Pomimo posiadania kilku narzędzi do arkuszy kalkulacyjnych i innych podobnych aplikacji, nadal wolimy współpracować z samym programem Microsoft Excel^{(Microsoft Excel)} . Dzieje się tak dlatego, że ten program do obsługi arkuszy kalkulacyjnych sprawia, że ​​twoja praca jest bardzo przydatna, jeśli wiesz, jak z niego korzystać. Niezależnie od tego, czy jesteś małym biznesmenem, czy pracujesz w biurze korporacyjnym, arkusz programu Excel^(Excel) stał się teraz bardzo pomocnym i niezbędnym źródłem informacji dla codziennych użytkowników.

Ta aplikacja jest używana głównie do rejestrowania i manipulowania danymi liczbowymi do różnych celów. Ze względu na proste funkcje i łatwe w użyciu funkcje, zawsze był podstawowym narzędziem każdego użytkownika korporacyjnego. W tym przewodniku znajduje się 10 głównych pomocnych wskazówek i porad dotyczących programu Excel, które należy znać.

Porady i wskazówki dotyczące programu Microsoft Excel

W tym poście omówimy następujące porady i wskazówki dotyczące ^(Tricks)programu Excel^{(Excel Tips)} , które naszym zdaniem są najbardziej przydatne:

1. Zaznacz wszystkie komórki naraz
2. Autodopasuj szerokość kolumny
3. Transpozycja kolumn i wierszy
4. Użyj polecenia filtrowania,^{(Use Filter Command)} aby ukryć niechciane dane^{(Hide Unwanted Data)}
5. Usuń zduplikowany wpis
6. Usuń puste zapisy
7. Wstaw puste wiersze do rekordu
8. Automatycznie kopiuj dane^{(Copy Data)} do innego arkusza^{(Sheet Automatically)}
9. Zrób zrzut ekranu za pomocą aparatu Excel
10. Połącz komórki ze swoim adresem e-mail

Zacznijmy i poznajmy szczegółowo każdy z nich.

1] Wybierz wszystkie komórki naraz

Czasami może być konieczne wprowadzenie dużych zmian w arkuszu programu Excel^(Excel) . W takim przypadku możesz zaznaczyć wszystkie komórki w arkuszu kalkulacyjnym, korzystając z kwadratowego pola dostępnego w skrajnym lewym górnym rogu arkusza kalkulacyjnego.

Po zaznaczeniu kwadratowego pola podświetla wszystkie komórki w arkuszu, nawet puste komórki. Alternatywnie możesz również użyć skrótu klawiaturowego Ctrl+A , aby zaznaczyć wszystkie komórki w arkuszu.

2] Automatycznie dopasuj szerokość kolumny

Podczas pracy na MS Excel z dużą ilością rekordów danych często komplikuje się zmianę rozmiaru każdej komórki kolumny zgodnie z jej tekstem. Aby w łatwy sposób zmienić rozmiar kolumn, możesz użyć funkcji Autodopasowanie^(AutoFit) szerokości kolumn, która jest funkcją wbudowaną w programie Excel .

Wszystko, czego potrzebujesz, aby przesunąć wskaźnik myszy na granicę kolumny, którą chcesz dopasować, a następnie kliknij ją dwukrotnie. A jeśli musisz dostosować całe kolumny, zaznacz je wszystkie i kliknij dwukrotnie granicę dowolnej kolumny.

Alternatywnie możesz również zmienić szerokość kolumny, korzystając z opcji Autodopasuj szerokość kolumny^{(Autofit Column width)} . Aby to zrobić, wybierz kolumnę, którą chcesz dostosować, a następnie przejdź do paska menu > karta Strona główna . ^(Home)W sekcji Komórki^(Cells) kliknij opcję Format , a następnie wybierz z menu rozwijanego opcję Autodopasuj szerokość kolumn .^{(Autofit Columns Width)}

3] Transpozycja kolumn i wierszy

Niektórzy ludzie tworzą arkusze kalkulacyjne Excel , w których główne pola przechodzą poziomo w rzędzie. Inni umieszczają dane w pionie. Czasami te preferencje prowadzą do scenariusza, w którym chcesz transponować dane programu Excel^(Excel) . Transpozycja^(Transpose) to funkcja programu Excel^(Excel) , która umożliwia przełączanie kolumn programu Excel^(Excel) na wiersze bez ponownego wpisywania danych.

Funkcja transpozycji^(Transpose) to świetna funkcja, którą otrzymasz w arkuszach kalkulacyjnych MS Excel . Jest to bardzo przydatne, gdy trzeba przełączyć kolumny danych z poziomej na pionową bez ponownego wpisywania danych.

