Przeszukaj wiadomości e-mail programu Outlook według nadawcy, daty, słowa kluczowego, rozmiaru i innych

„Gdzie się podział mój e-mail? Po prostu zniknął”. To szokujące, ile razy słyszałem to w mojej karierze. Ale nie tak szokujące, jak liczba osób, które nie zdają sobie sprawy, że mogą łatwo wyszukać określoną wiadomość e-mail w programie Outlook(Outlook)

Po przeczytaniu tego przewodnika na temat wyszukiwania wiadomości e-mail w programie Outlook(Outlook) według daty, nadawcy, słowa kluczowego i nie tylko, będziesz mógł również znaleźć dowolną wiadomość e-mail w programie Outlook(Outlook) . Przedstawimy Ci wszystkie wskazówki dotyczące wyszukiwania poczty e-mail w programie Outlook(Outlook) , z którymi możesz sobie poradzić.

Czy Twoje e-maile są indeksowane?(Are Your Emails Indexed?)

Aby uzyskać najlepsze wyniki wyszukiwania poczty e-mail, upewnijmy się, że program Outlook zindeksował wszystko. 

Co indeksuje? Podobnie(Just) jak indeks książki zawiera wszystkie wymienione tematy i gdzie je znaleźć, indeksowanie w Outlooku(Outlook) tworzy taką bazę danych. Programom łatwiej jest przeszukiwać bazę danych niż zbiór dowolnego tekstu.

  1. Umieść kursor w polu Przeszukaj bieżącą skrzynkę pocztową(Search Current Mailbox ) , znanym również jako pole wyszukiwania błyskawicznego(Instant Search) . Spowoduje to wyświetlenie paska narzędzi wyszukiwania .(Search tools )
  2. Kliknij przycisk Search Tools , a następnie Indexing Status . Otworzy się małe okno pokazujące, ile e-maili pozostało do zindeksowania. 

Jeśli liczba elementów do zindeksowania jest inna niż zero, poczekaj kilka minut. To zapewni, że wyszukiwanie będzie jak najbardziej kompletne.

Indeksowanie wymaga pewnych zasobów. Jeśli okaże się, że zbytnio spowalnia program Outlook lub komputer, możesz (Outlook)wyłączyć indeksowanie, aby uzyskać lepszą wydajność komputera(turn off indexing to get better computer performance) .

Dodaj kartę wyszukiwania na stałe(Permanently Add Search Tab)

Czy nie byłoby wspaniale, gdybyśmy mogli łatwo dostać się do karty wyszukiwania bez konieczności klikania za każdym razem w pasek wyszukiwania? Zróbmy to.

  • Kliknij Plik(File) .

  • Kliknij Opcje(Options) po lewej stronie, mniej więcej w połowie.

  • W oknie Opcje kliknij Dostosuj Wstążkę(Customize Ribbon)

  • W panelu Dostosuj wstążkę(Customize Ribbon) kliknij menu rozwijane w obszarze Wybierz polecenia z:(Choose commands from:) i wybierz Karty narzędzi(Tool Tabs) .

  • Poszukaj Narzędzia wyszukiwania(Search Tools) i wybierz je. Następnie kliknij przycisk Add>>

  • Narzędzia wyszukiwania pojawią się w obszarze kart głównych(Main Tabs) . Użyj strzałek w górę i w dół obok tego obszaru, aby określić, gdzie pojawi się na wstążce, lub pozostaw go na swoim miejscu. Następnie kliknij OK , aby zatwierdzić zmianę.

  • Poszukaj karty Narzędzia wyszukiwania(Search Tools ) . Teraz w każdej chwili możemy łatwo uzyskać dostęp do wszystkich narzędzi wyszukiwania.

Ustaw zakres wyszukiwania(Set The Scope Of The Search)

W zakładce Search Tools możemy w prosty sposób ustawić zakres wyszukiwania. Po lewej stronie zobaczymy, że możemy ustawić zakres na Wszystkie skrzynki pocztowe(All Mailboxes) , Bieżąca skrzynka pocztowa(Current Mailbox) , Bieżący folder( Current Folder) , Podfoldery( Subfolders) lub Wszystkie elementy programu Outlook(All Outlook Items) .

