Jeśli jesteś użytkownikiem platformy Microsoft 365^{(Microsoft 365)} , być może widziałeś ikonę aplikacji Power Automate wśród aplikacji firmy Microsoft^(Microsoft) , które znasz lepiej, takich jak Excel , Powerpoint i Outlook . Omówimy, czym jest Power Automate i co może zrobić. Następnie przyjrzymy się kilku przydatnym szablonom usługi Power Automate , które możesz od razu zaimplementować. 

Wiele prac biurowych obejmuje powtarzalne zadania, których wykonanie nie wymaga naukowca — na przykład zapisywanie załącznika do wiadomości e-mail^{(email attachment)} w określonym folderze w usłudze OneDrive^(OneDrive) lub Dropbox albo tworzenie zadania w programie Microsoft Planner^{(Microsoft Planner)} z wiadomości w usłudze Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} . Do takich zadań stworzono usługę Power Automate^{(Power Automate)} . 

Co to jest Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate był kiedyś nazywany Microsoft Flow . Jest to zestaw narzędzi podobny do IFTTT (If This Then That) , którego możesz używać do robienia rzeczy takich jak:

• Zautomatyzuj^(Automate) procesy w ustawieniach biznesowych. 
• Wysyłaj^(Send) automatyczne przypomnienia, gdy zadanie jest zaległe.
• Zautomatyzuj^(Automate) powtarzające się zadania ręczne, rejestrując działania myszy, naciśnięcia klawiszy i inne kroki.

Innymi słowy, Microsoft Power Automate pozwala zastąpić ręczne, a czasem złożone procesy zautomatyzowanymi przepływami pracy. 

Nie tylko dla aplikacji Microsoft

Jak można się spodziewać, Microsoft Power Automate łączy się z innymi aplikacjami firmy Microsoft . ^(Microsoft)Możesz na przykład skonfigurować proces w Power Automate , który odbiera wiadomość otrzymaną w Microsoft Teams i zapisuje ją w Microsoft OneNote . 

Ale to, co sprawia, że ​​Power Automate jest naprawdę przydatne, to fakt, że może również łączyć się z mnóstwem^{(ton )} aplikacji innych firm. Kiedy ostatnio sprawdzaliśmy, Power Automate łączy się z ponad 500 innymi usługami. Whoa . 

Trzy rodzaje przepływów

Firma Microsoft^(Microsoft) kategoryzuje czynności, które można wykonać w usłudze Power Automate , na trzy rodzaje przepływów:

1. Przepływy chmury
2. Przepływy pulpitu
3. Przepływy procesów biznesowych

Przyjrzyjmy się każdemu rodzajowi przepływu i zastanówmy się, dlaczego możesz go użyć.

Przepływy w chmurze usługi Power Automate

Przepływy w chmurze w Microsoft Power Automate można dalej podzielić na trzy kategorie: 

• Zautomatyzowane przepływy
• Natychmiastowe przepływy
• Zaplanowane przepływy

Zautomatyzowane przepływy są wyzwalane przez zdarzenie, na przykład w przypadku opublikowania nowego tweeta z określonym hashtagiem lub otrzymania wiadomości e-mail od określonej osoby. Możesz użyć zautomatyzowanego przepływu, aby połączyć konta i umożliwić im komunikowanie się ze sobą. Na przykład możesz utworzyć automatyzację, która wyśle ​​​​Ci wiadomość tekstową za każdym razem, gdy otrzymasz e-mail od swojego szefa.

Kliknięcie przycisku wyzwala natychmiastowe przepływy. Załóżmy, że wielokrotnie wysyłasz do zespołu e-mail z przypomnieniem o dołączeniu do codziennego spotkania zespołu. Możesz stworzyć przycisk, aby to zautomatyzować. Utwórz przycisk, a za każdym razem, gdy klikniesz ten przycisk, do Twojego zespołu zostanie automatycznie wysłana wiadomość e-mail z przypomnieniem o dołączeniu do spotkania. Nie tylko zaoszczędzi to Twój czas, ale także zmniejszy liczbę błędów, takich jak nieumyślne pozostawienie kogoś poza e-mailem.

