Kiedyś współpraca zespołowa nad dokumentami była czasochłonna i żmudna. Jedna osoba napisałaby wersję roboczą, przekazała ją komuś innemu w celu wprowadzenia zmian, ponownie przeczytała zmiany i zdecydowała, czy je zaakceptować, przekazała dokument komuś innemu do edycji i tak dalej. W dzisiejszych czasach^(Nowadays) udostępnianie dokumentów jest tak samo łatwe, jak ich pisanie, a wiele osób może z łatwością pracować nad tym samym dokumentem. Pakiet programów Microsoft Office^{(Microsoft Office)} jest przeznaczony do pracy zespołowej, ale nie każdy od razu uzna to za instynktowne. W tym miejscu książka taka jak Współpraca zespołowa, Używanie pakietu Microsoft Office do bardziej efektywnej pracy zespołowej^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} może być prawdziwą perełką. Czy ta książka spełnia obietnicę tytułową? Jako wieloletni Urząd^(Office)użytkownik, chciałem się dowiedzieć. Zobaczmy, co odkryłem.

Ta książka jest przeznaczona dla biznesu

Od samego początku jest jasne, że ta książka jest przeznaczona dla osób pracujących w środowisku biznesowym, a zwłaszcza przedsiębiorstw. Jest również dla osób, które są już zaznajomione z ostatnimi wydaniami pakietu Office^(Office) (od czasu wprowadzenia wstążki) i nie potrzebują samouczka z podstawami. Zakłada się, że czytelnik ma pakiet Office 2013^{(Office 2013)} i tak pokazują ilustracje.

Książka zaczyna się od omówienia pojęć związanych z pracą zespołową (dynamika zespołu, przywództwo przez przykład itd.), które jest niestety mniej więcej suche jak podręcznik, nigdy nie używając jednego słowa, gdy wystarczy tuzin. Wydaje się, że autor chce mieć pewność, że każdy oczywisty punkt jest ujęty w ponurych szczegółach. Nie sądzę, że będę sam czytał akapit po akapicie i marzył, żeby już się tym zajął.

Współpraca w biurze

W pierwszym rozdziale poświęconym współpracy z pakietem Office^(Office) szczegółowo opisano korzystanie z programu SharePoint^(SharePoint) . Korzystanie z SharePoint wymaga subskrypcji Office 365 Small Business Premium lub wyższego poziomu. Znaczna część sekcji SharePoint jest przeznaczona dla osób, które administrują witrynami SharePoint , a autor zgadza się, że użytkownicy niebędący administratorami mogą uznać te informacje za interesujące, ale nie będą mogli z nimi wiele zrobić. Nie ma wątpliwości, że SharePoint jest cudownie w pełni funkcjonalną usługą, a jeśli firma ma już subskrypcję Office 365 Small Business Premium , SharePointjest wbudowany. Opis, jak w pełni skonfigurować SharePoint , aby odpowiadał konkretnym potrzebom zespołu, jest dokładny i dobrze zilustrowany.

Jednak koszt subskrypcji może być zbyt wysoki dla wielu firm. A koncentracja na administrowaniu witrynami SharePoint powoduje marnowanie miejsca. Firma, która dostała się do programu SharePoint^(SharePoint) , prawie na pewno będzie miała własnych przeszkolonych administratorów i własne zasady. W następnej sekcji opisano pracę zespołową za pośrednictwem programu Outlook^(Outlook) , ale ponownie na początku skupiono się na połączeniu programu Outlook z witryną ^(Outlook)programu SharePoint^(SharePoint) firmy . Gdy książka zacznie opisywać współpracę za pośrednictwem OneNote , stanie się ona bardziej wartościowa dla przeciętnego użytkownika.

W książce opisano, jak połączyć program Outlook z programem OneNote i jak upewnić się, że harmonogramy zespołu, wiadomości i kalendarze są synchronizowane z notesami udostępnionymi. Funkcja kalendarza powinna być szczególnie przydatna do śledzenia różnych projektów i zapewnienia braku konfliktów w harmonogramie.

Istnieje sekcja opisująca współpracę zespołu z programem Lync , ale może to zainteresować tylko osoby, których firmy korzystają z programu Lync Server^{(Lync Server)} i licencjonują go do użytku przez swoich pracowników.

Synchronizacja i współpraca

Rozdział zatytułowany „Śledzenie dyskusji i pomysłów”^{("Keeping track of discussions and ideas")} zawiera instrukcje dotyczące używania przez zespół programów OneNote i Lync . Nacisk kładziony jest na OneNote i wyjaśnia, jak udostępniać dokumenty za pośrednictwem programu Outlook^(Outlook) i innych aplikacji pakietu Office^(Office) oraz jak tworzyć foldery i listy udostępnione. W tym miejscu współpraca zespołowa, korzystanie z pakietu Microsoft Office do bardziej efektywnej pracy zespołowej^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} w końcu sprowadza się do użyteczności dla większości ludzi — w połowie książki. Poza najczęstszymi zadaniami grupowymi, ta sekcja zawiera również opis szablonów, referencje, udostępnianie stron za pośrednictwem poczty e-mail oraz korzystanie z kopii zapasowych. Jest krótka wzmianka, że ​​ludzie niekoniecznie muszą miećOutlook do odbierania elementów udostępnionych.