Wszystkie skrzynki pocztowe(All Mailboxes) – wybierz ten zakres, jeśli mamy udostępnione skrzynki pocztowe lub inne konta w Outlooku(Outlook) . Niektóre osoby mogą mieć w programie Outlook(Outlook) zarówno swoje służbowe, jak i osobiste konta e-mail .

Aktualna skrzynka pocztowa(Current Mailbox) — wybierz ten zakres, aby wyszukiwanie odbywało się tylko w jednej skrzynce pocztowej. Upewnij się, że skrzynka pocztowa jest zaznaczona w lewym okienku programu Outlook(Outlook) .

Bieżący folder(Current Folder) — ten zakres ograniczy wyszukiwanie do folderu, który jest aktualnie wybrany w lewym okienku programu Outlook(Outlook) .

Podfoldery(Subfolders) — ogranicza to zakres do folderów w dowolnym folderze zaznaczonym w lewym okienku.

Wszystkie elementy programu Outlook(All Outlook Items) — najbardziej otwarty zakres spowoduje zastosowanie wyszukiwania do wszystkich wiadomości e-mail, kontaktów, elementów kalendarza i zadań. Ze względu na dużą ilość danych wyszukiwanie w tym zakresie może być powolne i dawać niepotrzebne wyniki. Używaj tego zakresu oszczędnie.

Operatory wyszukiwania w Outlooku(Search Operators In Outlook)

Wyniki wyszukiwania można uszczegółowić za pomocą operatorów wyszukiwania. 

Aby znaleźć konkretną frazę, umieść podwójne cudzysłowy wokół wyszukiwanej frazy.

Przykład: Raport TPS

Aby znaleźć pozycje, które muszą zawierać dwa lub więcej słów, ale niekoniecznie obok siebie lub w kolejności napisanej, użyj operatora AND .

Przykład: praca ORAZ(AND ) weekend

Aby znaleźć elementy zawierające słowo kluczowe i wykluczyć elementy zawierające inne słowo kluczowe, użyj operatora NOT .

Przykład: sobota NIE(NOT ) jest super

Szukasz czegoś, co mogłoby mieć jedno lub drugie słowo? Wypróbuj operator OR .

Przykład: żyrafa LUB(OR ) produkt

Wszystkie te operatory można łączyć, aby wyszukiwanie było tak szczegółowe, jak byśmy sobie tego życzyli. Moglibyśmy mieć coś tak złożonego, jak „ raport TPS ” I(” AND) weekend LUB żyrafa NIE(NOT) jest super.

Wyszukaj Outlooka według słowa kluczowego(Search Outlook By Keyword)

Najłatwiejszą wyszukiwarką wiadomości e-mail programu Outlook(Outlook) jest wyszukiwanie słów kluczowych. Najprościej to zrobić z pola wyszukiwania błyskawicznego(Instant Search) u góry naszej skrzynki odbiorczej.

  • Ustaw(Set) zakres w polu rozwijanym obok pola Wyszukiwanie błyskawiczne(Instant Search) lub na karcie Wyszukaj(Search) .

  • Wpisz słowo kluczowe lub słowa w polu wyszukiwania i naciśnij klawisz Enter . W tym miejscu można użyć operatorów wyszukiwania, aby wyszukiwanie było bardziej szczegółowe.

Przeszukaj Outlooka według nadawcy(Search Outlook By Sender)

Aby przeszukać wiadomości e-mail programu Outlook według nadawcy:

  • Przejdź do zakładki Szukaj(Search) i kliknij przycisk Od(From )

  • To wejdzie
    od:”Nazwa nadawcy”
    w polu wyszukiwania błyskawicznego(Instant Search)

  • Usuń(Remove Sender) nazwę nadawcy spomiędzy podwójnych cudzysłowów i wpisz imię osoby, której szukamy. Możemy też po prostu wpisać cały termin bezpośrednio w wyszukiwarce błyskawicznej(Instant Search) . Naciśnij klawisz Enter , aby wyszukać.

Szukaj w Outlooku według tematu(Search Outlook By Subject)

Aby przeszukać wiadomości e-mail programu Outlook(Outlook) według tematu: 

  • Na karcie Szukaj kliknij Temat(Subject)

  • To stawia
    temat:”słowa kluczowe”< /pre > w polu wyszukiwania błyskawicznego(Instant Search)

  • Zastąp słowa kluczowe tematem, którego szukamy. Całą frazę można również wpisać do wyszukiwania błyskawicznego(Instant Search) . Naciśnij klawisz Enter , aby wyszukać.

