Korespondencja^(Mail) seryjna to funkcja programu Microsoft Word^{(Microsoft Word)} , która ułatwia tworzenie spersonalizowanych listów, etykiet, kopert, wiadomości e-mail i katalogu. Ponieważ korespondencja seryjna nie należy do najczęściej używanych funkcji programu MS Word^{(MS Word)} , niektórzy użytkownicy mogą nie wiedzieć, jak wykonać korespondencję seryjną w programie Word^(Word) w celu tworzenia listów, etykiet i kopert. 

Jeśli próbujesz zaoszczędzić czas poświęcony na ręczne personalizowanie każdej litery, etykiety lub innych dokumentów, funkcja korespondencji seryjnej może się przydać. Nawet jeśli nigdy nie próbowałeś tworzyć listu do korespondencji seryjnej, proces jest dość prosty i przeprowadzimy Cię przez każdy krok poniżej.

Jak tworzyć listy korespondencji seryjnej

W programie Microsoft Word dostępny^{(Microsoft Word)} jest kreator, który prowadzi użytkownika przez proces tworzenia listów do korespondencji seryjnej^{(creating mail merge letters)} . Kreator poprosi o podanie listu, którego chcesz użyć, oraz odbiorców listu po drodze, więc upewnij się, że masz listę odbiorców gotową do wstawienia. Jeśli tego nie zrobisz, nie ma sprawy, zawsze możesz ręcznie dodać listę odbiorców.

1. Otwórz dokument Word i wpisz swoją wiadomość. Pomiń spersonalizowane elementy (na przykład tytuł, imię i nazwisko, miasto itp.). Na razie możesz po prostu zostawić puste miejsce na miejsce, w którym chcesz wstawić te elementy, na przykład:

1. Gdy szablon będzie gotowy, wybierz pozycję Korespondencja^(Mailings) > Rozpocznij korespondencję seryjną^{(Start Mail Merge )} > Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard )} z górnej wstążki.

1. Nowy panel pojawi się wzdłuż prawej krawędzi okna MS Word . To jest kreator, który przeprowadzi Cię przez cały proces. W pierwszej kolejności musisz wybrać typ dokumentu, nad którym pracujesz. Wybierz Listy^(Letters) i wybierz Dalej: Dokument początkowy^{(Next: Starting document)} .

1. W następnym kroku musisz wybrać dokument, którego chcesz użyć do korespondencji seryjnej.
   Jeśli już wpisałeś treść swojego listu, wybierz Użyj bieżącego dokumentu^{(Use the current document)} .
   Jeśli chcesz użyć gotowego szablonu, wybierz Rozpocznij od szablonu. ^{(Start from a template. )}Po wybraniu dokumentu początkowego kliknij Wybierz odbiorców^{(Select recipients)} . 

1. Następnym krokiem jest wybór odbiorców. Zakładając, że masz arkusz Excela^(Excel) wypełniony danymi odbiorcy, możesz zaimportować dane, wybierając opcję Użyj istniejącego pliku i wybierając ^{(Use an existing file)}Przeglądaj^(Browse) z kolejnej sekcji. 

Przejdź do arkusza zawierającego listę odbiorców za pomocą eksploratora, wybierz arkusz i wybierz Otwórz^(Open) . 

Po wybraniu arkusza zobaczysz okno Wybierz tabelę^{(Select Table)} . Wybierz odpowiednie tabele. Pamiętaj, aby zaznaczyć pole obok tekstu Pierwszy wiersz danych zawiera nagłówki kolumn^{(First row of data contains column headers)} , jeśli dotyczy to Twoich danych, i wybierz OK .

Następnie zobaczysz listę adresatów, których Word użyje podczas scalania. Jeśli wszystko wygląda dobrze, wybierz OK . 

Po dodaniu arkusza Excel wybierz ^(Excel)Dalej: Napisz list^{(Next: Write your letter)} .

