Posiadanie adresu e-mail jest jak posiadanie numeru telefonu: gdy jest już na świecie, nie chcesz go zmieniać.

Oprócz szacunkowych 30% adresów e-mail, które zmieniają się każdego roku – z których większość to e-maile biznesowe – większość ludzi prawdopodobnie nie chciałaby zajmować się przenoszeniem kontaktów, przekierowywaniem ludzi na nowy adres e-mail lub polowaniem na każdą witrynę , subskrypcji i odbiorcy rachunku, aby zaktualizować swój adres e-mail w pliku.

Jednak czasami ludzie mają dobry powód, aby dokonać masowego przejścia z jednego cyfrowego miejsca do drugiego. Możliwe, że Twój dostawca poczty e-mail jest przestarzały i nie nadąża za nowoczesnymi wzorcami; a może twój dostawca szaleje i musisz znaleźć nowy dom.

Większość ludzi nie ma dobrego pojęcia o tym, co tam jest i co odróżnia jedną usługę e-mail od drugiej. Ale faktem jest, że Microsoft Outlook i Google Gmail stały się dwiema najbardziej przykładowymi platformami do zarządzania tym, co stało się niemal niezbędnym aspektem życia.

Co sprawia, że ​​ci dwaj dostawcy poczty e-mail są lepsi, gorsi, różni lub tacy sami w porównaniu ze sobą? Jeśli chodzi o bezpłatne plany osobiste, niuanse między Outlookiem^(Outlook) a Gmailem^(Gmail) są prawdopodobnie nieistotne dla większości użytkowników. Dlatego tutaj skupimy się na porównaniu biznesplanu opartego na subskrypcji każdej usługi, abyś mógł zdecydować, który z nich jest bardziej sensowny dla Ciebie lub Twojej firmy i pracowników.

Wygląd, wyczucie i koszt

Usuńmy to z drogi. Outlook i Gmail oferują bardzo różne interfejsy. Mówiąc prościej, Outlook zachowuje korporacyjny charakter, podczas gdy Gmail oferuje coś bardziej kreatywnego i przypominającego startup. Jeśli Outlook jest nowoczesnym podejściem do komunikacji firmowej, Gmail jest postmodernistyczny.

Interfejs programu Outlook jest pełen opcji i dostosowywanych funkcji, z których wielu nigdy nie będziecie używać ani Ty, ani Twoi pracownicy. Chociaż Gmail oferuje własny zestaw funkcji, ogólnie jest znacznie prostszym interfejsem użytkownika, skoncentrowanym na zapewnieniu podstawowych funkcji, których potrzebujesz, aby być wydajnym.

Jeśli chodzi o kupowanie tych usług e-mail, w rzeczywistości kupujesz pakiety, z którymi są dostarczane, Microsoft Office 365 i Google G Suite . Należy pamiętać , że usługa Office 365 wymaga rocznego zobowiązania, chociaż opłata jest naliczana co miesiąc. G Suite to czysto miesięczny abonament oparty na liczbie pracowników. Oto jak te ceny za użytkownika miesięcznie.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Zestaw narzędzi

Ponownie, kupując Outlooka^(Outlook) lub Gmaila^(Gmail) dla firm, naprawdę kupujesz coś więcej niż tylko usługę poczty e-mail. Kupujesz zestaw narzędzi, z których e-mail jest tylko jednym.

Jeśli chodzi o to, co odróżnia Office 365 i G Suite , jest to naprawdę porównanie między operatorem zasiedziałym a jego zakłócaczem. Omówimy więcej o tym, co sprawia, że ​​te dwa pakiety są takie same i różne w przyszłym artykule, ale oto niektóre z kontrastujących aspektów, które się wyróżniają.

