Gdy firma, organizacja lub osoba chce utworzyć spójny dokument, taki jak formularze, listy lub etykiety wysyłkowe, które są identyczne, z wyjątkiem określonych informacji, na przykład nazwiska, adresu lub numeru telefonu odbiorcy^(Recipient) . Aby to zrobić, musisz wykonać proces korespondencji seryjnej^{(Mail Merge)} , który pozwala utworzyć prosty dostosowany dokument.

Jak korzystać z korespondencji seryjnej w programie Word

Narzędzia do korespondencji seryjnej^{(Mail Merge)} na karcie Korespondencja programu Microsoft Word umożliwiają wykonywanie funkcji korespondencji^{(Mail Merging)} seryjnej . Te narzędzia są

• Rozpocznij korespondencję seryjną^{(Start Mail Merge)} : Rozpocznij korespondencję seryjną^{(Start Mail Merge)} tworzy jeden dokument i wysyła go do wielu osób. Możesz wstawić pola, takie jak Nazwa i Adres^(Address) . Program Word^(Word) utworzy kopię dla każdego odbiorcy^(Recipient) i zastąpi te pola danymi osoby.
• Wybierz odbiorcę^{(Select Recipient)} : Wybierz odbiorcę^(Recipient) pozwala wybrać listę osób, do których chcesz wysłać dokument.
• Edytuj listę odbiorców^{(Edit Recipient List)} : zmienia listę odbiorców lub wybiera określone osoby, które mają otrzymać pocztę. W tym narzędziu możesz sortować, filtrować, znajdować i usuwać duplikaty oraz sprawdzać adresy listy.

Jak skonfigurować ręczną korespondencję seryjną^{(Mail Merge)} dla listów

• Aby skonfigurować ręczną korespondencję seryjną^{(Mail Merge)} dla listu, musisz najpierw utworzyć pusty dokument, przejdź do karty Korespondencja^{(Mailing tab)} .
• Wybierz opcję Rozpocznij korespondencję seryjną^{(Start Mail Merge)} , a następnie opcję Listy^(Letters) .
• Kliknij Wybierz odbiorców^{(Select Recipients)} .
• Pojawi się rozwijane menu; możesz wybrać opcję Wpisz nową listę^{(Type a New List)} , Użyj istniejącej listy^{(Use an Existing List)} , wybierz z Kontaktów programu Outlook^{(choose from Outlook Contacts)} .

Użyjemy Wpisz nową listę^{(Type a New List)} .

Pojawi się okno dialogowe o nazwie Nowa ^{( New)} lista adresów^{(Address List)} . W oknie dialogowym możesz wprowadzić tekst w wierszach i kolumnach. Po lewej stronie okna dialogowego Nowa lista adresów^{(New Address List)} niektóre polecenia umożliwiają modyfikowanie listy; są to tak zwane Nowy wpis^{(New Entry)} , Usuń wpis , Znajdź^(Find) i Dostosuj kolumny^{(Customize Columns)} .

Aby dodać nowy wiersz, kliknij Nowy wpis^{(New Entry)} . Aby usunąć wiersz, wybierz Usuń wpis^{(Delete Entry)} . Aby dodać, usunąć, zmienić nazwę, przesunąć kolumny w górę iw dół ,^(Columns) wybierz opcję ^(Select) Dostosuj kolumny^{(Customize Columns)} . Wprowadź dane^{(Enter Data)} do swojej listy, wybierz OK i Zapisz^(Save) plik. Jeśli chcesz wrócić i edytować swoją listę, kliknij Edytuj listę odbiorców^{(Edit Recipient List)} , teraz edytuj.

Teraz możesz napisać lub skopiować list do dokumentu.

Umieść kursor w miejscu, w którym chcesz wstawić pola i wybierz opcję Wstaw i połącz pola^{(Insert and Merge Fields)} ; wybierz żądane pola. Możesz zobaczyć podgląd swoich pól, klikając ABC Podgląd wyników^{(ABC Preview Results)} .

Aby powrócić do dokumentów z polami, ponownie kliknij ABC Preview Results .

Teraz wybierz Zakończ i scal^{(Finish and Merge)} . Możesz wybrać edycję poszczególnych dokumentów^{(Edit Individual Documents)} , drukowanie dokumentów^{(Print Document)} i wysyłanie wiadomości e-mail^{(Send Email Messages)} . Wybierz swój wybór; wtedy zobaczysz wynik.

