(Conditional Formatting)}

Ta część artykułu jest zawarta w sekcji dotyczącej tworzenia skoroszytu^(Workbook) ze względu na zalety wyświetlania. Jeśli wydaje Ci się to trochę skomplikowane lub szukasz funkcji i formuł, pomiń ten rozdział i wróć do niego w wolnym czasie.

Formatowanie^(Formatting) warunkowe jest przydatne, jeśli chcesz wyróżnić określone dane. W tym przykładzie użyjemy naszego przykładowego pliku Excel^{(Excel Example)} (ze wszystkimi danymi finansowymi) i wyszukamy „ Sprzedaż brutto^(Gross) ”, która przekracza 25 000 USD. 

Aby to zrobić, musimy najpierw podświetlić grupę komórek, które chcemy ocenić. Teraz pamiętaj, że nie chcesz podświetlać całej kolumny lub wiersza. Chcesz tylko podświetlić tylko te komórki, które chcesz ocenić. W przeciwnym razie inne komórki (takie jak nagłówki) również zostaną ocenione i zdziwisz się, co Excel robi z tymi nagłówkami (jako przykład).

Mamy więc podświetlone pożądane komórki, a teraz klikamy sekcję / grupę „Strona główna”, a następnie „Formatowanie warunkowe”.

Po kliknięciu „Formatowanie warunkowe” na Wstążce^(Ribbon) mamy kilka opcji. W tym przypadku chcemy podświetlić komórki, które są większe niż 25 000 $, więc w ten sposób dokonujemy wyboru, jak pokazano na poniższym obrazku.

Teraz zobaczymy okno dialogowe i możemy wpisać wartość w polu. Wpisujemy 25000. Nie musisz się martwić o przecinki ani nic, a tak naprawdę działa lepiej, jeśli wpiszesz tylko surową liczbę.

Po kliknięciu „OK” zobaczymy, że pola są automatycznie pokolorowane zgodnie z naszym wyborem (po prawej) w naszym oknie dialogowym „Większe niż”. W tym przypadku „Jasnoczerwone wypełnienie z ciemnoczerwonym tekstem^{(Dark Red Text)} ). Mogliśmy też wybrać inną opcję wyświetlania.

To formatowanie warunkowe to świetny sposób, aby na pierwszy rzut oka zobaczyć dane, które są niezbędne dla tego czy innego projektu. W tym przypadku mogliśmy zobaczyć „segmenty” (jak są one określane w przykładowym pliku Excel^{(Excel Example)} ), które mogły przekroczyć 25 000 USD w sprzedaży brutto^(Gross) .

Praca z formułami i funkcjami^{(Working With Formulas and Functions)}

Bardzo pomocna jest nauka korzystania z funkcji w programie Excel . ^(Excel)To podstawowe wnętrzności formuł. Jeśli chcesz zobaczyć listę funkcji, aby zorientować się, co jest dostępne, kliknij menu/grupę „Wstaw”, a następnie po lewej stronie wybierz „Funkcja/Funkcje”.

Mimo że celem tego przycisku na wstążce programu Excel^{(Excel Ribbon)} jest wstawienie rzeczywistej funkcji (co można również wykonać, wpisując w pasku formuły, zaczynając od znaku równości, a następnie zaczynając wpisywać żądaną funkcję), możemy również użyć tego aby zobaczyć, co jest dostępne. Możesz przewijać funkcje, aby zorientować się, czego możesz użyć w swoich formułach.  

To prawda, że ​​bardzo pomocne jest po prostu wypróbowanie ich i zobaczenie, co robią. Możesz wybrać grupę, którą chcesz przeglądać, wybierając kategorię, na przykład „Powszechnie używane” dla krótszej listy funkcji, ale listy często używanej (i której niektóre funkcje są omówione w tym artykule).

Niektóre z tych funkcji będziemy używać w przykładach formuł, które omówimy w tym artykule.

Równa się ^{(The Equals )}=znak^{( Sign)}

Znak równości (=) jest bardzo ważny w programie Excel^(Excel) . Odgrywa zasadniczą rolę. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku formuł.  Zasadniczo^(Basically) nie masz formuły bez poprzedzenia jej znakiem równości. A bez formuły są to po prostu dane (lub tekst), które wprowadziłeś w tej komórce.  

Pamiętaj więc, że zanim poprosisz program Excel o obliczenie lub zautomatyzowanie czegokolwiek, wpisz w komórce znak równości ( = ).

Jeśli dołączysz znak $, oznacza to, że program Excel nie przenosi formuły. Zwykle automatyczne dostosowywanie formuł (przy użyciu tak zwanych względnych odwołań do komórek) do zmian w arkuszu jest pomocne, ale czasami możesz tego nie chcieć, a dzięki temu znakowi możesz to powiedzieć Excelowi^(Excel) . Po prostu wstawiasz $ przed literą i numerem odwołania do komórki.  

Zatem względne odwołanie do komórki D25 staje się 25 $D$. Jeśli ta część jest zagmatwana, nie martw się. Możesz do niego wrócić (lub pobawić się pustym skoroszytem programu Excel ).^(Excel)

The Awesome Ampersand >> &

Znak & ( & ) to zabawne małe „narzędzie” do formułowania, które pozwala łączyć komórki. Załóżmy na przykład, że masz kolumnę na imiona i inną kolumnę na nazwiska i chcesz utworzyć kolumnę na pełne imię i nazwisko. Możesz użyć &, aby to zrobić.

