Jeśli masz subskrypcję usługi Office 365 , jedną z aplikacji, do których możesz uzyskać dostęp, jest Access . Jest to narzędzie do tworzenia różnego rodzaju baz danych i raportów na Twoim komputerze. Jeśli szukasz metody budowania bazy danych, MS Access jest najlepszym sposobem, aby to zrobić, niezależnie od tego, czy chcesz zbudować prostą, czy złożoną bazę danych.

Możesz użyć tego narzędzia do budowania bazy danych, tworzenia formularzy dla wpisów danych, filtrowania danych za pomocą niestandardowych zapytań i generowania raportów z danych. Istnieją kreatory krok po kroku, które pomogą ci stworzyć te elementy, więc nie jest to zbyt trudne w użyciu.

Jak zbudować pustą bazę danych za pomocą MS Access^{(How To Build a Blank Database With MS Access)}

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to zbudować bazę danych. Aby to zrobić, uruchom nową bazę danych w programie Access^(Access) . Twoje tabele danych, formularze, zapytania i raporty zostaną w nim zapisane. Aby to zrobić, możesz użyć jednego z wielu szablonów udostępnianych przez program Access lub utworzyć go od podstaw.

Tutaj zbudujemy bazę danych, która przechowuje informacje o uczniach i użyjemy pustego szablonu bazy danych.

1. Uruchom aplikację Access^{(Launch the Access app)} na swoim komputerze.
2. Kliknij Nowy^(New) na lewym pasku bocznym, aby utworzyć nową bazę danych.
3. Wybierz opcję Pusta baza danych^{(Blank database)} w okienku po prawej stronie, aby utworzyć nową pustą bazę danych.

1. Kliknij^(Click) małą ikonę folderu i wybierz ścieżkę do zapisania bazy danych. Następnie kliknij przycisk z napisem Utwórz^(Create) .

1. W ten sposób budujesz bazę danych w programie Access . Twoja baza danych powinna być dostępna pod określoną ścieżką.

Utwórz tabelę w swojej bazie danych^{(Create a Table In Your Database)}

Podstawą każdej bazy danych są tabele. To właśnie w tych tabelach Twoje dane są zapisywane w różnych kolumnach i na nich możesz uruchamiać zapytania i generować raporty.

Podczas tworzenia nowej bazy danych w programie Access otwiera się ekran tworzenia nowej tabeli w widoku arkusza danych. Ten widok nie jest najłatwiejszy w obsłudze, dlatego musisz zmienić go na widok projektu, a następnie utworzyć kolumny tabeli.

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy^{(Right-click)} nowo utworzoną tabelę i wybierz Widok projektu^{(Design View)} .

1. Najpierw poprosi Cię o zapisanie tabeli. Wprowadź nazwę tabeli i kliknij OK .

1. Poniższy ekran umożliwia dodawanie kolumn i ich typów danych do tabeli. Zachowaj pierwszą kolumnę bez zmian, ponieważ generuje ona unikalny identyfikator dla każdego z Twoich produktów.
2. Kiedy budujemy bazę danych uczniów, umieść kursor w drugim polu i wpisz Nazwisko ucznia^{(Student Name)} . Wybierz Krótki tekst^{(Short Text)} z pola Typ danych^{(Data Type)} .

1. Wpisz Wiek^(Age) jako następną nazwę pola i wybierz Liczba^(Number) z menu rozwijanego Typ danych .^{(Data Type)}

1. Dodaj ostatnią kolumnę z nazwą Kraj^(Country) i Krótki tekst^{(Short Text)} jako typ danych.

1. Naciśnij Ctrl + S , aby zapisać tabelę.

Utwórz formularz do wprowadzania danych w swojej bazie danych^{(Create a Form For Data Entry In Your Database)}

Chociaż możesz otworzyć tabelę w widoku arkusza danych i dodać do niej wymagane dane, formularz ułatwi wprowadzanie danych. Nie będziesz też musiał ingerować w żadne inne dane w tabeli, ponieważ formularz pozwala na edycję tylko jednego wpisu na raz.

Możesz użyć kreatora formularzy Access, aby utworzyć formularz do wprowadzania danych^{(create a form for data entry)} z wybranymi polami.

1. Gdy program Access jest nadal otwarty z bazą danych, kliknij kartę Utwórz^(Create) u góry i wybierz opcję Kreator formularzy^{(Form Wizard)} .

1. Zostaniesz poproszony o wybranie pól, których chcesz użyć w swoim formularzu. Wybierz wszystko, czego potrzebujesz, aby wprowadzić wartość i kliknij ikonę strzałki w prawo, aby dodać je do listy. Następnie kliknij Dalej^(Next) na dole.

1. Poniższy ekran oferuje cztery układy formularzy do wyboru. Kliknij^(Click) dowolny układ, a po lewej stronie pojawi się podgląd. Po dokonaniu wyboru kliknij Dalej^(Next) na dole.

