Niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym ekspertem od Getting Things Done GTD , czy dopiero zaczynasz poznawać proces GTD , Todoist jest zdecydowanie najlepszą aplikacją z listą rzeczy do zrobienia, która wspiera przepływ pracy GTD .

Dlaczego to? Istnieje wiele powodów, które mają związek z jego funkcjami, układem i faktem, że domyślna funkcjonalność naturalnie wspiera strukturę GTD , którą zbudujesz w nim.

Nawet jeśli nigdy nie słyszałeś o GTD , poniżej znajdziesz podstawowe wskazówki dotyczące GTD , które pomogą Ci zacząć i jak wykorzystać Todoist , aby to zrobić.

Uwaga^(Note) : Dokładna wersja GTD użyta w tym artykule jest zbudowana na zasadach przedstawionych przez Carla Pulleina^{(Carl Pullein)} i jego klasę Your Digital Life 3.0 Online^{(Your Digital Life 3.0 Online class)} (którą bardzo polecam). W tym artykule opisano tylko, jak korzystać z Todoist w ramach tego systemu. Jest wiele szczegółów, których nie mamy w tym artykule miejsca.

Co to jest robienie rzeczy (GTD)?

Zasady „Załatwianie spraw” istnieją już od jakiegoś czasu . ^{(Things Done)}Nie ma zestawu narzędzi ani aplikacji, których musisz użyć, ale podstawowe zasady dotyczące każdego podejścia są zasadniczo takie same.

GTD pomaga opróżnić umysł ze wszystkiego, co pływa w nim przez cały dzień. Dzięki temu Twój mózg może naprawdę skupić się na zadaniu przed Tobą, zamiast ciągle się rozpraszać.

Działa, dając ci serię kroków, które wykonujesz co tydzień, aby zachować porządek. Te kroki obejmują:

• Przechwytywanie^(Capturing) każdego pomysłu, zadania, działania lub spotkania, które się pojawi. Możesz być w trakcie spotkania, a Twój szef daje Ci element działania. Możesz spacerować po parku i masz świetny pomysł na książkę, którą chcesz napisać. Nie ma znaczenia, kiedy, gdzie i jak — za każdym razem, gdy pomyślisz o czymś, co musisz zrobić, przechwycisz to w swojej „Skrzynce odbiorczej”.
• Wyjaśnij^(Clarifying) te pomysły, dzieląc je na zadania, przypisując im priorytety i wyznaczając termin, jeśli wkrótce będziesz gotowy do pracy nad nimi.
• Organizuj^(Organizing) zadania, umieszczając je w wiadrze, do którego w końcu dojdziesz, na podstawie priorytetów. Jeśli planujesz wkrótce pracować nad zadaniem, dodasz je również do swojego kalendarza (a Todoist pomoże Ci to zautomatyzować).
• Przeglądanie^(Reviewing) każdego „wiadra” i przesuwanie wszystkich zorganizowanych pomysłów w górę drabiny, aż te najbardziej palące znajdą się w Twoim kalendarzu i czasie skupienia.
• Zaangażowanie^(Engaging) pełnej uwagi w te zadania, które w końcu dotarły do ​​Ciebie, w zaplanowanych terminach.

GTD nie tylko pomaga Ci zwiększyć produktywność i organizację, ale może również pomóc Ci dotrzeć do Inbox Zero (brak e-maili w Twojej skrzynce odbiorczej), ponieważ nigdy nie będziesz zwlekał^{(never procrastinate)} z przychodzącymi e-mailami. Wszystko przetworzysz natychmiast, korzystając z powyższego systemu GTD .

Jak zbudować strukturę Todoist GTD^{(Todoist GTD Structure)}

Teraz, gdy znasz już podstawowe zasady GTD , przyjrzyjmy się bliżej, jak Todoist może pomóc.

Pierwszą rzeczą, którą będziesz chciał zrobić, to utworzyć nową strukturę nadrzędną projektów w Todoist , która zawiera wszystkie zasobniki do organizowania różnych przychodzących zadań.