Na powyższym obrazku dane są ułożone w formie tabelarycznej, w której postacie badanych są pokazane pionowo. Gdybyśmy musieli ręcznie przestawić dane w poziomie, byłoby to dość trudne. Ale za pomocą funkcji transpozycji możesz to zrobić w kilka sekund.

Więc najpierw musisz wybrać dane z tabeli i je skopiować. Teraz umieść wskaźnik myszy w miejscu, w którym musisz transponować dane, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Wklej specjalnie^{(Paste Special)} z menu kontekstowego. Gdy otworzy się okno Wklej specjalnie , zaznacz funkcję ^{(Paste Special)}Transpozycja^(Transpose) i kliknij przycisk OK.

4] Użyj polecenia filtra,^{(Use Filter Command)} aby ukryć niechciane dane^{(Hide Unwanted Data)}

Funkcja filtrowania Excela^(Excel) pozwala ukryć niechciane dane i wyświetlić tylko niektóre ważne dane w arkuszu kalkulacyjnym. Korzystając z tej funkcji, możesz łatwo filtrować nazwiska, daty i liczby z ogromnego zbioru danych lub tabeli. Jednak nie usuwa ani nie modyfikuje oryginalnych danych. Staje się bardzo przydatny, gdy musisz skupić się tylko na jakimś specjalnym rodzaju informacji.

W powyższym zestawie danych widać, że znajduje się lista uczniów, których oceny są różne, ich adres jest inny. Może być jeszcze większy. Tak więc, jeśli musisz filtrować określone dane, może to być dość trudne.

Aby zrobić to w łatwy sposób, możesz użyć polecenia filtrowania. Wystarczy więc wybrać nagłówek tabeli, a następnie przejść do sekcji Edycja^(Editing) . W odpowiedniej sekcji wybierz Sortuj i filtruj^{(Sort & Filter)} , a następnie wybierz narzędzie Filtruj^(Filter) .

Kliknij^(Click) opcję strzałki w dół, która pojawi się w pobliżu nagłówka każdej kolumny. Umożliwia sortowanie danych w kolejności alfabetycznej lub porządkowanie liczb od najmniejszej do największej. Ponadto możesz użyć filtra tekstowego do filtrowania danych zgodnie z wymaganiami.

5] Usuń zduplikowany wpis

Zlokalizowanie i usunięcie zduplikowanych wpisów w arkuszu kalkulacyjnym mającym niewielki zestaw danych jest dość łatwym zadaniem. Ale jeśli trzeba to zrobić z dużym zbiorem danych, w którym kolumny i wiersze są setki, byłoby to naprawdę trudne zadanie.

W powyższej tabeli znajduje się dziesięć rekordów, w których dwa wpisy są całkowicie podobne, a w trzech wierszach użyto nazwy zwyczajowej. Tak więc, aby znaleźć zduplikowane wpisy, musisz wybrać tabelę. Następnie przejdź do menu Dane^(Data) , wybierz kategorię Narzędzia danych^{(Data Tools)} , a następnie kliknij Usuń duplikaty^{(Remove Duplicates)} .

W oknie dialogowym zaznacz pole wyboru obok Moje dane mają nagłówki. W sekcji kolumn usuń oznaczenie numeru seryjnego, ponieważ jest on inny dla każdego wpisu. Na koniec kliknij przycisk OK , a zobaczysz, że zduplikowany wpis zostanie usunięty z tabeli.

6] Usuń puste rekordy

Czasami mogłeś zauważyć puste komórki lub wiersze w arkuszu kalkulacyjnym, które w większości są niepożądane. Użytkownicy często klikają prawym przyciskiem myszy określony wiersz i usuwają je jeden po drugim. Ale co zrobisz, jeśli ich liczba będzie w setkach? W takiej sytuacji usuwanie ich pojedynczo byłoby naprawdę żmudną pracą.

Dlatego, aby usunąć je za jednym razem, naciśnij klawisz skrótu Ctrl+G , a gdy pojawi się okno dialogowe Przejdź do, wybierz przycisk ^{(Go To)}Specjalne^(Special) . Na następnej stronie zaznacz przycisk opcji Puste^(Blanks) i kliknij przycisk OK. Zauważysz, że wszystkie puste komórki zostaną zaznaczone.