Wypróbujmy to w arkuszu programu Excel^{(Excel Worksheet)} . W tym przykładzie użyjmy pustego arkusza, aby nie przerywać żadnego innego projektu. Śmiało i wpisz swoje imię w A1 i wpisz swoje nazwisko w B1. Teraz, aby je połączyć, kliknij myszą komórkę C1 i wpisz następującą formułę:  =A1 & “ “ & B1 .  Proszę^(Please) używać tylko części pisanej kursywą, a nie reszty (np. nie używać kropki).  

Co widzisz w C1? Powinieneś zobaczyć swoje pełne imię i nazwisko wraz ze spacją między imieniem i nazwiskiem, co jest normalne przy wpisywaniu pełnego imienia i nazwiska. Część & „ ” & formuły jest tym, co utworzyło tę przestrzeń. Gdybyś nie dodał „ ”, miałbyś swoje imię i nazwisko bez spacji między nimi (proszę spróbować, jeśli chcesz zobaczyć wynik).

Inna podobna formuła wykorzystuje CONCAT , ale o tym dowiemy się nieco później. Na razie pamiętaj, co może dla Ciebie zrobić znak & (&), ponieważ ta mała wskazówka przydaje się w wielu sytuacjach.

SUMA() Funkcja^{(SUM() Function)}

Funkcja SUMA^(SUM) () jest bardzo przydatna i robi dokładnie to, co opisuje. Sumuje liczby, które program Excel ma uwzględnić, i podaje sumę ich wartości. Możesz to zrobić na kilka różnych sposobów.

Zaczęliśmy od wpisania kilku liczb, więc mieliśmy trochę danych do pracy podczas korzystania z funkcji. Po prostu użyliśmy 1, 2, 3, 4, 5 i zaczęliśmy od A1 i wpisaliśmy w każdej komórce, idąc w dół w kierunku A5.

Teraz, aby użyć funkcji SUMA^(SUM) (), zacznij od kliknięcia żądanej komórki, w tym przypadku użyliśmy A6 i wpisz =SUM ( na pasku formuły. W tym przykładzie zatrzymaj się, gdy dojdziesz do pierwszego „(.” Teraz kliknij A1 (najwyższa komórka) i przeciągnij myszą do A5 (lub najniższej komórki, którą chcesz uwzględnić), a następnie wróć do paska formuły i wpisz zamykający „).” Nie uwzględniaj kropek lub cudzysłów i tylko nawiasy. 

Innym sposobem użycia tej funkcji jest ręczne wpisanie informacji na pasku formuły. Jest to szczególnie przydatne, jeśli masz sporo liczb, a przewijanie w celu ich złapania jest nieco trudne. Rozpocznij tę metodę w taki sam sposób, jak w powyższym przykładzie, z „= SUMA (.”

Następnie wpisz odwołanie do komórki znajdującej się najwyżej. W tym przypadku byłoby to A1. Dołącz dwukropek ( : ), a następnie wpisz odwołanie do komórki znajdującej się na samym dole. W tym przypadku byłoby to A5.

ŚREDNIA() Funkcja^{(AVERAGE() Function)}

A co, jeśli chcesz dowiedzieć się, jaka była średnia grupy liczb? Możesz to łatwo zrobić za pomocą funkcji ŚREDNIA^(AVERAGE) (). W poniższych krokach zauważysz, że jest ona zasadniczo taka sama jak powyższa funkcja SUMA^(SUM) (), ale ma inną funkcję.  

Mając to na uwadze, zaczynamy od wybrania komórki, której chcemy użyć jako wyniku (w tym przypadku A6), a następnie zaczynamy pisać ze znakiem równości ( = ) i słowem ŚREDNIA^(AVERAGE) . Zauważysz, że gdy zaczniesz pisać, otrzymasz sugestie i możesz kliknąć ŚREDNIA^(AVERAGE) zamiast wpisywać całe słowo, jeśli chcesz.

Upewnij się, że masz w formule nawias otwierający, zanim dodamy nasz zakres komórek.  W przeciwnym razie^(Otherwise) otrzymasz błąd.

Teraz, gdy mamy „= ŚREDNIA” wpisane w naszej komórce A6 (lub dowolnej komórce, której używasz dla wyniku), możemy wybrać zakres komórek, którego chcemy użyć. W tym przypadku używamy od A1 do A5.  

Pamiętaj, że możesz również wpisać go ręcznie, zamiast używać myszy do wybierania zakresu. Jeśli masz duży zestaw danych, wpisywanie w zakresie jest prawdopodobnie łatwiejsze niż przewijanie, które byłoby wymagane do jego wybrania. Ale oczywiście to zależy od Ciebie.

Aby zakończyć proces, po prostu wpisz nawias zamykający „)”, a otrzymasz średnią z pięciu liczb. Jak widać, ten proces jest bardzo podobny do procesu SUM () i innych funkcji. Gdy opanujesz jedną funkcję, inne będą łatwiejsze.