Te zasobniki (foldery nadrzędne) obejmują:

• Skrzynka odbiorcza^(Inbox) : tutaj trafiają wszystkie przychodzące pomysły. Gdy otrzymasz wiadomość e-mail wymagającą działania, umieścisz to działanie tutaj i natychmiast zarchiwizujesz wiadomość. Jeśli otrzymasz element działania na spotkaniu, umieścisz go tutaj. Wszystko, nad czym musisz działać, trafia bezpośrednio do Twojej skrzynki odbiorczej^(Inbox) .

Uwaga^(Note) : Todoist ma domyślną sekcję skrzynki odbiorczej^(Inbox) , więc nie musisz tworzyć jej ręcznie.

W następnych kilku folderach projektów, które utworzysz, będziesz przenosić elementy podczas codziennych sesji wyjaśniania^(Clarifying) i organizowania na koniec dnia. ^(Organizing)Obejmują one:

• W tym tygodniu^{(This Week)} : elementy, nad którymi chcesz pracować od razu, w bieżącym tygodniu, zostaną uwzględnione w tym projekcie. Umieszczając je tutaj, przypiszesz również termin. Jeśli zintegrujesz Todoist ze swoim kalendarzem, Todoist automatycznie doda go do Twojego kalendarza za Ciebie.

• W przyszłym tygodniu^{(Next Week)} : elementy ze skrzynki odbiorczej, które chcesz wkrótce zrobić, ale nie są tak pilne, że musisz je zrobić w tym tygodniu, trafią do projektu w następnym tygodniu^(Week) . Termin płatności nie jest wymagany.

• W tym miesiącu^{(This Month)} : Przedmioty, które chcesz zrobić dość szybko, ale możesz poczekać tydzień lub dwa, zostaną uwzględnione w tym projekcie. Nie dołączaj tutaj również terminu.

• Następny miesiąc^{(Next Month)} : zadania, które chcesz w końcu wykonać, ale wiesz, że możesz trochę poczekać, trafią do folderu Następny miesiąc^(Month) bez terminu.

Są jeszcze dwa projekty, które musisz stworzyć do zadań specjalnych. 

• Powtarzające się obszary zainteresowania^{(Recurring Areas of Focus)} : są to rzeczy, które musisz robić regularnie w związku z ważnymi dla Ciebie celami, na przykład comiesięczne zajęcia online.

• Rutyny^(Routines) : są to zadania, które mogą nie być związane z twoimi celami, ale które musisz wykonywać co tydzień, takie jak ćwiczenia lub spotkania klubowe.

Tworzenie zadań cyklicznych

Z pewnością musisz mieć kilka rzeczy, które musisz robić codziennie lub co tydzień. Usuń je ze swojego umysłu, dodając je do projektu Cyklicznych Obszarów Skupienia^{(Recurring Areas of Focus)} (jeśli są one związane z celami, które są dla Ciebie ważne).

Zaleca się również włączenie powtarzających się obszarów^(Areas) zainteresowania jako podprojektu^(Focus) tego tygodnia^(Week) .

Wszelkie powtarzające się zadania, które są tylko częścią twojego życia, ale tak naprawdę nie wpływają na twoje życiowe cele, dodaj je do projektu Rutyny^(Routines) .

Pamiętaj^(Remember) , aby dodać do nich terminy i oznaczyć je jako cykliczne. W ten sposób będą automatycznie pojawiać się w sekcjach Todoist Dzisiaj^(Today) i Nadchodzące^(Upcoming) , bez konieczności robienia czegokolwiek.

Korzystanie ze skrzynki odbiorczej

W ciągu tygodnia, gdy pojawią się nowe problemy, z którymi musisz się uporać, po prostu wrzuć je do swojej skrzynki odbiorczej^(Inbox) Todoist . 

