Czy kiedykolwiek przegapiłeś ważną wiadomość e-mail, ponieważ Twoja skrzynka odbiorcza była pełna poprzednich wiadomości bez odpowiedzi? Większość ludzi tego doświadczyła i prawie każdy zna rozproszenie pięćdziesięciu nieprzeczytanych e-maili, które wymagają Twojej uwagi, gdy tylko rano otworzysz skrzynkę odbiorczą.

Według badań pracownicy spędzają aż 28 procent swojego tygodnia na^{(28 percent of their week)} czytaniu i odpowiadaniu na e-maile. To więcej niż jedna czwarta twojego całego czasu w pracy. O ile więcej możesz osiągnąć, gdybyś nie musiał radzić sobie z ciągłym zalewem e-maili?

Co to jest skrzynka odbiorcza zero?

Inbox Zero to koncepcja opracowana przez Merlina Manna^{(Merlin Mann)} , eksperta w dziedzinie produktywności. Chociaż większość ludzi interpretuje „zero” w nazwie jako odniesienie do liczby e-maili, które dana osoba ma, pierwotnie odnosiło się to do tego, ile czasu ludzie spędzają na myśleniu o e-mailach. Jeśli nie masz żadnych e-maili, nie spędzasz prawie żadnego czasu na myślenie o nich.

Z tego artykułu dowiesz się, jak ograniczyć liczbę nieprzeczytanych e-maili w skrzynce odbiorczej do absolutnego minimum, korzystając z narzędzi dostępnych w Gmailu^(Gmail) , a także o praktykach, które możesz zastosować w swoim dniu pracy, które pomogą Ci okiełznać chmarę otrzymywanych e-maili w ciągu dnia.

Podstawy zarządzania pocztą e-mail

Pierwszym krokiem do poprawy wydajności poczty e-mail jest zamknięcie skrzynki odbiorczej. Może to zabrzmieć sprzecznie z intuicją, ale lepiej jest dać sobie określony czas na czytanie i odpowiadanie na e-maile niż na adresowanie ich po ich otrzymaniu. Badania^(Research) wykazały, że terminy, narzucone samodzielnie lub nie, poprawiają wydajność^{(deadlines, self-imposed or not, improve efficiency)} i skracają czas poświęcony na projekt.

Przeznacz^(Set) pięć minut na początku każdej godziny, a może dwadzieścia minut na początku i na końcu dnia, na odpowiadanie na e-maile^{(to answer emails)} . Usuń wszystkie e-maile, które wyraźnie zawierają spam^{(clearly spam)} . Jeśli odpowiedź na wiadomość e-mail wymaga dwóch minut lub mniej, najpierw odpowiedz na nią.

Jeśli odpowiedź na wiadomość e-mail będzie wymagała więcej czasu, przenieś ją do specjalnie wyznaczonego folderu.

Korzystanie z Gmaila w celu osiągnięcia Inbox Zero

Gmail jest najczęściej używanym klientem poczty e-mail na świecie, ale większość ludzi nie zdaje sobie sprawy, jak wszechstronna jest ta platforma. Gmail jest pełen narzędzi^{(chock-full of tools)} i konfigurowalnych opcji, które zapewniają ogromną kontrolę nad jego wyglądem. Inbox Zero staje się znacznie bardziej osiągalny, gdy skorzystasz z tych narzędzi.

Użyj specjalnych gwiazdek

Wszyscy wiedzą o możliwości „oznaczenia gwiazdką” wiadomości e-mail, klikając ikonę gwiazdki^(Star) — ale czy wiesz, że można użyć 12 różnych gwiazdek? Kliknij ^(Click) Settings > See All Settings > General , a następnie przewiń, aż zobaczysz podsekcję Gwiazdy .^(Stars)

Istnieją różne kolory gwiazdek, ale są też ikony, takie jak wykrzyknik, strzałka przewijania do przodu, znacznik wyboru, znak zapytania i małe i. Domyślnie aktywna jest tylko główna gwiazda, ale możesz kliknąć i przeciągnąć dowolną ikonę do sekcji W użyciu^{(In use)} , aby je aktywować.

W Gmailu^(Gmail) pojawi się tylko jeden symbol . Kliknij^(Click) go kilka razy, aby przejść przez wszystkie wybrane gwiazdki. Wybierz co najmniej cztery symbole: gwiazdkę standardową, gwiazdkę czerwoną, małą literę i oraz zielony kwadrat.

Skonfiguruj wiele skrzynek odbiorczych i filtrów^{(Set Up Multiple Inboxes and Filters)}

Być może znasz już kilka kart dostępnych w Gmailu^(Gmail) : Promocje, Osobiste^(Personal) , Społeczności^(Social) itp. Przejdź do Settings > Inbox i obok Typ skrzynki odbiorczej^{(Inbox type,)} kliknij pole rozwijane i wybierz Wiele skrzynek odbiorczych.^{(Multiple inboxes.)}

Pojawi się nowa sekcja o nazwie Wiele sekcji skrzynki odbiorczej. ^{(Multiple inbox sections.)}Możesz nazwać do pięciu sekcji niestandardowych, które będą wyświetlane obok głównej skrzynki odbiorczej, chociaż dwie są domyślnie wypełnione. Jedna sekcja dotyczy wiadomości e-mail oznaczonych gwiazdką^(Starred) , a druga wersji roboczych. Te sekcje są oznaczone przez ich zapytania wyszukiwania, więc będziesz musiał dowiedzieć się, jak nazywa się każda ze specjalnych gwiazd, aby odłożyć dla nich sekcje.