1. Możesz teraz dodać symbole zastępcze do swojego listu. Umieść kursor w miejscu, w którym chcesz dodać symbol zastępczy, i wybierz Więcej elementów^{(More items )} z okienka korespondencji seryjnej.

Otworzy się okno dialogowe Wstaw pole scalania^{(Insert Merge Field)} , w którym możesz wybrać odpowiedni symbol zastępczy i wybrać Wstaw^(Insert) , aby dodać go do listu.

1. Po wstawieniu wszystkich pól korespondencji seryjnej wybierz Dalej: Podgląd listów^{(Next: Preview your letters)} .

Spowoduje to wyświetlenie podglądu wszystkich listów wygenerowanych przez korespondencję seryjną. Możesz użyć przycisków strzałek w okienku korespondencji seryjnej, aby przełączyć podgląd listów.

1. Wybierz Dalej: Zakończ scalanie^{(Next: Complete the merge)} . W kolejnym kroku wybierz opcję Drukuj^(Print) (jeśli chcesz wydrukować wszystkie litery) lub Edytuj pojedyncze litery^{(Edit individual letters )} > Wszystkie^{(All )} (jeśli zamierzasz scalić litery w jeden dokument).

Jak tworzyć etykiety korespondencji seryjnej

Zawsze dobrze jest uporządkować swoją listę mailingową w arkuszu Excela^(Excel) , aby nie czuć zawrotów głowy, gdy potrzebujesz czyichś danych mailowych. Jeśli jednak chcesz wydrukować etykiety, kompilacja arkusza Excel nie spowoduje jej wycięcia. ^(Excel)Zamiast tego musisz utworzyć etykiety korespondencji seryjnej^{(create mail merge labels)} w programie MS Word.

1. Jeśli masz już arkusz Excela^(Excel) ze szczegółami wysyłki, możesz przejść do następnego kroku. Jeśli nie, uporządkuj swoją listę mailingową w arkuszu Excel . Dodaj kilka nagłówków ( imię^{(First Name)} , nazwisko, adres^(Address) itp.) i posortuj listę.
2. Przełącz się na MS Word . Użyj kreatora do tworzenia etykiet. Otwórz pusty dokument i wybierz opcję Korespondencja^(Mailings) > Wybierz korespondencję seryjną^{(Select Mail Merge )} > Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} . 

1. Wybierz Etykiety^(Labels) , a następnie Dalej: Dokument początkowy^{(Next: Starting document)} . 

1. Na następnym ekranie wybierz Zmień układ dokumentu^{(Change document layout)} . Następnie wybierz Opcje etykiet^{(Label options)} , aby ustawić numer produktu i markę etykiety.

Po wybraniu OK zobaczysz etykiety opisane w dokumencie. Jeśli nie, przejdź do projektu tabeli^{(Table Design )} > obramowania^{(Borders )} i wybierz pozycję Wyświetl linie siatki.^{(View Gridlines.)}

1. Wróć do zakładki Korespondencja^(Mailings) w MS Word i wybierz Wybierz odbiorców^{(Select Recipients)} > Użyj istniejącej listy. ^{(Use an Existing List. )}

Przejdź do pliku Excel zawierającego listę mailową. Wybierz plik i wybierz Otwórz^(Open) .

1. Zobaczysz okno Wybierz tabelę^{(Select Table )} . Jeśli w skoroszycie znajduje się wiele arkuszy, zobaczysz tutaj więcej niż jeden element. Wybierz ten, który zawiera Twoją listę mailingową. Zaznacz pole obok tekstu Pierwszy wiersz danych zawiera nagłówki kolumn^{(First row of data contains column headers,)} i wybierz OK . 

1. MS Word importuje listę mailingową. Wybierz Blok adresu^{(Address Block)} . Spójrz na podgląd po prawej. 

Jeśli nie wygląda tak, jak chcesz, wybierz Dopasuj pola. ^{(Match Fields. )}Upewnij^(Make) się, że wszystkie szczegóły odpowiadają odpowiedniemu nagłówkowi w arkuszu i wybierz OK .