W ten sposób unikniesz rozpraszania się i wiesz, że nie zapomnisz zająć się tymi zadaniami później, gdy będziesz miał czas.

Co tydzień o tej samej porze przeznaczasz około 20 do 30 minut na przetworzenie skrzynki odbiorczej^(Inbox) . W tym czasie po prostu przepracuj pojedynczo i zdecyduj, jak ważne jest wykonanie tego zadania i w jakich ramach czasowych.

Na przykład wiem, że ostatecznie chcę naprawić talię, ale wciąż jest Zima^(Winter) . Dlatego przeniosę to zadanie do Long Term / On Hold . 

Następnie wiem, że muszę mieć coroczną kontrolę lekarską, ale w tym miesiącu jestem zajęta i tak naprawdę nie będzie miało znaczenia, czy zaczekam do przyszłego miesiąca, aby to zaplanować. Więc przeniosę to do projektu Next Month .

Na koniec wiem, że chcę w tym tygodniu przygotować artykuł Online-Tech-Tips.com. Więc przypisuję dzień i godzinę w tygodniu, kiedy chcę to zrobić.

Następnie przenieś to zadanie do projektu Ten tydzień^{(This Week)} .

Te trzy elementy, które dodałem do skrzynki odbiorczej^(Inbox) w ciągu dnia, udało mi się przetworzyć w około pięć minut. 

Wiem, że ich nie zapomnę, ponieważ są teraz w moim zorganizowanym systemie ToDoist GTD . Wszystko jest przydzielone na tydzień i tak naprawdę nie muszę o niczym myśleć, z wyjątkiem ciężkiej pracy nad każdym zadaniem, które pojawia się w moim kalendarzu^{(up on my calendar)} .

Zarządzanie w tym tygodniu

Gdy zbliżasz się do końca każdego tygodnia, zauważysz, że Twój projekt w tym tygodniu^(Week) w końcu opróżni się z aktywnych elementów.

Ustaw^(Set) godzinę co tydzień (zazwyczaj koniec dnia w piątek^(Friday) lub jakiś czas w weekend), aby przenieść zadania z projektu Następny tydzień^{(Next Week)} do projektu Ten tydzień^{(This Week)} . Gdy to zrobisz, przypisz^(Assign) terminy.

Powtórz to dla elementów w folderach Ten miesiąc , Następny^(Month) miesiąc i^{(Next Month)} Długoterminowe Long Term /Wstrzymane .^(Hold)

Pamiętaj^(Remember) : nie musisz przenosić przedmiotu, jeśli nadal nie jest pilny. Możesz także usunąć zadania, które według Ciebie nie mają już dla Ciebie znaczenia.

Pamiętaj, aby się skoncentrować

Oto najważniejsza zasada, która to wszystko łączy i sprawia, że ​​system GTD działa.

Ponieważ spędzasz tylko małe bloki czasu na przetwarzaniu wszystkich pomysłów i zadań, które trafiają do Twojej skrzynki odbiorczej^(Inbox) , masz resztę czasu przypisanego w kalendarzu na faktyczne wykonanie pracy.

Oznacza to używanie tylko obszarów Dzisiaj i Nadchodzące^(Upcoming) w Todoist w ciągu dnia (wraz z Kalendarzem^(Calendar) ) i pracę przez cały dzień, aby zakończyć i skreślić te zadania.

Wiesz, że przydzieliłeś tylko zadania, które możesz wykonać w ciągu jednego dnia, ponieważ Todoist automatycznie dodał je do Twojego kalendarza. Jeśli twój dzień jest pełny, nie możesz przydzielić więcej. Kiedy twój tydzień jest pełny, nie możesz nic więcej przenieść do projektu Ten tydzień^(Week) .

GTD działa, ponieważ wyrzuca bałagan z głowy do „systemu”. Uwalnia Twoje myśli, dzięki czemu możesz skupić się na zadaniu do wykonania — i załatwić sprawy^{(Get Things Done)} .

