W Twoim życiu zawodowym e-mail jest prawdopodobnie jednym z najważniejszych środków komunikacji. Robisz to na co dzień i jeśli jesteś podobny do mnie, to toniesz.

Oczywiście, możesz poświęcić określoną godzinę lub dwie dziennie na zarządzanie swoją pocztą e-mail. Jeśli jednak poświęcisz co najmniej 10 minut na każdą odpowiedź, poczta e-mail wkrótce przejmie cały Twój dzień – a wyłączenie powiadomień Gmaila Cię nie uratuje.^(Gmail)

Dlatego niezbędna jest nauka pisania profesjonalnych wiadomości e-mail, które otrzymują odpowiedzi ORAZ^(AND) nie trwają dłużej niż kilka minut. Na szczęście dzisiaj nie musisz być wielkim pisarzem ani guru produktywności, żeby to osiągnąć. Wszystko sprowadza się do znalezienia odpowiedniej strategii i zestawu narzędzi do niej. 

Skonfiguruj szablony wiadomości e-mail (gotowe odpowiedzi)^{(Set Up Email Templates (Canned Responses))}

Tworzenie szablonów wiadomości e-mail to świetny sposób na zaoszczędzenie czasu dla osób, które często otrzymują te same pytania lub komentarze pocztą elektroniczną. Poświęć dzień na skonfigurowanie gotowych odpowiedzi, a nie będziesz już musiał pisać tych samych odpowiedzi dziesięć razy dziennie. Zarówno Gmail , jak i Outlook mają tę funkcję, która pomoże Ci zaoszczędzić czas i zautomatyzować pocztę za darmo. 

Oto jak za pomocą kilku kliknięć skonfigurować profesjonalne szablony wiadomości e-mail w Gmailu :^(Gmail)

• Po zalogowaniu się na swoje konto kliknij ikonę koła zębatego i wybierz Ustawienia^(Settings) .
• Następnie przejdź do Zaawansowane^(Advanced) i kliknij Włącz^(Enable) obok opcji Szablony^(Templates) . Przewiń^(Scroll) w dół strony, aby zapisać zmiany.

• Teraz możesz rozpocząć pracę nad własnymi szablonami wiadomości e-mail. Wpisz tekst, który chcesz zapisać w nowej wiadomości e-mail. Następnie kliknij trzy pionowe kropki w prawym dolnym rogu i wybierz Szablony^(Templates) , aby zapisać wersję roboczą jako szablon. 

Możesz tworzyć szablony odpowiedzi zawierających długie akapity, a także szybkie odpowiedzi na 2-3 zdania. Zdziwisz się, ile czasu zaoszczędzi ci to w przyszłości. 

E-maile sieciowe^{(Networking Emails)(Networking Emails)}

Jeśli Twoim problemem nie jest używanie szablonów wiadomości e-mail, ale ich tworzenie, daj szansę Networking Emails . To narzędzie internetowe z dziesiątkami szablonów wiadomości e-mail, które pomogą Ci rozwinąć profesjonalną sieć. 

Stworzone przez Resume Worded e- ^{(Resume Worded)}maile sieciowe^{(Networking Emails)} są doskonałym źródłem do optymalizacji komunikacji. Niektóre przykłady szablonów, które oferują, obejmują wprowadzenie na zimno/ciepło, kontynuację braku odpowiedzi, a nawet pisanie notatek z podziękowaniami. 

Każdy szablon zawiera również przydatne wskazówki i sugestie, które mogą jeszcze bardziej usprawnić komunikację z odbiorcą. 

Możesz użyć przycisku wyszukiwania lub przejrzeć listę, aby znaleźć odpowiedni e-mail. Następnie wystarczy skopiować i wkleić go do swojej skrzynki wiadomości i zmienić kilka szczegółów. 

Licznik słów plus^{(Word Counter Plus)(Word Counter Plus)}

Jeśli jesteś kimś, kto pisze więcej niż 10 e-maili dziennie, ważne jest, aby niektóre z nich były krótkie i słodkie. Jeśli więc często otrzymujesz e-maile, które są zbyt długie, możesz rozważyć użycie narzędzia do liczenia słów, aby się powstrzymać. Rozszerzenie Chrome Word Counter Plus może wykonać to zadanie za Ciebie. 

Zaznacz^(Highlight) tekst w e-mailu i uzyskaj liczbę słów i znaków, których użyłeś za jednym kliknięciem. Następnie możesz kontynuować pisanie wiadomości e-mail lub zakończyć ją, zanim stanie się dwuczęściowa. 