Spójrz ponownie na podgląd. Jeśli wygląda dobrze, wybierz OK .

1. W etykiecie zobaczysz teraz <<AddressBlock>> Przejdź do opcji Korespondencja^(Mailings) > Aktualizuj etykiety^{(Update Labels)} , aby dodać <<AddressBlock>> do wszystkich etykiet.

1. Etykiety są teraz gotowe do połączenia. Przejdź do Korespondencja^(Mailings) > Zakończ i scal^{(Finish & Merge )} > Edytuj poszczególne dokumenty^{(Edit Individual Documents)} . 

Zobaczysz małe okienko. Wybierz Wszystkie^(All) , a następnie OK .

1. Zobaczysz teraz wszystkie swoje etykiety połączone.

Jak tworzyć koperty korespondencji seryjnej

Tworzenie kopert korespondencji seryjnej jest w większości takie samo jak w przypadku etykiet, ale z kilkoma poprawkami. 

Ponownie kliknij opcję Korespondencja^(Mailings) > Rozpocznij korespondencję seryjną^{(Start Mail Merge)} > Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} , ale tym razem wybierz Koperty^(Envelopes) , a następnie wybierz Dalej: Uruchamianie dokumentu^{(Next: Starting document)} od dołu.

1. Zostaniesz poproszony o wybranie dokumentu początkowego. Wybierz Opcje koperty^{(Envelope options)} , aby wybrać rozmiar koperty i położenie adresu dostawy/zwrotu (patrz następny krok), a następnie wybierz Dalej: Wybierz odbiorców^{(Next: Select recipients)} .

1. Po wybraniu opcji Koperta^{(Envelope options)} pojawi się małe okienko. Wybierz preferowany rozmiar koperty i wybierz czcionkę oraz miejsce dostawy i adres zwrotny.

1. Kolejnym krokiem kreatora jest wybór odbiorców. Wybierz opcję Użyj istniejącej listy^{(Use an existing list)} (zakładając, że masz już arkusz programu Excel^(Excel) zawierający dane adresatów) i wybierz Przeglądaj^(Browse) , aby wyszukać plik . Wybierz odpowiedni plik i kliknij Dalej: Ułóż kopertę^{(Next: Arrange your envelope)} . 

1. Na następnym ekranie wybierz Blok adresu^{(Address block)} , spójrz na podgląd, aby upewnić się, że wygląda tak, jak chcesz, i wybierz OK .

Zobaczysz teraz na kopercie  <<AddressBlock>>

1. Wybierz Dalej: wyświetl podgląd kopert^{(Next: Preview your envelopes)} . Zobaczysz ten sam podgląd, który widziałeś w poprzednim kroku, ale w dokumencie. Możesz użyć przycisków strzałek w okienku kreatora, aby przełączać się między kopertami.

Twoje koperty są teraz gotowe do scalenia. Wybierz Dalej: Zakończ scalanie^{(Next: Complete the merge)} .

1. Na następnym ekranie zobaczysz opcję Edytuj poszczególne koperty^{(Edit individual envelopes)} . Wybierz go, wybierz Wszystkie^(All) , aby scalić wszystkie rekordy, a następnie wybierz OK .

Zobaczysz teraz wszystkie koperty połączone w jeden dokument.

Łatwe drukowanie zbiorcze i e-maile

Korzystanie z funkcji korespondencji seryjnej może zaoszczędzić mnóstwo czasu, który w przeciwnym razie poświęciłbyś na dostosowywanie listów, etykiet lub kopert. To jednak nie wszystko, co możesz zrobić z MS Word . Możesz także tworzyć karty okolicznościowe^{(greeting cards)} , broszury^(booklets) i karty indeksowe^{(index cards)} .

