Recenzja książki — efektywne zarządzanie czasem

Myślę, że można śmiało powiedzieć, że prawie każdy, kto musiał w pracy korzystać z poczty e-mail, korzystał z programu Microsoft Outlook(Microsoft Outlook) . Byłem jedną z wielu osób, które nauczyły się o tym wystarczająco dużo, aby przetrwać, i nigdy nie myślały o tym jako o czymś więcej niż o programie pocztowym, który może również drukować kalendarze. Moja szefowa wiedziała mniej o Microsoft Outlooku(Microsoft Outlook) niż ja, więc zawsze drukowałam dla niej kalendarze departamentów. Więc wyobraź sobie moje zdziwienie, gdy zobaczyłem tytuł tej książki! Używasz programu Microsoft Outlook(Microsoft Outlook) do zarządzania czasem i organizacji? To musiałem zobaczyć. Czy mogą z niego korzystać nawet osoby posiadające jedynie podstawowe umiejętności? Bardzo chciałem się dowiedzieć.

UWAGA:(NOTE:) Od tej chwili będę odnosić się do książki jako do efektywnego zarządzania czasem(Effective Time Management) — w ten sposób zajmę mniej czasu mojego i twojego.

Nie jest wymagana wiedza specjalistyczna

Wprowadzenie było bardzo uspokajające. Tak, ta książka jest przeznaczona dla osób posiadających tylko podstawowe umiejętności związane z Microsoft Outlook . Autorzy proszą czytelnika o zrozumienie podstaw, ponieważ nie jest to książka typu „jak korzystać z Microsoft Outlook od początku” . ("how to use Microsoft Outlook starting from square one")Jedyną częścią programu Microsoft Outlook , która zostanie wyjaśniona „od pierwszego kliknięcia”("from the very first click") , są zadania(Tasks) , ponieważ jest to część, której większość ludzi albo nie używała, albo nie używała intensywnie. Autorzy twierdzą, że książka jest również dla doświadczonych Microsoft Outlooka(Microsoft Outlook)użytkownika, ponieważ prezentuje system organizacji i zarządzania czasem, który jest lepszy i wydajniejszy, a nawet najbardziej doświadczonemu użytkownikowi może pokazać, jak wydobyć jeszcze więcej z oprogramowania. Z takim wstępem chciałem przeczytać więcej.

Efektywne zarządzanie czasem: używanie programu Microsoft Outlook do organizowania pracy i życia osobistego

Każdy rozdział zaczyna się od przeglądu, jak zaczynają się problemy, po którym następuje sekcja zatytułowana "Let's get started and change this!"i kończy się sekcją „Spróbuj tego”("You try it") , która podsumowuje to, czego nauczył ten rozdział, i daje czytelnikowi przewodnik po tym, co należy zrobić. Jedną z najlepszych rzeczy w tej książce jest to, że nie jest związana z jedną konkretną wersją. Znajdują się tutaj instrukcje dotyczące programu Microsoft Outlook(Microsoft Outlook) 2003, 2007 i 2010, więc nikt nie zostanie wykluczony.

Nie utonąć w e-mailu

Podoba mi się obraz „powodzi e-maili”, w którym książka chce powstrzymać nas przed utonięciem. Dla wielu ludzi jest to jedyny sposób, aby to opisać. Widziałem, jak ludzie rozmawiają o setkach lub tysiącach e-maili, które wciąż znajdują się w ich skrzynce odbiorczej i przez cały czas napływają do nich kolejne. Nikt nie może przeczytać całej tej wiadomości e-mail — potrzebuje solidnego, skutecznego sposobu radzenia sobie z tym, co już jest, i powstrzymania go przed ponownym nagromadzeniem. I, oczywiście, jeśli zacznie się od „zalewu” e-maili, opanowanie sytuacji nie nastąpi w mgnieniu oka. Musi być plan krok po kroku. Dokładnie to określa Efektywne Zarządzanie Czasem . (Effective Time Management)Autorzy identyfikują główne przyczyny problemu (takie jak rozproszenie uwagi, kliknięcie „Odpowiedz wszystkim”,("Reply All,")i nie posiadanie systemu do obsługi poczty przychodzącej), a następnie poprowadź czytelnika przez kroki niezbędne do zrozumienia tego, co już tam jest i skonfigurowania systemu, aby to się więcej nie powtórzyło. Naprawdę sądzę, że każdy, kto poświęci czas na przeczytanie tej sekcji i zastosowanie się do rad autorów (i, co najważniejsze, pozostanie przy ich systemie), przekona się, że to działa. Szczerze mówią o tym, jak bardzo czytelnik będzie musiał zmienić swoje zachowanie, aby wszystko uporządkować, i dlaczego wprowadzenie tych zmian jest niezbędne. Każdy niezbędny krok (np. wyłączanie powiadomień, odkładanie bloków czasu na zajmowanie się wiadomościami e-mail i pozostawianie go całkowicie w spokoju w pozostałych momentach oraz tworzenie przypomnień, zadań,(Microsoft Outlook). Mówią o tworzeniu własnego zestawu folderów i oznaczaniu ważnych wiadomości, aby ich nie przeoczyć, o czym chciałbym wiedzieć, kiedy korzystałem z Microsoft Outlook w pracy. Istnieją szczegółowe instrukcje dotyczące konfigurowania reguł, dzięki którym wiadomości są automatycznie sortowane do odpowiednich folderów. To, bardziej niż cokolwiek innego, może pomóc okiełznać bałagan w skrzynce odbiorczej i skupić ludzi na tym, co naprawdę ważne.