Oto nazwy każdej gwiazdy:

Żółta gwiazda
Czerwona gwiazda
Pomarańczowo-gwiazdkowa
Zielona gwiazdka
Niebieska gwiazda
Fioletowa gwiazda
Yellow-bang (wykrzyknik)
Red-bang
Fioletowe pytanie
Pomarańczowo-guillemet^{(Orange-guillemet)} (symbol szybkiego przewijania do przodu)
Zielony czek
Niebieskie informacje (małe litery i)

Pole zapytania wyszukiwania rozpoznaje różne operatory, więc możesz użyć poleceń OR/AND , aby umieścić wiele gwiazdek w tej samej sekcji. Obok pola Zapytanie wyszukiwania^{(Search query)} znajduje się pole Nazwa sekcji^{(Section name)} . Wpisz konkretną nazwę, pod którą chcesz, aby pole miało się tutaj nazywać.

Aby osiągnąć Inbox Zero , najlepiej skonfigurować kilka konkretnych sekcji:

Wymaga działania/odpowiedzi
Potrzebuje pilnej odpowiedzi
Oczekiwanie na odpowiedź
Delegowane

Możesz skonfigurować piątą sekcję zgodnie z własnymi potrzebami, ale te cztery będą obsługiwać najbardziej podstawowe zadania.

Osiągnięcie zera w skrzynce odbiorczej^{(Reaching Inbox Zero)}

Teraz, gdy zmieniłeś ustawienia Gmaila^(Gmail) , nadszedł czas, aby wszystko wprowadzić w życie. Najpierw^(First) ustaw filtry. Wpisz następujące informacje:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

Kiedy otrzymasz wiadomość e-mail, pierwszą rzeczą, którą powinieneś zrobić, to zdecydować, czy wymaga odpowiedzi, czy też należy ją usunąć. Jeśli wiadomość e-mail jest spamem lub po prostu nie gwarantuje odpowiedzi, natychmiast ją usuń lub zarchiwizuj.

Jeśli wiadomość e-mail wymaga odpowiedzi i zajmie mniej niż dwie minuty, odpowiedz na nią. Jeśli potrzebujesz więcej niż dwóch minut, kliknij raz ikonę gwiazdki^(Star) . Jeśli wiadomość e-mail jest pilna i powinna być następną rzeczą, na którą odpowiesz, kliknij dwukrotnie ikonę, aby oznaczyć ją czerwoną gwiazdką^{(Red Star)} .

Po udzieleniu odpowiedzi na wiadomość e-mail, jeśli czekasz na odpowiedź, kliknij trzy razy ikonę gwiazdki^(Star) , aby oznaczyć ją jako „Oczekiwanie na odpowiedź”. Jeśli otrzymasz wiadomość e-mail, którą lepiej obsłuży ktoś inny, prześlij ją do odpowiedniej osoby i kliknij czterokrotnie ikonę gwiazdki , aby oznaczyć ją jako „Przekazane”.^(Star)

Wybierz, kiedy chcesz odpowiedzieć na e-mail i skup się na pracy tylko w tym czasie. Wyznaczając sobie terminy i ustalając okresy obsługi poczty e-mail, zmniejszasz ilość czasu spędzanego w skrzynce odbiorczej, dzięki czemu możesz skupić się na ważniejszych zadaniach. Jeśli zdecydujesz się zająć tym na początku godziny, skup się najpierw na odpowiadaniu na pilne e-maile, a następnie zajmij się resztą.

Wdrażając te metody w życie, szybko uzyskasz pełną kontrolę nad swoją skrzynką odbiorczą. Jeśli jest już bałagan, przeznacz pół godziny dziennie na sortowanie e-maili, które już masz i ustalenie, czy są one ważne, czy nie. Odpowiadaj tym, którzy tego potrzebują, usuwaj tych, którzy tego nie potrzebują.

Może to trochę potrwać, ale filtry^{(but filters)} , wyznaczone skrzynki odbiorcze i inne narzędzia pomogą Ci dotrzeć do Inbox Zero, a^{(Inbox Zero–and)} Ty dowiesz się, jakie techniki najlepiej pomogą Ci tam pozostać.

How to Get to Inbox Zero in Gmail

Have you ever missed an important email because your inbox was full of previous, unanѕwered messages? Most peoрle have experienced this and almost everyone knows the distraction of fifty unread emails that demand your attention as soon as you оpen your inbox in the morning.

According to studies, workers spend as much as 28 percent of their week reading and answering emails. That’s more than a quarter of your entire time at work. How much more could you accomplish if you didn’t have to handle a constant barrage of emails?

