Dwie podstawowe funkcje programu Excel umożliwiają manipulowanie danymi i przeglądanie ich z różnych perspektyw, a jednym z prostszych, ale potężnych narzędzi do tego celu jest funkcja sortowania^{(Sort )} .

Niezależnie od tego, czy chodzi o proste sortowanie rosnąco/malejąco, sortowanie według więcej niż jednej zmiennej w celu wyświetlenia danych w grupach lub zachowanie integralności wierszy, czy też proste sortowanie alfanumeryczne w celu zachowania porządku w danych tabelarycznych, sortowanie danych w programie Excel^(Excel) jest niezbędną umiejętnością.

Niewiele programów jest lepiej przystosowanych do sortowania danych tabelarycznych niż Excel , a sortowanie może przebiegać od prostych i stosunkowo nieskomplikowanych do wysoce skomplikowanych. Chociaż sprawność sortowania programu Excel^(Excel) — co można zrobić z odpowiednim zestawem danych i niewielką wiedzą na temat wewnętrznego działania programu — jest rzeczywiście solidna i dogłębna, dzisiejsza wskazówka techniczna koncentruje się na dwóch podstawowych typach sortowania, jak następuje:

• Sortowanie danych w jednej kolumnie
• Sortowanie danych w wielu kolumnach

Arkusze kalkulacyjne składają się oczywiście z kolumn i wierszy komórek lub danych tabelarycznych, gdzie każda kolumna zawiera logiczny podział faktów, liczb lub innych szczegółów według kategorii, takich jak np. nazwiska, adresy, waluta, części liczby itd. — w zależności od typu arkusza kalkulacyjnego. Z drugiej strony wiersze^(Rows) wyświetlają osoby, obiekty lub figury obok siebie lub w tym samym wystąpieniu lub wystąpieniu.

W zależności od typu arkusza kalkulacyjnego i zawartych w nim danych, takich jak tabelaryczna lista nazwisk, adresów, numerów telefonów i innych istotnych danych, wiersze są często podobne do rekordów bazy danych.

Podczas sortowania wierszy danych każdy wiersz musi zachować integralność, bez nieumyślnego przenoszenia danych z jednego wiersza do drugiego, co, jak zobaczysz poniżej, przydaje się przy sortowaniu danych w wielu kolumnach.

Sortowanie według jednego pola

Rekordy w arkuszu kalkulacyjnym można sortować według wierszy, a komórki w rekordach według kolumn. Możesz oczywiście określić rosnąco lub malejąco porządek sortowania. Domyślnie rosnąco/alfanumerycznie program porządkuje tekst od A do Z oraz liczby od najmniejszego do największego. Sortowanie z malejącym porządkiem sortowania oczywiście odwraca starsze od Z do A lub tak, że większe liczby zaczynają się od góry.

Podobnie jak w przypadku wielu funkcji w programie Excel^(Excel) , istnieje kilka sposobów na wykonanie prostego sortowania; wszystko, czego potrzebujesz do tego typu sortowania, znajduje się w menu rozwijanym prawego przycisku myszy, jak pokazano poniżej.

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy^{(Right-click)} pole w kolumnie, według której chcesz posortować arkusz kalkulacyjny, aby otworzyć menu podręczne.
2. Przewiń^(Scroll) w dół i najedź kursorem na Sortuj^(Sort) , aby otworzyć menu wysuwane.
3. Kliknij opcję Sortuj od A do Z,^{(Sort A to Z)} aby rosnąco lub Sortuj od Z do A^{(Sort Z to A )} malejąco ( należy zauważyć^(Note) , że program Excel nie uwzględnia podczas sortowania danych w komórkach w wierszu 1; program zakłada, że ​​ten wiersz zawiera etykiety lub nagłówki kolumn).

To proste sortowanie działa w przypadku wielu typów danych, z wyjątkiem sytuacji, gdy wiersze i kolumny zawierają identyczne lub zduplikowane dane. W takich przypadkach musisz posortować według dwóch lub więcej kolumn, które pojawią się w następnej kolejności.

Sortowanie rekordów na wielu polach

W zależności od złożoności danych może być konieczne sortowanie według więcej niż jednej kolumny. Być może najlepszym przykładem jest sortowanie bazy danych alfabetycznie w kolejności według nazwisk. Załóżmy, że Twoje dane mają kilka osób o tych samych nazwiskach. W takich przypadkach upewnij się, że Linda Johnson występuje przed Lydią Johnson^{(Lydia Johnson)} , a Cherri Anderson występuje po Charlesie Andersonze… Masz pomysł.