Utrzymywanie prostych priorytetów

Sekcja dotycząca używania Zadań(Tasks) do ustalania priorytetów również przechodzi od razu do sedna i wykorzystuje przykład fikcyjnego, wiecznie zdezorganizowanego pracownika, aby pokazać, jak rozproszenie uwagi może mieć poważne konsekwencje. Następnie czytelnik przechodzi przez kilka metod określania, które zadania są naprawdę ważne, a które powinny mieć pierwszeństwo przed innymi. To jest coś, z czym większość ludzi ma problem — zorientowanie się, co jest naprawdę ważne, a co można trochę odłożyć, podczas gdy zadania o najwyższym priorytecie zostaną załatwione. Autorzy podkreślają wagę zapisywania rzeczy. Jest to kluczowa koncepcja w kilku dobrze znanych systemach zarządzania czasem i całkiem słusznie. W dzisiejszych czasach po prostu mamy zbyt wiele do zapamiętania i nawet Einstein nie był w stanie tego wszystkiego poradzić. Pismo(Writing)wszystko w dół jest kluczem. Autorzy wykraczają poza prostą czynność pisania i wyjaśniają, jak i dlaczego ludzie powinni mieć spisane plany. Przyznają, że rozpoczęcie tworzenia pisemnych planów nie jest prostym zadaniem, jeśli nie robiło się tego wcześniej, i wyjaśniają, dlaczego jest to niezbędne do dobrego zarządzania czasem. Efektywne zarządzanie czasem(Effective Time Management) opisuje prosty system do konfigurowania spotkań i zadań (i wyraźnie wyjaśnia różnicę między nimi) oraz do konfigurowania widoków, filtrów i kategorii, aby upewnić się, że możesz szybko i skutecznie znaleźć dokładnie te informacje, których potrzebujesz.

Efektywne zarządzanie czasem: używanie programu Microsoft Outlook do organizowania pracy i życia osobistego

Kategorie, zadania i czas

Pierwsze rozdziały książki dotyczą głównie możliwości programu Microsoft Outlook(Microsoft Outlook) w miejscu pracy. Rozpoczynając od rozdziału „Jak zyskać więcej czasu na to, co niezbędne, dzięki efektywnemu planerowi tygodniowemu”,("How to gain more time for what's essential with an effective week planner,") autorzy przechodzą do opisu, w jaki sposób Microsoft Outlook może być wykorzystany również do planowania czasu wolnego od pracy. Przechodzą przez niezbędne kroki, aby skonfigurować kategorie i jeśli chcesz, oznaczyć je kolorami, aby pomóc w ustalaniu priorytetów i utrzymywaniu porządku w zadaniach. Podkreślają znaczenie tygodniowego planowania i włączenia czasu na sprawy osobiste, takie jak ćwiczenia i edukacja, jako część ogólnego planu. Na początku może wydawać się dziwne umieszczanie osobistych, niezwiązanych z pracą czynności w programie Microsoft Outlook(Microsoft Outlook)tygodniowy plan w pracy, ale autorzy jasno wyjaśniają, dlaczego jest to tak naprawdę bardzo dobry pomysł, podkreślając wagę równowagi w życiu zawodowym i osobistym. Zwracają uwagę na fakt, że nie wszystkie miejsca pracy pozwalają na planowanie prywatne i nie każdy ma dostęp do swojego komputera służbowego spoza biura, i podają strategie radzenia sobie z tym. Oczywiste jest, że dobrze rozumieją nie tylko swój temat, ale także realia miejsca pracy.