Zaplanowany przepływ automatyzuje zadania zgodnie z harmonogramem. Na przykład możesz utworzyć zaplanowany przepływ, który automatycznie przekazuje dane do witryny programu SharePoint^(SharePoint) lub określonej bazy danych.

Są to trzy rodzaje przepływów usługi Power Automate , które zajmują się informacjami w chmurze. Następnie przyjrzymy się przepływom zadań wykonywanych na komputerze. 

Przepływy pulpitu Power Automate

Firma Microsoft^(Microsoft) udostępnia narzędzie o nazwie Power Automate Desktop , które rozszerza możliwości Power Automate , umożliwiając automatyzację powtarzających się procesów pulpitu, a także czynności wykonywane w Internecie. Przypomina to nagrywanie makra w programie Excel . Możesz zarejestrować serię akcji i określić warunki, które muszą być spełnione, aby wyzwolić ten zestaw akcji.

Na przykład możesz utworzyć przepływ na pulpicie, który wyodrębnia dane z witryny internetowej i dodaje je do pliku programu Excel^(Excel) . Możesz też skonfigurować przepływ, który łączy dokumenty Microsoft Word w pliki PDF^(PDFs) . 

Przepływy procesów biznesowych^{(Business Process Flows)} w Power Automate

Załóżmy, że masz pracowników, którzy odpowiadają na zgłoszenia do obsługi klienta. Bez względu na to, który pracownik wchodzi w interakcję z klientem, chcesz, aby wykonał dokładnie te same kroki, aby doświadczenie klienta było spójne. 

Innymi słowy, możesz użyć przepływu procesów biznesowych, aby skonfigurować serię kroków, które ludzie będą wykonywać, aby osiągnąć określony wynik. Zamiast polegać wyłącznie na szkoleniu pracowników, przepływy procesów biznesowych kierują pracownikiem i pomagają mu uniknąć błędów.

Przydatne szablony Power Automate

Być może najłatwiejszym sposobem na zrozumienie tego, co może zrobić Microsoft Power Automate , jest zapoznanie się z niektórymi szablonami. Jeśli używałeś IFTTT^(IFTTT) , znasz tę koncepcję. Szablony Power Automate^{(Power Automate)} są jak aplety lub przepisy w IFTTT^{(applets or recipes in IFTTT)} . 

Możesz używać szablonów usługi Power Automate^{(Power Automate)} bez zmian lub dostosowywać je do konkretnych okoliczności i celów. Oto kilka, od których możesz zacząć.

Przydatne szablony automatycznego przepływu

1. Zapisz załączniki wiadomości e-mail z usługi Outlook.com w usłudze OneDrive^{(Save Outlook.com email attachments to your OneDrive)} . 

Za każdym razem, gdy otrzymasz wiadomość e-mail z załącznikiem, załącznik zostanie zapisany w usłudze OneDrive^(OneDrive) w folderze o nazwie Załączniki e-mail z usługi ^(Email)Power Automate .

1. Wyślij wiadomość e-mail z nowymi tweetami dotyczącymi określonego słowa kluczowego^{(Send an email for new Tweets about a certain keyword)} . 

Za każdym razem, gdy pojawi się tweet dotyczący określonego słowa kluczowego, Power Automate wyśle ​​wiadomość e-mail z podstawowymi danymi użytkownika dotyczącymi konta, które opublikowało tweeta. 

Przydatne szablony Instant Flow

1. Wyślij mi przypomnienie za 10 minut^{(Send myself a reminder in 10 minutes)} . 

Ten szablon przepływu tworzy przycisk, który wyśle ​​Ci niestandardowe opóźnione przypomnienie.

1. Zaplanuj spotkanie z nadawcą wiadomości^{(Schedule a meeting with a message sender)} . 

Ten przepływ umożliwia zaplanowanie spotkania z nadawcą dowolnej wiadomości z kanału lub czatu Microsoft Teams .

Przydatne szablony zaplanowanego przepływu

1. Wyślij mi e-maila z listą nadchodzących wydarzeń w Kalendarzu^{(Email me with a list of upcoming Calendar events)} . 

Ten szablon sprawdzi Twój kalendarz i wyśle ​​e-mailem podsumowanie nadchodzącego tygodnia, w tym informacje o lotach, hotelach i pogodzie.

