Jeśli często korzystasz z programu Excel^(Excel) , prawdopodobnie spotkałeś się z sytuacją, w której masz nazwę w jednej komórce i musisz rozdzielić nazwę na różne komórki. Jest to bardzo powszechny problem w programie Excel i prawdopodobnie możesz przeprowadzić wyszukiwanie w Google i pobrać 100 różnych makr napisanych przez różne osoby, aby zrobić to za Ciebie.

Jednak w tym poście pokażę Ci, jak skonfigurować formułę, abyś mógł zrobić to sam i faktycznie zrozumieć, co się dzieje. Jeśli często korzystasz z programu Excel, dobrym pomysłem jest zapoznanie się z niektórymi bardziej zaawansowanymi funkcjami, aby móc robić ciekawsze rzeczy z danymi.

Jeśli nie lubisz formuł i potrzebujesz szybszego rozwiązania, przewiń w dół do sekcji Tekst do kolumn^{(Text to Columns)} , która uczy, jak korzystać z funkcji programu Excel^(Excel) , aby zrobić to samo. Ponadto funkcja tekstu do kolumn jest również lepsza, jeśli masz więcej niż dwa elementy w komórce, którą musisz oddzielić. Na przykład, jeśli jedna kolumna ma 6 pól połączonych razem, użycie poniższych formuł stanie się naprawdę nieporządne i skomplikowane.

Oddzielne nazwy w Excelu

Na początek zobaczmy, jak nazwy są zwykle przechowywane w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel^(Excel) . Najczęstsze dwa sposoby, jakie widziałem, to imię ^(firstname) nazwisko^(lastname) ze spacją i nazwisko^(lastname) , imię^(firstname) z przecinkiem oddzielającym te dwa. Ilekroć widzę środkowy inicjał^(firstname) , zwykle jest to środkowe ^(midinitial) nazwisko^(lastname) , jak poniżej :

Używając kilku prostych formuł i łącząc ze sobą kilka z nich, możesz łatwo rozdzielić imię, nazwisko i inicjał drugiego imienia na osobne komórki w programie Excel . Zacznijmy od wyodrębnienia pierwszej części nazwy. W moim przypadku użyjemy dwóch funkcji: left i search. Logicznie oto, co musimy zrobić:

Wyszukaj^(Search) w tekście w komórce spację lub przecinek, znajdź pozycję, a następnie usuń wszystkie litery po lewej stronie tej pozycji.

Oto prosta formuła, która poprawnie wykonuje zadanie: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1) , gdzie NN to komórka, w której zapisana jest nazwa. -1 służy do usunięcia dodatkowej spacji lub przecinka na końcu ciągu.

Jak widać, zaczynamy od lewej funkcji, która przyjmuje dwa argumenty: ciąg znaków i liczbę znaków, które chcesz pobrać, zaczynając od początku ciągu. W pierwszym przypadku szukamy spacji, używając podwójnych cudzysłowów i wstawiając spację pomiędzy. W drugim przypadku szukamy przecinka zamiast spacji. Jaki jest więc wynik dla 3 scenariuszy, o których wspomniałem?

Otrzymaliśmy imię z rzędu 3, nazwisko z rzędu 5 i imię z rzędu 7. Świetnie! W zależności od tego, jak przechowywane są Twoje dane, wyodrębniłeś teraz imię lub nazwisko. Teraz kolejna część. Oto, co musimy teraz zrobić logicznie:

– Wyszukaj^(Search) w tekście w komórce spację lub przecinek, znajdź pozycję, a następnie odejmij pozycję od całkowitej długości ciągu. Oto jak wyglądałaby formuła:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

Więc teraz używamy właściwej funkcji. Wymaga to również dwóch argumentów: ciągu i liczby znaków, które chcesz pobrać, zaczynając od końca ciągu w lewo. Więc chcemy długość łańcucha minus położenie spacji lub przecinka. To da nam wszystko na prawo od pierwszej spacji lub przecinka.

