Możliwość prowadzenia zdalnych spotkań online w domu może być bardzo wygodna. Ale wprowadza też całą listę możliwości na bardzo żenujące chwile.

Jeśli masz dzieci, zwierzęta, niemowlęta, a nawet okno z widokiem na zewnątrz, masz wszystkie składniki przepisu na katastrofę.

W tym artykule omówimy niektóre z najczęstszych problemów, które mogą prowadzić do kłopotliwych spotkań online, oraz omówimy, jak im zapobiegać.

Spotkania online: co może^(Could) pójść nie tak^{(Go Wrong)} ?

Jeden z najsłynniejszych przykładów takiego żenującego momentu przydarzył się profesorowi Robertowi Kelly'emu^{(Professor Robert Kelly)} , kiedy udzielał mu wywiadu na żywo w telewizji BBC .

Jedno z małych dzieci Kelly'ego weszło do jego biura w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej, podobnie jak jego dziecko w chodziku. W końcu jego rozgorączkowana żona wbiega do pokoju, aby wyciągnąć dzieci z pokoju.

Nie tylko był to zawstydzający moment spotkania online, ale także odbywał się na żywo i był transmitowany na całym świecie dla milionów widzów.

Zapobieganie kłopotliwym momentom spotkań online^{(Embarrassing Online Meeting)}

Istnieją sposoby na skonfigurowanie obszaru roboczego, komputera i samego spotkania, aby zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia niefortunnych zdarzeń.

Jeśli zastosujesz się do wszystkich tych wskazówek, możesz mieć pewność, że wszystkie Twoje spotkania online przebiegną gładko i bez „pamiętnych” chwil.

Zablokuj kamerę, gdy nie jest używana

Istnieje wiele powodów związanych z bezpieczeństwem, dla których warto zakryć kamerę internetową^{(keep your webcam covered)} , chyba że jest używana. Ale pomijając bezpieczeństwo, nie chcesz też pokazywać swojego wideo na początku spotkania online, zanim będziesz gotowy.

Istnieją historie o ludziach przyłapanych na chodzeniu do łazienki^{(stories of people caught going to the bathroom)} podczas spotkania, ponieważ ich kamera internetowa była skierowana w stronę otwartych drzwi do łazienki. 

Może się to zdarzyć z wielu powodów.

• Kamera internetowa włącza się automatycznie w momencie rozpoczęcia spotkania
• Zapominasz, że kamera jest włączona podczas spotkania
• Myślałeś, że spotkanie się zakończyło, ale kamera jest nadal włączona, gdy ludzie są połączeni

Najłatwiejszym sposobem uniknięcia wszystkich tych sytuacji jest użycie przesuwanej osłony na kamerze internetowej, jeśli ją posiada. Jeśli tak się nie stanie, miej pod ręką taśmę, aby trzymać kamerę, gdy nie jest używana.

Używaj zasłon w oknach w tle

Windows może być świetny do wpuszczania światła do biura, ale podczas spotkania online może powodować wiele problemów.

Istnieje wiele scenariuszy, które mogą prowadzić do zakłopotania z oknami, więc przyjrzyjmy się trzem głównym.

Wyglądasz jak złoczyńca

Wyobraź sobie^(Imagine) , że ktoś pojawia się na spotkaniu i pojawia się tylko jako cień w zaciemnionym pokoju. Jakie byłoby Twoje pierwsze wrażenie na temat tej osoby?

Większości ludzi przypomniałoby się wiele filmów, w których złoczyńca siedzi w legowisku w lochach i knuje swój kolejny zły plan.

Światło wpadające przez okno płata figle większości kamer internetowych i zmusza je do automatycznego filtrowania światła, dzięki czemu całe pomieszczenie wydaje się znacznie ciemniejsze niż w rzeczywistości.

Najłatwiejszym sposobem rozwiązania tego problemu jest zasłonienie okien za sobą i zawsze zasłanianie zasłon lub rolet podczas spotkań.

Zwierzęta kochają okna

Zwierzęta również uwielbiają okna, a zwierzęta i spotkania online rzadko bardzo dobrze się łączą.