1. Wyślij wiadomość e-mail z przypomnieniem usługi Office 365 Outlook o wczesnych spotkaniach następnego dnia^{(Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day)} . 

Jest to świetne rozwiązanie dla osób, które zapominają spojrzeć na jutrzejszy harmonogram, ale często sprawdzają pocztę e-mail. Jeśli następnego dnia przed wyznaczoną godziną są jakieś spotkania, wyśle ​​przypomnienie na Twój adres e-mail programu Outlook^(Outlook) .

Spędzaj więcej czasu robiąc rzeczy, których nikt inny nie^{(Things No One Else)} może zrobić

Slogan firmy Microsoft dotyczący usługi Power Automate brzmi: „ Zadbaj^(Take) o to, co ważne. Zautomatyzuj resztę”. Musisz przyznać, że mają rację. Jeśli zautomatyzujesz to, co można zautomatyzować, pozostanie Ci więcej czasu na ważniejsze rzeczy, takie jak opracowywanie strategii, głębokie myślenie i relaks. Przyszłość jest teraz i nadszedł czas, aby roboty pracowały dla Ciebie!

What Is Microsoft Power Automate and Free Templates to Download

If yoυ’re a Microsoft 365 user, you may have seen the icon for the Powеr Automate app listed among Microsoft apps you’re more familiar with, like Excel, Powerpoint, and Outlook. We’ll discuss what Power Automate is and what it can do. Then we’ll take a look at a few useful Power Automate templates that you can implement right away. 

Many office jobs involve repetitive tasks that don’t take a rocket scientist to perform–things like saving an email attachment to a particular folder on OneDrive or Dropbox or creating a task in Microsoft Planner out of a message in Microsoft Teams. These are the kinds of tasks that Power Automate was made to do. 

What Is Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate used to be called Microsoft Flow.  It’s a toolkit similar to IFTTT (If This Then That) that you can use to do things like:

• Automate processes in business settings. 
• Send automatic reminders when a task is past due.
• Automate repetitive manual tasks by recording mouse actions, keystrokes, and other steps.

In other words, Microsoft Power Automate lets you replace manual and sometimes complex processes with automated workflows. 

Not Just for Microsoft Apps

As you would expect, Microsoft Power Automate connects to other Microsoft apps. You could, for example, set up a process in Power Automate that takes a message you receive in Microsoft Teams and saves it to Microsoft OneNote. 

But what makes Power Automate really useful is that it can also connect to a ton of third-party apps. The last time we checked, Power Automate connects to over 500 other services. Whoa. 

Three Kinds of Flows

Microsoft categorizes things you can do in Power Automate into three kinds of flows:

1. Cloud flows
2. Desktop flows
3. Business process flows

Let’s look at each kind of flow and go over why you might use it.

Power Automate’s Cloud Flows

Cloud flows in Microsoft Power Automate can be further broken down into three categories: 

• Automated flows
• Instant flows
• Scheduled flows

Automated flows are triggered by an event, like when a new tweet is posted with a particular hashtag or when you receive an email from a specific person. You can use an automated flow to connect accounts and allow them to communicate with each other. For example, you could create an automation that sends you a text message whenever you get an email from your boss.

The click of a button triggers instant flows. Let’s say you repeatedly email your team a reminder to join the daily team meeting. You could create a button to automate that. Create the button, and then any time you click that button, an email is automatically sent to your team reminding them to join the meeting. Not only will that save you time, but it will also cut down on mistakes, like inadvertently leaving someone off the email.

A scheduled flow automates tasks on a schedule. For instance, you could create a scheduled flow that automatically uploads data to a SharePoint site or a specific database.

Those are the three kinds of Power Automate flows that deal with information in the cloud. Next, we’ll look at flows for tasks you perform on your desktop. 

Power Automate’s Desktop Flows

Microsoft has a tool called Power Automate Desktop that extends the capabilities of Power Automate, enabling you to automate repetitive desktop processes, and that includes actions you perform on the web. It’s similar to recording a macro in Excel. You can record a series of actions and specify the conditions that must be true to trigger that set of actions.