Możesz skonfigurować niestandardowe wyszukiwania z wieloma kryteriami w oknie dialogowym Sortuj , w ten sposób.^(Sort)

1. Kliknij^(Click) komórkę w pierwszej kolumnie danych, które chcesz posortować.
2. Kliknij pozycję Dane^{(Data )} tuż pod paskiem tytułu, aby otworzyć wstążkę Dane . ^(Data)(Wstążka to oczywiście rząd kart kontekstowych u góry okna aplikacji).
3. W sekcji Sortuj i filtruj^{(Sort & Filter)} kliknij przycisk Sortuj^{(Sort )} , aby otworzyć okno dialogowe Sortuj.

• Kliknij listę rozwijaną Sortuj według i wybierz nazwę pierwszej kolumny do sortowania. ^{(Sort by)}(Pamiętaj, że program Excel wyświetla zawartość w wierszu 1 kolumny, który w tym przypadku zawiera etykiety kolumn. Możesz wyłączyć tę opcję, odznaczając pole wyboru Moje dane mają nagłówki^{(My data has headers)} ).
• Kliknij Dodaj poziom^{(Add Level )} , aby dodać kolejną kolumnę do porządku sortowania.
• Kliknij listę rozwijaną Następnie według i wybierz następną kolumnę do sortowania.^{(Then by)}
• W razie potrzeby powtórz kroki 6 i 7^{(Steps 6 and 7)} , aby skonfigurować parametry swojego rodzaju.

Kliknięcie w oknie dialogowym Sortuj^(Sort) ujawnia kilka różnych opcji modyfikowania sortowania, chociaż niektóre z nich, chyba że wiesz dokładnie, jak każdy z nich wpływa na sortowanie, najprawdopodobniej dadzą niepożądane wyniki.

• Kliknij OK .
• Jeśli pojawi się okno dialogowe Ostrzeżenie o sortowaniu , wybierz opcję ^{(Sort Warning)}Rozszerz zaznaczenie^{(Expand the selection)} , a następnie kliknij przycisk Sortuj.^(Sort.)

Poza tym, kiedy wybierzesz kolumnę, Excel analizuje zawartość komórek w tej kolumnie i domyśla się, jakie wartości powinny znaleźć się w polach Sortuj według^{(Sort on)} i Porządkuj . ^(Order)Jeśli nie masz konkretnego (i logicznego) powodu, aby je zmienić, nie rób tego. (O ile oczywiście nie eksperymentujesz. Zawsze do tego zachęcam — a funkcja Cofnij^(Undo) w programie Excel działa znakomicie).

Jak na pewno możesz sobie wyobrazić, to dopiero początek sortowania danych w Excelu^(Excel) . Należy jednak pamiętać, że jeśli nie będziesz ostrożny, użycie niewłaściwych parametrów może zestawić dane i całkowicie zmienić ich pozycję w arkuszu kalkulacyjnym. Sortowanie^(Sort) jest szybkie i łatwe w konfiguracji. Dobrą wiadomością jest to, że funkcja Cofnij^(Undo) też działa szybko. Nie bój się cofnąć ^(Don)i^(Undo) spróbuj ponownie. I jeszcze raz.

Basic One-Column and Multi-Column Data Sorting in Excel Spreadsheets

Two of Excel’s primary functions are to allow you to manipυlate and viеw data from diffеrеnt perspectives, and one of the prоgram’s more simple but powerful tools for doing so is the Sort function.

Whether it’s simple ascending/descending sorts, sorting on more than one variable to display data in groups or to maintain row integrity, or simple alphanumeric sorts to keep your tabular data orderly, sorting data in Excel is an essential skill.

Few programs are better suited for sorting tabular data than Excel, and your sorts can run from the simple and relatively uncomplicated to the highly sophisticated. While Excel’s sorting prowess—what you can do with the right data set and a little knowledge of the inner workings of the program—is indeed robust and in-depth, today’s tech tip focuses on two basic types of sorts, as follows:

• Sorting data on a single column
• Sorting data on multiple columns

Spreadsheets are, of course, made up of columns and rows of cells, or tabular data, where each column comprises a logical division of facts, figures, or any other details by category, such as, say, names, addresses, currency, parts numbers, and so on—depending on the type of spreadsheet. Rows, on the other hand, display people, objects, or figures side-by-side or in the same instance or occurrence.

Depending on the type of spreadsheet and the data it contains, such as a tabular list of names, addresses, phone numbers, and other pertinent data, rows are frequently similar to database records.