Świetnie^(Great) , teraz mamy drugą część nazwy! W pierwszych dwóch przypadkach prawie wszystko jest gotowe, ale jeśli w nazwie występuje inicjał środkowy, możesz zauważyć, że wynik nadal zawiera nazwisko ze środkowym inicjałem. Jak więc po prostu uzyskać nazwisko i pozbyć się środkowego inicjału? Łatwo! Po prostu^(Just) uruchom ponownie tę samą formułę, której użyliśmy do uzyskania drugiej sekcji nazwy.

Więc po prostu robimy kolejną właściwą i tym razem stosujemy formułę do połączonej komórki inicjału środkowego i nazwiska. Znajdzie spację po środkowym inicjale, a następnie pobierze długość pomniejszoną o pozycję liczby znaków odstępu od końca ciągu.

Więc masz to! Teraz podzieliłeś imię i nazwisko na oddzielne kolumny za pomocą kilku prostych formuł w programie Excel ! Oczywiście nie każdy będzie miał swój tekst sformatowany w ten sposób, ale możesz go łatwo edytować zgodnie z własnymi potrzebami.

Tekst do kolumn

Istnieje również inny prosty sposób na oddzielenie połączonego tekstu na osobne kolumny w programie Excel^(Excel) . Jest to funkcja o nazwie Tekst do kolumn^{( Text to Columns)} i działa bardzo dobrze. Jest to również znacznie bardziej wydajne, jeśli masz kolumnę, która zawiera więcej niż dwie części danych.

Na przykład poniżej mam dane, w których jeden wiersz ma 4 części danych, a drugi wiersz ma 5 sztuk danych. Chciałbym podzielić to odpowiednio na 4 kolumny i 5 kolumn. Jak widać, próba użycia powyższych formuł byłaby niepraktyczna.

W programie Excel najpierw wybierz kolumnę, którą chcesz oddzielić. Następnie przejdź dalej i kliknij kartę Dane^(Data) , a następnie kliknij Tekst do kolumn^{( Text to Columns)} .

Spowoduje to wyświetlenie kreatora Tekst do kolumn . ^(Columns)W kroku 1 wybierasz, czy pole jest rozdzielone, czy o stałej szerokości. W naszym przypadku wybierzemy Rozdzielony^(Delimited) .

Na następnym ekranie wybierzesz ogranicznik. Możesz wybrać z tabulatora, średnika, przecinka, spacji lub wpisać niestandardową.

Na koniec wybierasz format danych dla kolumny. Zwykle General będzie działał dobrze dla większości typów danych. Jeśli masz jakieś konkretne daty, takie jak daty, wybierz ten format.

Kliknij Zakończ^(Finish) i obserwuj, jak Twoje dane są magicznie podzielone na kolumny. Jak widać, jeden wiersz zamienił się w pięć kolumn, a drugi w cztery. Funkcja Text to Columns jest bardzo potężna i może znacznie ułatwić Ci życie.

Jeśli masz problemy z oddzielaniem nazw w innym formacie niż ja powyżej, opublikuj komentarz ze swoimi danymi, a postaram się pomóc. Cieszyć się!

How to Separate First and Last Names in Excel

If yoυ usе Excel a lot, you have probably run acrоss a situation wherе you have a name in a single cell and уou need to sepаrate the name intо different cells. This is a very common issue in Exсel and you can probably do a Google search and download 100 different macros written by various people to do it for you.

However, in this post, I’ll show you how to setup a formula so you can do it yourself and actually understand what is going on. If you use Excel a lot, it’s probably a good idea to learn some of the more advanced functions so that you can do more interesting things with your data.

If you don’t like formulas and want a quicker solution, scroll down to the Text to Columns section, which teaches you how to use an Excel feature to do the same thing. In addition, the text to columns feature is also better to use if you have more than two items in a cell you need to separate. For example, if one column has 6 fields combined together, then using the formulas below will become really messy and complicated.

Separate Names in Excel

To get started, let’s see how names are usually stored in a Excel spreadsheet. The most common two ways I have seen are firstname lastname with just a space and lastname, firstname with a comma separating the two. Whenever I have seen a middle initial, it’s usually firstname midinitial lastname like below:

Using some simple formulas and combining a couple of them together, you can easily separate the first name, last name and middle initial into separate cells in Excel. Let’s start with extracting the first part of the name. In my case, we’re going to use two functions: left and search. Logically here’s what we need to do:

Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then take out all the letters to the left of that position.