Wyszukaj w Outlooku według daty(Search Outlook By Date)

Aby wyszukiwać wiadomości e-mail programu Outlook według daty:

  • Na karcie Szukaj kliknij W tym tygodniu(This Week) . Pokaże opcje; Dzisiaj(Today) , wczoraj, w tym tygodniu(Week) , w zeszłym tygodniu(Week) , w tym miesiącu(Month) , w zeszłym miesiącu(Month) , w tym roku, w zeszłym roku.

  • Cokolwiek jest zaznaczone, zostanie wprowadzone w polu wyszukiwania błyskawicznego(Instant Search) , np.;
    otrzymane:dzisiaj, otrzymane:wczoraj, otrzymane:w tym tygodniu, otrzymane:w zeszłym tygodniu, otrzymane:w tym miesiącu, otrzymane:ostatni miesiąc, otrzymane:w tym roku, otrzymane:zeszły rok
    Naciśnij klawisz Enter , aby wyszukać.

Możemy również skorzystać z otrzymanego: operatora z datami kalendarzowymi (

received:dd/mm/yyyy
received:tuesday
Outlook Tuesday Tuesdays

Wyszukaj w Outlooku elementy z załącznikami(Search Outlook For Items With Attachments)

Aby przeszukiwać wiadomości e-mail programu Outlook(Outlook) według załączników:

  • Na karcie Wyszukaj kliknij opcję Ma załączniki(Has Attachments)

  • To wejdzie
    załączniki:tak
    w polu wyszukiwania błyskawicznego(Instant Search) . Należy to połączyć z innym rodzajem wyszukiwania, aby zawęzić pole. Stuknij Enter , aby wyszukać.

Możemy też wpisać

hasattachments:no

Wyszukaj Outlooka według kategorii(Search Outlook By Category)

Korzystanie z narzędzia Kategoria(Category) do organizowania wiadomości e-mail nie jest w pełni wykorzystywane. 

  • Możemy wyszukiwać według kategorii za pomocą przycisku Kategorie(Categorized ) pod zakładką wyszukiwania. 

  • Wejdzie
    kategoria:=”Kategoria kolorów”
    w polu wyszukiwania błyskawicznego(Instant Search) . Naciśnij Enter , aby wyszukać.

Można to również wpisać ręcznie. Po prostu(Just) zmień kolor, aby pasował do kategorii. Na przykład, aby wyszukać czerwoną kategorię, wpisujemy

category:=”Red Category”
category:=”Blue Category”

Wyszukaj e-mail w programie Outlook według odbiorcy(Search Outlook Email By Recipient)

W ten sposób można wyszukiwać e-maile na podstawie tego, do kogo zostały wysłane. 

  • Kliknięcie przycisku Wysłane do(Sent To ) pokaże nam opcje; Wysłane(Sent) do: Ja lub CC: Ja, nie wysłane bezpośrednio(Sent Directly) do mnie i wysłane(Sent) do innego odbiorcy(Recipient)

  • Jeśli wybierzemy Wysłane(Sent) do innego odbiorcy(Recipient) , będziemy musieli edytować tekst w pasku wyszukiwania. To będzie wyglądać
    do: „ Nazwa odbiorcy ”(Recipient)

  • Usuń(Delete) część Recipient Name i wprowadź nazwę, której szukamy. Naciśnij (Hit) Enter , aby wyszukać.

Wyszukaj według przeczytanych lub nie przeczytanych(Search By Read Or Not Read)

Wiadomości e-mail programu Outlook(Outlook) można wyszukiwać według tego, czy zostały przeczytane, czy nieprzeczytane.

  • Kliknięcie przycisku Nieprzeczytane(Unread) na karcie Wyszukaj(Search) spowoduje znalezienie wszystkich nieprzeczytanych wiadomości e-mail. 

  • Wchodzi
    jest przeczytane:nie
    w pasku wyszukiwania. Naciśnij Enter , aby wyszukać.

  • Aby znaleźć przeczytaną wiadomość e-mail, zmień ją na
    jest przeczytane:tak
    i naciśnij Enter , aby wyszukać.

Szukaj według oznaczonych(Search By Flagged)

Używanie flag do oznaczania ważnych e-maili pomaga być na bieżąco. 