1. Wprowadź nazwę formularza i naciśnij Zakończ^(Finish) .

1. Formularz powinien się otworzyć, umożliwiając dodanie danych do tabeli.

Utwórz zapytanie, aby filtrować dane w Twojej bazie danych^{(Create a Query To Filter Data In Your Database)}

Zapytanie umożliwia filtrowanie danych zapisanych w tabelach przy użyciu różnych kryteriów niestandardowych. Na przykład, jeśli chcesz pobrać dane uczniów, którzy mają co najmniej 20 lat i mieszkają w Stanach Zjednoczonych, możesz utworzyć zapytanie i wygenerować tabelę zawierającą tylko uczniów spełniających Twoje kryteria.

1. Kliknij kartę Utwórz^(Create) u góry i wybierz Kreator zapytań^{(Query Wizard)} .

1. Wybierz pierwszą opcję o nazwie Kreator prostych zapytań^{(Simple Query Wizard)} i naciśnij OK .

1. Wybierz tabelę i pola, które chcesz uwzględnić w zapytaniu i kliknij Dalej^(Next) .

1. Wybierz opcję Szczegóły^(Detail) na następnym ekranie i kliknij Dalej^(Next) na dole.

1. Wprowadź nazwę zapytania i naciśnij Zakończ^(Finish) na dole.

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy nowo utworzone zapytanie i wybierz Widok projektu^{(Design View)} . Użyjesz tego widoku do wprowadzenia kryteriów zapytania.

1. Poniższy ekran umożliwia określenie filtrów dla zapytania. Stwórzmy regułę, która pokazuje tylko uczniów, którzy mają co najmniej 20 lat i pochodzą ze Stanów Zjednoczonych.
   
   Wpisz >=20 w polu Kryteria^(Criteria) w polu Wiek^(Age) .
   
   Wprowadź US w wierszu Kryteria w polu ^(Criteria)Kraj^(Country) .

1. Naciśnij Ctrl + S , aby zapisać zmiany.
2. Kliknij dwukrotnie^{(Double-click)} zapytanie na lewym pasku bocznym, a zobaczysz przefiltrowaną wersję swoich danych.

Jak zbudować raport bazy danych w programie Access^{(How To Build a Database Report In Access)}

Raporty są zwykle używane do usuwania danych z programu Access i przeglądania ich jako samodzielnych plików. Program Access^(Access) umożliwia generowanie raportów dla wybranych tabel i pól, a do tworzenia raportów używa tego samego stylu kreatora, co formularze i zapytania.

1. Kliknij kartę Utwórz^(Create) u góry i wybierz Kreator raportów^{(Report Wizard)} .

1. Dodaj pola, które chcesz umieścić w swoim raporcie, i kliknij Dalej^(Next) .

1. Jeśli chcesz określić jakiekolwiek zamówienia grupujące, możesz to zrobić na tym ekranie. Następnie naciśnij Dalej^(Next) .

1. Jeśli chcesz posortować swoje rekordy według pól, możesz to zrobić na tym ekranie. Następnie kliknij Dalej^(Next) .

1. Wybierz układ raportu i naciśnij Dalej^(Next) .

1. Wprowadź nazwę raportu i kliknij przycisk Zakończ^(Finish) .

1. ^{(Right-click)}Kliknij raport prawym przyciskiem myszy i wybierz Podgląd wydruku^{(Print Preview)} .

1. Kliknij PDF lub XPS^{(PDF or XPS )} u góry, aby zapisać go w jednym z tych formatów.

Twoja pełna baza danych zawierająca tabele, formularze, zapytania i raporty jest gotowa.

Jak budujesz swoje bazy danych^{(build your databases)} ? Jeśli korzystasz z programu Access^(Access) , czy korzystasz z funkcji wymienionych powyżej? Daj nam znać w komentarzach poniżej.

How To Build a Database With Microsoft Access

If you have an Office 365 subscription, one of the apps you can acceѕs is Access. It’s a tool to create various types of databases and reports on your computer. If you’re looking for a method on how to build a dаtabase, MS Access is the best way to do it whether you want to build a simple or a complex database.

You can use the tool to build a database, create forms for data entries, filter your data using custom queries, and generate reports out of your data. There are step-by-step wizards to help you create these items so it’s not too difficult to use.

How To Build a Blank Database With MS Access

The first thing you need to do is build a database. To do this, start a new database in Access. Your data tables, forms, queries, and reports will be saved in it. To do it, you can either use one of the many templates that Access provides or build one from scratch.

Here we’ll build a database that stores student information and we’ll be using a blank database template.

1. Launch the Access app on your computer.
2. Click on New in the left sidebar to create a new database.
3. Select the Blank database option on the right-hand side pane to create a new blank database.