Planowanie w prawdziwym życiu

Historia fikcyjnego, zdezorganizowanego robotnika jest kontynuowana w rozdziale o planowaniu w prawdziwym życiu. Większość ludzi tak naprawdę nie wie dokładnie, ile czasu zajmie dane zadanie, ponieważ jest to bardzo rzadkie zadanie, które jest samotne. Podróż do biura obejmuje również czas na dostanie się do samochodu, zaparkowanie samochodu i dojście do pracy, a wiele osób myśli tylko o rzeczywistym czasie jazdy. Ludzie się rozpraszają lub dzieją się rzeczy, które całkowicie zakłócają zwykły dzień pracy. Ludzie robią to, co chcą i jakoś udaje im się nie robić rzeczy, których nie chcą robić (co szkodzi każdemu, w zależności od tego, jak wykonywana jest praca). W tej sekcji autorzy naprawdę dobrze przyglądają się ludzkiej naturze i pokazują, jak skuteczny plan dnia może sprawić, że wszystko będzie przebiegać płynniej. Kluczowe jest tutaj dokładne śledzenie czasu potrzebnego na wykonanie każdego zadania. Koniec z szacunkami i liczbami — rzeczywista ilość czasu na każde zadanie od początku do końca. Zasadniczo autorzy chcą, aby czytelnik utworzył bazę danych czasu, więc zamiast po prostu zgadywać lub oszukiwać, czytelnik może sprawdzić rzeczywistą ilość czasu na dane zadanie i odpowiednio zaplanować. Proszą również czytelnika o ocenę własnego„Godziny produktywności”,("Productivity Hours,") te pory dnia, w których ludzie funkcjonują najlepiej, oraz ich własne „Godziny zakłóceń”,("Disruption Hours,") czyli te pory dnia, w których najprawdopodobniej ktoś im przeszkadza. Następnie opracowali plan planowania bloków czasu bez przerw w godzinach szczytu produktywności i przyznają, że nie stanie się to z dnia na dzień, ponieważ z definicji inne osoby muszą być przeszkolone, aby nie przerywać ci podczas pracy. I podkreślają znaczenie budowania w „czasie buforowym”, aby jeśli sprawy potrwają dłużej niż oczekiwano, reszta dnia nie zostanie całkowicie zakłócona.

Spotkanie, spotkanie, kto ma spotkanie?

Spotkania wydają się być faktem w biznesie i mogą być ogromną stratą czasu i wydajnością. Efektywne zarządzanie czasem(Effective Time Management) zdaje sobie z tego sprawę i szczegółowo wyjaśnia, jak organizować spotkania za pomocą programu Microsoft Outlook(Microsoft Outlook) i koordynować czas spotkań z innymi. Jego najcenniejszą radę można jednak podsumować w stwierdzeniu „Najlepsze spotkania to te, które się nie odbywają”.("The best meetings are the ones that don't take place.")Spotkania odciągają ludzi od ich pracy, przerywają przepływ pracy, zbytnio polegają na tym, że wszyscy mogą się pojawić i uczestniczyć w znaczący sposób, i faktycznie kosztują firmę pieniądze, ponieważ ludzie są na spotkaniach zamiast wykonywać swoją pracę. Dlatego po wyjaśnieniu, jak skonfigurować wezwania na spotkania, autorzy sugerują, aby spotkania były planowane rzadko, a inne środki komunikacji (takie jak Windows Live Meeting lub połączenia konferencyjne) były używane w jak największym stopniu. Jeśli spotkania są konieczne, istnieje plan, aby przebiegały one sprawniej i przynosiły lepsze wyniki. Obejmuje to wszystkie podstawy i powinno zwiększać produktywność wszystkich i marnować minimalną ilość czasu. Byłby doskonałym źródłem informacji dla każdego miejsca pracy.

