Narzędzie do śledzenia wydatków jest niezbędne, jeśli planujesz budżet lub chcesz wiedzieć, dokąd trafiają Twoje pieniądze. Formularze Google^{(Google Forms)} to darmowy kreator formularzy, który świetnie sprawdza się jako narzędzie do śledzenia wydatków.

Formularze Google^{(Google Forms)} są w dużym stopniu konfigurowalne, więc chociaż mogą być również używane jako ankieta, narzędzie RSVP , formularz kontaktowy, arkusz rejestracji produktu lub dowolny inny formularz pytań/odpowiedzi, możesz przekształcić je w niestandardowe narzędzie do śledzenia wydatków, wybierając pytania związane z wydatkami .

Narzędzie do śledzenia wydatków w Formularzach Google^{(Google Forms)} może śledzić wszystko, co chcesz w związku z transakcją, a ponieważ działa świetnie na telefonie, będziesz mieć go przy sobie, gdziekolwiek jesteś.

Możesz przestać zapisywać rachunki lub próbować rozszyfrować obciążenie karty kredytowej; po prostu otwórz narzędzie do śledzenia wydatków zaraz po wydaniu pieniędzy, aby zarejestrować wszystkie ważne szczegóły i przesłać je do arkusza kalkulacyjnego, który możesz później przejrzeć.

Wskazówka^(Tip) : Zobacz naszą listę najlepszych aplikacji do budżetowania i śledzenia wydatków^{(best budgeting and expense tracking apps)} , aby poznać inne sposoby śledzenia wydatków. Nie są tak konfigurowalne jak Formularze Google^{(Google Forms)} , ale mają swoje zalety.

Zdecyduj, co śledzić^{(Decide What To Track)}

Ideą narzędzia do śledzenia wydatków jest śledzenie tego, na co wydajesz pieniądze, więc formularz musi zawierać kilka podstawowych szczegółów. Ale w zależności od tego, co chcesz śledzić, możesz potrzebować dodatkowych pól w formularzu.

Oto kilka przykładów tego, co możesz chcieć śledzić:

• Cena^(Price) : Ile kosztuje ta transakcja?
• Sklep^(Store) : Gdzie wydajesz pieniądze?
• Description : Na co wydajesz pieniądze?
• Kategoria^(Category) : Jaki to rodzaj zakupu (rozrywka, jedzenie, rachunek itp.)?
• Użyta forma płatności^{(Payment method used)} : Jak za nią płacisz (która karta/bank/aplikacja)?
• Kto ponosił koszty^{(Who ran the expense)} : Jeśli z formularza korzysta wiele osób
• Notatki^(Notes) : Jakieś dodatkowe notatki, które musisz zrobić?

Decydując, co uwzględnić w narzędziu do śledzenia wydatków w Formularzach Google^{(Google Forms)} , pamiętaj, że chcesz, aby pola były jak najszersze, aby można je było zastosować do wszystkiego, co kupujesz. Niekoniecznie potrzebujesz pola, które pyta, na przykład, jaki rodzaj żywności kupujesz, chyba że jest to wyłącznie narzędzie do śledzenia wydatków na żywność; możesz również użyć tego do rejestrowania płatności czynszu i rachunków telefonicznych.

W tej notatce możesz ustawić dowolne z pól w formularzu śledzenia wydatków jako wymagane lub niewymagane. Tak więc, jeśli chcesz mieć naprawdę konkretne pole do czegoś, po prostu spraw, aby nie było ono wymagane, aby nie trzeba było go używać do każdej transakcji.

Utwórz narzędzie do śledzenia wydatków w Formularzach Google^{(Build The Google Forms Expense Tracker)}

To jest przykładowy moduł do śledzenia wydatków, więc Twój w żadnym wypadku nie musi wyglądać dokładnie tak, jak ten. Używamy ogólnych pytań z jeszcze szerszymi opcjami odpowiedzi, aby pokazać, jak to działa. Dowiesz się, że edytowanie formularza jest niezwykle łatwe, więc nie powinieneś mieć problemu z dostosowaniem go dla siebie.

• Otwórz Formularze Google^{(Open Google Forms)} .
• Wybierz Pusty^(Blank) , aby rozpocząć nowy formularz.
• Zmień nazwę formularza na coś rozpoznawalnego.
• Wybierz pierwsze pole i zmień je na Krótka odpowiedź^{(Short answer)} .

• Nazwij tę cenę^(Price) , potwierdź, że jest wyświetlany numer^{(Is number)} To, a następnie zaznacz przycisk Wymagane^(Required) .

• Użyj znaku plusa z menu po prawej stronie, aby dodać nowe pytanie, ale tym razem wybierz Wielokrotny wybór^{(Multiple choice)} .
• Nazwij ten sklep^(Store) , a następnie wypełnij opcje odpowiedzi, wpisując zwykłe sklepy, w których robisz zakupy. Inne^(Other) jest dodawane domyślnie, więc jeśli dokonasz zakupu w innym sklepie, możesz go tam wpisać.