LICZ.JEŻELI() Funkcja^{(COUNTIF() Function)}

Powiedzmy, że chcieliśmy policzyć, ile razy w zestawie danych pojawia się określona liczba.  Najpierw^(First) przygotujmy nasz plik dla tej funkcji, abyśmy mieli co policzyć. Usuń wszelkie formuły, które możesz mieć w A6. Teraz albo skopiuj A1 do A5 i wklej, zaczynając od A6, albo po prostu wpisz te same liczby w komórkach idąc w dół, zaczynając od A6 i wartość 1, a następnie A7 z 2 itd.

Teraz w A11 zacznijmy naszą funkcję/formułę. W takim przypadku wpiszemy „ =COUNTIF (”. Następnie zaznaczymy komórki od A1 do A10 .

Upewnij się, że wpisujesz lub wybierasz „LICZ.JEŻELI”, a nie jedną z innych funkcji podobnych do LICZ., w przeciwnym razie nie otrzymamy tego samego wyniku.

Zanim zrobimy to samo, co w przypadku innych naszych funkcji i wpiszemy nawias zamykający „)”, musimy odpowiedzieć na pytanie o kryteria i wpisać to po przecinku „” i przed nawiasem „).”

Co określają „kryteria”? W tym miejscu mówimy Excelowi, co chcemy, aby liczył (w tym przypadku). Wpisaliśmy przecinek, a następnie „5”, a następnie nawias zamykający, aby uzyskać liczbę piątek (5), które pojawiają się na liście liczb. Ten wynik to dwa (2), ponieważ są dwa zdarzenia.

CONCAT lub CONCANTENATE() Funkcja^{(CONCAT or CONCANTENATE() Function)}

Podobnie jak w naszym przykładzie, w którym używamy tylko znaku ampersand ( & ) w naszej formule, możesz łączyć komórki za pomocą funkcji CONCAT (). Śmiało i wypróbuj, używając tego samego przykładu.  

Wpisz swoje imię w A1 i swoje nazwisko w B1. Następnie w C1 wpisz CONCAT (A1, “ “ , B1).

Zobaczysz, że uzyskasz taki sam wynik, jak w przypadku znaku ampersand (&). Wiele osób używa znaku ampersand, ponieważ jest on łatwiejszy i mniej kłopotliwy, ale teraz widzisz, że masz też inną opcję.

Uwaga: w Twojej wersji programu Excel ta funkcja może być ^(Excel)KONCANTENOWANA^{(CONCANTENATE)} .  Microsoft skrócił nazwę funkcji do CONCAT , co jest łatwiejsze do wpisania (i zapamiętania) w późniejszych wersjach oprogramowania. Na szczęście, jeśli zaczniesz pisać CONCA w pasku formuły (po znaku równości), zobaczysz, której wersji używa Twoja wersja programu Excel^(Excel) i możesz ją wybrać, klikając ją myszą..

Pamiętaj^(Remember) , że kiedy zaczniesz go wpisywać, aby Twoja wersja programu Excel^(Excel) wyświetlała poprawną funkcję, wpisz tylko „CONCA” (lub krócej), a nie „CONCAN” (jako początek CONCANTENATE ) lub możesz nie widzieć programu Excel^(Excel) ' sugestia s, ponieważ w tym miejscu te dwie funkcje zaczynają się różnić.

Nie zdziw się, jeśli wolisz używać metody scalania ze znakiem ampersand (&) zamiast CONCAT (). To normalne.

If/Then Formulas

Załóżmy, że chcemy użyć If/Then Formula do zidentyfikowania kwoty rabatu^(Discount) (rodzaj drugiego rabatu) w nowej kolumnie w naszym przykładowym pliku Excel . W takim przypadku najpierw zaczynamy od dodania kolumny i dodajemy ją po kolumnie F^{(Column F)} i przed kolumną G^{(Column G)} (ponownie w pobranym pliku przykładowym).

Teraz wpisujemy formułę. W tym przypadku wpisujemy go w F2 i jest to „=JEŻELI(E2>25000, „ Rabat 2^{(DISCOUNT 2)} ”). To spełnia to, czego szuka formuła, w teście (E2 większe niż 25k), a następnie daje wynik, jeśli liczba w E2 przejdzie ten test („ ZNIŻKA 2^{(DISCOUNT 2)} ”). 

Teraz skopiuj F2 i wklej komórki, które następują po nim w kolumnie F.

Formuła automatycznie dostosuje się do każdej komórki (względne odwołanie do komórki) z odwołaniem do odpowiedniej komórki.  Pamiętaj^(Remember) , że jeśli nie chcesz, aby automatycznie się dostosowywał, możesz poprzedzić alfa komórkę znakiem $, a także liczbę, na przykład A1 to $A$1. 

Na powyższym obrazku widać, że „RABATY 2” pojawia się we wszystkich komórkach w kolumnie F2. Dzieje się tak, ponieważ formuła mówi mu, aby spojrzał na komórkę E2 (reprezentowaną przez $ E $ 2) i nie ma komórek względnych. Tak więc, gdy formuła jest kopiowana do następnej komórki (tj. F3), nadal patrzy na komórkę E2 ze względu na znaki dolara. Tak więc wszystkie komórki dają ten sam wynik, ponieważ mają tę samą formułę odwołującą się do tej samej komórki.

