Word ma dwie naprawdę przydatne funkcje, których prawie nikt nigdy nie używa: Porównaj dokumenty^{( Compare Documents)} i Połącz dokumenty^{( Combine Documents)} . Jak sugerują ich nazwy, funkcje umożliwiają porównywanie dwóch dokumentów programu Word^(Word) ze sobą lub łączenie dwóch ze sobą.

Więc kiedy będziesz musiał tego użyć? Cóż, jeśli jesteś podobny do mnie, prawdopodobnie masz 20 różnych wersji swojego CV zapisanych w różnych lokalizacjach na przestrzeni lat. Czasami trochę modyfikuję CV dla konkretnej firmy, aby podkreślić konkretną umiejętność, a czasami dodałem coś i po prostu zapisałem nową kopię.

W każdym razie byłoby miło szybko zobaczyć różnicę między moim najnowszym CV a starszymi, aby zobaczyć, czy jest coś, co powinienem dodać do najnowszego lub ewentualnie usunąć. W tym poście pokażę, jak wykorzystać te dwie funkcje, aby szybko znaleźć różnice między dwoma dokumentami i połączyć je, jeśli chcesz.

Porównaj i połącz dokumenty

W moim przykładzie chciałem zobaczyć, jaka jest różnica między moim starym CV napisanym w 2007 roku a najnowszym zaktualizowanym w 2013 roku. Aby to zrobić, otwórz Word , kliknij kartę Recenzja^(Review) , a następnie kliknij Porównaj^(Compare) .

Spowoduje to wyświetlenie okna dialogowego Porównaj dokumenty^{(Compare Documents)} , w którym musisz wybrać oryginalny dokument i poprawiony dokument.

Na dole zobaczysz całą masę ustawień porównania, które możesz po prostu pozostawić zaznaczone. Domyślnie pokaże również wszystkie zmiany w nowym dokumencie, co jest lepsze niż grzebanie w oryginalnych lub poprawionych dokumentach.

Otworzy się nowy dokument z kilkoma różnymi sekcjami: przewijaną listą poprawek po lewej stronie, połączonym dokumentem pokazującym wszystkie zmiany pośrodku i dwoma oryginalnymi dokumentami po prawej stronie. Przyjrzyjmy się bliżej każdej sekcji.

Jak widać tutaj, usunąłem kilka rzeczy i wstawiłem kilka innych wierszy tekstu. Dwukrotne kliknięcie dowolnego nagłówka ( Aseem Kishore wstawiony^{(Aseem Kishore Inserted)} lub Aseem Kishore usunięty^{(Aseem Kishore Deleted)} ), spowoduje przeniesienie kursora do dokładnie tej pozycji w dokumencie.

Pośrodku zobaczysz te wersje w różnych kolorach. Domyślnie wszystko, co ma przekreślenie, jest tym, co zostało usunięte, a wszystko, co jest zaznaczone na czerwono i podkreślone, zostało dodane do poprawionego dokumentu. Wszystko na zielono zostało przesunięte. Miejsce, z którego został przeniesiony, będzie podwójnie przekreślone na zielono, a miejsce, do którego został przeniesiony, będzie podwójnie podkreślone na zielono, jak pokazano tutaj:

Wreszcie, po prawej stronie, zobaczysz oryginalny dokument na górze i poprawiony dokument na dole. Gdy przewijasz górny dokument, dolny podąża za nim, aby były zsynchronizowane. Możesz jednak przewijać dolny niezależnie od górnego ekranu.

Oprócz tego widoku możesz również usunąć oba dokumenty źródłowe z prawego okienka i zamiast tego wyświetlić dymki, aby łatwo zobaczyć zmiany. Aby zobaczyć, co mam na myśli, kliknij ponownie przycisk Porównaj^(Compare) , a następnie Pokaż dokumenty źródłowe^{(Show Source Documents)} i na koniec kliknij Ukryj dokumenty źródłowe^{(Hide Source Documents)} .

Teraz kliknij przycisk Pokaż znaczniki^{(Show Markup)} w obszarze Śledzenie^(Tracking) i kliknij Balony^(Balloons) , a następnie Pokaż wersje w dymkach^{(Show Revisions in Balloons)} .

Po prawej stronie dokumentu zobaczysz teraz wszystkie poprawki z liniami pochodzącymi z dokumentu. Dzięki temu łatwiej będzie zobaczyć wszystkie zmiany, jeśli masz ich dużo.

Zauważ, że jeśli chcesz tylko zobaczyć różnice między dokumentami, naprawdę nie musisz robić nic więcej. Jeśli chcesz utworzyć ostateczny dokument z tych dwóch dokumentów, możesz kliknąć prawym przyciskiem dowolną zmianę i wybrać opcję Zaakceptuj^(Accept) lub Odrzuć^(Reject) .

Po zakończeniu możesz zapisać nowy dokument ze wszystkimi wprowadzonymi zmianami. Funkcja Combine Documents^{(Combine Documents)} jest prawie taka sama jak Compare . Jeśli wybierzesz opcję Połącz^(Combine) , pojawi się to samo okno dialogowe, w którym musisz wybrać oryginalny i poprawiony dokument.