• Kontynuuj^(Continue) wypełnianie formularza, zadając różne pytania, które chcesz sobie zadać za każdym razem, gdy coś kupujesz. Skorzystaj z powyższych sugestii, takich jak metoda płatności i pytanie z opisem, aby podać jak najwięcej szczegółów. Przyda się to później, gdy zinterpretujemy wszystkie wyniki z formularza.
• Użyj przycisku podglądu (ikona oka) u góry Formularzy Google^{(Google Forms)} , aby uzyskać adres URL^(URL) formularza. Możesz udostępnić go każdemu, komu chcesz użyć formularza, lub wysłać go do siebie, aby był łatwo dostępny z telefonu.

Nie jest to konieczne, ale formularz może również zawierać obrazy, nagłówki i unikalny schemat kolorów. Kolorowy formularz może sprawić, że śledzenie wydatków będzie zabawne, jeśli to w ogóle możliwe! Ikona malowania u góry strony to miejsce, w którym wprowadzasz te zmiany.

Skonfiguruj obliczenia^{(Set Up Calculations)}

Każdy wpis z formularza jest gromadzony w ładnie sformatowanym arkuszu kalkulacyjnym w Arkuszach Google^{(Google Sheets)} . Wybierz ODPOWIEDZI^{(RESPONSES )} u góry formularza, a następnie kliknij ikonę arkusza kalkulacyjnego, aby zmienić nazwę arkusza kalkulacyjnego (jeśli chcesz).

Po otwarciu arkusza kalkulacyjnego utwórz nową kartę na dole i nazwij ją podobnie jak Obliczenia^{(Calculations)} . 

Z tego miejsca możesz zrobić wszystko, co obsługuje Arkusze ^(Sheets)Google : zsumować wszystkie wydatki w danym okresie, utworzyć wykresy, aby wizualnie zrozumieć swoje wydatki, zobaczyć, kto wydaje najwięcej pieniędzy, określić, które sklepy kosztują Cię najwięcej itp. .

Używanie tego typu formuł w Arkuszach Google^{(Google Sheets)} jest poza zakresem tego artykułu, ale spójrzmy na coś naprawdę prostego, na przykład zsumowanie wszystkich wydatków dla każdej osoby, abyśmy mogli naprawdę zobaczyć, kto wydaje najwięcej. Zawsze możesz dostosować formułę, aby zsumować, ile wydajesz w każdym sklepie.

Najprostszym sposobem na zsumowanie wszystkich wydatków niezależnie od osoby, która dokonała transakcji, jest uruchomienie formuły sumy^(sum) w następujący sposób:

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

To obliczenie działa w naszym przykładzie, ponieważ kolumna ceny z odpowiedzi formularza znajduje się w kolumnie B.

Oto wzór Arkuszy Google^{(Google Sheets)} , który pokazuje o wiele bardziej szczegółowy wgląd w to, ile wydaje każda osoba:

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

Działa to poprzez wprowadzenie sumif , a następnie wybranie kolumny zawierającej nazwy ( G w naszym przykładzie). Następna część to identyfikacja nazwiska, Jeff . Na koniec wybierz nagłówek kolumny z cenami, aby gdy druga kolumna pasowała do nazwy, której szukamy, doda tylko te ceny.

Przejrzyj listę funkcji Arkuszy Google,^{(list of Google Sheets functions)} aby znaleźć inne sposoby interpretacji danych z formularza. Innym sposobem sprawdzenia swoich wydatków jest wykres lub wykres; Google ma^{(Google has a tutorial)} na ten temat samouczek.

How To Use Google Forms As An Expense Tracker

An expense tracker іs vitаl if you’re budgeting or you need to know where your money is going. Google Forms is a frеe form builder that works great as an expense tracker.

Google Forms is heavily customizable, so while it can also be used as a survey, RSVP tool, contact form, product signup sheet, or any other question/answer form, you can make it into a custom expense tracker by choosing expense-related questions.

A Google Forms expense tracker can keep tabs on anything you want regarding a transaction, and since it works great from a phone, you’ll have it with you wherever you go.

You can stop saving receipts or trying to decipher a charge on your credit card; just pull up your expense tracker right after you spend money to record all the important details and submit it to a spreadsheet you can review later.

Tip: See our list of the best budgeting and expense tracking apps for some other ways to track expenses. They’re not as customizable as Google Forms but they do have their own benefits.

Decide What To Track

The idea of an expense tracker is to keep tabs on what you’re spending your money on, so there are a few basic details that the form needs to include. But depending on what you’re wanting to track, you might need some extra fields in the form.