Microsoft Office 365

Wszyscy używaliśmy Microsoft Word , Excel i PowerPoint . Są to podstawowe zasady pakietu Office^(Office) , ale usługa Office 365^{(Office 365)} oferuje jeszcze więcej. Obecnie te trzy programy są dostępne online, a nie tylko jako programy komputerowe, co ułatwia zapisywanie i udostępnianie pracy, którą w nich wykonujesz. Dodatkowo 365 daje Ci:

• Outlook dla poczty e-mail
• OneDrive do przechowywania plików w chmurze
• OneNote , cyfrowy notatnik
• SharePoint , firmowy intranet
• Microsoft Teams do obsługi wiadomości błyskawicznych i wideokonferencji

Tych kilka aplikacji oferuje szerokie możliwości, które pozwalają zdefiniować sposób, w jaki firmy działają wewnętrznie na skalę cyfrową. To ogromna zaleta, że ​​firma Microsoft^(Microsoft) z powodzeniem skonsolidowała się w tych narzędziach, aby uprościć środowisko, które oferuje firmom.

Google G Suite

Podczas gdy G Suite oferuje własny zestaw aplikacji, które dorównują podstawowym produktom firmy Microsoft – i nie tylko. Alternatywą G Suite dla Worda^(Word) , Excela^(Excel) i PowerPointa^(PowerPoint) są Dokumenty^(Docs) , Arkusze^(Sheets) i Prezentacje^(Slides) . Ale G Suite oferuje jeszcze więcej, które przydadzą się w każdej firmie:

• Kalendarz^(Calendar) ułatwiający planowanie zespołu
• Prądy^(Currents) do dyskusji w całej firmie
• Hangouts Chat do obsługi wiadomości błyskawicznych
• Hangouts Meet do wideokonferencji
• Formularze^{(Forms )} do tworzenia ankiet i formularzy
• Witryny^{(Sites )} do tworzenia stron internetowych
• Kreator aplikacji^{(App Builder )} do tworzenia aplikacji biznesowych
• Zachowaj^{(Keep )} do organizowania pomysłów
• Jamboard , cyfrowa tablica
• Dysk^{(Drive )} do przechowywania i udostępniania plików
• Google Cloud Search do wyszukiwania w G Suite
• Admin, Vault i Mobile^{(Admin, Vault, and Mobile )} do bezpiecznego zarządzania użytkownikami, urządzeniami i danymi

Oczywiście jest tu wiele do rozważenia. Outlook konsoliduje wiele w nielicznych, ale solidnych aplikacjach, które oferuje. Google oferuje pozornie znacznie szerszy zakres możliwości rozłożonych na kilka aplikacji, z których niektórych w ogóle nie oferuje Office 365 .

Organizacja

Kiedy jesteś w biznesie, e-maile są nieprzerwane; i są czymś więcej niż tylko pojazdami do rozmowy. E-maile to naczynia wiedzy, które profesjonaliści wykorzystują do podejmowania decyzji biznesowych, z których niektóre mają kluczowe znaczenie. Jeśli nie możesz utrzymać priorytetów i porządku w rozmowach i informacjach, trudno będzie efektywnie i wydajnie pracować w tempie biznesowym i uniknąć pogorszenia wyników jakościowych.

Perspektywy

Jeśli myślisz o tradycyjnych, przedcyfrowych metodach organizacji, prawdopodobnie przychodzą Ci na myśl foldery i pliki. Ponieważ digitalizacja jest zasadniczo procesem podejmowania działań namacalnych i abstrahowania ich w procesy cyfrowe, naturalnie można by przyjąć, że tworzenie folderów i plików e-mail jest naturalnym kierunkiem działania.

Tak działa Outlook . Wykorzystuje tradycyjny system folderów i pozwala kategoryzować wiadomości e-mail w tych folderach za pomocą kolorowych zakładek, tak jak w przypadku rozszerzalnego pliku. Możesz utworzyć tyle folderów i podfolderów, ile chcesz. Outlook dokłada również wszelkich starań, aby priorytetyzować wiadomości e-mail, odfiltrowując te, które uważasz za bałagan. Przechodzą one do folderu Mało istotne^(Clutter) , aby nie przeszkadzać, dopóki nie będziesz gotowy do ich wyświetlenia.

