Wszystko, co robisz, generuje gdzieś dane. Dane te, gdy są gromadzone i analizowane, stają się informacją. Te informacje mogą powiedzieć komuś więcej o tobie, niż prawdopodobnie chcesz, aby wiedział.

Informacje zbierane z biegiem czasu mogą komuś powiedzieć wszystko o Tobie i mogą zostać użyte, aby Ci pomóc lub zaszkodzić. Te dane są nazywane metadanymi.

Co to są metadane?

Metadane^(Metadata) to dane o danych. Czy^(Don) nie nienawidzisz, gdy ludzie używają słowa, aby je zdefiniować? Dane^(Data) to fakty całkowicie obiektywne. Nie można go rozsądnie kwestionować. Jeden to jeden, a zero to zero. Temperatura jest taka, jaka jest. Dzisiejsza data to dzisiejsza data. Dostajesz punkt.

Metadane^(Metadata) to fakty dotyczące pojedynczego fragmentu danych. Zilustrujmy to przykładem pisania listu w programie Microsoft Word^{(Microsoft Word)} .

Piszesz list, który chcesz wysłać do władz w sprawie czegoś, co dzieje się w pracy, co jest nieetyczne, a może nawet nielegalne. Tak, od razu staliśmy się dramatyczni.

Litera to informacja stworzona ze znaków, które wpisałeś w określonej kolejności. Wpisane znaki są generowane przez kilka jedynek i zer. Jedynki i zera to dane, które składają się na informacje zawarte w liście.

Kiedy jedynki i zera zamieniają się w literę, pojawiają się inne dane o tworzonej literze. Niektóre z tych metadanych obejmują moment wpisania listu, kto napisał list, kiedy został ostatnio zapisany, w jakiej wersji programu Word został utworzony, wszystko to są dane dotyczące danych lub metadanych.

Co robią metadane?

W Microsoft Office większość metadanych jest dostępna tylko dla Twojej korzyści. Może pomóc Ci znaleźć najnowszą wersję dokumentu lub zobaczyć, kto go utworzył, dzięki czemu możesz zadać im pytania na ten temat. Pomaga śledzić zmiany lub komentarze w dokumentach.

Jest również używany przez program pakietu Office^(Office) i inne programy do pracy z dokumentem. Eksplorator^(Explorer) Windows wykorzystuje te informacje na przykład do kategoryzowania i sortowania dokumentów.

Dlaczego miałbym chcieć usunąć metadane^(Metadata) ?

Wróćmy do listu, który wysyłasz władzom, mówiącego o czymś podejrzanym, co dzieje się w pracy. Robisz to anonimowo, bo boisz się kary, albo po prostu nie chcesz być w to zaangażowany, poza zwróceniem na to uwagi władz. To jest whistleblowing.

Robisz wszystko i otrzymujesz tymczasowy adres e-mail i wysyłasz go z publicznego komputera w bibliotece, aby zatrzeć ślady. Ze względu na metadane dokument może zawierać informacje, których można użyć do powiązania go z Tobą. Może nawet być do niego przyczepione twoje imię.

Co gorsza, zmiany wprowadzone w dokumencie, chociaż nie są już dla Ciebie widoczne, mogą nadal znajdować się w dokumencie. Jeśli napisałeś akapit o czymś specyficznym dla Ciebie, ale potem go usunąłeś, ponieważ mógł być użyty do Twojej identyfikacji, nadal może to być część pliku w postaci metadanych.

Jak wyświetlić metadane pakietu Office?

Poniżej znajduje się lista metod sprawdzania, jakie metadane są dołączone do plików Word , Excel lub PowerPoint . Metadane^(Metadata) otaczające wiadomości e-mail wysyłane z programu Outlook^(Outlook) są znacznie bardziej złożone i wykraczają poza zakres tego artykułu.

Wyświetl metadane^{(View Metadata)} w programie Word^(Word) , Excel lub PowerPoint

Po otwarciu dokumentu, skoroszytu lub prezentacji, którą chcesz sprawdzić:

Kliknij Plik^{(File )} w lewym górnym rogu.