Ponadto, jeśli chcesz, aby zamiast słowa „FAŁSZ” pojawiła się wartość, po prostu dodaj przecinek, a następnie słowo lub liczbę, która ma się pojawić (tekst powinien być w cudzysłowie) na końcu formuły, przed kończący nawias.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Zarządzanie projektami Excel^{(Managing Your Excel Projects)}

Na szczęście dzięki sposobowi projektowania dokumentów programu Excel^(Excel) możesz sporo zrobić ze swoimi skoroszytami programu Excel^{(Excel Workbooks)} . Możliwość posiadania różnych arkuszy roboczych (kart) w dokumencie pozwala mieć powiązaną zawartość w jednym pliku. Ponadto, jeśli uważasz, że tworzysz coś, co może mieć formuły, które działają lepiej (lub gorzej), możesz skopiować (opcja prawego przycisku myszy) arkusze^(Worksheet) (karty), aby mieć różne wersje arkusza^(Worksheet) .  

Możesz zmieniać nazwy swoich kart i używać kodów dat, aby wiedzieć, które wersje są najnowsze (lub najstarsze). To tylko jeden przykład, jak możesz wykorzystać te karty na swoją korzyść w zarządzaniu projektami Excela.

Oto przykład zmiany nazw kart w jednej z nowszych wersji programu Excel^(Excel) . Zaczynasz od kliknięcia zakładki i otrzymujesz wynik podobny do tego na obrazku tutaj: 

Jeśli nie otrzymasz tej odpowiedzi, to jest w porządku. Możesz mieć wcześniejszą wersję programu Excel^(Excel) , ale jest ona nieco intuicyjna, ponieważ umożliwia zmianę nazw kart. Możesz kliknąć kartę prawym przyciskiem myszy i uzyskać opcję „zmiany nazwy” we wcześniejszych wersjach programu Excel^(Excel) , a czasem po prostu wpisać bezpośrednio na karcie.

Program Excel^(Excel) zapewnia tak wiele możliwości na drodze do nauki korzystania z programu Excel^(Excel) . Teraz nadszedł czas, aby wyjść i skorzystać! Baw^(Have) się dobrze.

Microsoft Excel Basics Tutorial – Learning How to Use Excel

In an article written in 2018, Robert Half, a company specializing in human resources and thе financіal industry, wrote that 63% of financial firms continue to use Excel in a primary capacity.  Granted, that is not 100% and is actually considered to be a decline in usage! But considering the software is a spreadsheet software and not designed solely as financial industry software, 63% is still a significant portion of the industry and helps to illustrate how important Excel is.

Learning how to use Excel doesn’t have to be difficult. Taking it one step at a time will help you move from a novice to an expert (or at least closer to that point) – at your pace.

As a preview of what we are going to cover in this article, think worksheets, basic usable functions and formulas, and navigating a worksheet or workbook. Granted, we will not be covering every possible Excel function but we will cover enough that it gives you an idea of how to approach the others. 

Basic Definitions

It really is helpful if we cover a few definitions. More than likely, you have heard these terms (or already know what they are).  But we will cover them to be sure and be all set for the rest of the process in learning how to use Excel.

Workbooks vs. Worksheets

Excel documents are called Workbooks and when you first create an Excel document (the workbook), many (not all) Excel versions will automatically include three tabs, each with its own blank worksheet. If your version of Excel doesn’t do that, don’t worry, we will learn how to create them.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

The Worksheets are the actual parts where you enter the data.  If it is easier to think of it visually, think of the worksheets as those tabs. You can add tabs or delete tabs by right-clicking and choosing the delete option.  Those worksheets are the actual spreadsheets with which we work and they are housed in the workbook file.

The Ribbon

The Ribbon spreads across the Excel application like a row of shortcuts, but shortcuts that are represented visually (with text descriptions).  This is helpful when you want to do something in short order and especially when you need help determining what you want to do.  

There is a different grouping of ribbon buttons depending on which section/group you choose from the top menu options (i.e. Home, Insert, Data, Review, etc.) and the visual options presented will relate to those groupings. 

Excel Shortcuts

Shortcuts are helpful in navigating the Excel software quickly, so it is helpful (but not absolutely essential) to learn them.  Some of them are learned by seeing the shortcuts listed in the menus of the older versions of the Excel application and then trying them out for yourself.  

Another way to learn Excel shortcuts is to view a list of them on the website of the Excel developers.  Even if your version of Excel doesn’t display the shortcuts, most of them still work.

Formulas vs. Functions

Functions are built-in capabilities of Excel and are used in formulas.  For example, if you wanted to insert a formula that calculated the sum of numbers in different cells of a spreadsheet, you could use the function SUM() to do just that.  

More on this function (and other functions) a bit further on in this article.

Formula Bar

The formula bar is an area that appears below the Ribbon.  It is used for formulas and data. You enter the data in the cell and it will also appear in the formula bar if you have your mouse on that cell.  

When we reference the formula bar, we are simply indicating that we should type the formula in that spot while having the appropriate cell selected (which, again, will automatically happen if you select the cell and start typing).

Creating & Formatting a Worksheet Example

There are many things you can do with your Excel Worksheet.  We will give you some example steps as we go along in this article so you can try them out for yourself.

The First Workbook

It is helpful to start with a blank Workbook.  So, go ahead and select New.  This may vary, depending on your version of Excel, but is generally in the File area.

Note:  The above image says Open at the top to illustrate that you can get to the New (left-hand side, pointed to with the green arrow) from anywhere.  This is a screenshot of the newer Excel.