Gmail

W opisie może się wydawać, że istnieje tylko niewielki niuans między sposobem organizowania wiadomości e-mail przez Gmaila^(Gmail) i Outlooka ; ^(Outlook)jednak w aktywnym korzystaniu z systemu Gmaila^(Gmail) organizacja i metoda ustalania priorytetów są zauważalnie inne.

Zamiast abstrahować od tradycyjnej metody „folder, plik”, Gmail używa etykiet. Możesz oznaczać wiadomości wieloma etykietami, zamiast umieszczać je w folderze.

Możesz dostosować Gmaila^(Gmail) , aby najpierw wyświetlać ważne^(Important) , nieprzeczytane^(Unread) i oznaczone gwiazdką^(Starred) e-maile. Może również automatycznie filtrować wiadomości e-mail według kategorii Główne^(Primary) , Społecznościowe^(Social) , Promocje^(Promotions) , Aktualizacje^(Updates) i Fora^(Forums) . Ten system ustalania priorytetów i organizacji sprawia, że ​​naprawdę łatwo można zidentyfikować, które e-maile są dla Ciebie najważniejsze i szybko do nich dotrzeć.

Pomimo tych różnic w Gmailu^(Gmail) interesujące jest to, że jeśli używasz Gmaila^(Gmail) za pośrednictwem innego klienta poczty e-mail (takiego jak Outlook ), jego etykiety będą wyświetlane jako foldery. W pewnym sensie sprawia to, że Gmail jest bardziej wszechstronny i zapewnia bardziej elastyczne środowisko użytkownika.

Szukaj

Wyszukiwanie idzie w parze z organizacją, jeśli chodzi o pocztę e-mail. Jeśli nie możesz szybko i skutecznie znaleźć potrzebnych informacji, które są potencjalnie ukryte w wiadomości e-mail sprzed miesięcy, stracisz cenny czas na szukanie rzeczy, zamiast podejmować działania.

Perspektywy

Funkcja wyszukiwania programu Outlook jest wystarczająco dobra, ponieważ możesz wyszukiwać wiadomości e-mail we wszystkich folderach, w tym tysiące wiadomości e-mail w folderze Usunięte^(Deleted) , na podstawie słowa kluczowego i adresu e-mail. Tam, gdzie Outlook może czasami zawodzić, jest dokładność.

Wyszukiwanie według słowa kluczowego nie zawsze powoduje wyświetlenie właściwej wiadomości e-mail lub wiadomości e-mail, a zawsze istnieje szansa, że ​​program Outlook pobierze tylko kilka wybranych wiadomości e-mail z łańcucha, ale pominie jedną, której potrzebujesz. Chociaż przez większość czasu działa dobrze, z pewnością nie wykorzystuje tego samego poziomu funkcji wyszukiwania, co usługa poczty e-mail firmy Google .

Gmail

Funkcja wyszukiwania Gmaila^(Gmail) jest nasycona możliwościami wyszukiwania Google, dlatego też Gmail został stworzony przede wszystkim: aby zapewnić usługę poczty e-mail, która działa jak wyszukiwarka Google. Nie tylko możesz wyszukiwać według prostych haseł i ufać, że Gmail będzie wyświetlał prawidłowe wyniki, ale możesz także użyć zaawansowanych operatorów wyszukiwania, takich jak „od:”, „do:”, „skrót:” i kilku innych, które pomogą Ci znaleźć konkretnie to, czego potrzebujesz.

Przypomnienie e-mailem

Chociaż istnieje kilka kluczowych funkcji, które zarówno Gmail , jak i Outlook zapewniają w różnym stopniu szczegółowości, jedną z głównych funkcji, które każdy z nich wykonuje, jest odwoływanie wiadomości e-mail. Różnica w działaniu jest warta podkreślenia, ponieważ większość ludzi w pewnym momencie doświadcza denerwującej sytuacji wysłania niewłaściwego e-maila do niewłaściwej osoby lub wysłania czegoś, czego w ogóle nie powinni mieć.