Istnieją rozdziały poświęcone współpracy z programami Word^(Word) , Excel i PowerPoint . Książka sugeruje, że tego rodzaju współpracę można przeprowadzić tylko z pakietem Office 2010^{(Office 2010)} lub nowszymi wersjami, co nie jest do końca prawdą. Nowsze wersje pozwalają wielu osobom pracować nad tym samym plikiem w tym samym czasie. Ale jeśli to jednoczesne używanie nie jest konieczne, odkryłem, że Office 2007 (którego używam) sprawdzi się równie dobrze. Autor zakłada, że ​​udostępnione dokumenty zostaną udostępnione przez SharePoint lub SkyDrive/OneDrive . Narzędzia dostępne w SharePoint są znacznie bardziej rozbudowane i wszechstronne niż te w OneDrive. Śledzenie^(Tracking) zmian jest dostępne w programie Word^(Word) od bardzo dawna. Wiele osób, które współpracowały wcześniej nad dokumentami, wie, jak to się robi. Mimo to opis w książce będzie przydatny dla nowicjuszy i dobrym przypomnieniem dla bardziej doświadczonych współpracowników. To samo dotyczy adnotacji w programie Excel i wspólnego korzystania z programu PowerPoint^(PowerPoint) .

Wreszcie SkyDrive/OneDrive

Ostatni rozdział wyjaśnia, w jaki sposób można współpracować w SkyDrive (obecnie o nazwie OneDrive ). Ponieważ jest to najbardziej praktyczna metoda dla tak wielu osób, myślę, że powinna była zostać przedstawiona jako pierwsza. Tutaj w samouczkach 7^{(7 Tutorials)} redakcja współpracuje za pośrednictwem OneDrive i Dysku Google^{(Google Drive)} , więc wiemy, jak cenne mogą być połączenia z OneDrive . Książka omawia aplikacje Office Web Apps (obecnie zwane Office Online ) i zwraca uwagę na ich funkcje i ograniczenia. Ta książka była chroniona prawami autorskimi 2012, zanim Office Online została zmieniona i zaktualizowana.

Werdykt

Współpraca zespołowa, korzystanie z pakietu Microsoft Office w celu wydajniejszej pracy zespołowej^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} jest przeznaczone dla użytkowników biznesowych i administratorów IT, którzy muszą skonfigurować program Sharepoint . Wiele z nich będzie nieistotnych dla osób, które nie mają dostępu do firmowych serwerów SharePoint lub Lync i nie administrują SharePointwitryny. Styl pisania jest suchy, rozwlekły i nudny, a sam materiał jest nieco przestarzały. Nawet ludzie z grupy docelowej mogą nie być z tego zadowoleni. Ta książka po prostu nie jest przeznaczona dla przeciętnego czytelnika, a jej ton nie zachęca ludzi do jej przeczytania. Istnieją inne, lepsze książki, które wyjaśniają udostępnianie dokumentów i współpracę, które mają tę dodatkową zaletę, że zawierają znacznie lepsze i bardziej szczegółowe odniesienia do pakietu Office^(Office) w ogóle. Nie ma potrzeby spędzać tyle czasu w programie SharePoint , który tak naprawdę nie dotyczy współpracy, ale administrowania firmą Microsoft^(Microsoft)platforma współpracy dla firm. Zanim go kupisz, zalecamy zapoznanie się z jego spisem treści oraz bezpłatnym rozdziałem przykładowym i dwukrotne sprawdzenie, czy rzeczywiście zawiera to, czego potrzebujesz się nauczyć. W przeciwnym razie najlepiej trzymać się z daleka od tej książki.

Book Review - Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork

Іt used to be that team collaboration on documents was time-consuming and tedioυs. One person would write a draft, give the draft to someone else tо make changes, re-read the changes аnd decide whether tо accept them, hand the document to someone else to еdit, and so on. Nowadays sharing documents is evеry bіt as easy as wrіting them, and mаny peoplе сan easily work оn the same document. Microsoft Office's ѕuite of programs iѕ designed for teamwork, but not everyone will find it instinctive at first. This is where a book like Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork could be a real gem. Does this book live up to the title's promise? As a long-time Office user, I was interested to find out. Let's see what I discovered.

This Book is Designed for Business

It's clear from the start that this book is designed for people working in a business environment and especially enterprises. It's also for people who are already familiar with recent editions of Office (since the introduction of the ribbon) and who don't need a tutorial on the basics. It's assumed that the reader has Office 2013 and that is what the illustrations show.

The book begins with a discussion of the concepts involved in teamwork (team dynamics, leadership by example, and so forth) that is unfortunately about as dry as a textbook, never using one word where a dozen will do. The author seems to want to be sure that every single obvious point is covered in dreary detail. I don't think I will be alone in reading paragraph after paragraph and wishing he'd get on with it already.