When you click on New you are more than likely going to get some example templates.  The templates themselves may vary between versions of Excel, but you should get some sort of selection.  

One way of learning how to use Excel is to play with those templates and see what makes them “tick”.  For our article, we are starting with a blank document and playing around with data and formulas, etc.  

So go ahead and select the blank document option.  The interface will vary, from version to version, but should be similar enough to get the idea. A little later we will also download another sample Excel sheet.

Inserting the Data

There are many different ways to get data into your spreadsheet (a.k.a. worksheet).  One way is to simply type what you want where you want it. Choose the particular cell and just start typing.

Another way is to copy data and then paste it into your Spreadsheet.  Granted, if you are copying data that is not in a table format it can get a little interesting as to where it lands in your document.  But fortunately we can always edit the document and recopy and paste elsewhere, as needed.

You can try the copy/paste method now by selecting a portion of this article, copying it, and then pasting into your blank spreadsheet.

After selecting the portion of the article and copying it, go to your spreadsheet and click on the desired cell where you want to start the paste and do so.  The method shown above is using the right-click menu and then selecting “Paste” in the form of the icon.

It is possible that you may get an error when using the Excel built-in paste method, even with the other Excel built-in methods as well.  Fortunately, the error warning (above) helps to point you in the right direction to get the data you copied into the sheet.

When pasting the data, Excel does a pretty good job of interpreting it. In our example, I copied the first two paragraphs of this section and Excel presented it in two rows.  Since there was an actual space between the paragraphs, Excel reproduced that as well (with a blank row). If you are copying a table, Excel does an even better job of reproducing it in the sheet.

Also, you can use the button in the Ribbon to paste.  For visual people, this is really helpful. It is shown in the image below.

Some versions of Excel (especially the older versions) allow you to import data (which works best with similar files or CSV – comma-separated values – files).  Some newer versions of Excel do not have that option but you can still open the other file (the one that you want to import), use a select all and then copy and paste it into your Excel spreadsheet.  

When import is available, it is generally found under the File menu.  In the new version(s) of Excel, you may be rerouted to more of a graphical user interface when you click on File.  Simply click the arrow in the top left to return back to your worksheet.

Hyperlinking

Hyperlinking is fairly easy, especially when using the Ribbon.  You will find the hyperlink button under the Insert menu in the newer Excel versions.  It may also be accessed via a shortcut like command-K.

Formatting Data (Example: Numbers and Dates)

Sometimes it is helpful to format the data.  This is especially true with numbers. Why? Sometimes numbers automatically fall into a general format (sort of default) which is more like a text format. But often, we want our numbers to behave as numbers.  

The other example would be dates, which we may want to format to ensure that all of our dates appear consistent, like 20200101 or 01/01/20 or whatever format we choose for our date format.

You can access the option to format your data in a couple of different ways, shown in the below images.

Once you have accessed, say, the Number format, you will have several options.  These options appear when you use the right-click method.  When you use the Ribbon, your options are right there in the Ribbon.  It all depends on which is easier for you.  

If you have been using Excel for a while, the right-click method, with the resulting number format dialog box (shown below) may be easier to understand.  If you are newer or more visual, the Ribbon method may make more sense (and much quicker to use). Both provide you with number formatting options.

If you type anything that resembles a date, the newer versions of Excel are nice enough to reflect that in the Ribbon as shown in the below image.

From the Ribbon you can select formats for your date.  For example, you can choose a short date or a long date.  Go ahead and try it and view your results.

Presentation Formatting (Example: Aligning Text)

It is also helpful to understand how to align your data, whether you want it all to line up to the left or to the right (or justified, etc).  This too can be accessed via the Ribbon.

As you can see from the images above, the alignment of the text (i.e. right, left, etc.) is on the second row of the Ribbon option.  You can also choose other alignment options (i.e. top, bottom) in the Ribbon.  

Also, if you notice, aligning things like numbers may not look right when aligned left (where text looks better) but does look better when aligned right.  The alignment is very similar to what you would see in a word processing application.

Columns & Rows

It is helpful to know how to work with, as well as adjust the width and dimensions of, columns and rows.  Fortunately, once you get the hang of it, it is fairly easy to do.  

There are two parts to adding or deleting rows or columns.  The first part is the selection process and the other is the right-click and choosing the insert or delete option.  

Remember the data we copied from this article and pasted into our blank Excel sheet in the above example?  We probably don’t need it anymore so it is a perfect example for the process of deleting rows.

Remember our first step?  We need to select the rows.  Go ahead and click on the row number (to the left of the top left cell) and drag downward with your mouse to the bottom row that you want to delete.  In this case, we are selecting three rows.  

Then, the second part of our procedure is to click on Delete Rows and watch Excel delete those rows.

The process for inserting a row is similar but you do not have to select more than one row.  Excel will determine where you click is where you want to insert the row.  

To start the process, click on the row number that you want to be below the new row.  This tells Excel to select the entire row for you. From the spot where you are, Excel will insert the row above that.  You do so by right-clicking and choosing Insert Rows.

As you can see above, we typed 10 in row 10.  Then, after selecting 10 (row 10), right-clicking, and choosing Insert Rows, the number 10 went down one row.  It resulted in the 10 now being in row 11.  

This demonstrates how the inserted row was placed above the selected row.  Go ahead and try it for yourself, so you can see how the insertion process works.