When you sort rows of data, each row must maintain its integrity, without inadvertently moving data from one row to another, which, as you’ll see further down, is where sorting data on multiple columns comes in handy.

Sorting on a Single Field

You can sort the records in your spreadsheet by rows, and you can sort the cells within records by columns. You can, of course, specify ascending or descending sort orders. By default, ascending / alphanumerically, the program arranges text from A to Z and numbers from smallest to largest. Sorting with a descending sort order, of course, reverses the older from Z to A, or so that larger numbers start at the top.

As with many functions in Excel, there are a few ways to perform a simple sort; everything you need for this type of sort, though, resides on the right mouse button flyout-menu, as shown below.

1. Right-click a field in the column upon which you want to sort the spreadsheet to open the popup menu.
2. Scroll down and hover the cursor over Sort to open the flyout menu.
3. Click Sort A to Z for ascending or Sort Z to A descending (Note that Excel does not include the data in cells in row 1 in the sort; the program assumes that this row holds your column labels, or headers.).

This simple sort works for many types of data, except when your rows and columns have identical, or duplicate, data. In these instances, you must sort on two or more columns, coming up next.

Sorting Records on Multiple Fields

Depending on the complexity of your data, you may need to sort on more than one column. Perhaps the best example is sorting a database alphabetically in last-name order. Say that your data has several people with the same last names. In these instances, you’ll want to make sure that Linda Johnson comes before Lydia Johnson, and Cherri Anderson displays after Charles Anderson…You get the idea.

You can set up custom searches with multiple criteria from the Sort dialog box, like this.

1. Click a cell in the first column of data you want to sort.
2. Click Data just beneath the title bar to open the Data ribbon. (The ribbon is, of course, the row of contextual tabs across the top of the application window.)
3. In the Sort & Filter section, click the Sort button to open the Sort dialog box.

• Click the Sort by drop-down and choose the first column name to sort on. (Note that Excel displays the content in row 1 of the column, which in this case holds the column labels. You can turn this option off by unchecking the My data has headers checkbox.)
• Click Add Level to add another column to the sort order.
• Click the Then by drop-down and choose the next column to sort on.
• Repeat Steps 6 and 7 as needed to configure the parameters of your sort.

Clicking around in the Sort dialog box reveals several different options for modifying your sorts, though some of them, unless you know exactly how each one affects your sort, will most likely produce unwanted results.

• Click OK.
• If you get a Sort Warning dialog box, select Expand the selection and then click Sort.

Besides, when you choose a column, Excel analyzes the contents of the cells in that column and makes educated guesses as to what values should populate the Sort on and Order fields. Unless you have a specific (and logical) reason for changing these, don’t. (Unless you’re experimenting, of course. I always encourage that—and Excel’s Undo feature works marvelously.)

As I’m sure you can imagine, this is just the beginning of how you can sort data in Excel. It’s important to remember, though, that unless you’re careful, using the wrong parameters can juxtapose your data and completely change its position in the spreadsheet. Sort is fast and easy to setup. The good news is that Undo is fast, too. Don’t be afraid to Undo and try again. And again.

Related posts

• Wyśrodkuj dane arkusza roboczego w programie Excel do drukowania

• Jak scalić dane w wielu plikach Excel

• Jak usunąć puste linie w Excelu?

• Jak korzystać z funkcji Speak Cells programu Excel

• Jak wstawić arkusz programu Excel do dokumentu programu Word?

• Korzystanie z narzędzia wyszukiwania celów analizy warunkowej w programie Excel

• Jak korzystać z odwołań bezwzględnych w programie Excel

• Jak otworzyć Word i Excel w trybie awaryjnym

• Ukryj poufne dane w dokumencie programu Word 2007/2010

• Jak przenosić kolumny w programie Excel

• Jak używać instrukcji If i zagnieżdżonych instrukcji If w programie Excel?

• Jak usunąć zduplikowane wiersze w programie Excel?

• Arkusze Google a Microsoft Excel – jakie są różnice?

• Jak korzystać z wypełniania Flash w programie Excel

• Kiedy używać dopasowania indeksu zamiast funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO w programie Excel

• 3 sposoby na podzielenie komórki w Excelu

• 5 sposobów na konwersję tekstu na liczby w programie Excel

• Co to jest tablica VBA w programie Excel i jak ją zaprogramować?

• Jak szybko wstawić wiele wierszy w programie Excel

• Jak zrobić wykres kołowy w programie Excel