Jeśli zauważysz, że ludzie na spotkaniu chichoczą lub chichoczą, gdy mówisz, możesz spojrzeć za siebie.

Szanse są całkiem dobre, że twój kot nie jest dobry.

Jeśli jesteś gotowy, aby rozpocząć spotkanie online, wyprowadź wszystkie swoje zwierzaki z pokoju, aby nie chowały się na parapecie okna, gotowe do zawstydzenia Cię podczas wideokonferencji.

Uwaga: Zamknięcie drzwi biura (i zamknięcie ich) może powstrzymać niechciane zwierzęta i innych nieproszonych gości.

Plenery nie zawsze są piękne

Innym problemem związanym z oknami jest to, co dzieje się po drugiej stronie tych okien.

Czy naprawdę chcesz, aby Twoi współpracownicy lub inni uczestnicy spotkania widzieli Twojego sąsiada koszącego trawnik na zewnątrz w piżamach? 

Nigdy nie wiadomo, kto lub co przejdzie przez okno, więc jest to kolejny powód, aby upewnić się, że okno za Tobą ma zasłony i że z nich korzystasz.

Podkręć oświetlenie

Mówiąc o oświetleniu, dobrze oświetlone biuro to najlepszy materiał wideo podczas konferencji internetowej. Najlepszym sposobem na uzyskanie idealnego oświetlenia jest ustawienie biurka tak, aby znajdowało się okno (z odsuniętymi zasłonami) za monitorem lub z boku. 

Naturalne światło z okien z boku działa odwrotnie niż okno za tobą. Zamiast zmuszać kamerę internetową do filtrowania światła, rzuca na Ciebie naturalne światło, które kamera może wychwycić.

Jeśli nie masz okna w swoim biurze, następnym najlepszym rozwiązaniem jest włączenie tylu górnych lamp, ile masz.

Co więcej, użyj świateł Philips Hue^{(Philips Hue lights)} i ustaw je na najjaśniejsze ustawienie.

Posprzątaj przed spotkaniami

Według badania przeprowadzonego w 2018 r. przez University of Michigan^{(2018 study by the University of Michigan)} , psychologowie odkryli, że ludzie mają negatywne opinie o ludziach tylko ze względu na stan ich biura.

To odkrycie nie jest zaskakujące. Jednak to niefortunne, jeśli ciężko pracowałeś przez cały tydzień i po prostu nie miałeś czasu, aby posprzątać przestrzeń wokół siebie przed spotkaniem wideo online.

Prostym rozwiązaniem jest zaplanowanie w kalendarzu co najmniej 15 minut przed rozpoczęciem spotkania wideo. Poświęć ten czas na zbieranie całego bałaganu za sobą. Przynajmniej posprzątaj wszystko, co widzi kamera.

Może to nie oznaczać, że całe pomieszczenie jest czyste lub że na pulpicie nadal nie ma bałaganu, ale jeśli osoby uczestniczące w spotkaniu nie widzą bałaganu, nie będą wiedzieć lepiej.

Och, dźwięki, które wydajemy

Dźwięk może być twoim największym wrogiem podczas wideokonferencji. Mikrofon może Cię zawstydzić na wiele sposobów. 

Zastanów się, czy nie zapomnieć o włączonym mikrofonie i wykonać jedną z poniższych czynności:

• Jedzenie chipsów lub czegoś innego chrupiącego i głośnego
• Mamrocząc coś negatywnego o współpracowniku pod nosem, co każdy może usłyszeć
• Prowadzenie osobistej rozmowy ze współmałżonkiem lub innym członkiem rodziny
• Wydawanie żenujących dźwięków ciała

Wszystkie te scenariusze mogą wahać się od lekko humorystycznego do boleśnie zawstydzającego. 

Jakie jest rozwiązanie? Zawsze^(Always) sprawdzaj, czy masz wyciszony dźwięk na początku spotkania, chyba że musisz coś powiedzieć, i uważnie obserwuj stan mikrofonu podczas spotkania. 

Co więcej, skonfiguruj ustawienia oprogramowania do wideokonferencji, aby mikrofon był automatycznie wyciszony po rozpoczęciu spotkania.