If you need more than one row, you can do so by selecting more than one row and this tells Excel how many you want and that quantity will be inserted above the row number selected.  

The following pictures show this in a visual format, including how the 10 went down three rows, the number of rows inserted. 

Inserting and deleting columns is basically the same except that you are selecting from the top (columns) instead of the left (rows).

Filters & Duplicates

When we have a lot of data to work with it helps if we have a couple of tricks up our sleeves in order to more easily work with that data.  

For example, let’s say you have a bunch of financial data but you only need to look at specific data.  One way to do that is to use an Excel “Filter.”

First, let’s find an Excel Worksheet that presents a lot of data so we have something to test this on (without having to type all of the data ourselves).  You can download just such a sample from Microsoft. Keep in mind that that is the direct link to the download so the Excel example file should start downloading right away when you click on that link.

Now that we have the document, let’s look at the volume of data.  Quite a bit, isn’t it? Note: the image above will look a bit different from what you have in your sample file and that is normal. 

Let’s say you only wanted to see data from Germany.  Use the “Filter” option in the Ribbon (under “Home”).  It is combined with the “Sort” option towards the right (in the newer Excel versions). 

Now, tell Excel what options you want.  In this case, we are looking for data on Germany as the selected country.

You will notice that when you select the filter option, little pull-down arrows appear in the columns.  When an arrow is selected, you have several options, including the “Text Filters” option that we will be using.  You have an option to sort ascending or descending.  

It makes sense why Excel combines these in the Ribbon since all of these options appear in the pull-down list.  We will be selecting the “Equals…” under the “Text Filters.”

After we select what we want to do (in this case Filter), let’s provide the information/criteria.  We would like to see all the data from Germany so that is what we type in the box. Then, click “OK.”

You will notice that now we only see data from Germany.  The data has been filtered. The other data is still there.  It is just hidden from view. There will come a time when you want to discontinue the filter and see all of the data.  Simply return to the pull-down and choose to clear the filter, as shown in the below image.

Sometimes you will have data sets that include duplicate data.  It is much easier if you only have singular data. For example, why would you want the exact same financial data record twice (or more) in your Excel Worksheet?  

Below is an example of a data set that has some data that is repeated (shown highlighted in yellow).

To remove duplicates (or more, as in this case), start by clicking on one of the rows that represents the duplicate data (that contains the data that is repeated).  This is shown in the below image.

Now, visit the “Data” tab or section and from there, you can see a button on the Ribbon that says “Remove Duplicates.” Click that.

The first portion of this process presents you with a dialog box similar to what you see in the below image.  Don’t let this confuse you. It is simply asking you which column to look at when identifying the duplicate data.  

For example, if you had several rows with the same first and last name but basically gibberish in the other columns (like a copy/paste from a website for example) and you only needed unique rows for the first and last name, you would select those columns so that the gibberish that may not be duplicate does not come into consideration in removing the excess data.  

In this case, we left the selection as “all columns” because we had duplicated rows manually so we knew that all of the columns were exactly the same in our example.  (You can do the same with the Excel example file and test it.)

After you click “OK” on the above dialog box, you will see the result and in this case, three rows were identified as matching and two of them were removed.

Now, the resulting data (shown below) matches the data we started with before we went through the addition and removal of duplicates.

You have just learned a couple tricks.  These are especially helpful when dealing with larger data sets.  Go ahead and try some other buttons that you see on the Ribbon and see what they do.  You can also duplicate your Excel example file if you want to retain the original form.  Rename the file you downloaded and re-download another copy. Or duplicate the file on your computer.  

What I did was duplicate the tab with all of the financial data (after copying it into my other example file, the one we started with that was blank) and with the duplicate tab I had two versions to play with at will.  You can try this by using the right-click on the tab and choosing “Duplicate.”

Conditional Formatting

This part of the article is included in the section on creating the Workbook because of its display benefits.  If it seems a little complicated or you are looking for functions and formulas, skip this section and come back to it at your leisure.

Conditional Formatting is handy if you want to highlight certain data.  In this example, we are going to use our Excel Example file (with all of the financial data) and look for the “Gross Sales” that are over $25,000. 

In order to do this, we first have to highlight the group of cells that we want evaluated.  Now, keep in mind, you do not want to highlight the entire column or row. You only want to highlight just the cells that you want evaluated.  Otherwise, the other cells (like headings) will also be evaluated and you would be surprised what Excel does with those headings (as an example).

So, we have our desired cells highlighted and now we click on the “Home” section/group and then “Conditional Formatting.”

When we click on “Conditional Formatting” in the Ribbon, we have some options.  In this case we want to highlight the cells that are greater than $25,000 so that is how we make our selection, as shown in the below image.

Now we will see a dialog box and we can type the value in the box.  We type 25000. You don’t have to worry about commas or anything and in fact, it works better if you just type in the raw number.

After we click “OK” we will see that the fields are automatically colored according to our choice (to the right) in our “Greater Than” above dialog box.  In this case, “Light Red Fill with Dark Red Text). We could have chosen a different display option as well.

This conditional formatting is a great way to see, at a glance, data that is essential for one project or another.  In this case, we could see the “Segments” (as they are referred to in the Excel Example file) that have been able to exceed $25,000 in Gross Sales.