Na ekranie Informacje^{(Info )} zobaczysz między innymi wiele informacji, takich jak Rozmiar^(Size) , Strony^(Pages) , Słowa^(Words) , Całkowity czas edycji^{(Total Editing Time)} , Ostatnia modyfikacja^(Modified) , Utworzone^(Created) i Pokrewne osoby .

Pod tymi danymi kliknij Pokaż wszystkie właściwości^{(Show All Properties)} , aby zobaczyć więcej danych.
UWAGA: ^(NOTE:) Zwróć^(Pay) uwagę na dane szablonu^(Template) . Jeśli użyłeś szablonu, który ma Twoje imię i nazwisko lub nazwę firmy w nazwie pliku, może to być śledzone.

Wyświetl metadane w Eksploratorze Windows

Otwórz Eksploratora Windows^{(Windows Explorer)} i przejdź do miejsca, w którym zapisałeś plik.

^{(Right-click)}Kliknij plik prawym przyciskiem myszy i kliknij Właściwości^(Properties) .

W oknie Właściwości^(Properties) kliknij kartę Szczegóły^(Details) . Zobaczysz wszystkie metadane na zwięzłej i zwięzłej liście.

^{(View All Metadata)}Wyświetl wszystkie metadane plików Word , Excel lub PowerPoint

Extensible Markup Language ( XML ) to de facto dokument do przechowywania metadanych w informatyce. Towarzyszy wszystkim rodzajom plików, a pliki Microsoft Office nie są wyjątkiem.

Przeglądanie tych dokumentów XML jest zaskakująco łatwe. Zróbmy to z plikiem Word .

1. Otwórz Eksploratora Windows^{(Windows Explorer)} i przejdź do miejsca, w którym zapisałeś plik.
2. Utwórz kopię pliku, aby przypadkowo nie uszkodzić oryginalnego pliku.
3. Wybierz plik kopii i albo naciśnij przycisk F2 na klawiaturze, albo kliknij plik prawym przyciskiem myszy i wybierz Zmień nazwę^(Rename) .

Zmień rozszerzenie pliku z .docx na .zip . Tak, każdy typ pliku pakietu Office^(Office) , który kończy się na x , jest skompresowanym plikiem zawierającym dokumenty XML. Otrzymasz ostrzeżenie, że to zrobisz. Kliknij Tak^(Yes) .

Kliknij plik prawym przyciskiem myszy i wybierz Wyodrębnij wszystko…^{(Extract All…)}

W oknie, które zostanie otwarte, zapyta Cię, gdzie chcesz zapisać wyodrębnione pliki i czy chcesz wyświetlić wyodrębnione pliki po zakończeniu. Wartości domyślne są dobre. Kliknij Wyodrębnij^(Extract) .

Po zakończeniu wyodrębniania zobaczysz trzy foldery i plik XML . Przeglądaj w tych plikach, aby zobaczyć, jakie informacje są tam przechowywane. Jeśli klikniesz dwukrotnie plik XML , prawdopodobnie otworzy się on w przeglądarce Internet Explorer^{(Internet Explorer)} .

Będzie to wyglądać dziwnie, ale powinieneś być w stanie zrozumieć, co oznacza większość informacji. Istnieją dwa pliki XML, które mogą zawierać Twoje imię i nazwisko: core.xml w folderze docProps oraz document.xml i people.xml , oba w folderze Word .

Jak usunąć metadane^{(Delete Metadata)} z Microsoft Word , Excel lub PowerPoint?

Dotarcie tutaj zajęło dużo czasu, ale jeśli masz zamiar zrobić coś takiego, powinieneś dokładnie wiedzieć, dlaczego. Zajmijmy się tym.

Usuń metadane^{(Delete Metadata)} w programie Word^(Word) , Excel lub PowerPoint

Kliknij Plik^{(File )} w lewym górnym rogu.