Efektywne zarządzanie czasem: używanie programu Microsoft Outlook do organizowania pracy i życia osobistego

Mniej papieru, większa produktywność

Wiele osób nadal woli przechowywać swoje informacje na papierze (muszę przyznać, że jestem jedną z tych osób). Ale papier łatwo zgubić i zagubić, a po pewnym czasie sama masa papieru staje się tak nieporęczna, że ​​równie dobrze może zostać wysłana do niszczarki. Efektywne zarządzanie czasem(Effective Time Management) określa metodę robienia efektywnych notatek i efektywnego śledzenia plików elektronicznych. Autorzy sugerują, aby czytelnik korzystał z Microsoft OneNote , ale przyznają, że nie jest on zawarty w wielu wersjach pakietu Microsoft Office(Microsoft Office) (zwłaszcza w starszych wydaniach) i należy go kupić osobno, na co wielu ludzi nie stać. Szkoda, że ​​autorzy nie zasugerowali alternatyw dla Microsoft OneNote, ponieważ jest to oczywiście bardzo przydatny program i może skutecznie integrować się z programem Microsoft Outlook(Microsoft Outlook) . Efektywne zarządzanie czasem(Effective Time Management) prowadzi czytelnika przez korzystanie z programu Microsoft OneNote(Microsoft OneNote) w celu robienia notatek, tworzenia planów, konfigurowania kalendarzy i konfigurowania zorganizowanego i zorganizowanego systemu do śledzenia wszystkiego. Wyraźnie pokazuje zalety korzystania z elektronicznych notatek i plików zamiast papieru. Muszę przyznać, że po przeczytaniu tego rozdziału zacząłem inaczej myśleć o wszystkich moich folderach pełnych notatek i wydruków, i zamierzam zacząć szukać Microsoft OneNote lub innego podobnego programu, który pomoże mi sprawniej śledzić rzeczy.

Podsumowując to wszystko

Efektywne zarządzanie czasem(Effective Time Management) kończy się krótkim rozdziałem zatytułowanym „Jak naprawdę skorzystać z tej książki”("How to truly benefit from this book") , który przedstawia wszystkie poprzednie rozdziały z perspektywy i wyjaśnia najlepsze sposoby rozpoczęcia korzystania z programów Microsoft Outlook(Microsoft Outlook) i Microsoft OneNote w celu uporządkowania życia zawodowego i osobistego. Autorzy jasno dają do zrozumienia, że ​​nie spodziewają się, że organizacja stanie się z dnia na dzień i nie spodziewają się, że stanie się to bez determinacji czytelnika, aby to zadziałało. Ale wyjaśniają również, dlaczego realizacja ich planu jest bardziej niż warta czasu i wysiłku. Nawet jeśli nie używasz programu Microsoft Outlook(Microsoft Outlook), ten plan może działać. Istnieją inne programy, które oferują te same funkcje, być może nie w tak wygodnym pakiecie, ale mimo to użyteczne. Rozumiem, że książka koncentruje się na Microsoft Outlook i Microsoft OneNote , ale myślę, że autorzy przydadzą się zasugerować kilka innych programów, które mogłyby być używane do obsługi tego samego systemu, nawet bez pełnej kopii pakietu Microsoft Office(Microsoft Office) pod ręką . To tylko niewielka sugestia i jestem pewien, że każdy, kto jest zainteresowany śledzeniem tego systemu, może sprawić, że będzie działał z dowolnym oprogramowaniem, które ma pod ręką.

Werdykt

Efektywne zarządzanie czasem(Effective Time Management) jest naprawdę dla każdego. Wszyscy możemy czerpać korzyści ze znalezienia równowagi w życiu zawodowym i osobistym, z bardziej efektywnego wykorzystania czasu i jak najlepszego wykorzystania narzędzi, które mamy pod ręką. Nawet osoby, które są pewne, że mają wszystko pod kontrolą, mogą znaleźć tutaj przydatne sugestie. Autorzy wyraźnie rozumieją zarówno oprogramowanie, jak i ludzką naturę i podejmują podejście krok po kroku i wyjaśniają, dlaczego to, co opisują, zadziała. Cieszę się, że udało mi się zrecenzować tę książkę, ponieważ teraz mogę zacząć realizować jej plan, aby efektywniej zarządzać swoim czasem.



About the author

Jestem inżynierem oprogramowania z ponad 10-letnim doświadczeniem w branży Xbox. Specjalizuję się w tworzeniu gier i testowaniu bezpieczeństwa. Jestem także doświadczonym recenzentem i pracowałem nad projektami dla największych nazwisk w branży gier, w tym Ubisoft, Microsoft i Sony. W wolnym czasie lubię grać w gry wideo i oglądać programy telewizyjne.



Related posts