To zawsze straszna tragedia, gdy ktoś traci coś ważnego, nad czym pracowali, ponieważ nie zachował właściwie swojego dokumentu. Zdarza się to częściej niż mogłoby się wydawać użytkownikom programów Excel i Word !

Na szczęście Microsoft dodał wiele funkcji w ostatnich kilku wersjach, które pomagają zmniejszyć ryzyko utraty danych z powodu awarii, przerw w dostawie prądu, przypadkowego usunięcia itp. Jedna funkcja nazywa się Autoodzyskiwanie^{(AutoRecover)} , a druga, mniej znana funkcja, nazywa się AutoBackup .

W tym artykule opowiem o tym, jak skonfigurować obie opcje, aby Twoje dane były jak najbardziej bezpieczne. Chciałbym również wspomnieć, że najnowsze wersje pakietu Office^(Office) umożliwiają zapisywanie dokumentów bezpośrednio w OneDrive , co jest dobrą opcją do rozważenia, ponieważ nadal będziesz mieć dostęp do swojej pracy, nawet jeśli dysk twardy ulegnie awarii.

Autoodzyskiwanie Excela

Funkcja automatycznego odzyskiwania^{(Auto Recover)} jest domyślnie włączona i zasadniczo zapisuje dokument automatycznie w tymczasowej lokalizacji po określonym przedziale czasu. Aby wyświetlić ustawienia Autoodzyskiwania^{(AutoRecover)} , kliknij Plik^(File) , a następnie Opcje^(Options) .

Kliknij Zapisz^(Save) w menu po lewej stronie, a zobaczysz opcję Autoodzyskiwania w obszarze ^{(AutoRecover)}Zapisz skoroszyty^{( Save Workbooks)} .

Domyślnie informacje Autoodzyskiwania^{(AutoRecover)} są zapisywane co 10 minut. Oprócz interwału, Excel musi być bezczynny przez 30 sekund, zanim dane zostaną zapisane. Ponadto automatycznie zapisane informacje są zapisywane w podanej tutaj lokalizacji pliku Autoodzyskiwania^{(AutoRecover file location)} . Więc jak to działa? Załóżmy^(Basically) , że masz arkusz roboczy podobny do poniższego i został zapisany.

Załóżmy teraz, że dodaję następujące dane do arkusza kalkulacyjnego Excel i czekam około 10 minut bez zapisywania dokumentu. Ponieważ interwał Autoodzyskiwania^{(AutoRecover)} jest ustawiony na 10 minut, musisz poczekać co najmniej tak długo na zapisanie danych.

W moim przypadku symulowałem awarię Excela^(Excel) , otwierając menedżera zadań i zabijając proces Excela^(Excel) . Następnie ponownie otworzyłem program Excel i od razu zobaczyłem opcję o nazwie Pokaż odzyskane pliki^{(Show Recovered Files)} .

Jeśli to klikniesz, wyświetli się lista plików Excela^(Excel) , które można odzyskać. W moim przypadku miał oryginalny plik, który zawierał dane tylko w A1 i A2, a także miał plik Autoodzyskiwany^{(AutoRecovered)} , który zawierał dane, których nie zapisałem na dysku.

Kliknięcie dowolnego elementu na liście spowoduje otwarcie innego wystąpienia programu Excel^(Excel) z danymi w tym konkretnym pliku. Ogólnie rzecz biorąc, jest to naprawdę przydatna funkcja w czasach, gdy nie zapisałeś całej swojej pracy, ale program Excel niespodziewanie się kończy.

Główną wadą tej funkcji jest to, że dane Autoodzyskiwania^{(AutoRecover)} są przechowywane na tym samym dysku twardym, co plik, więc jeśli coś stanie się z dyskiem twardym, wszystko zniknie. Możesz zmienić lokalizację w powyższych ustawieniach na osobny dysk twardy lub nawet na lokalizację sieciową, co bardzo polecam.