Todoist GTD Tips to Boost Your Productivity

Whether you’re a seаsoned Getting Things Done GTD expert, or you’re just starting to learn about the GTD process, Todoist is by far the best to-do list app to support your GTD workflow.

Why is this? There are a lot of reasons that have to do with its features, layout, and the fact that the default functionality naturally supports the GTD structure that you’ll build inside it.

Even if you’ve never heard of GTD, the following will include basic GTD tips to get you started, and how you can use Todoist to do so.

Note: The exact version of GTD used in this article is built upon the principles put out by Carl Pullein and his Your Digital Life 3.0 Online class (which I highly recommend). This article only offers how to use Todoist as part of that system. There are many details we don’t have space to include in this article.

What Is Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done principles have been around for a while. There are no set tools or apps you have to use, but the basic core principles around any approach is essentially the same.

GTD helps empty your mind of everything that’s swimming around in it all day. This frees up your brain to really focus on the task in front of you, instead of constantly getting distracted.

It works by giving you a series of steps that you work through every week to stay organized. These steps include:

• Capturing every idea, task, action item, or appointment that comes along. You could be in the middle of a meeting and your boss gives you an action item. You could be walking in the park and you get a great idea for a book you want to write. It doesn’t matter when, where, or how — whenever you think of something you need to do, you’ll capture it into your “Inbox”.
• Clarifying those ideas by breaking them down into tasks, assigning them a priority, and giving them a due date if you’re ready to work on them soon.
• Organizing the tasks by putting them into a bucket that you’ll get to eventually, based on priority. If you’re planning to work on the task soon, you’ll also add it to your calendar (and Todoist can help you automate that).
• Reviewing each “bucket” and moving all those organized ideas up the ladder until the most pressing ones make it into your calendar and your focus time.
• Engaging your full attention on those tasks that have finally made it in front of you, at the times you’ve scheduled.

Not only does GTD help you get more productive and organized, but it can also help you get to Inbox Zero (no more emails in your inbox), because you will never procrastinate on your incoming emails. You will process everything immediately using the GTD system above.

How to Build a Todoist GTD Structure

Now that you know the basic principles of GTD, let’s take a closer look at how Todoist can help.

The first thing you’ll want to do is create a new parent Projects structure in Todoist that contains all the buckets for organizing your various incoming tasks.

These buckets (parent folders) include:

• Inbox: This is where all those incoming ideas go into. When you get an email that requires an action, you’ll put the action in here and archive the email immediately. If you receive an action item in a meeting, you’ll put that action item in here. Anything that you need to act on, goes directly into your Inbox.

Note: Todoist has a default Inbox section, so you won’t have to create this one manually.

The next few project folders you’ll create are where you’ll move items into during your daily end-of-the-day Clarifying and Organizing sessions. These include:

• This Week: Items you want to work on immediately, during the current week, will go into this project. When you put them here, you’ll also assign a due date. If you integrate Todoist with your calendar, Todoist will automatically add it to your calendar for you.

• Next Week: Items from your Inbox that you want to do soon, but aren’t so urgent you have to get them done this week, will go into your Next Week project. No due date required.

• This Month: Items that you want to do fairly soon, but can wait a week or two will go into this project. Don’t attach a due date here either.

• Next Month: Tasks that you want to do eventually but you know can wait quite a while will go into the Next Month folder without a due date.

There are two more Projects you’ll need to create for special tasks. 

• Recurring Areas of Focus: These are things you need to do regularly related to goals that are important to you, like taking an online class every month.

• Routines: These are tasks that may not be related to your goals, but that you have to do every week, like exercise or club meetings.

Building Recurring Tasks

You certainly must have a bunch of things you have to do every day or every week. Get those out of your mind by adding those into your Recurring Areas of Focus project (if they’re related to goals that are important to you).

It’s also recommended that you include Recurring Areas of Focus as a sub project of This Week.

Any recurring tasks that are just part of your life but don’t really drive your life’s goals, add them to the Routines project.