Perspektywy

Outlook doskonale nadaje się do przywoływania i^{(and )} zastępowania wiadomości e-mail. Tak długo, jak adres e-mail, na który wysłałeś wiadomość e-mail, jest hostowany na Microsoft Exchange -^{(Microsoft Exchange–the)} rzeczywista usługa poczty e -mail, na której działa Outlook - masz możliwość usuwania i zastępowania nieprzeczytanych wiadomości.

Oczywiście, jeśli wiadomość e-mail została już otwarta, nie możesz jej przywołać ani zastąpić, ale posiadanie tej możliwości z nieprzeczytanymi wiadomościami może oszczędzić ci zakłopotania w przypadku wysłania czegoś, czego nie powinieneś, lub pomóc w ponownym wysłaniu lepszego e-mail z większą ilością wyjaśnień, zamiast wysyłania kolejnych e-maili opracowujących poprzednią wysyłkę.

Gmail

Gmail wypada tu trochę za mało w porównaniu z Outlookiem^(Outlook) . W rzeczywistości Gmail nie oferuje nawet legalnego przywracania wiadomości e-mail. Zamiast tego masz kilka sekund po wysłaniu wiadomości e-mail na anulowanie wysyłania. Możesz go włączyć lub wyłączyć i dostosować czas anulowania, aby trwał do 30 sekund. Jeśli nie jesteś wystarczająco szybki, to dziecko zniknie na dobre.

Kto jest królem poczty e-mail?

Jeśli chodzi o wybór najlepszej usługi poczty e-mail dla Twojej firmy, zarówno Outlook , jak i Gmail oferują to, czego potrzebujesz, czasami lepsze od drugiego. E-mail to dopiero początek.

To większe systemy, do których każdy należy – Office 365 i G Suite – które^{(G Suite–that)} naprawdę zmieniają sposób działania Twojej firmy. W nadchodzącym artykule omówimy różnice między tymi dwoma zestawami narzędzi, abyś mógł naprawdę zdecydować, co jest najlepsze dla Twojej firmy.

 

Outlook vs. Gmail: Who Is the King of Email?

Having an email address is likе having a phone number: Oncе it’s out in the world, you don’t want to change it.

Aside from the estimated 30% of email addresses that change each year–most of which are business emails–most people probably wouldn’t want to deal with the hassle of transferring contacts, redirecting people to the new email address, or hunting down every site, subscription, and bill payee to update their email address on file.

However, sometimes people have a good reason to make a massive move from one digital locale to another. It could be your email provider is outdated and can’t keep up with the modern paragons; or maybe your provider is shuttering and you need to find a new home.

Most people don’t really have a good concept of what’s out there and what differentiates one email service from another. But the fact is, Microsoft Outlook and Google Gmail have become the two most exemplary platforms for managing what has almost become an essential aspect of life.

What makes these two email providers better, worse, different, or the same in comparison with each other? When it comes to free personal plans, the nuances between Outlook and Gmail are likely insignificant to most users. That’s why, here, we’ll focus on comparing each service’s subscription-based business plan, so you can decide which one makes more sense for you or your company and employees.

Look, Feel and Cost

Let’s get this out of the way. Outlook and Gmail offer very different interfaces. To put it simply, Outlook maintains a corporate feel, while Gmail offers something a little more creative and startup-like. If Outlook is the modern take on corporate communications, Gmail is postmodern.

Outlook’s interface is packed with options and customizable features, many of which you or your employees will never end up using. While Gmail offers its own set of functionality, it’s overall a much simpler user experience focused on providing the essentials you need to be efficient.