Gdy to zrobisz, otrzymasz taki sam układ jak poprzednio, w którym widzisz połączone zmiany pośrodku. Ponownie^(Again) tekst przekreślony jest usuwany, dodawany jest tekst podkreślony na czerwono, a tekst zielony został przeniesiony. Wystarczy^(Just) kliknąć każdą zmianę prawym przyciskiem myszy i wybrać, czy zaakceptować, czy odrzucić każdą zmianę. Po zakończeniu zapisz nowy połączony dokument.

Ogólnie rzecz biorąc, są one naprawdę przydatne w sytuacjach, gdy masz wiele wersji tego samego dokumentu lub gdy kilka osób edytuje jeden dokument programu Word^(Word) i otrzymujesz wiele dokumentów do połączenia w jeden. Jeśli masz jakieś pytania, śmiało możesz je komentować. Cieszyć się!

How to Use Compare & Combine Documents in Word

Word has two really useful features thаt almost no one ever uses: Compare Documents and Combine Documents. As their names imply, the features let you either compare two Word docs against each other or combine two together.

So when would you ever need to use this? Well, if you’re like me, you probably have 20 different versions of your resume saved in various locations over the years. Sometimes I modify a resume slightly for a particular company to stress a particular skill or sometimes I’ve added stuff and just saved a new copy.

Anyway, it would be nice to quickly see the difference between my latest resume and older ones to see if there is something I should add to the latest one or possibly remove. In this post, I’ll show you how you can use these two features to quickly find differences between two documents and merge them if you like.

Compare & Combine Documents

In my example, I wanted to see what the difference was between my old resume written in 2007 and the latest one updated in 2013. To do this, open Word, click on the Review tab and then click on Compare.

This will bring up the Compare Documents dialog box where you need to pick your original document and revised document.

At the bottom, you’ll see a whole slew of comparison settings, which you can just leave all checked. By default, it will also show all the changes in a new document, which is better than messing with your original or revised documents.

A new document will open with several different sections: a scrollable list of revisions on the far left, the combined document showing all changes in the middle and the two original documents on the right hand side. Let’s take a closer look at each section.

As you can see here, I’ve deleted a few things and inserted a couple of other lines of text. If you double-click on any of the headings (Aseem Kishore Inserted or Aseem Kishore Deleted), it will move the cursor to that exact position in the document.

In the center, you will see these revisions in various colors. By default, anything with a strike-through is what has been deleted and anything in red and underlined is what has been added to the revised document. Anything in green has been moved around. The place where it was moved from will be double strike-through green and the place where it has been moved to will be double underlined green as shown here:

Finally, on the right hand side, you’ll see the original document at the top and the revised document down below. As you scroll the top document, the bottom one follows along so that they are in sync. You can scroll the bottom one independently of the top screen, though.

In addition to this view, you can also remove both the source documents from the right pane and instead show balloons to easily see the changes. To see what I mean, go ahead and click on the Compare button again, then on Show Source Documents and finally click on Hide Source Documents.

Now click on the Show Markup button under Tracking and click on Balloons and then Show Revisions in Balloons.

On the right hand side of the document, you’ll now see all the revisions with lines coming from the document. This can make it easier to see all the changes if you have a lot of them.

Note that if you just want to see the differences between the documents, then you really don’t have to do anything else. If you want to create a final document from these two documents, you can right-click on any change and choose to Accept or Reject.

Once you have finished, you can save the new document with all the changes you made. Combine Documents is pretty much exactly the same as Compare. If you choose Combine, you’ll get the same dialog where you have to choose the original and revised document.

Once you do that, you’ll get the same layout as before where you see the combined changes in the middle. Again, strikeout text is deleted, red underlined text is added and green text has been moved. Just right-click on each change and choose whether to accept or reject each change. When you are done, save the new combined document.

Overall, these are really useful for times when you have multiple versions of the same document or when several people edit one Word document and you end up with multiple documents to combine into one. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• Jak tworzyć i używać Autotekstu w Microsoft Word

• Użyj Malarza formatów w programie Word, aby skopiować i wkleić formatowanie

• Jak tworzyć i używać formuł w tabelach w programie Word

• Jak skonfigurować i używać formatu MLA w programie Microsoft Word

• Jak automatycznie wykonać kopię zapasową dokumentu Word na OneDrive?

• Jak tworzyć etykiety w programie Word z arkusza kalkulacyjnego Excel

• Jak stworzyć kartkę z życzeniami w MS Word

• 30+ najlepszych skrótów klawiaturowych Microsoft Word

• Jak bezpiecznie zabezpieczyć hasłem plik Excel

• Jak tworzyć formularze do wypełnienia w programie Word

• Jak zrobić histogram w Excelu

• Kompletny przewodnik po naprawie uszkodzonego lub uszkodzonego pliku Word

• Dodaj linię trendu regresji liniowej do wykresu punktowego programu Excel

• 7 najlepszych dodatków do programu Microsoft Word

• Szybkie dodawanie spisu treści do dokumentu Word

• Użyj Excela jako narzędzia do kopiowania danych z sieci

• Jak zdobyć Microsoft Word za darmo?

• Użyj Excela, aby obliczyć efektywną stopę procentową na podstawie nominalnej stopy procentowej

• Jak zrobić broszurę w programie Word

• Jak domyślnie zapisywać dokumenty pakietu Office na komputerze lokalnym?