Korespondencja seryjna w programie Microsoft Word^{(Microsoft Word)} umożliwia wysyłanie spersonalizowanych listów i wiadomości e-mail bez konieczności dostosowywania każdego listu. Możesz przygotować dokument tak, jak chcesz i dodać symbole zastępcze dla różnych pól danych, które chcesz dynamicznie wypełniać ze źródła danych.

Na przykład możesz przygotować jeden list dla wszystkich znajomych z pytaniem, jak sobie radzą, ale z możliwością dynamicznej zmiany nazw i miast w liście. W ten sposób Twój ogólny list do Jana^(John) będzie zawierał jego imię i miasto, a ten sam list do Michała^(Mike) będzie zawierał imię^(Mike) Michała i jego miasto.

Utwórz listę odbiorców w arkuszu kalkulacyjnym Excel^{(Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet)}

Musisz zebrać listę odbiorców i ich dane w jednym źródle danych. Prostym sposobem na to jest utworzenie arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel i dodanie do niego wszystkich danych odbiorców. Następnie możesz pobrać te dane programu Excel do listu korespondencji seryjnej^{(retrieve this Excel data into the mail merge letter)} w programie Microsoft Word.

1. Użyj wyszukiwania w menu Start^{(Start Menu)} , aby wyszukać i otworzyć program Microsoft Excel^{(Microsoft Excel)} .

1. Kliknij kartę Strona główna^(Home) na lewym pasku bocznym i wybierz Pusty skoroszyt^{(Blank workbook)} z prawego panelu bocznego. Spowoduje to utworzenie dla Ciebie pustego arkusza roboczego.

1. Zacznij^(Start) wprowadzać dane adresatów korespondencji seryjnej. Upewnij^(Make) się, że używasz pierwszego wiersza dla nagłówków danych. Jeśli zamierzasz wpisać czyjeś imię, użyj nazwy^(Name) jako nagłówka w pierwszym wierszu i tak dalej.

1. W poniższym przykładzie utworzyliśmy tabelę z danymi dla czterech osób. Dla każdej z tych osób utworzymy spersonalizowany list korespondencyjny w programie Microsoft Word^{(Microsoft Word)} .

1. Kliknij menu Plik^(File) u góry, wybierz Zapisz^(Save) z lewego paska bocznego i kliknij przycisk Przeglądaj^(Browse) .

1. Przejdź^(Navigate) do pulpitu, wprowadź nazwę arkusza kalkulacyjnego Excel i kliknij przycisk ^(Excel)Zapisz^(Save) , aby zapisać arkusz kalkulacyjny na pulpicie. Ułatwi to znajdowanie arkusza kalkulacyjnego w programie Microsoft Word^{(Microsoft Word)} .

1. Możesz zamknąć program Microsoft Excel^{(Microsoft Excel)} na swoim komputerze.

Przygotuj swój dokument w Microsoft Word^{(Prepare Your Document In Microsoft Word)}

Musisz napisać ogólny list, który chcesz wysłać do każdego z odbiorców^{(send to each of your recipients)} . List ten powinien zawierać informacje wspólne dla wszystkich odbiorców. Niektóre przykłady obejmują pisanie linii powitalnej, pytanie, jak się miewają, dzielenie się przemyśleniami i tak dalej.

Pozostaw puste pola w miejscach, w których mają się pojawiać informacje o odbiorcach. Dodasz to później, gdy rozpoczniesz korespondencję seryjną w programie Microsoft Word^{(Microsoft Word)} .

1. Uruchom program Microsoft Word^{(Microsoft Word)} z menu Start^{(Start Menu)} na swoim komputerze.

1. Kliknij Strona główna^(Home) na lewym pasku bocznym i wybierz Pusty dokument^{(Blank document )} z prawego panelu bocznego. Możesz również użyć szablonu, jeśli chcesz.