When it comes to purchasing these email services, you’re actually purchasing the suites they come with, Microsoft Office 365 and Google G Suite. One thing to keep in mind is Office 365 requires an annual commitment, though you’re charged monthly. G Suite is purely a monthly subscription plan based on headcount. Here’s how these price out per user per month.

Office 365	G Suite
Office 365 Business Essentials: $5	G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25	G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50	G Suite Enterprise: $25

Tool Suite

Again, when you buy Outlook or Gmail for business, you’re really buying more than just an email service. You’re buying a suite of tools, of which email is but one.

When it comes to what makes Office 365 and G Suite different, it’s really a comparison between an incumbent and its disruptor. We’ll cover more of what makes these two suites the same and different in a future article, but here are some of the contrasting aspects that stand out.

Microsoft Office 365

We’ve all used Microsoft Word, Excel and PowerPoint. These are the core tenets of Office, but Office 365 offers even more. Today, These three programs are available online, not just as desktop programs, making the work you do in them easier to save and share. In addition, 365 gives you:

• Outlook for email
• OneDrive for cloud file storage
• OneNote, a digital notebook
• SharePoint, a corporate intranet
• Microsoft Teams for instant messaging and video conferencing

These few apps offer extensive capabilities that have come to define the way businesses operate internally at digital scale. It’s a huge draw that Microsoft has successfully consolidated so much into these tools to simplify the experience it offers businesses.

Google G Suite

While G Suite offers its own array of applications that are on par with Microsoft’s staple products–plus more. G Suite’s alternatives to Word, Excel, and PowerPoint are Docs, Sheets, and Slides. But G Suite offers even more that would be useful for any business:

• Calendar for easy team scheduling
• Currents for company wide discussions
• Hangouts Chat for instant messaging
• Hangouts Meet for video conferencing
• Forms for creating surveys and forms
• Sites for creating websites
• App Builder for creating business apps
• Keep for organizing ideas
• Jamboard, a digital whiteboard
• Drive for storing and sharing files
• Google Cloud Search to search across G Suite
• Admin, Vault, and Mobile for securely managing users, devices and data

Clearly, there’s a lot to consider here. Outlook consolidates a lot into the few yet robust applications it offers. Google offers a seemingly much wider range of capabilities spread out across several applications, some of which Office 365 doesn’t offer at all.

Organization

When you’re in business, emails are nonstop; and they’re more than just vehicles for conversing. Emails are vessels of knowledge that professionals use to make business decisions, some of which are mission-critical. If you can’t keep conversations and information prioritized and organized, it’s going to be difficult to work effectively and efficiently at the speed of business and avoid compromising quality outcomes.

Outlook

If you think about traditional, pre-digital methods of organization, folders and files probably come to mind. As digitization is essentially the process of taking tangible activities and abstracting them into digital processes, one would naturally assume creating email folders and files is the natural course of action.

This is how Outlook works. It uses a traditional folder system and allows you to categorize emails within those folders using colored tabs, just like you would with an expandable file. You can create as many folders and subfolders as you’d like. Outlook also does its best to prioritize emails by filtering out those you would consider clutter. These go to the Clutter folder to stay out of your way until you’re ready to view them.

Gmail

In description, it may come across as there being only a slight nuance between how Gmail and Outlook organize email; however, in actively using Gmail’s system, the organization and prioritization method is noticeably different.

Rather than abstracting the traditional “folder, file” method, Gmail uses labels. You can tag messages with multiple labels, rather than put them in a folder.

You can customize Gmail to show Important, Unread, and Starred emails first. It can also automatically filters emails by Primary, Social, Promotions, Updates, and Forums. This prioritization and organization system makes it really easy to identify which emails are most important to you and get to them fast.

Despite these differences in Gmail, what’s interesting is if you’re using Gmail through another email client (such as Outlook) its labels will show up as folders. In one sense, this makes Gmail more versatile and capable of providing a more flexible user experience.

Search

Search goes hand in hand with organization when it comes to email. If you can’t quickly and efficiently find the information you need, which is potentially buried in an email from months ago, you’re going to end up wasting valuable time hunting things down instead of taking action.