Working With Formulas and Functions

Learning how to use functions in Excel is very helpful.  They are the basic guts of the formulas. If you want to see a listing of the functions to get an idea of what is available, click on the “Insert” menu/group and then at the far left, choose “Function/Functions.”

Even though the purpose of this button in the Excel Ribbon is to insert an actual function (which can also be accomplished by typing in the formula bar, starting with an equals sign and then starting to type the desired function), we can also use this to see what is available.  You can scroll through the functions to get a sort of idea of what you can use in your formulas.  

Granted, it is also very helpful to simply try them out and see what they do.  You can select the group that you want to peruse by choosing a category, like “Commonly Used” for a shorter list of functions but a list that is often used (and for which some functions are covered in this article).

We will be using some of these functions in the examples of the formulas we discuss in this article.

The Equals = Sign

The equals sign ( = ) is very important in Excel.  It plays an essential role. This is especially true in the cases of formulas.  Basically, you don’t have a formula without preceding it with an equals sign. And without the formula, it is simply the data (or text) you have entered in that cell.  

So just remember that before you are asking Excel to calculate or automate anything for you, that you type an equals sign ( = ) in the cell.

If you include a $ sign, that tells Excel not to move the formula.  Normally, the auto adjustment of formulas (using what is called relative cell references), to changes in the worksheet, is a helpful thing but sometimes you may not want it and with that $ sign, you are able to tell Excel that.  You simply insert the $ in front of the letter and number of the cell reference.  

So a relative cell reference of D25 becomes $D$25.  If this part is confusing, don’t worry about it. You can come back to it (or play with it with an Excel blank workbook).

The Awesome Ampersand >> &

The ampersand ( & ) is a fun little formula “tool,” allowing you to combine cells.  For example, let’s say that you have a column for first names and another column for last names and you want to create a column for the full name.  You can use the & to do just that.

Let’s try it in an Excel Worksheet.  For this example, let’s use a blank sheet so we don’t interrupt any other project.  Go ahead and type your first name in A1 and type your last name in B1. Now, to combine them, click your mouse on the C1 cell and type this formula:  =A1 & “ “ & B1.  Please only use the part in italics and not any of the rest of it (like not using the period).  

What do you see in C1?  You should see your full name complete with a space between your first and last names, as would be normal in typing your full name.  The & “ “ & portion of the formula is what produced that space. If you had not included “ “ you would have had your first name and last name without a space between them (go ahead and try it if you want to see the result).

Another similar formula uses CONCAT but we will learn about that a little later.  For now, keep in mind what the ampersand ( & ) can do for you as this little tip comes in handy in many situations.

SUM() Function

The SUM() function is very handy and it does just what it describes.  It adds up the numbers you tell Excel to include and gives you the sum of their values.  You can do this in a couple of different ways.

We started by typing in some numbers so we had some data to work with in the use of the function.  We simply used 1, 2, 3, 4, 5 and started in A1 and typed in each cell going downward toward A5.

Now, to use the SUM() function, start by clicking in the desired cell, in this case we used A6, and typing =SUM( in the formula bar.  In this example, stop when you get to the first “(.” Now, click in A1 (the top-most cell) and drag your mouse to A5 (or the bottom-most cell you want to include) and then return to the formula bar and type the closing “).”  Do not include the periods or quotation marks and just the parentheses. 

The other way to use this function is to manually type the information in the formula bar.  This is especially helpful if you have quite a few numbers and scrolling to grab them is a bit difficult.  Start this method the same way that you did for the example above, with “=SUM(.”

Then, type the top-most cell’s cell reference.  In this case, that would be A1. Include a colon ( : ) and then type the bottom-most cell’s cell reference. In this case, that would be A5.

AVERAGE() Function

What if you wanted to figure out what the average of a group of numbers was?  You can easily do that with the AVERAGE() function. You will notice, in the steps below, that it is basically the same as the SUM() function above but with a different function.  

With that in mind, we start by selecting the cell we want to use for the result (in this case A6) and then start typing with an equals sign ( = ) and the word AVERAGE.  You will notice that as you begin typing it you are offered suggestions and can click on AVERAGE instead of typing the full word, if you like.

Ensure that you have an opening parenthesis in your formula before we add our cell range.  Otherwise, you will receive an error.

Now that we have “=AVERAGE(“ typed in our A6 cell (or whichever cell you are using for the result) we can select the cell range that we want to use.  In this case we are using A1 through A5.  

Keep in mind that you can also type it in manually rather than using the mouse to select the range.  If you have a large data set typing in the range is probably easier than the scrolling that would be required to select it.  But, of course, it is up to you.

To complete the process simply type in the closing parenthesis “)” and you will receive the average of the five numbers.  As you can see, this process is very similar to the SUM() process and other functions. Once you get the hang of one function, the others will be easier.

COUNTIF() Function

Let’s say we wanted to count how many times a certain number shows up in a data set.  First, let’s prepare our file for this function so that we have something to count. Remove any formula that you may have in A6.  Now, either copy A1 through A5 and paste starting in A6 or simply type the same numbers in the cells going downward starting with A6 and the value of 1 and then A7 with 2, etc.

Now, in A11 let’s start our function/formula.  In this case, we are going to type “=COUNTIF(.”  Then, we will select cells A1 through A10.

Be sure that you type or select “COUNTIF” and not one of the other COUNT-like functions or we will not get the same result.