Teraz naciśnij przycisk Ctrl+minus . Gdy pojawi się wyskakujące menu, wybierz Przesuń komórki w górę^{(Shift cells up)} i kliknij przycisk OK. Zobaczysz, że wszystkie puste komórki zostaną usunięte, a zestaw danych również odpowiednio ułożony.

7] Wstaw puste wiersze do rekordu

Jak wspomniałem, puste wiersze są w większości niepożądane, ale czasami to również działa. Tak więc, jeśli chcesz je wstawić, możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy określony wiersz i dodać je jeden po drugim, jak wspomniałem, usuwając puste wiersze.

Tak więc, aby wstawić puste wiersze w każdym oddzielnym rekordzie, utwórz serię wspomnianych numerów seryjnych. Następnie wybierz cały zestaw danych, a następnie kliknij narzędzie Sortuj^(Sort) dostępne na karcie Dane^(Data) .

W poniższym oknie dialogowym kliknij menu rozwijane Sortuj według i uporządkuj je według numeru seryjnego.

Kliknięcie przycisku OK spowoduje wstawienie pustego wiersza między każdym oddzielnym wierszem.

8] Automatycznie skopiuj dane^{(Copy Data)} do innego arkusza^{(Sheet Automatically)}

Czasami zdarza się, że trzeba wykorzystać dane z innego arkusza, które wpisujesz w pierwszym arkuszu. Aby to zrobić, zwykle używasz tradycyjnej metody kopiowania i wklejania. Ale kiedy musisz zmienić niektóre dane w jednym arkuszu, to ponownie musi to zmienić również w drugim arkuszu. Sprawa staje się nieco skomplikowana, gdy musisz zmienić te same dane na obu arkuszach jeden po drugim.

W programie Excel istnieje opcja, która automatycznie kopiuje dane z pierwszego arkusza do innych arkuszy w procesie w czasie rzeczywistym. Aby jednak automatycznie skopiować dane do innych arkuszy, musisz najpierw nawiązać między nimi połączenie.
Aby to zrobić, przejdź do paska stanu pierwszego arkusza. Następnie naciskaj klawisz Ctrl i klikaj te arkusze, na które musisz automatycznie skopiować dane. Otóż ​​to.
Teraz wszelkie dane, które wprowadzisz na pierwszym arkuszu, zostaną automatycznie skopiowane na inne arkusze.

9] Zrób zrzut ekranu^(Screenshot) za pomocą aparatu Excel

Zawsze mówiono, że „Obraz jest wart tysiąca słów”. W związku z tym czasami może być konieczne dodanie zrzutu ekranu w arkuszu programu Excel^(Excel) , aby lepiej wyjaśnić.

Jednak nie musisz używać żadnej aplikacji innej firmy, aby zrobić zrzut ekranu. Excel ma wbudowane polecenie aparatu, które pomaga wykonać zrzut ekranu jednym kliknięciem.

Aby skorzystać z tej funkcji, musisz najpierw włączyć polecenie aparatu. Wszystko, czego potrzebujesz, aby przejść do paska narzędzi szybkiego dostępu i kliknąć Dostosuj pasek narzędzi szybkiego dostępu^{(Customize Quick Access Toolbar)} . Następnie kliknij menu rozwijane Wybierz polecenia z^{(Choose commands from)} > All commands > Camera. Teraz wybierz przycisk Dodaj^(Add) i naciśnij OK.

Po wykonaniu powyższej procedury zauważysz, że ikona aparatu^(Camera) została teraz dodana do paska narzędzi szybkiego dostępu. Teraz wybierz komórki lub dane, dla których potrzebujesz obrazu. Następnie kliknij ikonę aparatu^(Camera) , a następnie kliknij w dowolnym miejscu arkusza roboczego. Możesz także przeciągnąć i zmienić rozmiar obrazu, aby dostosować go do swoich wymagań.

10] Połącz^(Link) komórki ze swoim adresem e-mail

W arkuszu programu Excel możesz łatwo utworzyć hiperłącze do swojego adresu Gmail .

Aby to zrobić, musisz najpierw wybrać komórkę, w której chcesz wstawić link. Następnie naciśnij skrót Ctrl+K . Gdy na ekranie pojawi się okno dialogowe, wybierz Adres e-mail^{(E-mail Address)} z lewego okienka. Dodaj swój adres e-mail, a następnie naciśnij przycisk OK.

Otóż ​​to. Mam nadzieję, że te wskazówki i porady mogą być pomocne podczas korzystania z arkuszy programu Excel^(Excel) na komputerze.