Szkic mapy^{(DraftMap)(DraftMap)}

Możesz znaleźć wiele świetnych narzędzi, które pomogą Ci lepiej pisać, a tym samym skrócić czas poświęcony na korektę i przepisywanie e-maili. Jednym z nich jest DraftMap . Pomyśl Grammarly lub Hemingway , a także sprawdza, czy nie ma zbędnych powtórzeń słów i pomaga trzymać się jednego stylu pisania. 

To rozszerzenie do Chrome daje Ci sugestie dotyczące pisania w czasie rzeczywistym, które są oznaczone kolorami. Pomoże Ci to uniknąć używania biernego głosu, literówek, frazesów, a także porad dotyczących czytelności wiadomości e-mail. Wszystkie sugestie oparte są na zasadach pisarskich Ernesta Hemingwaya. DraftMap jest szczególnie przydatny, ponieważ wszystkie procesy odbywają się bezpośrednio w polu kompozycji wiadomości e-mail.

Nie martw się, jeśli po zakończeniu edycji wiadomości e-mail nadal masz podświetlone słowa. Odbiorca nie zobaczy kolorów, sugestie są widoczne tylko dla Ciebie. 

Twój e-mail mógłby być lepszy^{(Your Email Could Be Better)(Your Email Could Be Better)}

Your Email Could Be Better to narzędzie online zaprojektowane w celu skrócenia czasu spędzanego na zarządzaniu wiadomościami e-mail poprzez edukację wszystkich w zakresie najlepszych praktyk związanych z pocztą e-mail. 

Tworząc profesjonalną wiadomość e-mail, kierujesz się pewnymi zasadami. Na przykład upewnienie się, że wiadomość ma wyraźny temat lub pominięcie niepotrzebnych załączników. Zdziwisz się, jak często ludzie łamią te zasady, co ostatecznie skutkuje tym, że obie strony spędzają więcej czasu i wysiłku. 

Twój e-mail mógłby być lepszy^{(Your Email Could Be Better)} zawiera listę 10 typowych błędów. Każdy z punktów zawiera wyjaśnienie i przykłady, jak ulepszyć swój e-mail. Może się to przydać, jeśli chcesz powiedzieć swoim współpracownikom o tych zasadach, ale nie wiesz, jak to zrobić. Możesz użyć własnych słów lub wysłać im link do Twojego e-maila, który mógłby być lepszy^{(Your Email Could Be Better)} , aby zilustrować swój punkt widzenia. 

Wszyscy chcielibyśmy, aby nasz e-mail został całkowicie zautomatyzowany i nie wymagał w ogóle żadnej uwagi. Chociaż dzisiaj nie jest to możliwe, każda drobnostka pomaga. Niezależnie od tego, czy chodzi o skrócenie długości wiadomości e-mail, czy o ustalenie czasu podczas pisania, po ustaleniu pewnych zasad zauważysz pierwsze ulepszenia. 

Jeśli po prostu nie możesz przestać pisać długich, czasochłonnych e-maili, może nadszedł czas, aby całkowicie zrezygnować z poczty e-mail. Zamiast tego spróbuj użyć swojego Menedżera ds. relacji^{(Customer Relationship Manager)} z klientami ( CRM ) lub Slacka, aby wymieniać wiadomości ze współpracownikami . Jeśli nic więcej, pomoże ci to spędzać mniej czasu na e-mailach. 

How To Write Professional Emails In Under 5 Minutes

In your professional life еmail is probably one of the moѕt important means of communication. You do it on a daily basis and if yоu’rе anything lіke me, you’re drоwning in it.

Sure, you can dedicate a certain hour or two a day specifically to managing your email. But if you spend 10 minutes or longer on every reply, email will soon take over your whole day – and turning Gmail notifications off isn’t going to save you.

That’s why learning to write professional emails that get replies AND don’t take longer than a few minutes to write is essential. Luckily, today you don’t have to be a great writer or a productivity guru to accomplish that. It’s all about finding the right strategy and a set of tools to go with it. 

Set Up Email Templates (Canned Responses)

Creating email templates is a great way to save time for those that often get the same questions or comments via email. Take a day to set up canned responses and you will no longer have to write the same replies ten times a day. Both Gmail and Outlook have this feature, which will help you save time and automate your email for free. 

Here’s how to set up professional email templates in Gmail in just a few clicks:

• After logging in to your account, click the gear icon and select Settings.
• Then go to Advanced and click Enable next to the Templates option. Scroll down to the bottom of the page to save the changes.