Collaboration in Office

The first chapter that actually talks about collaboration with Office describes using SharePoint in detail. Using SharePoint requires a subscription to Office 365 Small Business Premium or a higher level. Much of the SharePoint section is designed for people who administer SharePoint sites, and the author agrees that non-administrator users might find the information interesting but they won't be able to do much with it. There is no doubt that SharePoint is a wonderfully full-featured service, and if a business already has an Office 365 Small Business Premium subscription, SharePoint is built right in. The description of how to fully configure SharePoint to suit the team's particular needs is thorough and well illustrated.

However, the cost of the subscription may well be prohibitive for a lot of businesses. And the focus on administering SharePoint sites wastes a lot of space. A business that has gotten into SharePoint will almost certainly have its own trained administrators and its own policies. The next section describes teamwork through Outlook, but again, the focus, in the beginning, is on linking Outlook to a company SharePoint site. Once the book starts describing collaboration through OneNote, it becomes more valuable for the average user.

The book describes how to link Outlook to OneNote and how to make sure that team schedules, messages, and calendars are synced to shared notebooks. The calendar feature should be especially useful to keep track of various projects and ensure there are no scheduling conflicts.

There is a section describing team collaboration with Lync, but this would be of interest only to people whose businesses use Lync Server and have licensed it for use by their employees.

Sync and collaboration

The chapter called "Keeping track of discussions and ideas" brings together instructions for team use of OneNote and Lync. The focus is on OneNote, and it explains how to share documents via Outlook and other Office apps, and how to create shared folders and lists. This is where Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork finally gets down to being useful for most people—halfway through the book. Besides the most common collaborative tasks, this section also includes a description of templates, references, sharing pages via email, and using backups. There's a brief mention that people don't necessarily have to have Outlook to receive shared items.

There are chapters devoted to working collaboratively with Word, Excel and PowerPoint. The book implies that this kind of collaboration can only be done with Office 2010 or newer versions, which isn't quite true. The newer versions allow multiple people to work on the same file at the same time. But if that simultaneous use isn't necessary, I have found that Office 2007 (which is what I use) will do just as well. The author assumes that these shared documents will be made available via SharePoint or SkyDrive/OneDrive. The tools available on SharePoint are much more extensive and versatile than those in OneDrive. Tracking changes has been available in Word for a very long time. Many people who have collaborated on documents before will know how it's done. Still, the description in the book will be useful for newcomers and a good reminder for more experienced collaborators. The same goes for annotations in Excel and shared use of PowerPoint.

Finally, SkyDrive/OneDrive

The final chapter explains how collaboration can be done on SkyDrive (now named OneDrive). Since this is the most practical method for so many people, I think it should have been featured first. Here at 7 Tutorials the editorial staff collaborates via OneDrive and Google Drive, so we know how valuable connections with OneDrive can be. The book discusses the Office Web Apps (now called Office Online) and notes the apps' features and limitations. This book was copyright 2012, before Office Online was renamed and updated.

Verdict

Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork is designed for business users and IT administrators that need to set up Sharepoint. Much of it will be irrelevant for people who don't have access to corporate SharePoint or Lync servers and who don't administer SharePoint sites. The writing style is dry, wordy and dull, and the material itself is a bit out of date. Even people who are in the target audience might not be that pleased with it. This book just isn't designed for the average reader and its tone doesn't invite people to read it. There are other, better books that explain document sharing and collaboration, which have the added advantage of serving as much better, much more detailed references to Office in general. There's no need to spend so much time on SharePoint, which isn't really about collaborating but about administering Microsoft's collaboration platform for businesses. Before you buy it, we recommend that you take a look at its table of contents and its free sample chapter and double check if it truly shares what you need to learn. Otherwise, it is best to stay away from this book.

Related posts

• Recenzja książki — Microsoft Office 2010 Inside Out

• Recenzja książki — Microsoft Office 365 dla opornych

• Recenzja książki — Microsoft Office Professional 2010 krok po kroku

• Recenzja książki — Microsoft Office Inside Out: wydanie 2013

• Recenzja książki — Windows 7 i Office 2010 dla opornych, książka + pakiet DVD

• Recenzja książki — laptopy uproszczone

• Recenzja książki — Windows 7 Inside Out, Deluxe Edition

• Recenzja książki — Office 2013: Brakujący podręcznik

• Recenzja książki – Google+ Brakujący podręcznik

• Recenzja książki: Zbuduj własną stronę internetową: komiksowy przewodnik po HTML, CSS i Wordpress

• Recenzja książki — Windows 8 krok po kroku — Ciprian Rusen i Joli Ballew

• Recenzja książki — Microsoft Office 2010 zwykły i prosty

• Recenzja książki — Windows 8.1 Brakujący podręcznik — David Pogue

• Recenzja książki — Windows 8 Plain & Simple — Nancy Muir

• Recenzja książki: Office 365 for Dummies, wydanie drugie

• Recenzja książki — Windows 7, brakujący podręcznik

• Recenzja książki — Microsoft Excel 2010 krok po kroku

• Recenzja książki — przewodnik po systemie Windows 8 „Jak to zrobić”

• Recenzja książki — Windows 7 dla opornych

• Recenzja książki — tajemnice systemu Windows 8