Microsoft Excel Tips and Tricks for beginners

In spite of haνing several spreadsheet tools and other similar applications, we still prefer to work along with the Microsoft Excel itself. This is because this spreadsheet program makes your job pretty handy if you know the way to use it. Whether you are a small businessman or working in a corporate office, Excel worksheet has now become a quite helpful and essential resource for daily users.

This application is mainly used for recording and manipulating the numerical data for various purposes. Because of its straightforward functions and easy-to-use features, it has been always the primary means of every corporate user. In this guide, there are the 10 major helpful excel tips and tricks that one must need to know.

Microsoft Excel Tips and Tricks

In this post we will cover the following Excel Tips and Tricks, which we think are the most useful ones:

1. Select all cells at once
2. Autofit Column width
3. Transpose columns and rows
4. Use Filter Command to Hide Unwanted Data
5. Remove Duplicate Entry
6. Remove the Blank Records
7. Insert Blank Rows into Record
8. Copy Data to Another Sheet Automatically
9. Take Screenshot using Excel Camera
10. Link the cells to your email address

Let us start and know each one in detail.

1] Select all cells at once

Sometimes you might need to make some massive changes to your Excel worksheet. In such a case, you can select all the cells in your worksheet using the square box that is available in the extreme top-left corner of the spreadsheet.

When you select the square box, it highlights all the cells in the worksheet even the empty cells as well. As an alternative, you can also use the Ctrl+A keyboard shortcut to select all the cells on the worksheet.

2] Autofit Column width

While working on the MS Excel with a large amount of data record, often it becomes complicated to resize each column cells according to its text. In order to resize the columns in an easy way, you can use the AutoFit column width feature that is an inbuilt feature in Excel.

All you need to move your mouse pointer to the boundary of the column you want to autofit and then double click on it. And if you have to adjust the entire columns then select them all and double click on the boundary of any column.

Alternatively, you can also resize the column width by using the Autofit Column width option. To do this, select the column you want to adjust and then navigate to the Menu bar > Home tab. In the Cells section, click on the Format option and then select Autofit Columns Width from the drop-down menu.

3] Transpose columns and rows

Some people create Excel spreadsheets where the main fields go across horizontally in a row. Others put the data vertically. Sometimes these preferences lead to a scenario where you want to transpose Excel data. Transpose is an Excel function that allows you to switch Excel columns to rows without retyping the data.

Transpose function is a great feature you will get in the MS Excel spreadsheets. It becomes very helpful when you need to switch the data columns from horizontal to vertical without retyping the data.

In the above picture, the data are arranged in a tabular form where the figures of the subjects are showing vertically. If we need to rearrange the data horizontally in a manual way then it would be quite difficult. But with the help of transpose function, you can do it in a couple of seconds.

So, you first need to select the data from the table and copy them. Now, place your mouse pointer where you have to transpose the data, do a right-click and select Paste Special option from the context menu. When the Paste Special window opens, check the Transpose function and click on the OK button.

4] Use Filter Command to Hide Unwanted Data

Excel filter function allows you to hide the unwanted data and to display only certain important data in the spreadsheet. Using this feature, you can easily filter the names, dates, and numbers from the huge dataset or table. However, it doesn’t remove or modify the original data. It becomes very useful when you need to focus only on some special kind of information.

In the above dataset, you can see there is a list of students whose marks are different, their address is different. It can be large even more. So, if you need to filter any specified data then it can be quite difficult.

To make it in an easy way, you can use the filter command. So, all you need to select the header of the table and then navigate to the Editing section. In the corresponding section, select the Sort & Filter and then choose the Filter tool.

Click on the down-arrow option that comes to appear near the header of each column. It allows you to sort your data in alphabetical order or to arrange the numbers by smallest to largest. Furthermore, you can use the text filter to filter the data as per your requirement.

5] Remove Duplicate Entry

It is quite an easy job to locate and remove duplicates entries for a spreadsheet having a small set of data. But if it has to be done with a large dataset where the columns and rows are in hundreds then it would be indeed a challenging task.

In the above table, there are ten records in which two entries are totally similar and a common name has been used in three rows. So, in order to find out the duplicate entries, you need to select the table. After that, navigate to the Data menu, select the Data Tools category, and then click Remove Duplicates.

In the dialog box, mark the checkbox near the My data has headers. And, under the columns section, remove the mark of the serial number as it is different for each entry. Finally, click on the OK button and you will see the duplicate entry gets removed from the table.

6] Remove the Blank Records

Sometimes you might have noticed the blank cells or rows in your spreadsheet that are mostly undesirable. Users commonly do a right-click on the specified row and delete them one by one. But what will you do if their numbers are in hundreds? In that situation, deleting them one by one would really be a tedious job.