Here’s a simple formula that gets the job done correctly: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1), where NN is the cell that has the name stored in it. The -1 is there to remove the extra space or comma at the end of the string.

As you can see, we start out with the left function, which takes two arguments: the string and the number of characters you want to grab starting from the beginning of the string. In the first case, we search for a space by using double quotes and putting a space in-between. In the second case, we are looking for a comma instead of a space. So what is the result for the 3 scenarios I have mentioned?

We got the first name from row 3, the last name from row 5 and the first name from row 7. Great! So depending on how your data is stored, you have now extracted either the first name or the last name. Now for the next part. Here’s what we need to do logically now:

– Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then subtract the position from total length of the string. Here’s what the formula would look like:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

So now we use the right function. This takes two arguments also: the string and the number of characters you want to grab starting from the end of the string going left. So we want the length of the string minus the position of the space or comma. That will give us everything to the right of the first space or comma.

Great, now we have the second part of the name! In the first two cases, you’re pretty much done, but if there is a middle initial in the name, you can see that the result still includes the last name with the middle initial. So how do we just get the last name and get rid of the middle initial? Easy! Just run the same formula again that we used to get the second section of the name.

So we are just doing another right and this time applying the formula on the combined middle initial and last name cell. It will find the space after the middle initial and then take the length minus the position of the space number of characters off the end of the string.

So there you have it! You have now split the first name and last name into separate columns using a few simple formulas in Excel! Obviously, not everyone will have their text formatted in this way, but you can easily edit it to suit your needs.

Text to Columns

There is also another easy way you can separate combined text into separate columns in Excel. It’s a featured called Text to Columns and it works very well. It’s also much more efficient if you have a column that has more than two pieces of data.

For example, below I have some data where one row has 4 pieces of data and the other row has 5 pieces of data. I would like to split that into 4 columns and 5 columns, respectively. As you can see, trying to use the formulas above would be impractical.

In Excel, first select the column you want to separate. Then, go ahead and click on the Data tab and then click on Text to Columns.

This will bring up the Text to Columns wizard. In step 1, you choose whether the field is delimited or fixed width. In our case, we’ll choose Delimited.

On the next screen, you will choose the delimiter. You can pick from tab, semicolon, comma, space or type a custom one in.

Finally, you choose the data format for the column. Normally, General will work just fine for most types of data. If you have something specific like dates, then choose that format.

Click Finish and watch how your data is magically separated into columns. As you can see, one row turned into five columns and the other one into four columns. The Text to Columns feature is very powerful and can make your life a lot easier.

If you are having problems separating names not in the format I have above, post a comment with your data and I’ll try to help. Enjoy!

Related posts

• Dodaj linię trendu regresji liniowej do wykresu punktowego programu Excel

• Jak zrobić histogram w Excelu

• Jak bezpiecznie zabezpieczyć hasłem plik Excel

• Jak stworzyć schemat blokowy w Wordzie i Excelu

• Jak tworzyć etykiety w programie Word z arkusza kalkulacyjnego Excel

• Jak automatycznie wykonać kopię zapasową dokumentu Word na OneDrive?

• Jak odjąć daty w Excelu

• Jak nagrać makro w programie Excel

• Jak usunąć, złamać lub złamać zapomniane hasło Excel XLS?

• Jak utworzyć listę rozwijaną w programie Excel?

• Jak obliczyć wariancję w programie Excel

• Jak korzystać z funkcji automatycznego odzyskiwania programu Excel i funkcji automatycznego tworzenia kopii zapasowych

• Jak używać Sparklines w Excelu

• Jak dodawać komentarze do komórki arkusza kalkulacyjnego Excel

• Użyj Excela jako narzędzia do kopiowania danych z sieci

• Połącz komórki między arkuszami i skoroszytami w programie Excel

• Jak zmienić tło w Microsoft Teams

• Wykresy danych w Excelu

• Jak znaleźć i obliczyć zakres w Excelu

• 40 najlepszych skrótów klawiaturowych Microsoft Excel