W Skypie^(Skype) to ustawienie można znaleźć w menu Ustawienia^(Settings) w sekcji Audio i wideo^{(Audio & Video)} . Tylko upewnij się, że Wyłącz wyciszenie dla połączeń przychodzących^{(Unmute for incoming calls)} jest wyłączone.

Większość głównych aplikacji do wideokonferencji ma podobne ustawienia mikrofonu.

Inne pomocne wskazówki

Mając na uwadze wszystkie powyższe porady, zapewnisz, że Twoje wideokonferencje będą przebiegać płynnie i bez żadnych problemów. 

Istnieje kilka innych wskazówek, które mogą pomóc w rozmowach wideo:

• Udostępnianie ekranów^{(Sharing screens)} : podczas udostępniania ekranu nie wybieraj przycisku udostępniania, dopóki nie zostanie podświetlony właściwy ekran. Każda większa aplikacja do obsługi konferencji online podświetla wybrany ekran, dzięki czemu zawsze wiesz, który ekran chcesz udostępnić. Udostępnianie niewłaściwego ekranu może spowodować, że ludzie zobaczą rzeczy, których nie chcesz.
• Żenujące powiadomienia^{(Embarrassing notifications)} : nie ma nic gorszego niż współpracownik wysyłający Ci osobistą wiadomość, gdy udostępniasz ekran podczas spotkania. Wyłącz powiadomienia systemu Windows^{(Disable windows notifications)} przed każdą wideokonferencją.
• Umieszczanie okna^{(Window placement)} : Częstym błędem popełnianym przez ludzi jest umieszczanie okna czatu z twarzami wszystkich osób na ekranie z dala od kamery internetowej. Zamiast tego umieść go na tym samym ekranie, aby wyglądało, że patrzysz bezpośrednio na ludzi.
• Wirtualne tła^{(Virtual backgrounds)} — większość aplikacji, takich jak Zoom i Skype , pozwala teraz wybrać wirtualne tło. Możesz wybrać coś z ustawień wstępnych lub pobrać własny obraz i użyć go jako tła. Niektóre aplikacje umożliwiają również rozmycie tła, więc jeśli utkniesz ze złym tłem rozmowy, skorzystaj z wirtualnego.

Czy kiedykolwiek miałeś jakieś wstydliwe momenty podczas wideokonferencji? Chętnie poznamy Twoją historię w sekcji komentarzy poniżej.

How to Prevent Embarrassing Online Meeting Moments

The ability tо have remote, online meetings at home can be vеry convenient. But it also introdυces a whole list of opportunities fоr very embarrassing moments.

If you have kids, pets, babies or even a window behind you displaying the outdoors, you have all of the ingredients of a recipe for disaster.

In this article we’ll cover some of the most common issues that could lead to embarrassing online meetings, and how to prevent them.

Online Meetings: What Could Possibly Go Wrong?

One of the most famous examples of just such an embarrassing moment happened to Professor Robert Kelly when he was being interviewed live on television by the BBC.

One of Kelly’s toddler-aged children walked into his office, mid-interview, and so did his baby in a walker. Finally, his frantic wife races into the room to extract the children from the room.

Not only was this an embarrassing online meeting moment, but it was one that took place live and was broadcast around the world to millions of viewers.

Preventing Embarrassing Online Meeting Moments

There are ways you can set up your workspace, your computer, and the meeting itself to reduce the odds of any unfortunate events.

If you follow all of these guidelines, you can rest assured that all your online meetings will go smoothly and without any “memorable” moments.

Block Your Camera When Not In Use

There are a lot of security reasons why you should keep your webcam covered unless it’s in use. But security aside, you also don’t want to show your video at the start of an online meeting before you’re ready.

There have been stories of people caught going to the bathroom during a meeting because their webcam was pointed toward an open bathroom door. 

This can happen for multiple reasons.

• The webcam turns on automatically at meeting start time
• You forget that the camera is turned on during a meeting
• You thought the meeting ended but the camera is still on while people are connected

The easiest way to prevent all of these scenarios is to use the slider cover on your webcam if it has one. If it doesn’t, then keep some tape handy to keep over the camera when it’s not in use.