For example, you could create a desktop flow that extracts data from a website and adds it to an Excel file. Or you could set up a flow that combines Microsoft Word documents into PDFs. 

Power Automate’s Business Process Flows

Let’s say you have employees who respond to customer service requests. No matter which employee is interacting with a customer, you want them to follow the exact same steps, so the customer experience is consistent. 

In other words, you can use a business process flow to set up a series of steps for people to follow to achieve a particular outcome. Instead of relying on employee training alone, business process flows guide the employee and help them avoid mistakes.

Useful Power Automate Templates

Perhaps the easiest way to wrap your mind around what Microsoft Power Automate can do is explore some templates. If you’ve used IFTTT, you’re familiar with this concept. Power Automate templates are just like applets or recipes in IFTTT. 

You can use Power Automate templates as-is, or you can tweak them to fit your specific circumstances and goals. Here are a few to get you started.

Useful Automated Flow Templates

1. Save Outlook.com email attachments to your OneDrive. 

Whenever you get an email with an attachment, the attachment will be saved to your OneDrive in a folder called Email Attachments from Power Automate.

1. Send an email for new Tweets about a certain keyword. 

Any time there’s a tweet about a keyword you specify, Power Automate will send out an email with some basic user details about the account that posted the tweet. 

Useful Instant Flow Templates

1. Send myself a reminder in 10 minutes. 

This flow template creates a button that will send you a custom delayed reminder.

1. Schedule a meeting with a message sender. 

This flow allows you to schedule a meeting with the sender of any message from a Microsoft Teams channel or chat.

Useful Scheduled Flow Templates

1. Email me with a list of upcoming Calendar events. 

This template will look at your calendar and send you an email summary of your upcoming week, including info on flights, hotels, and weather.

1. Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day. 

This is a great one for people who forget to look at tomorrow’s schedule but do frequently check emails. If there are any meetings the next day before the time you specify, it will send a reminder to your Outlook email.

Spend More Time Doing the Things No One Else Can Do

Microsoft’s tagline for Power Automate is, “Take care of what’s important. Automate the rest.” You have to admit, they’ve got a point. If you automate what can be automated, that leaves you more time for more important things like strategizing, deep thinking, and relaxing. The future is now, and it’s time to put the robots to work for you!

Related posts

• Czy odzyskiwanie plików systemu Windows firmy Microsoft działa? Przetestowaliśmy to.

• Samouczek Microsoft Planner: wszystko, co musisz wiedzieć

• 11 najlepszych darmowych programów do tworzenia zrzutów ekranu dla systemu Windows

• Użyj starej kamery internetowej, aby monitorować swoją nieruchomość za darmo

• Jak blokować witryny za pomocą bezpłatnego oprogramowania do kontroli rodzicielskiej?

• Najlepsze programy do dodania nowych funkcji do systemu Windows 10

• Jak sprawdzić, czy temperatura procesora jest zbyt wysoka?

• 10 najlepszych rozszerzeń prywatności dla Chrome (2022)

• 3 narzędzia do diagnozowania i rozwiązywania problemów z monitorem

• 9 sposobów na nagrywanie rozgrywki na komputerze

• 8 najlepszych darmowych aplikacji OCR do konwersji obrazów na tekst

• 7 najlepszych darmowych pisarzy i drukarek PDF

• Przewodnik po konferencji wideo Microsoft Teams

• Najlepsze bezpłatne oprogramowanie do czatu zespołowego dla systemu Windows 10

• Najlepsi edytorzy przecen: wszystkie platformy i online

• Parser e-maili Zapier: 3 kreatywne sposoby korzystania z niego

• Edytor skryptów Google Apps: wszystko, co musisz wiedzieć, aby rozpocząć

• Najlepsze darmowe oprogramowanie do klonowania dysków twardych dla systemu Windows 10

• Jak działają strony internetowe: dowiedz się, co kryje się pod maską

• 5 najlepszych aplikacji do filtrowania światła niebieskiego dla systemów Windows, Mac i Linux