Outlook

Outlook’s search function is good enough in that you can hunt down emails across all your folders, including thousands of emails in your Deleted folder, based on keyword and email address. Where Outlook can sometimes fall short is accuracy.

Searching on a keyword doesn’t always pull up the correct email or emails, and there’s always a chance Outlook will pull up only a select few emails from a chain, yet leave out the one email you need. While it works well most of the time, it certainly doesn’t employ the same level of search functionality as an email service from Google.

Gmail

Gmail’s search functionality is imbued with Google’s search power, which is also why Gmail was created in the first place: to provide an email service that operates like Google’s search engine. Not only can you search on simple terms and trust that Gmail will serve up the correct results, you can also use advanced search operators like “from:,” “to:,” “shortcut:,” and several more that can help you find specifically what you need.

Email Recall

While there are several key features both Gmail and Outlook provide to varying degrees of detailed functionality, one major function each does quite differently is email recall. The difference in operation is worth highlighting because most people, at some point, experience the nerve wracking situation of sending the wrong email to the wrong person or sending something they shouldn’t have at all.

Outlook

Outlook is great for email recall and replace. As long as the email address you sent an email to is hosted on Microsoft Exchange–the actual email service Outlook runs on–you have the ability to delete and replace any unread message.

Of course, if the email has already been opened, you can’t recall or replace it, but having this capability with unread messages could save you from embarrassment in the event of sending something you shouldn’t have, or help you resend a better email with more clarification rather than sending follow-up emails elaborating one the previous send.

Gmail

Gmail falls a little short here compared to Outlook. In fact, Gmail doesn’t even offer legitimate email recall. Instead, you have a few seconds after sending an email to cancel the send. You can turn it on or off and adjust the cancelation time to last up to 30 seconds. If you aren’t quick enough, that baby’s gone for good.

Who Is the King of Email?

When it comes to choosing which email service is best for your business, Outlook and Gmail both offer what you need, one sometimes better than the other. Email is just the start.

It’s the larger systems each belongs to–Office 365 and G Suite–that really make a difference in how your business operates. We’ll cover the differences between these two toolkits in an upcoming article so you can really decide what’s best for your business.

 

Related posts

• 4 najlepsze lekkie przeglądarki dla systemów Windows i Mac

• Czym jest Discord Nitro i czy warto?

• 6 najlepszych alternatyw Reddit, z których możesz korzystać za darmo

• 6 najlepszych narzędzi do parafrazowania online do przepisywania tekstu

• 21 najlepszych narzędzi i aplikacji do zarządzania czasem, które musisz wypróbować

• 4 najlepsze pakiety biurowe Android oprócz Google i Microsoft

• 7 najlepszych aplikacji przypominających na Androida

• 11 najlepszych klientów IRC dla systemów Windows, Mac i Linux w 2022 r.

• 8 najlepszych płyt dźwiękowych na Discord

• 5 najlepszych alternatyw Spotify do strumieniowego przesyłania muzyki

• 3 najlepsze aplikacje turystyczne do znajdowania szlaków, rejestrowania wędrówek i nie zgubienia się

• Co to jest BetterDiscord i jak go zainstalować?

• 12 najlepszych darmowych aplikacji i widżetów kalkulatora na Androida

• 5 najlepszych aplikacji Cash Advance na iPhone'a i Androida

• 5 najlepszych aplikacji do rozpoznawania muzyki do wyszukiwania podobnych utworów według melodii

• 6 sposobów na animowanie zdjęć online lub za pomocą aplikacji

• Recenzja Microsoft To Do: Dlaczego powinieneś zmienić teraz?

• Google Meet vs Zoom: co jest dla Ciebie lepsze?

• 13 najlepszych darmowych alternatyw dla Microsoft Visio

• Aplikacja ToDoist na komputer dla systemu Windows: pełna recenzja