Korespondencja^(Mail) seryjna istnieje już od jakiegoś czasu, ale jeśli chcesz usprawnić swoje procesy, Microsoft Office 2019 wprowadził kilka fajnych funkcji^{(Microsoft Office 2019 introduced some neat features)} , które warto przyjrzeć.

How to Use Mail Merge in Word to Create Letters, Labels, and Envelopes

Mаil merge is a Microsoft Word feature that helps you strеamline сreating personalizеd letters, labels, envelopes, emails, and a directory. Since mail merge is not among the most commonly used MS Word features, somе users might not know how to do a maіl merge in Word to сreate letterѕ, labels, and enveloрes. 

If you’re trying to save time spent on manually personalizing each letter, label, or other documents, mail merge can come in handy. Even if you’ve never tried to create a mail merge letter, the process is pretty straightforward, and we walk you through each step below.

How to Create Mail Merge Letters

Microsoft Word has a wizard that walks you through creating mail merge letters. The wizard will ask for the letter you’d like to use and the recipients of the letter along the way, so make sure you have a list of recipients ready to insert. If you don’t, no biggie, you can always add a list of recipients manually.

1. Open a Word document and type out your message. Leave out the personalized elements (for instance, title, name, city, etc.). For now, you could just leave a blank space for where you want to insert these elements, like so:

1. When your template is ready, select Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard from the top ribbon.

1. A new pane will appear along the right border of your MS Word window. This is the wizard that will walk you through the process. As a first step, you’ll need to select the type of document you’re working on. Select Letters and choose Next: Starting document.

1. You’ll need to choose the document you want to use for mail merge in the next.
   If you’ve already typed in some content for your letter, select Use the current document.
   If you want to use a ready-to-use template, select Start from a template. When you’ve chosen a starting document, click on Select recipients. 

1. The next step is to select recipients. Assuming you have an Excel sheet populated with the recipient data, you can import the data by selecting the Use an existing file option and selecting Browse from the subsequent section. 

Navigate to the sheet containing the list of recipients using the explorer, select the sheet and select Open. 

When you select the sheet, you’ll see the Select Table window. Select the relevant table(s). Be sure to check the box beside the text First row of data contains column headers if that’s true for your data, and select OK.

Next, you’ll see the list of recipients that Word will use in your merge. If everything looks good, select OK. 

When you’ve added the Excel sheet, select Next: Write your letter.

1. You’re now ready to add placeholders in your letter. Bring your cursor to where you want to add the placeholder and select More items from the mail merge pane.

The Insert Merge Field dialog box will open from where you can select the relevant placeholder and select Insert to add it to your letter.

1. When you’ve inserted all merge fields, select Next: Preview your letters.

This will show you a preview of all letters generated with mail merge. You can use arrow buttons in the mail merge pane to switch the preview of letters.

1. Select Next: Complete the merge. In the subsequent step, select either Print (if you want to print all letters) or Edit individual letters > All (if you’re going to merge the letters into a single document).

How to Create Mail Merge Labels

It’s always a good idea to compile your mailing list tidily in an Excel sheet so you don’t feel dizzy when you need someone’s mailing details. However, if you want to print the labels, your Excel sheet compilation won’t cut it. Instead, you’ll need to create mail merge labels on MS Word.

1. If you already have an Excel sheet with mailing details, you can skip over to the next step. If not, organize your mailing list on an Excel sheet. Add some headers (First Name, Last Name, Address, etc.) and get your list sorted.
2. Switch over to MS Word. Use the wizard for creating labels. Open a blank document and select Mailings > Select Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard. 

1. Select Labels and then Next: Starting document. 

1. On the next screen, select Change document layout. Next, select Label options to set your product number and label brand.

Once you select OK, you’ll see the labels outlined on your document. If you don’t, go to Table Design > Borders and select View Gridlines.