Remember to add due dates to all these and mark them as recurring. This way they’ll automatically pop up in your Today and Upcoming Todoist sections without you having to do anything.

Using Your Inbox

During the week, as new issues come up that you have to deal with, just toss them into your Todoist Inbox. 

This way, you avoid getting distracted and you know you won’t forget to deal with these tasks later when you have time.

Every week at the same time, you’ll set aside about 20 to 30 minutes to process your Inbox. During this time, just work through one at a time and decide how important it is to do that task, and within what timeframe.

For example, I know I want to fix the deck eventually, but it’s still Winter. So, I’ll move that task to Long Term / On Hold. 

Next, I know that I need to have my annual medical checkup, but I’m busy this month and it won’t really matter if I wait until next month to schedule it. So, I’ll move that to the Next Month project.

Finally, I know I want to get an Online-Tech-Tips.com article done this week. So I assign a day and time during the week that I want to get it done.

Then, move that task into the This Week project.

I was able to process these three items that I added to my Inbox during the day in about five minutes. 

I know I won’t forget them because they’re now in my organized ToDoist GTD system. Everything is assigned for the week and I don’t really have to think about anything except working hard on each task when it comes up on my calendar.

Managing This Week

As you reach the end of each week, you’ll notice that your This Week project will eventually empty of active items.

Set up a time every week (typically the end of the day Friday, or some time on the weekend), to move tasks from the Next Week project into your This Week project. Assign due dates when you do this.

Repeat this for items in the This Month, Next Month, and Long Term / On Hold folders.

Remember: You don’t have to move the item if it still doesn’t feel urgent. You can also delete tasks that you’ve decided don’t matter to you anymore.

Remember To Stay Focused

Here is the most important principle that brings this all together and makes the GTD system work.

Because you’re only spending small blocks of time processing all the ideas and tasks that get tossed into your Inbox, you’re left with the rest of the time you’ve assigned in your calendar to actually get work done.

This means using only your Today and Upcoming areas in Todoist during your day (along with your Calendar) and working through your day to finish and cross off those tasks.

You know you’ve only assigned tasks you can get done in one day, because Todoist automatically added them to your calendar. If your day is full, you can’t assign more. When your week is full, you can’t move anything else into the This Week project.

GTD works because it gets the mess out of your head and into the “system”. It frees up your thoughts so you can focus your mind on the task at hand — and Get Things Done.

Related posts

• Jak tablice Kanban Todoist mogą poprawić produktywność

• 4 bezpłatne narzędzia do ulepszania myszy i zwiększania produktywności

• 3 sposoby na zrobienie zdjęcia lub filmu na Chromebooku

• Jak wykryć oprogramowanie do monitorowania komputera i poczty e-mail lub oprogramowanie szpiegujące?

• Technologia płaskich wyświetlaczy bez tajemnic: TN, IPS, VA, OLED i więcej

• Jak dezaktywować konto na Facebooku zamiast je usuwać?

• Jak wyszukiwać i znajdować czyjeś usunięte tweety

• Jak przesyłać do Roku TV z komputera lub telefonu komórkowego?

• 7 szybkich poprawek, gdy Minecraft ciągle się zawiesza

• Nie możesz zaplanować Ubera z wyprzedzeniem? Oto co robić

• Jak znaleźć wspomnienia na Facebooku

• Jak wysłać anonimową wiadomość tekstową, której nie można powiązać?

• Czy Twój komputer włącza się losowo sam?

• Jak naprawić kod błędu Disney Plus 83

• Jak zrobić dowolną drukarkę przewodową bezprzewodową na 6 różnych sposobów?

• Jak zrobić zrzut ekranu na Steam

• Jak zwrócić pieniądze za grę na Steam

• Jak podzielić klip w Adobe Premiere Pro

• 8 sposobów na zwiększenie liczby odbiorców na Facebooku

• Jak wstawić emotikony do programu Word, Dokumentów Google i Outlooka