Before we do like we have with our other functions, and type the closing parenthesis “)” we need to answer the question of criteria and type that, after a comma “,” and before the parenthesis “).”

What is defined by the “criteria?”  That is where we tell Excel what we want it to count (in this case).  We typed a comma and then a “5” and then the closing parenthesis to obtain the count of the number of fives (5) that appear in the list of numbers.  That result would be two (2) as there are two occurrences.

CONCAT or CONCANTENATE() Function

Similar to our example using just the ampersand ( & ) in our formula, you can combine cells using the CONCAT() function.  Go ahead and try it, using our same example.  

Type your first name in A1 and your last name in B1.  Then, in C1 type CONCAT(A1, “ “ , B1).

You will see that you get the same result as we did with the ampersand (&).  Many people use the ampersand because it is easier and less cumbersome but now you see that you also have another option.

Note: This function may be CONCANTENATE in your version of Excel.  Microsoft shortened the function name to just CONCAT and that tends to be easier to type (and remember) in the later versions of the software.  Fortunately, if you start typing CONCA in your formula bar (after the equals sign), you will see which version your version of Excel uses and can select it by clicking on it with the mouse..

Remember that when you start to type it, to allow your version of Excel to reveal the correct function, to only type “CONCA” (or shorter) and not “CONCAN” (as the start for CONCANTENATE) or you may not see Excel’s suggestion since that is where the two functions start to differ.

Don’t be surprised if you prefer to use the merge method with the ampersand (&) instead of CONCAT().  That is normal.

If/Then Formulas

Let’s say we want to use an If/Then Formula to identify Discount (sort of a second discount) amount in a new column in our Example Excel file.  In that case, first we start by adding a column and we are adding it after Column F and before Column G (again, in our downloaded example file).

Now, we type in the formula.  In this case, we type it in F2 and it is “=IF(E2>25000, “DISCOUNT 2”).  This fulfills what the formula is looking for with a test (E2 greater than 25k) and then a result if the number in E2 passes that test (“DISCOUNT 2”). 

Now, copy F2 and paste in the cells that follow it in the F column.

The formula will automatically adjust for each cell (relative cell referencing), with a reference to the appropriate cell.  Remember that if you do not want it to automatically adjust, you can precede the cell alpha with a $ sign as well as the number, like A1 is $A$1. 

You can see, in the image above, that “DISCOUNT 2” appears in all of the cells in the F2 column.  This is because the formula tells it to look at the E2 cell (represented by $E$2) and no relative cells.  So, when the formula is copied to the next cell (i.e. F3) it is still looking at the E2 cell because of the dollar signs.  So, all of the cells give the same result because they have the same formula referencing the same cell.

Also, if you want a value to show up instead of the word, “FALSE,” simply add a comma and then the word or number that you want to appear (text should be in quotes) at the end of the formula, before the ending parenthesis.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Managing Your Excel Projects

Fortunately, with the way that Excel documents are designed, you can do quite a bit with your Excel Workbooks.  The ability to have different worksheets (tabs) in your document allows you to have related content all in one file.  Also, if you feel that you are creating something that may have formulas that work better (or worse) you can copy (right-click option) your Worksheets (tabs) to have various versions of your Worksheet.  

You can rename your tabs and use date codes to let you know which versions are the newest (or oldest).  This is just one example of how you can use those tabs to your advantage in managing your Excel projects.

Here is an example of renaming your tabs in one of the later versions of Excel.  You start by clicking on the tab and you get a result similar to the image here: 

If you do not receive that response, that is ok.  You may have an earlier version of Excel but it is somewhat intuitive in the way that it allows you to rename the tabs.  You can right-click on the tab and get an option to “rename” in the earlier versions of Excel, as well, and sometimes simply type right in the tab.

Excel provides you with so many opportunities in your journey in learning how to use Excel.  Now it is time to go out and use it! Have fun.

Related posts

• Jak tworzyć wykresy Gantta w programie Microsoft Excel

• Jak zrozumieć analizę warunkową w programie Microsoft Excel

• 40 najlepszych skrótów klawiaturowych Microsoft Excel

• Jak zmienić tło w Microsoft Teams

• Dodaj linię trendu regresji liniowej do wykresu punktowego programu Excel

• Jak opanować wzorzec slajdów w programie Microsoft PowerPoint

• Jak zrobić histogram w Excelu

• Jak stworzyć schemat blokowy w Wordzie i Excelu

• Jak korzystać z funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO w programie Excel

• Microsoft Outlook nie odpowiada? 8 poprawek do wypróbowania

• Jak używać Sparklines w Excelu

• Wykresy danych w Excelu

• Użyj funkcji podsumowujących do podsumowania danych w programie Excel

• Jak korzystać z funkcji LICZ., SUMI., ŚRED.IFS w programie Excel?

• Jak tworzyć etykiety w programie Word z arkusza kalkulacyjnego Excel

• Jak bezpiecznie zabezpieczyć hasłem plik Excel

• Jak ukryć arkusze, komórki, kolumny i formuły w programie Excel

• Jak znaleźć pasujące wartości w programie Excel

• Połącz komórki między arkuszami i skoroszytami w programie Excel

• Jak korzystać z funkcji automatycznego odzyskiwania programu Excel i funkcji automatycznego tworzenia kopii zapasowych