1. Otworzy się pusty dokument. Napisz list, który chcesz wysłać do swoich odbiorców.

1. Możesz swobodnie używać dowolnych kolorów, formatowania, stylów czcionek i innych elementów. Stworzyliśmy następujący prosty list do wysłania do naszych odbiorców. List będzie miał imię osoby na górze i jej miasto na dole.

1. Pozostaw dokument otwarty, ponieważ wykonasz korespondencję seryjną w poniższej sekcji.

Utwórz korespondencję seryjną w programie Microsoft Word^{(Create a Mail Merge In Microsoft Word)}

Microsoft Word umożliwia tworzenie korespondencji seryjnej za pomocą kreatora krok po kroku. Dzięki temu niezwykle łatwo możesz wybrać list, którego chcesz użyć, dodać potrzebnych odbiorców i dynamicznie zmieniać treść listu.

1. Gdy list jest nadal otwarty w programie Word^(Word) , kliknij kartę Korespondencja^(Mailings) u góry, wybierz opcję Rozpocznij korespondencję seryjną^{(Start Mail Merge)} i wybierz Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} .

1. Po prawej stronie ekranu pojawi się nowe okienko. W pierwszej sekcji, która mówi Wybierz typ dokumentu^{(Select document type)} , wybierz Listy^(Letters) . Możesz wybrać Wiadomości e-mail,^{(E-mail messages)} jeśli chcesz wysłać list za pośrednictwem poczty e-mail.
   
   Następnie kliknij Dalej: dokument początkowy^{(Next: Starting document)} na dole, aby kontynuować.

1. Na następnym ekranie program Word zapyta, jakiego dokumentu chcesz użyć do korespondencji seryjnej. Kliknij opcję Użyj bieżącego dokumentu^{(Use the current document)} , aby użyć bieżącego listu do zadania.
   
   Jeśli Twój list znajduje się w innym pliku Word , kliknij Rozpocznij od istniejącego dokumentu^{(Start from existing document)} , aby otworzyć ten plik.
   
   Następnie kliknij Dalej: wybierz odbiorców^{(Next: Select recipients)} na dole.

1. W sekcji Wybierz odbiorców^{(Select recipients)} wybierz Użyj istniejącej listy^{(Use an existing list)} . Dzieje się tak, ponieważ masz już utworzony arkusz kalkulacyjny programu Excel^(Excel) zawierający dane odbiorców.
   
   Możesz wybrać opcję Wpisz nową listę^{(Type a new list)} , jeśli nie masz jeszcze zebranych danych odbiorców.
   
   Następnie kliknij Przeglądaj^(Browse) , aby zaimportować arkusz kalkulacyjny programu Excel.

1. Przejdź^(Navigate) do pulpitu i kliknij dwukrotnie utworzony wcześniej arkusz kalkulacyjny programu Excel . ^(Excel)Spowoduje to otwarcie arkusza kalkulacyjnego w programie Microsoft Word^{(Microsoft Word)} .
2. Program Word^(Word) zapyta, którego arkusza z arkusza kalkulacyjnego chcesz użyć. Wybierz arkusz zawierający dane, zaznacz opcję Pierwszy wiersz danych zawiera nagłówki kolumn^{(First row of data contains column headers)} i kliknij OK .

1. Program Word^(Word) pozwala wybrać adresatów, których chcesz używać do korespondencji seryjnej, jeśli nie chcesz używać wszystkich osób znajdujących się na liście. Zaznacz^(Checkmark) pola dla osób, które chcesz uwzględnić w swoich listach.
   
   Możesz użyć opcji doprecyzowania pod listą, aby sortować i filtrować odbiorców. Sortowanie^(Sorting) umożliwia sortowanie rekordów w porządku rosnącym i malejącym. Filtrowanie^(Filtering) pozwala porównać pola i odfiltrować te, których nie potrzebujesz.
   
   Na koniec kliknij OK na dole.