Here are some examples of what you might want to track:

• Price: How much is this transaction?
• Store: Where are you spending the money?
• Description: What are you spending money on?
• Category: What type of purchase is it (entertainment, food, bill, etc.)?
• Payment method used: How are you paying for it (which card/bank/app)?
• Who ran the expense: If there are multiple people using the form
• Notes: Any extra notes you need to make?

When deciding what to include in a Google Forms expense tracker, keep in mind that you want the fields to be as broad as possible so that they can apply to anything you’re purchasing. You don’t necessarily need a field that asks what kind of food you’re buying, for example, unless this is solely a food expense tracker; you might want to also use this for recording rent payment and phone bills.

On that note, you can make any of the fields in your expense tracker form required or not required. So, if you do want a really specific field for something, just make it not required so that you don’t have to use it for every transaction.

Build The Google Forms Expense Tracker

This is a sample expense tracker, so yours, by no means, needs to look exactly like this one. We’re using broad questions with even broader answer options to show how this works. You’ll learn that editing the form is extremely easy, so you shouldn’t have any problem customizing it for yourself.

• Open Google Forms.
• Select Blank to start a new form.
• Rename your form to something recognizable.
• Select the first box and change it to Short answer.

• Name this one Price, confirm that Is number is shown, and then mark the Required button.

• Use the plus sign from the menu off to the right to add a new question, but this time choose Multiple choice.
• Name this one Store, and then fill out the answer options with the usual stores you shop at. Other is added by default, so if you end up making a purchase from a different store, you can type it in there.

• Continue through the form making all the different questions you want to ask yourself each time you buy something. Use the suggestions above, like the payment method and description question, to provide yourself with as much detail as possible. This will come in handy later when we interpret all the results from the form.
• Use the preview button (the eye icon) at the top of Google Forms to get the URL to your form. You can share this with anyone you want to use the form with, or send it to yourself so that it’s easily accessible from your phone.

This isn’t necessary, but your form can also include images, headings, and a unique color scheme. A colorful form might make tracking expenses fun, if that’s at all possible! The paint icon at the top of the page is where you go for those changes.

Set Up Calculations

Every entry from your form is gathered in a nicely formatted spreadsheet at Google Sheets. Select RESPONSES from the top of your form and then click the spreadsheet icon to rename the spreadsheet (if you want).

After the spreadsheet opens, create a new tab at the bottom and name it something like Calculations. 

From there, you can do anything that Google Sheets supports: add up all your expenses for a given time period, create graphs for a visual understanding of your expenses, see who’s spending the most money, identify which stores are costing you the most, etc.

Using those types of formulas in Google Sheets is out of the scope of this article, but let’s look at something really simple like adding up all the expenses for each person so that we can really see who’s spending the most. You can always adapt the formula to total how much you’re spending at each store.

The easiest way to total all the expenses regardless of the person who did the transaction, is to run the sum formula, like this:

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

This calculation works for our example because the price column from the form responses is in column B.

Here’s a Google Sheets formula that shows a much more detailed look at how much each person is spending:

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

The way this works is by entering sumif and then choosing the column that contains the names (G in our example). The next part is identifying the name, Jeff. Finally, select the column heading with the prices so that when the other column matches the name we’re after, it will add just those prices.

Look through Google’s list of Google Sheets functions for some other ways to can interpret the data from your form. Another way to see your expenses is with a chart or graph; Google has a tutorial on doing that.

Related posts

• 5 funkcji skryptów Arkuszy Google, które musisz znać

• Jak usunąć obramowania tabeli w Dokumentach Google

• 4 sposoby konwersji Excela na Arkusze Google

• Jak czat w Dokumentach Google ułatwia współpracę przy dokumentach

• Jak wstawić znak wodny w programie Word i Dokumentach Google

• Jak skonfigurować potwierdzenia odczytu w programie Outlook

• Jak korzystać z funkcji Speak Cells programu Excel

• Jak sortować według daty w programie Excel

• Prezentacje Google a Microsoft PowerPoint – jakie są różnice?

• Spraw, aby OpenOffice Writer wyglądał i działał bardziej jak Microsoft Word

• 10 narzędzi do odzyskiwania zgubionego lub zapomnianego hasła PST programu Outlook

• Jak dodać numery slajdów do prezentacji PowerPoint

• Jak naprawić wiersz w programie Excel

• Jak odzyskać usunięte wiadomości e-mail w Office 365?

• Zmień orientację poziomą w Dokumentach Google

• 9 sposobów na otwarcie dokumentu Word bez słowa

• Jak korzystać z analizy warunkowej programu Excel

• Jak wstawić animowany GIF w programie PowerPoint

• Jak korzystać z wypełniania Flash w programie Excel

• Microsoft Outlook nie chce się otworzyć? 10 sposobów na naprawę