Należy zauważyć, że informacje Autoodzyskiwania^{(AutoRecover)} są również automatycznie usuwane przez program Excel w następujących okolicznościach:

1. Zapisujesz plik ręcznie lub za pomocą opcji Plik^(File) – Zapisz jako^{(Save As)} .
2. Zamykasz plik lub wychodzisz z programu Excel^(Excel) (bez względu na to, czy zapisujesz plik, czy nie)
3. Wyłączasz Autoodzyskiwanie^{(AutoRecover)} całkowicie lub tylko dla skoroszytu

Zasadniczo za każdym razem, gdy zapisujesz plik, usuwa on dane Autoodzyskiwania^{(AutoRecover)} . Ponadto, jeśli ręcznie zamkniesz program Excel i zdecydujesz się nie zapisywać danych, spowoduje to usunięcie danych Autoodzyskiwania^{(AutoRecover)} . Pamiętaj^(Just) o tym podczas korzystania z tej funkcji. Jeśli jesteś intensywnym użytkownikiem programu Excel^(Excel) , sugerowałbym ustawienie interwału Autoodzyskiwania^{(AutoRecover)} na około 2 lub 3 minuty zamiast 10.

Automatycznego tworzenia kopii zapasowych

Inną funkcją, o której niewiele osób naprawdę wie, jest AutoBackup . Aby z niego skorzystać, musisz najpierw przejść i zapisać plik, aby przejść do okna dialogowego Zapisz . ^(Save)Jeśli masz już zapisany dokument Excel , przejdź do Plik^(File) , a następnie Zapisz jako^{(Save As)} i wybierz lokalizację. Gdy to zrobisz, wyświetli się okno dialogowe Zapisz jako^{(Save As)} .

W oknie dialogowym kliknij przycisk Narzędzia^(Tools) , który znajduje się po lewej stronie przycisku Zapisz^(Save) . Zobaczysz kilka opcji, z których jedna to Opcje ogólne^{(General Options)} . Po kliknięciu pojawi się małe okno z kilkoma dodatkowymi opcjami.

Śmiało i zaznacz pole Zawsze twórz kopię zapasową^{(Always create backup)} . Kliknij OK^{(Click OK)} , a teraz po zapisaniu pliku zostanie również utworzony plik kopii zapasowej programu Excel z rozszerzeniem .XLK. ^(Excel)Zauważ, że za pierwszym razem pliki będą dokładnie takie same. Jeśli dokonasz zmian w oryginalnym pliku, a następnie zapiszesz go ponownie, plik kopii zapasowej pozostanie taki sam (oryginalne dane). Jednak przy trzecim zapisaniu plik kopii zapasowej zostanie zaktualizowany informacjami do drugiego zapisu.

Zasadniczo plik kopii zapasowej jest zawsze o jedną wersję za bieżącą wersją. Jeśli więc wprowadziłeś kilka zmian, zapisałeś plik, a następnie chciałeś wrócić do wersji, która nie zawierała tych zmian, możesz po prostu otworzyć plik kopii zapasowej.

Plik jest zapisany w tej samej lokalizacji, co plik oryginalny i wydaje się, że nie ma sposobu, aby to zmienić. Ta funkcja nie zwiększa bezpieczeństwa twojego dokumentu, ale jest dobra w pewnych okolicznościach.

Mamy nadzieję, że włączenie tych funkcji tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania w programie Excel^(Excel) uchroni Cię przed utratą ważnych danych. Zawsze dobrym rozwiązaniem jest użycie pamięci w chmurze (takiej jak OneDrive ) jako dodatkowej siatki bezpieczeństwa na wypadek katastrofalnej awarii komputera. Jeśli masz jakieś pytania, śmiało możesz je komentować. Cieszyć się!

How to Use Excel AutoRecover and AutoBackup Features

It’ѕ always a terrible tragedy when someone loses something important theу were working on becaυse they didn’t save theіr document properly. This happens more often than you would think to Excel and Word userѕ!

Luckily, Microsoft has added a lot of features in the last couple of versions that help reduce the chances of losing data due to crashes, power outages, accidental deletions, etc. One feature is called AutoRecover and the second, less-commonly known feature, is called AutoBackup.

In this article, I’ll talk about how to configure both options so that your data is as safe as possible. I would also like to mention that the latest versions of Office allow you to save documents directly to OneDrive, which is a good option to consider because you’ll still be able to access your work even if your hard drive fails.

Excel AutoRecover

The Auto Recover feature is turned on by default and basically saves your document automatically into a temporary location after a set time interval. To view the AutoRecover settings, click on File and then Options.

Click on Save in the left-hand menu and you’ll see the AutoRecover option under Save Workbooks.