Na stronie Informacje^{(Info )} kliknij Sprawdź problemy^{(Check for Issues)} po lewej stronie, w pobliżu środka strony.

Kliknij Sprawdź dokument^{(Inspect Document)} . Otworzy się okno Inspektora dokumentów .^{(Document Inspector )}

 Upewnij^(Make) się, że wszystkie pola wyboru w Inspektorze dokumentów^{(Document Inspector)} są zaznaczone, a następnie kliknij przycisk Sprawdź^(Inspect) .

Po zakończeniu Inspektora dokumentów^{(Document Inspector)} zobaczysz informacje o rodzaju znalezionych danych. Zielony znacznik w kółku oznacza, że ​​nie znaleziono danych tego typu. Czerwony wykrzyknik oznacza, że ​​znalazł dane tego typu. Obok opisu tego typu danych zobaczysz przycisk Usuń wszystko^{(Remove All)} .

Kliknij^(Click) to, aby usunąć wszystkie dane tego typu. Może być kilka takich przycisków, więc przewiń w dół, aby upewnić się, że masz je wszystkie.

Po usunięciu metadanych możesz kliknąć przycisk Sprawdź ponownie^{(Reinspect )} , aby upewnić się, że niczego nie pominięto.

Zapisz teraz dokument, aby upewnić się, że dane nie zostaną ponownie wprowadzone.

Jak mieć pewność^(Certain) , że metadane^(Metadata) zostały usunięte?

Wykonaj powyższe kroki, aby wyświetlić wszystkie metadane w programie Word, Excel lub PowerPoint^{(View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint)} . Po sprawdzeniu plików core.xml, document.xml i people.xml powinieneś zobaczyć, że w dokumencie nie ma już żadnych danych osobowych.

Jeśli zmienisz rozszerzenie z powrotem z .zip na .docx, będziesz mógł ponownie otworzyć plik normalnie w programie Word^(Word) .

Jak usunąć metadane^{(Delete Metadata)} w Eksploratorze Windows^{(Windows Explorer)}

Jest to dobra metoda, jeśli chcesz szybko usunąć metadane z kilku plików. Robienie tego dla 2 lub więcej plików można zrobić w ciągu kilku sekund.

Otwórz Eksploratora Windows^{(Windows Explorer)} i przejdź do pliku, z którego chcesz usunąć metadane. Kliknij plik prawym przyciskiem myszy i kliknij ^{(Right-click)}Właściwości^(Properties) .

W oknie Właściwości^(Properties) kliknij kartę Szczegóły^(Details) , a następnie kliknij Usuń właściwości i dane osobowe^{(Remove Properties and Personal Information)} .

Możesz usunąć informacje na dwa sposoby. Możesz usunąć metadane z oryginalnego pliku lub wykonać kopię pliku bez żadnych metadanych.

Usuń metadane z oryginalnego pliku

Wybierz Usuń następujące właściwości z tego pliku:^{(Remove the following properties from this file:)} następnie zaznacz tylko te pola, które chcesz, lub kliknij przycisk Wybierz wszystko^{(Select All )} . Następnie kliknij OK .

Utwórz kopię bez metadanych

Spowoduje to utworzenie kopii pliku i dodanie słowa Kopiuj^(Copy) na końcu nazwy pliku. Z tą kopią nie będą powiązane żadne metadane.

W oknie Usuń właściwości^{(Remove Properties)} wybierz Utwórz kopię z usuniętymi wszystkimi możliwymi właściwościami,^{(Create a copy with all possible properties removed)} a następnie kliknij przycisk OK .

Porównaj właściwości oryginału i kopii, aby zobaczyć różnicę.

W czystym?

Czy to oznacza, że ​​jesteś czysty? Nie możesz teraz zidentyfikować na podstawie dokumentu? Trudno powiedzieć. To, co zrobisz z dokumentem w następnej kolejności, określi to.