Korzystanie z Kreatora korespondencji seryjnej^{(Mail Merge Wizard)} dla listu^(Letter)

Tym razem utworzymy korespondencję seryjną za pomocą Kreatora korespondencji seryjnej krok po kroku^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} , który jest najłatwiejszym procesem tworzenia korespondencji seryjnej^{(Mail Merge)} .

1. Przejdź do opcji Rozpocznij konfigurację poczty^{(Start Mail Setup)} na dole menu rozwijanego^{(Drop-Down Menu)} i wybierz Kreator korespondencji seryjnej krok po kroku^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} .
2. Po prawej stronie pojawi się okienko korespondencji seryjnej . ^{(Mail Merge Pane)}Wybierz typ dokumentu^{(Document Type)} ; wybierzemy list^(Letter) . Teraz kliknij Dalej^(Next) .
3. Będziemy korzystać z Aktualnego Dokumentu^{(Current Document)} .
4. Wybierz odbiorców^(Recipients) : możesz wpisać nową listę, wybrać z kontaktów programu Outlook i napisać nową listę. Przechodzimy do istniejącej listy.
5. Przeglądaj^(Browse) , aby wybrać plik. Następnie kliknij ^(Click) Dalej^(Next) , a następnie OK . Pojawią się odbiorcy korespondencji seryjnej^{(Mail Merge recipients)}
6. Możesz włączyć lub wyłączyć Odbiorców^(Recipients) , zaznaczając i odznaczając Pole^(Box) ; klikniemy OK , a następnie Dalej^(Next) .
7. Napisz swój list^{(Write Your Letter)} . Ta prezentacja Dodaj informacje o odbiorcy^{(Add Recipient)} do swojego listu. Umieść kursor w miejscu, w którym chcemy umieścić informacje.
8. Użyjemy bloku adresu^{(Address Block)} ; pojawi się okno dialogowe ^{(Dialog Box)}Wstaw adres^{(Insert Address)} . Możesz wybrać format, w jakim chcesz.
9. Po prawej stronie okna Wstaw blok adresu^{(Insert Address Block)} znajduje się przycisk nawigacyjny^{(Navigation Button)} , który umożliwia poruszanie się po bloku adresu.
10. Wybierz adres, a następnie kliknij OK . W okienku korespondencji seryjnej^{(Mail Merge Pane)} możesz również wstawić powitanie, klikając Wiersz powitania,^{(Greeting Line )} wybierz swój wybór, OK ,   a następnie Dalej^(Next) .
11. Wyświetl podgląd swoich listów^{(Preview Your Letters)} . Pod podglądem akapitu listu znajduje się przycisk nawigacyjny, który (<< Recipient>>) umożliwia nawigację po bloku adresu, a następnie Dalej^(Next) .
12. Całkowite scalanie — zobaczysz dwie opcje: Edytuj pojedynczo^{(Edit Individual)} lub Drukuj^(Prin) . Wybierz opcję Edytuj osobę.^{(Edit Individual.)}

Teraz mamy korespondencję seryjną^{(Mail Merge)} .

Daj nam znać w komentarzach, jeśli masz jakiekolwiek problemy, a skontaktujemy się z Tobą.

How to use Mail Merge for Letters in Word

When a business, organizаtion, or іndividual wants to create a consistent document such as forms, letters, or mailing labels that are idеntical except for ѕpecific informatiоn, for instance, the name, address, or telephone number of the Recipient. To do this, you need to perform the Mail Merge process, which allows you to create a simple customized document.

How to use Mail Merge in Word

The Mail Merge Tools on the Mailing Tab of Microsoft Word allows you to perform Mail Merging.  These tools are

• Start Mail Merge: The Start Mail Merge create one document and send it to multiple people. You can insert fields such as Name and Address. Word will make a copy for each Recipient and replace those fields with the person’s info.
• Select Recipient: Select Recipient allows you to choose the list of people you would like to send your document.
• Edit Recipient List: This changes your recipient list or chooses specific people to receive the mailing. In this tool, you can sort, filter, find and remove duplicates and validate the list’s addresses.