  • Aby znaleźć oflagowane wiadomości e-mail, kliknij przycisk Oflagowane(Flagged ) na karcie Wyszukaj. 

  • Będzie wyszukiwać za pomocą
    flaga śledzenia: flaga śledzenia
    . Inne opcje to
    flaga kontynuacji: nieoznaczona
    oraz
    flaga kontynuacji: zakończona
    . Stuknij Enter , aby wyszukać.

Szukaj według ważności(Search By Importance)

Zobacz(See) tylko ważne e-maile w Outlooku(Outlook) w następujący sposób.

  • Pod oznaczonym przyciskiem na karcie Wyszukaj(Search) znajduje się przycisk Ważne(Important) . Kliknięcie na to zwróci wszystkie przedmioty, które są oznaczone jako ważne. 

  • Wygląda na to, że wyszukiwane hasło
    ważność: Wysoka
    . Możemy również zmienić wysokie na niskie lub normalne. Kliknij(Click) lupę lub naciśnij Enter , aby wyszukać.

Łączenie opcji wyszukiwania(Combining Search Options)

Wszystkie powyższe opcje wyszukiwania można łączyć. Na przykład, jeśli szukamy przedmiotów, które są ważne i oflagowane, możemy wpisać

importance:high followupflag:followup

Można to wpisać lub po prostu kliknąć przycisk Ważne(Important) , a następnie przycisk Oflagowane(Flagged) .

Więcej opcji wyszukiwania(More Search Options)

Kliknij przycisk Więcej(More) na karcie Wyszukaj(Search) , a zobaczymy ponad 20 innych sposobów wyszukiwania. 

Przeważnie umieści menu rozwijane pod paskiem wyszukiwania z opcjami obsługiwanymi przez określony typ wyszukiwania.

more-added-drop-down.png

Zaawansowane opcje wyszukiwania(Advanced Search Options)

Mamy dostęp do ponad stu różnych opcji wyszukiwania wykraczających daleko poza to, co omówiliśmy. Może nigdy tego nie użyjemy, ale dobrze jest wiedzieć, że jest tutaj. 

  • Kliknij Narzędzia wyszukiwania(Search Tools ) , a następnie Wyszukiwanie zaawansowane(Advanced Find)

  • Otworzy się okno  Wyszukiwanie zaawansowane .(Advanced Find)

Poświęć trochę czasu i rozejrzyj się tutaj. To przytłaczające, jak wiele można zrobić. Możemy wyszukiwać na podstawie dowolnego pola dowolnego elementu programu Outlook(Outlook) . Istnieje kilkaset różnych rzeczy, które możemy przeszukiwać.

Potęga wyszukiwania w programie Outlook(The Power Of Outlook Search)

Nie jesteś zdumiony, jak rozległe i potężne są możliwości wyszukiwania w Outlooku(Outlook) ? Czy(Did) w ogóle wiedziałeś, że to wszystko było możliwe? Większość ludzi prawdopodobnie nigdy nie używa jednej dziesiątej wszystkich rzeczy, które może zrobić Outlook . Wykorzystaj to jako odskocznię do poznania innych możliwości programu Outlook(Outlook)

Możesz tworzyć własne skróty programu Outlook do zadań poczty e-mail(create your own Outlook shortcuts for email tasks) . Skonfiguruj reguły programu Outlook, aby uporządkować wiadomości e-mail w folderach(Outlook rules to organize email into folders) . Lub nawet zaplanuj wysłanie e-maila o określonej godzinie(schedule an email to be sent at a specific time) ! Posiadanie Outlooka(Outlook) tylko do czytania e-maili jest trochę jak używanie Ferrari do robienia zakupów.



About the author

Jestem inżynierem Windows, ios, pdf, błędów, gadżetów z ponad 10-letnim doświadczeniem. Pracowałem nad wieloma wysokiej jakości aplikacjami i frameworkami Windows, takimi jak OneDrive dla Firm, Office 365 i nie tylko. Moja ostatnia praca obejmowała opracowanie czytnika PDF dla platformy Windows i pracę nad tym, aby komunikaty o błędach były bardziej zrozumiałe dla użytkowników. Dodatkowo od kilku lat jestem zaangażowany w rozwój platformy ios i dobrze znam zarówno jej funkcje, jak i dziwactwa.



Related posts