By default, AutoRecover information is saved every 10 minutes. In addition to the interval, Excel has to be idle for 30 seconds before the data will be saved. Also, the autosaved information is saved in the AutoRecover file location listed here. So how does it work? Basically, let’s say you have a worksheet like the one below and you have it saved.

Now let’s say I add the following data to the Excel spreadsheet and wait about 10 minutes without saving my document. Since the AutoRecover interval is set for 10 minutes, you need to wait at least that long for the data to be saved.

In my case, I simulated an Excel crash by opening the task manager and killing the Excel process. After that, I reopened Excel and immediately saw an option called Show Recovered Files.

If you click on that, it will bring up a list of Excel files that can be recovered. In my case, it had the original file, which had data in just A1 and A2, and it also had the AutoRecovered file, which included the data that I had not saved to disk.

Clicking on any of the items in the list will open another instance of Excel showing the data in that particular file. Overall, this is a really useful feature for those times when you didn’t save all your work, but Excel ends unexpectedly.

The major downside to this feature is that the AutoRecover data is stored on the same hard drive as your file, so if something happens to your hard drive, everything will be gone. You can change the location in the settings above to a separate hard drive or even to a network location, which I highly recommend.

Note that AutoRecover information is also deleted automatically by Excel in the following circumstances:

1. You save the file manually or by using File – Save As.
2. You close the file or quit Excel (whether you save the file or not)
3. You turn off AutoRecover completely or for just the workbook

So basically, whenever you save the file, it gets rid of the AutoRecover data. In addition, if you manually quit Excel and choose not to save the data, it will delete the AutoRecover data. Just keep that in mind when using this feature. If you are a heavy Excel user, I would suggest setting the AutoRecover interval to something like 2 or 3 minutes instead of 10.

AutoBackup

Another feature that not many people really know about it is AutoBackup. To use it, you have to first go and save your file to get to the Save dialog box. If you already have a saved Excel document, go to File and then Save As and choose a location. When you do this, it’ll bring up the Save As dialog.

In the dialog, click on the Tools button that is to the left of the Save button. You’ll see a couple of options, one of which is General Options. When you click on that, a small window will appear with some more options.

Go ahead and check the Always create backup box. Click OK and now when you save the file, an Excel backup file will also be created with a .XLK extension. Note that the first time you do this, the files will be exactly the same. If you make edits to the original file and then save it again, the backup file will still remain the same (the original data). The third time you save it, however, the backup file will be updated with information up to the second save.

Basically, the backup file is always one version behind the current version. So if you made a bunch of changes, saved your file and then wanted to go back to the version that didn’t have those changes, you could just open the backup file.

The file is saved in the same location as the original file and there doesn’t seem to be a way to change that. This feature doesn’t add a whole lot of safety to your document, but it’s good in certain circumstances.

Enabling these backup and recovery features in Excel will hopefully save you from losing important data. It’s always a good option to use cloud storage (like OneDrive) as an extra safety net in case your computer catastrophically fails. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• Dodaj linię trendu regresji liniowej do wykresu punktowego programu Excel

• Jak zrobić histogram w Excelu

• Jak bezpiecznie zabezpieczyć hasłem plik Excel

• Jak stworzyć schemat blokowy w Wordzie i Excelu

• Jak tworzyć etykiety w programie Word z arkusza kalkulacyjnego Excel

• Jak ukryć arkusze, komórki, kolumny i formuły w programie Excel

• Jak tworzyć wykresy Gantta w programie Microsoft Excel

• Jak korzystać z funkcji YEARFRAC w programie Excel

• 13 porad i wskazówek OneNote, aby lepiej organizować notatki

• 40 najlepszych skrótów klawiaturowych Microsoft Excel

• Jak dodawać i drukować obrazy tła programu Excel

• Użyj Excela jako narzędzia do kopiowania danych z sieci

• Jak grupować arkusze robocze w programie Excel

• Jak przełączać się między arkuszami roboczymi w programie Excel

• Przewodnik po wszystkich rozszerzeniach plików Excel i ich znaczeniu

• Połącz komórki między arkuszami i skoroszytami w programie Excel

• Jak nagrać makro w programie Excel

• Wstaw arkusz programu Excel do dokumentu programu Word

• Wykresy danych w Excelu

• Formatuj komórki za pomocą formatowania warunkowego w programie Excel