Wszelkie dalsze cyfrowe przetwarzanie dokumentu, takie jak wysyłanie go pocztą e-mail, może spowodować dodanie metadanych z powrotem do łańcucha. Realną opcją jest wydrukowanie dokumentu i wysłanie go pocztą. Trudno jest uzyskać metadane z papieru.

How to Completely Delete Personal Metadata from Microsoft Office Documents

Everything you do gеnerates data sоmewhere. That dаta, when collected and analyzed, becomes information. That information can tell someone more about you than you probably want them to know.

The information collected over time can tell someone everything about you and can be used to help or harm you. This data is known as metadata.

What is Metadata?

Metadata is data about data. Don’t you hate it when people use a word to define that word? Data is facts that are completely objective. It cannot be reasonably disputed. One is one and zero is zero. The temperature is what it is. Today’s date is today’s date. You get the point.

Metadata is facts about a single piece of data. Let’s illustrate this with the example of writing a letter in Microsoft Word.

You type a letter to send to authorities about something going on at work that is unethical, possibly even illegal. Yes, we got dramatic right away.

The letter is information made from the characters you typed in a certain order. The characters you typed are generated by a bunch of ones and zeroes. The ones and zeroes are the data that makes up the information in the letter.

When the ones and zeroes are turned into the letter, there is other data about the letter that gets created. Some of that metadata includes when you typed the letter, who typed the letter, when it was last saved, what version of Word was it created in, all these are data about the data or metadata.

What Does Metadata Do?

In Microsoft Office, most of the metadata is there just for your benefit. It can help you find the newest version of a document or see who created the document so you could ask them questions about it. It helps to keep track of edits or comments on documents.

It is also used by the Office program and other programs to work with the document. Windows Explorer uses the information to categorize and sort documents, for example.

Why Would I Want to Remove Metadata?

Let’s go back to the letter you’re sending to the authorities about something sketchy going on at work. You’re doing this anonymously because you fear retribution, or you just don’t want to be involved beyond bringing it to the authorities’ attention. It’s whistleblowing.

You go all out and get a temporary e-mail address and send it from a public computer at a library to cover your tracks. Because of metadata, the document may have information that can be used to link it back to you. It even may still have your name attached to it.

Even worse, changes you made to the document, although no longer visible to you, may still be in the document. If you wrote a paragraph about something specific to you but then removed it because it could be used to identify you, it still could be a part of the file in the form of metadata.

How Can I View Office Metadata?

Following is a list of methods to see what metadata is attached to your Word, Excel, or PowerPoint files. Metadata surrounding e-mail sent from Outlook is far more complex and beyond the scope of this article.

View Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

With the document, workbook, or presentation open that you want to check:

Click on File in the top-left corner.

On the Info screen, you’ll see plenty of information such as Size, Pages, Words, Total Editing Time, Last Modified, Created, and Related People among other data.

Under that data, click on Show All Properties to see more data.
NOTE: Pay attention to the Template data. If you used a template that has your name, or a company name in its filename, that could be tracked to you.

View Metadata in Windows Explorer

Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.

Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab. You’ll see all the metadata in compact and concise list.

View All Metadata for Word, Excel, or PowerPoint Files

Extensible Markup Language (XML) is the defacto document for the storage of metadata in computing. It accompanies all kinds of files and Microsoft Office files are no exception.

Viewing these XML documents is surprisingly easy. Let’s do this with a Word file.

1. Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.
2. Make a copy of the file, so you don’t accidentally corrupt the original file.
3. Select the copy file and either tap the F2 button on your keyboard or right-click on the file and select Rename.

Change the extension of the file from .docx to .zip. Yes, each Office filetype that ends in x is a compressed file containing XML documents. You’ll get a warning about doing this. Click Yes.

Right-click on the file and select Extract All…

In the window that opens, it will ask you where you want to save the extracted files and if you want to show the extracted files when finished. The default values are good. Click Extract.

Once the extraction is done, you’ll see three folders and an XML file. Explore in these files to see what information is stored there. If you double-click on an XML file, it will likely open in Internet Explorer.