1. Kliknij Dalej: wpisz swój list^{(Next: Write your letter)} na dole.
2. Poniższy ekran umożliwia korzystanie z pól danych w liście. Aby z tego skorzystać, umieść kursor w miejscu, w którym chcesz dodać pole danych w liście i kliknij Więcej elementów^{(More items )} w prawym panelu bocznym.

1. Wybierz pole danych, które chcesz dodać, i kliknij Wstaw^(Insert) u dołu.

1. Będziesz chciał dodać wszystkie pola danych do listu, aby Twoje listy zawierały wszystkie wymagane informacje. Następnie kliknij Dalej: wyświetl podgląd listów^{(Next: Preview your letters)} .

1. Możesz wyświetlić podgląd listów, które zostaną wygenerowane w wyniku korespondencji seryjnej. Kliknij ikonę strzałki w lewo i w prawo, aby wyświetlić litery dla każdego z odbiorców.
   
   Następnie kliknij Dalej: Zakończ scalanie^{(Next: Complete the merge)} .

1. Możesz teraz kliknąć Drukuj^(Print) , aby wydrukować te spersonalizowane litery, lub wybrać opcję Edytuj pojedyncze litery^{(Edit individual letters)} , aby edytować te litery.

Korespondencja^(Mail) seryjna to rzeczywiście świetna funkcja programu Microsoft Word^{(feature in Microsoft Word)} , która pozwala zaoszczędzić czas .

Czy wiesz, że możesz połączyć wiele dokumentów w programie Word^{(merge multiple documents together in Word)} ? To pomoże, jeśli już napisałeś swoje spersonalizowane listy i chcesz połączyć je w jeden plik.

How To Create a Mail Merge In Microsoft Word

Mail merge in Microsoft Word allows you to send personalized letters and emails without having to customize each letter. You can prepare your document the way you want and add placeholders for the various data fields that you want to dynamically fill from a data source.

For example, you can prepare a single letter for all your friends asking how they’re doing but with the ability to change the names and cities dynamically in the letter. This way, your generic letter to John will mention his name and his city, and the same letter to Mike will have Mike’s name and his city on his letter.

Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet

You’ll need to gather a list of recipients and their data into a single data source. An easy way to do this is to create a Microsoft Excel spreadsheet and add all your recipients’ data to it. You can then retrieve this Excel data into the mail merge letter in Microsoft Word.

1. Use the Start Menu search to search for and open Microsoft Excel.

1. Click the Home tab in the left sidebar and choose Blank workbook from the right-hand side pane. This’ll create a blank worksheet for you.

1. Start entering data for your mail merge recipients. Make sure to use the first row for the headers of your data. If you’re going to enter someone’s name, use Name as the header in the first row, and so on.

1. In the following example, we’ve created a table with some data for four people. We’ll create a personalized mail merge letter for each of these people in Microsoft Word.

1. Click the File menu at the top, choose Save from the left sidebar, and click the Browse button.

1. Navigate to your desktop, enter a name for your Excel spreadsheet, and click the Save button to save the spreadsheet to your desktop. This’ll make finding your spreadsheet easier when you use it in Microsoft Word.

1. You can close Microsoft Excel on your computer.

Prepare Your Document In Microsoft Word

You’ll need to write a generic letter that you want to send to each of your recipients. This letter should contain the information that’s common to all recipients. Some examples include writing the greeting line, asking how they’re doing, sharing your thoughts, and so on.

Keep the fields blank where you want your recipients’ information to appear. You’ll add that later when you start the mail merge in Microsoft Word.

1. Launch Microsoft Word from the Start Menu on your computer.

1. Click Home in the left sidebar and choose Blank document from the right-hand side pane. You can use a template as well if you want.

1. A blank document will open. Write the letter you want to send to your recipients.

1. You’re free to use any colors, formatting, font styles, and other items you want. We’ve created the following simple letter to send to our recipients. The letter will have the person’s name at the top and their city at the bottom.