How to set up a Manual Mail Merge for letters

• To set up a Manual Mail Merge for a letter, you need first to create a blank document, go to the Mailing tab.
• Select Start Mail Merge, then select Letters.
• Click Select Recipients.
• A drop-down menu will appear; you can choose to select Type a New List, Use an Existing List, choose from Outlook Contacts.

We are going to use Type a New List.

A dialog box labeled New Address List will pop up. In the dialog box, you can enter text into the rows and columns. On the left of the New Address List dialog box, some commands allow you to modify your list; these are called New Entry, Delete Entry, Find and Customize Columns.

To add a new row, click New Entry. To delete a row, select Delete Entry. To add, delete, rename, move up and down Columns, Select Customize Columns. Enter Data into your list, choose OK and Save your file. If you want to go back and edit your list click Edit Recipient List, now edit.

Now you can write or copy a letter into the document.

Place the cursor where you want to insert fields and select Insert and Merge Fields; choose the fields you want. You can see a preview of your Fields by clicking ABC Preview Results.

To return to the documents showing the fields, click on the ABC Preview Results again.

Now select Finish and Merge. You can choose to Edit Individual Documents, Print Document, and Send Email Messages. Select your choice; then you will see the result.

Using the Mail Merge Wizard for the Letter

This time, we will create the mail merge by using the Step-By-Step Mail Merge Wizard, which is the easiest process in creating a Mail Merge.

1. Go to Start Mail Setup at the bottom of the Drop-Down Menu and select Step-By-Step Mail Merge Wizard.
2. A Mail Merge Pane will appear on the right. Select a Document Type; we will Choose Letter. Now click Next.
3. We are going to use the Current Document.
4. Select Recipients: You can choose to type a new list, select from outlook contacts, and write a new list. We are going to an existing list.
5. Browse to select the file. Then Click Next, then OK. Mail Merge recipients will pop up
6. You can choose to enable or disable the Recipients by ticking and unticking the Box; we will click OK, then Next.
7. Write Your Letter. This showcase Add Recipient information to your letter. Place the cursor where we want the information to go.
8. We will use Address Block; an Insert Address Dialog Box will appear. You can choose the format you want it in.
9. There is a Navigation Button on the right of the Insert Address Block window that allows you to move through the address block.
10. Choose the address, then click OK. On the Mail Merge Pane you can also insert a greeting by clicking the Greeting Line choose your selection, OK  and then Next.
11. Preview Your Letters. Under preview your letter paragraph, there is a navigation button that (<< Recipient>>) allows you to navigate your address block, then Next.
12. Complete merge – You will see two choices either to Edit Individual or Print. Select Edit Individual.

Now we have a Mail Merge.

Let us know in the comments if you have any problems and will get back to you.

Related posts

• Jak używać korespondencji seryjnej w programie Word do tworzenia listów, etykiet i kopert

• Jak utworzyć korespondencję seryjną w programie Microsoft Word

• Jak korzystać z sugestii przepisywania w aplikacji Word dla sieci Web

• Excel, Word lub PowerPoint nie mogły się ostatnio uruchomić

• Jak stworzyć broszurę lub książkę w programie Microsoft Word

• Skróty klawiaturowe nie działają w programie Word

• Usuń tło obrazu za pomocą programu Microsoft Word

• Jak zmienić czas Autozapisu i Autoodzyskiwania w programie Word?

• Jak wyodrębnić adresy e-mail z dokumentu Word

• Jak dodawać, usuwać lub wstawiać numery stron w programie Word

• Jak usunąć wszystkie podziały sekcji w programie Word naraz?

• Napraw błąd, zakładka niezdefiniowana w programie Microsoft Word

• Nie można otworzyć pliku, ponieważ występują problemy z zawartością

• Konwertuj dokumenty Word na JPG za pomocą programu Batch Word to JPG Converter

• Zapisany dokument Word nie wyświetla się na podglądzie wydruku lub wydruku

• Program Word nie mógł utworzyć pliku roboczego, sprawdź tymczasową zmienną środowiskową

• Jak zmienić domyślny format pliku do zapisywania w Word, Excel, PowerPoint?

• Dodaj, zmień, usuń autora z właściwości autora w dokumencie pakietu Office

• Jak zarządzać wersjami dokumentów w programie Word

• Jak korzystać z konwertera miar w pakiecie Microsoft Office