1. Click on the little folder icon and choose a path to save your database. Then, click on the button that says Create.

1. That’s how you build a database with Access. Your database should be available at the specified path.

Create a Table In Your Database

The base of any database is tables. It’s these tables where your data is saved in various columns, and this is what you can run queries on and generate reports from.

When you build a new database in Access, it opens the new table creation screen in the datasheet view. This view isn’t the easiest to work with and so you need to change it to the design view and then create your table columns.

1. Right-click on the newly created table and select Design View.

1. It’ll prompt you to save your table first. Enter a name for the table and click on OK.

1. The following screen lets you add columns and their data-types to the table. Keep the first column as-is because it generates a unique ID for each of your items.
2. As we’re building a student database, put your cursor in the second field and type Student Name. Choose Short Text from the Data Type field.

1. Enter Age as the next field name and choose Number from the Data Type dropdown menu.

1. Add the last column with the name Country and Short Text as the data type.

1. Press Ctrl + S to save the table.

Create a Form For Data Entry In Your Database

While you can open the table in datasheet view and add the required data to it, a form will provide you with an easier way to input your data. You’ll also not have to meddle with any other data in the table as a form only lets you edit one entry at a time.

You can use the Access’ form wizard to create a form for data entry with your chosen fields.

1. While Access is still open with your database, click on the Create tab at the top and choose the option that says Form Wizard.

1. It’ll ask you to select the fields you want to use in your form. Select all that you’ll need to enter a value for and click on the right arrow icon to add them to the list. Then click on Next at the bottom.

1. The following screen offers four form layouts to choose from. Click on any layout and a preview will appear on the left side. Once you’ve made a selection, click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your form and hit Finish.

1. The form should open letting you add data to your table.

Create a Query To Filter Data In Your Database

A query lets you filter the data saved in your tables using various custom criteria. For example, if you’re looking to retrieve the data of students who’re 20 years or older and live in the US, you can create a query and generate a table that only has the students in it that match your criteria.

1. Click on the Create tab at the top and select Query Wizard.

1. Choose the first option that says Simple Query Wizard and hit OK.

1. Select the table and the fields you want to include in the query and click on Next.

1. Choose the Detail option on the following screen and click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your query and hit Finish at the bottom.

1. Right-click on your newly created query and choose Design View. You’ll use this view to enter the criteria for your query.

1. The following screen lets you specify the filters for your query. Let’s create a rule that only shows students who are 20 years or older and are from the US.
   
   Type >=20 in the Criteria box for the Age field.
   
   Enter US in the Criteria row for the Country field.

1. Press Ctrl + S to save the changes.
2. Double-click on your query in the left sidebar and you’ll see the filtered version of your data.

How To Build a Database Report In Access

Reports are usually used to bring data out of Access and to view them as standalone files. Access lets you generate reports for your chosen tables and fields and it uses the same wizard style as forms and queries to make reports.

1. Click on the Create tab at the top and select Report Wizard.

1. Add the fields you’d like to have in your report and click on Next.

1. If you want to specify any grouping orders, you can do that on this screen. Then hit Next.

1. If you want to sort your records by a field, you can do that on this screen. Then click on Next.

1. Select a report layout and hit Next.

1. Enter a name for the report and click on Finish.

1. Right-click on the report and choose Print Preview.

1. Click on PDF or XPS at the top to save it in either of these formats.

Your full database with tables, forms, queries, and reports is ready.

How do you build your databases? If you use Access, do you use the features mentioned above? Let us know in the comments below.

Related posts

• Microsoft Outlook nie chce się otworzyć? 10 sposobów na naprawę

• Jak tworzyć dokumenty PDF w Microsoft Office

• Jak wyświetlić liczbę słów w programie Microsoft Word

• Jak wyeksportować e-maile z Microsoft Outlook do CSV lub PST

• Spraw, aby OpenOffice Writer wyglądał i działał bardziej jak Microsoft Word

• Co to jest Microsoft Teams i jak to działa?

• Najlepsze nowe funkcje w Microsoft Office 2019

• Jak zablokować komórki w programie Microsoft Excel

• Jak drukować na kopercie w programie Microsoft Excel

• Jak wstawić linię poziomą w programie Microsoft Word

• Zmień jednostki miary w Microsoft Word

• Jak korzystać z narzędzia do zrzutów ekranu Microsoft Word

• Jak zrobić prosty kalendarz w Microsoft Word

• Jak ponownie zainstalować Microsoft Office Picture Manager

• Jak dostosować wstążkę pakietu Microsoft Office

• Jak robić i wstawiać zrzuty ekranu za pomocą OneNote

• Jak włączyć tryb ciemny w programie Microsoft Outlook (Windows, Mac i Mobile)

• Co to jest Microsoft Publisher? Przewodnik dla początkujących

• Jak utworzyć kalendarz grupowy w Microsoft 365

• Jak anulować subskrypcję Microsoft 365