1. Go back to the Mailings tab in MS Word and select Select Recipients > Use an Existing List. 

Navigate to the Excel file containing the mail list. Select the file and select Open.

1. You’ll see the Select Table window. If you have multiple sheets in your workbook, you’ll see more than one item here. Select the one that contains your mailing list. Check the box besides the text First row of data contains column headers, and select OK. 

1. MS Word imports the mailing list. Select Address Block. Look at the preview on the right. 

If it doesn’t look like how you want it, select Match Fields. Make sure that all details correspond to an appropriate header from your worksheet and select OK.

Look at the preview again. If it looks good, select OK.

1. You’ll now see <<AddressBlock>> in the label. Go to Mailings > Update Labels to add <<AddressBlock>> to all labels.

1. The labels are now ready to be merged. Go to Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents. 

You’ll see a small window pop up. Select All and then OK.

1. You’ll now see all your labels merged.

How to Create Mail Merge Envelopes

Creating mail merge envelopes is mostly the same as that for labels, but with a few tweaks. 

Again, click on Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard, but this time, select Envelopes and then select Next: Starting document from the bottom.

1. You’ll be asked to select a starting document. Select Envelope options to select envelope size and position of the delivery/return address (refer to next step), and select Next: Select recipients.

1. When you select Envelope options, you’ll see a small window pop up. Select your preferred envelope size and select the font and the placement for delivery and return address.

1. The next step in the wizard is to select recipients. Select Use an existing list (assuming you already have an Excel sheet containing the recipient data), and select Browse to look for the file. Select the relevant file and click on Next: Arrange your envelope. 

1. On your next screen, select Address block, look at the preview to ensure it looks like you want it to, and select OK.

You’ll now see <<AddressBlock>> appear on the envelope. 

1. Select Next: Preview your envelopes. You’ll see the same preview you saw in the previous step but on your document. You can use the arrow buttons in the wizard pane to switch between envelopes.

Your envelopes are now ready to be merged. Select Next: Complete the merge.

1. On the following screen, you’ll see an option to Edit individual envelopes. Select it, select All to merge all records, and select OK.

You’ll now see all envelopes merged into a single document.

Bulk Printing and Emails Made Easy

Using mail merge can save you a ton of time you’d otherwise spend customizing your letters, labels, or envelopes. That’s not all you can do with MS Word, though. You can also create greeting cards, booklets, and index cards.

Mail merge has been around for a while, but if you’re looking to make your processes efficient, Microsoft Office 2019 introduced some neat features you may want to look at.

Related posts

• Jak tworzyć etykiety w programie Word z arkusza kalkulacyjnego Excel

• Jak tworzyć i używać Autotekstu w Microsoft Word

• Jak tworzyć formularze do wypełnienia w programie Word

• Jak tworzyć i używać formuł w tabelach w programie Word

• Jak utworzyć korespondencję seryjną w programie Microsoft Word

• Jak korzystać z funkcji porównywania i łączenia dokumentów w programie Word

• Jak utworzyć listę dystrybucyjną w Outlooku

• OneDrive dla szkoły lub pracy: 8 wskazówek dla początkujących

• Jak korzystać z korespondencji seryjnej dla listów w programie Word

• Jak stworzyć kartkę z życzeniami w MS Word

• Jak sortować tekst w programie Word

• Jak skonfigurować i używać formatu MLA w programie Microsoft Word

• Jak śledzić zmiany w programie Word (Online, Mobile i Desktop)

• Kompletny przewodnik po naprawie uszkodzonego lub uszkodzonego pliku Word

• Dodaj stronę tytułową do dokumentu Word

• Jak zdobyć Microsoft Word za darmo?

• Wstaw arkusz programu Excel do dokumentu programu Word

• Jak przekazywać wiadomości e-mail programu Outlook do Gmaila

• Jak drukować na kopercie w programie Microsoft Word

• Zmień tekst Caps Lock z powrotem na normalny w MS Word