Therefore, in order to delete them in one go, press Ctrl+G shortcut key and when the Go To dialog box comes to appear, select the Special button. On the following page, mark the Blanks radio button and click on the OK button. You will notice that all the blank cells get selected.

Now, press the Ctrl+minus button. When a pop-up menu appears, select Shift cells up and click on the OK button. You will see, all the blanks cells get removed and the dataset also arranged suitably.

7] Insert Blank Rows into Record

As I aforementioned that blank rows are mostly undesirable but sometimes it works as well. So, if you need to insert them, you can do a right-click on the specified row and add them one by one as I stated while removing blank rows.

So, to insert the blank rows in each separate record, make a series of the mentioned serial number. After that, select all the data set and then click on the Sort tool available on the Data tab.

In the following dialog box, click on the Sort by drop-down menu, and arrange them by serial number.

Clicking on the OK button, it will insert a blank row between each separate row.

8] Copy Data to Another Sheet Automatically

Sometimes it happens that you need to use the data in another sheet which you enter in the first sheet. To do so, you commonly use the traditional copy and paste method. But, when you need to change some data in one sheet then it again has to change it on the other sheet as well. It becomes a bit complicated when you have to change the same data on both sheets one by one.

In excel, there is an option that automatically copies the data of the first sheet into other sheets in a real-time process. However, for copying the data automatically to other sheets, you need to first make a connection between them.
To do so, go to the status bar of the first sheet. After that, keep pressing the Ctrl key and click those sheets on which you have to copy the data automatically. That’s it.
Now whatever data you enter on the first sheet, it automatically gets copied on the other sheets.

9] Take Screenshot using Excel Camera

It has always been said that “A picture is worth a thousand words”. Accordingly, sometimes you may need to add a screenshot within your Excel worksheet so that you could explain the things in a better way.

However, you don’t need to use any third-party application to capture a screenshot. Excel has an inbuilt camera command that helps you to take the screenshot in a single click.

To use this feature, you first have to enable the camera command. So, all you need to navigate to the quick access toolbar and click on the Customize Quick Access Toolbar. After that, click on the drop-down menu of Choose commands from > All commands > Camera. Now, select the Add button and hit OK.

After following the above procedure, you will notice a Camera icon is now added to the quick access toolbar. Now, select the cells or data for which you need an image. After that, click on the Camera icon and then click anywhere on the worksheet. You can also drag and resize the image to adjust according to your requirements.

10] Link the cells to your email address

In the excel worksheet, you can easily create a hyperlink to your Gmail address.

To do so, you first need to select the cell where you want to insert the link. After that, press Ctrl+K shortcut. When the dialog box prompts on the screen, select the E-mail Address from the left pane. Add your email address and then hit the OK button.

That’s it. I hope these tips and tricks may be helpful while using Excel worksheets on your computer.

Related posts

• 3 sposoby na zabezpieczenie pliku Excel hasłem

• Jak tworzyć wykresy Gantta w programie Microsoft Excel

• Jak zrozumieć analizę warunkową w programie Microsoft Excel

• Samouczek dotyczący podstaw programu Microsoft Excel — nauka korzystania z programu Excel

• Arkusze Google a Microsoft Excel – jakie są różnice?

• Najlepsze porady i wskazówki dotyczące Microsoft OneDrive, aby używać go jak profesjonalista

• Jak stworzyć schemat blokowy w Wordzie i Excelu

• Samouczek Microsoft Excel dla początkujących

• Jak aktywować i załadować dodatek Solver w programie Microsoft Excel, jeśli nie działa?

• Napraw Excel czeka, aż inna aplikacja zakończy działanie OLE

• Jak korzystać z funkcji MID i MIDB w programie Microsoft Excel

• Microsoft Excel powoduje wysokie zużycie procesora podczas pracy w systemie Windows 10

• Jak zablokować komórki w programie Microsoft Excel

• Jak instalować i używać dodatków w programach Microsoft Word i Excel dla iPada

• 10 porad i wskazówek dotyczących programu Excel na rok 2019

• Porady i wskazówki dotyczące przeglądarki Microsoft Edge dla systemu Windows 11/10

• Jak wyodrębnić nazwy domen z adresów URL w programie Microsoft Excel

• Porady i wskazówki Microsoft To-Do na iPhone'a: ​​Zwiększ swoją produktywność!

• Jak zablokować lub odblokować komórki w programie Excel? (2022)

• Jak bezpiecznie zabezpieczyć hasłem plik Excel