• Now you can start working on your own email templates. Type the text you want to save into a new email. Then click three vertical dots at the bottom-right and choose Templates to save your draft as template. 

You can create templates for responses that contain long paragraphs as well as quick 2-3 sentence replies. You’ll be surprised at how much time those will save you in the future. 

Networking Emails

In case your problem isn’t using the email templates but creating them, give Networking Emails a shot. It’s a web tool with dozens of email templates that can help you grow your professional network. 

Created by Resume Worded, Networking Emails is a great resource for optimizing your communication. Some examples of the templates they offer include cold/warm introductions, following up with a non-responder, and even writing thank you notes. 

Each template also comes with useful tips and suggestions that can further improve your communication with the recipient. 

You can use the search button or browse through the list to find the right email. Then all that’s left to do is copy-paste it into your message box and change a few details. 

Word Counter Plus

If you’re someone who writes more than 10 emails a day, it’s essential to keep some of them short and sweet. So if you often end up with emails that are way too long, you might want to consider using a word counter tool to stop yourself. A Chrome extension Word Counter Plus can do the job for you. 

Highlight the text in your email and get the number of words and characters you used in one click. Then you can proceed to either continue writing your email or wrap it up before it becomes a two-parter. 

DraftMap

You can find many great tools that can help you write better and thus cut down the time you spend proofreading and rewriting your emails. DraftMap is one of them. Think Grammarly or Hemingway, plus it also checks for unnecessary word repetition and helps you stick to one writing style. 

This Chrome extension gives you real-time suggestions on your writing that are color-coded. It will help you avoid using passive voice, typos, cliches, as well as advice on your email’s readability. All suggestions are based on Ernest Hemingway’s rules of writing. DraftMap is especially handy as all the processes happen right inside your email composition box.

Don’t worry if you still have highlighted words after you’re finished editing your email. The recipient won’t see the colors, the suggestions are only visible to you. 

Your Email Could Be Better

Your Email Could Be Better is an online tool designed to reduce the time you spend managing emails by educating everyone on the best email practices. 

When composing a professional email you follow certain rules. Like making sure your message has a clear subject line or leaving out unnecessary attachments. You’ll be surprised by how often people break these rules, which ultimately results with both parties spending more time and effort. 

Your Email Could Be Better has a list of 10 common faults. Each of the points comes with an explanation and examples of how to better your email. This can come in handy in case you’d like to tell your colleagues about those rules but don’t know how to do it. You can either use your own words or send them a link to Your Email Could Be Better to illustrate your point. 

We all wish our email became entirely automated and didn’t require any attention at all. While that’s not exactly possible today, every little helps. Whether it’s cutting down your email length or timing yourself when you’re writing, once you establish some rules you’ll notice your first improvements. 

If you just can’t stop writing long time-consuming emails, maybe it’s time to give up email completely. Try using your Customer Relationship Manager (CRM) or Slack to exchange messages with your coworkers instead. If nothing else, it’ll help you spend less time on email. 

Related posts

• Jak naprawić błąd zapisu na dysku w Steam?

• Jak zaplanować wysyłanie e-maili później

• Jak powstrzymać spamowe wiadomości e-mail przed dotarciem do skrzynki odbiorczej?

• 3 sposoby na zrobienie zdjęcia lub filmu na Chromebooku

• Jak wykryć oprogramowanie do monitorowania komputera i poczty e-mail lub oprogramowanie szpiegujące?

• Jak wyszukiwać i znajdować czyjeś usunięte tweety

• Co oznaczają BCC i CC? Zrozumienie podstawowego języka e-mail

• Jak opublikować artykuł na Linkedin (i najlepszy czas na opublikowanie)

• 7 szybkich poprawek, gdy Minecraft ciągle się zawiesza

• 4 sposoby na znalezienie najlepszych opcji internetowych (ISP) w Twojej okolicy

• Jak wstawić emotikony do programu Word, Dokumentów Google i Outlooka

• Jak zmienić język w Netflix

• Jak wyciszyć kogoś na Discord

• Jak otworzyć plik bez rozszerzenia

• Jak podzielić ekran na Chromebooku

• Czy Twój komputer włącza się losowo sam?

• Co to jest tryb Discord Streamer i jak go skonfigurować?

• Jaka jest ocena pasażera Ubera i jak ją sprawdzić

• Discord nie otwiera się? 9 sposobów na naprawę

• Jak pozbyć się Yahoo Search w Chrome