1. Keep the document open as you’ll do the mail merge in the section below.

Create a Mail Merge In Microsoft Word

Microsoft Word lets you create a mail merge using the step-by-step wizard. This makes it extremely easy for you to choose the letter you want to use, add the recipients you need, and dynamically change the content of the letter.

1. While your letter is still open in Word, click the Mailings tab at the top, select the Start Mail Merge option, and choose Step-by-Step Mail Merge Wizard.

1. A new pane will appear on the right-hand side of your screen. Under the first section that says Select document type, choose Letters. You can choose E-mail messages if you want to send your letter via an email.
   
   Then click Next: Starting document at the bottom to continue.

1. On the following screen, Word will ask what document you want to use for mail merge. Click the Use the current document option to use your current letter for the task.
   
   If your letter is in another Word file, click the Start from existing document to open that file.
   
   Then click Next: Select recipients at the bottom.

1. Under the Select recipients section, select Use an existing list. This is because you’ve already created an Excel spreadsheet containing your recipients’ data.
   
   You can select the Type a new list option if you don’t already have your recipients’ data gathered.
   
   Then click Browse to import your Excel spreadsheet.

1. Navigate to your desktop and double-click the Excel spreadsheet you created earlier. This’ll open the spreadsheet in Microsoft Word.
2. Word will ask which sheet you’d like to use from your spreadsheet. Select the sheet that contains your data, checkmark the First row of data contains column headers option, and click OK.

1. Word lets you select the recipients you want to use for mail merge if you don’t want to use everyone that’s on the list. Checkmark boxes for the people that you want to include in your letters.
   
   You can use the refine options beneath the list to sort and filter your recipients. Sorting lets you sort your records in ascending and descending orders. Filtering lets you compare the fields and filter out the ones you don’t need.
   
   Finally, click OK at the bottom.

1. Click Next: Write your letter at the bottom.
2. The following screen lets you use your data fields in your letter. To use this, put your cursor where you want to add a data field in the letter and click More items on the right-hand side pane.

1. Choose the data field you want to add and click Insert at the bottom.

1. You’ll want to add all your data fields to the letter so that your letters have all the required information in them. Then click Next: Preview your letters.

1. You can preview the letters that will be generated as the result of your mail merge. Click the left and right arrow icons to view letters for each of your recipients.
   
   Then click Next: Complete the merge.

1. You can now click Print to print these personalized letters or select Edit individual letters to edit these letters.

Mail merge is indeed a great time-saving feature in Microsoft Word.

Did you know you could merge multiple documents together in Word? That’ll help if you’ve already written your personalized letters and you want to combine them into a single file.

Related posts

• Jak wyświetlić liczbę słów w programie Microsoft Word

• Spraw, aby OpenOffice Writer wyglądał i działał bardziej jak Microsoft Word

• Jak usunąć stronę w Microsoft Word

• Jak rysować w programie Microsoft Word

• Zmień jednostki miary w Microsoft Word

• Jak dodać listę rozwijaną w programie Microsoft Word

• Jak używać korespondencji seryjnej w programie Word do tworzenia listów, etykiet i kopert

• Jak otworzyć Word i Excel w trybie awaryjnym

• Wstaw punktor w środku zdania w programie Word

• Odświeżenie wizualne pakietu Microsoft Office: 8 rzeczy, które warto wiedzieć

• Jakie są najlepsze czcionki kursywy w programie Microsoft Word?

• Jak tworzyć i używać Autotekstu w Microsoft Word

• Jak naprawić błąd Microsoft Office 25090

• Jak dyktować dokumenty w Microsoft Word

• Jak wyczyścić listę ostatnio otwieranych plików w programie Word

• Sprawdź wszystkie hiperłącza w dokumencie MS Word w kilka sekund

• Jak pokazać, zaakceptować lub ukryć zmiany w programie Microsoft Word

• Generuj losowy tekst lub tekst Lorem Ipsum w MS Word

• Jak tworzyć dokumenty PDF w Microsoft Office

• Szybko przeliteruj liczby w Wordzie i Excelu