It will look odd, but you should be able to make out what most of the information means. There are two XML files that may contain your name: core.xml in the docProps folder, and document.xml and people.xml, both in the word folder.

How to Delete Metadata from Microsoft Word, Excel, or PowerPoint

It took a long time to get here, but if you’re going to do something like this you should know exactly why. Let’s get on with it.

Delete Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

Click on File in the top-left corner.

On the Info page, click on Check for Issues on the left, near the middle of the page.

Click on Inspect Document. The Document Inspector window will open.

 Make sure all the checkboxes in the Document Inspector are checked, then click the Inspect button.

Once the Document Inspector is done, you’ll see information about what kind of data it found. A green checkmark in a circle means it found no data of that type. A red exclamation mark means it found data of that type. Next to that data type’s description you’ll see the Remove All button.

Click on that to remove all data of that type. There may be several of these buttons, so scroll down to ensure you get all of them.

After you’ve removed the metadata, you may want to click the Reinspect button, just to make sure it didn’t miss anything.

Save your document now to ensure the data doesn’t get re-entered.

How to be Certain the Metadata was Deleted

Go through the steps above for View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint. Upon inspecting the core.xml, document.xml and people.xml files, you should see that there is no personal data in the document anymore.

If you change the extension back from .zip to .docx, you’ll be able to open the file normally in Word again.

How to Delete Metadata in Windows Explorer

This is a good method if you want to strip metadata from several files quickly. Doing this for 2 or more files can be done in a matter of seconds.

Open Windows Explorer and navigate to the file you want to remove metadata from. Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab then click on Remove Properties and Personal Information.

You can remove information in two ways. You can remove metadata from the original file or make a copy of the file without any metadata.

Remove Metadata from Original File

Select Remove the following properties from this file: then either check only the boxes you want or click on the Select All button. Then click OK.

Make a Copy with No Metadata

This will make a copy of the file and add the word Copy to the end of the filename. That copy will not have any metadata associated with it.

In the Remove Properties window, select Create a copy with all possible properties removed then click the OK button.

Compare the properties of the original and the copy to see the difference.

In the Clear?

Does this mean you’re in the clear? You cannot be identified now from the document? That’s difficult to say. What you do with the document next will determine that.

Any further digital processing of the document, like emailing it, could add metadata back into the chain. A viable option is to print the document and mail it. It’s difficult to get metadata from paper.

Related posts

• Jaka jest najnowsza wersja pakietu Microsoft Office?

• Jaką mam wersję pakietu Microsoft Office?

• Jak zmienić tło w Microsoft Teams

• Jak tworzyć i używać Autotekstu w Microsoft Word

• Jak tworzyć wykresy Gantta w programie Microsoft Excel

• Co to jest Microsoft MyAnalytics i jak z niego korzystać?

• Jak tworzyć etykiety w programie Word z arkusza kalkulacyjnego Excel

• Jak dodać muzykę do prezentacji PowerPoint

• Jak używać korespondencji seryjnej w programie Word do tworzenia listów, etykiet i kopert

• Jak automatycznie wykonać kopię zapasową dokumentu Word na OneDrive?

• Jak opanować wzorzec slajdów w programie Microsoft PowerPoint

• Samouczek dotyczący podstaw programu Microsoft Excel — nauka korzystania z programu Excel

• Microsoft Outlook nie odpowiada? 8 poprawek do wypróbowania

• Jak zrobić histogram w Excelu

• Dodaj linię trendu regresji liniowej do wykresu punktowego programu Excel

• Jak bezpiecznie zabezpieczyć hasłem plik Excel

• Microsoft Word nie odpowiada? 8 sposobów, aby to naprawić

• 12 przydatnych porad i wskazówek dotyczących programu Microsoft Word

• Jak zrobić broszurę w programie Word

• 4 sposoby na przeprowadzenie ankiety Microsoft Teams podczas spotkań