What Is Inbox Zero?

Inbox Zero is a concept developed by Merlin Mann, an expert on productivity. Although most people interpret the “zero” in the name to refer to the number of emails a person has, it originally referenced how much time people spend thinking about email. If you have zero emails, you spend almost zero time thinking about them.

This article will walk you through how to keep the number of unread emails in your inbox to an absolute minimum using tools available to you within Gmail, as well as practices you can apply to your workday that will help you tame the swarm of emails you receive throughout the day.

Email Management Basics

The first step to improving your email productivity is to close your inbox. It might sound counterintuitive, but it is better to give yourself set periods of time to read and respond to emails than to address them as they arrive. Research has shown that deadlines, self-imposed or not, improve efficiency and reduce the time spent on a project.

Set aside five minutes at the start of each hour, or maybe twenty minutes at the start and end of the day, to answer emails. Delete any emails that are clearly spam. If an email requires two minutes or less to answer, respond to it first.

If an email will require more time to answer, move it to a specially-designated folder.

Using Gmail to Reach Inbox Zero

Gmail is the most-used email client in the world, but most people don’t realize just how versatile the platform actually is. Gmail is chock-full of tools and customizable options that give you a tremendous amount of control over its appearance. Inbox Zero becomes much more achievable when you take advantage of these tools.

Use Special Stars

Everyone knows about the ability to “star” an email by clicking the Star icon–but did you know there are 12 different stars that can be used? Click Settings > See All Settings > General and then scroll until you see the Stars subsection.

There are different colors of stars, but there are also icons like an exclamation mark, a fast-forward arrow, a check mark, a question mark, and a lower-case i. By default, only the main star is active, but you can click and drag any of the icons to the In use section to activate them.

Only a single symbol will appear in Gmail. Click it multiple times to cycle through all of the different stars you have selected. Choose at least four symbols: the standard star, the red star, the lower-case i, and the green-check.

Set Up Multiple Inboxes and Filters

You might already be familiar with several of the tabs available to you in Gmail: Promotions, Personal, Social, etc. Navigate to Settings > Inbox and beside Inbox type, click the drop-down box and select Multiple inboxes.

A new section appears called Multiple inbox sections. You can name up to five custom sections to view alongside your main inbox, although two are filled in by default. One section is for Starred emails, while the other is for drafts. These sections are designated by their search queries, so you will need to learn what each of the special stars is called in order to set aside sections for them.

These are the names of each star:

Yellow-star
Red-star
Orange-star
Green-star
Blue-star
Purple-star
Yellow-bang (exclamation mark)
Red-bang
Purple-question
Orange-guillemet (fast forward symbol)
Green-check
Blue-info (lower-case i)

The search query field recognizes different operators, so you can use OR/AND commands to include multiple stars within the same section. Beside the Search query field is the Section name field. Enter the specific name you want the field to be called here.

To achieve Inbox Zero, it’s best to set up a few specific sections:

Needs Action/Reply
Needs Urgent Reply
Awaiting Reply
Delegated

You can choose to set up a fifth section according to your needs, but these four will handle the most basic tasks.

Reaching Inbox Zero

Now that you have changed your Gmail settings, it’s time to put everything into action. First, set your filters. Enter the following:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

When you receive an email, the first thing you should do is decide whether it requires a response or if you should delete it. If the email is spam or just doesn’t warrant a response, immediately delete it or archive it.

If the email requires a response and will take less than two minutes, answer it. If you need more than two minutes, click the Star icon once. If the email is urgent and should be the next thing you respond to, click the icon twice to mark it with a Red Star.

Once you respond to an email, if you are waiting on a reply, click the Star icon three times to designate it as “Awaiting Reply.” If you receive an email that is better handled by someone else, forward it to the appropriate person and click the Star icon four times to mark it as “Delegated.”

Choose when you want to respond to your email and focus on working only within those times. By giving yourself deadlines and set periods to handle email, you reduce the amount of time you spend in your inbox so that you can focus on more important tasks. If you choose to deal with it at the start of the hour, focus on responding to any urgent emails first, then handle the rest from there.

By putting these methods into practice, you can soon attain total control of your inbox. If it is already a mess, set aside half an hour a day to sort through the emails that you already have and determine whether they are important or not. Respond to those that need it, delete those that don’t.

It might take a bit of time, but filters, designated inboxes, and other tools will help you reach Inbox Zero–and you’ll find what techniques best help you stay there.

Paulina Sokołowska

About the author

Jestem inżynierem oprogramowania z ponad dwuletnim doświadczeniem w pracy nad aplikacjami mobilnymi i desktopowymi. Mam doświadczenie w aktualizacjach systemu Windows, usługach i Gmailu. Moje umiejętności sprawiają, że jestem idealnym kandydatem do zadań takich jak tworzenie aplikacji Windows lub utrzymywanie klientów poczty e-mail.

Jak dostać się do Inbox Zero w Gmailu

Co to jest skrzynka odbiorcza zero?

Podstawy zarządzania pocztą e-mail