Use Curtains On Background Windows

Windows might be great to let light into your office, but when you’re in an online meeting they can cause a lot of problems.

There are multiple scenarios that can lead to embarrassment with windows, so let’s explore the three main ones.

You Look Like a Villain

Imagine someone showing up in a meeting and they only appear like a shadow in a darkened room. What would your first impression be about that person?

Most people would be reminded of any number of movies where a villain is sitting in a dungeon lair, plotting their next evil plan.

Light flowing in through a window plays tricks with most webcams and forces them to automatically filter light, making the entire room appear much darker than it actually is.

The easiest way to fix this issue is to dress any windows behind you in curtains, and always keep the curtains or shades closed during meetings.

Pets Love Windows

Pets also love windows, and pets and online meetings rarely combine very well.

If you notice people in the meeting snickering or chuckling while you’re talking, you may want to take a look behind you.

The odds are pretty good your cat is up to no good.

If you’re ready to start an online meeting, get all of your pets out of the room so they aren’t hiding on the window sill ready to embarass you during your video conference.

Note: Shutting the office door (and locking it) can keep out unwanted pets and other uninvited guests.

The Outdoors Aren’t Always Lovely

The other problem with windows is the stuff that happens on the other side of those windows.

Do you really want your coworkers or other meeting attendees seeing your neighbor mowing the lawn outside in their pajamas? 

You never know who or what is going to pass by the window, so this is yet another reason to make sure that window behind you has curtains, and that you use them.

Crank Up The Lighting

Speaking of lighting, a well lit office makes for the best video during a web conference. The best way to accomplish perfect lighting is to position your desk so that there’s a window (with the curtains open) either behind the monitor you’re facing, or off to the side. 

Natural light from windows on the side does the opposite that a window behind you does. Instead of forcing the webcam to filter light, it sheds natural light on you for the camera to pick up.

If you don’t have a window located the right way in your office, the next best solution is to turn on as many overhead lights as you have.

Better yet, use Philips Hue lights and set them to the brightest setting.

Tidy Up Before Meetings

According to a 2018 study by the University of Michigan, psychologists found that people developed negative opinions about people just by the state of their office.

This finding isn’t surprising. However, it’s unfortunate if you’ve been working hard all week and just haven’t had time to clean up the space around you before that online video meeting.

The easy solution is to schedule at least 15 minutes in your calendar before the start of the video meeting. Spend that time picking up all of the clutter behind you. At least clean up everything that the camera can see.

It may not mean the entire room is clean, or that your desktop isn’t still cluttered, but if people attending the meeting can’t see the clutter, they won’t know any better.

Oh The Sounds We Make

Sound can be your worst enemy during a video conference. There are all kinds of ways your microphone can embarrass you. 

Just consider forgetting your microphone is turned on and doing any of the following:

• Eating chips or something else crunchy and loud
• Muttering something negative about a coworker under your breath that everyone can hear
• Having a personal side conversation with your spouse or other family member
• Making embarrassing bodily sounds

All of these scenarios could range from mildly humorous to painfully embarrassing. 

What’s the solution? Always check that you’re muted at the start of the meeting unless you need to speak, and keep a close eye on your microphone status during the meeting. 

Even better, configure your video conference software settings so that the microphone automatically stays muted when the meeting starts.

In Skype, you can find this setting in the Settings menu, under Audio & Video. Just make sure Unmute for incoming calls is turned off.

Most major video conferencing applications have a similar setting for the microphone.

Other Helpful Tips

Keeping all of the above advice in mind will ensure that your video conferences go smoothly and without any hiccups. 

There are a few other tips that may help with your video calls:

• Sharing screens: When sharing your screen, don’t select the share button before you see the correct screen highlighted. Every major online conferencing app highlights the screen you’ve selected so you always know which screen you’re going to share. Sharing the wrong screen could lead to people seeing things you don’t want them to.
• Embarrassing notifications: There’s nothing worse than a coworker sending you a personal message while you’re sharing your screen during a meeting. Disable windows notifications before every video conference.
• Window placement: A common mistake people make is placing the chat window with everyone’s faces on a screen away from the webcam. Instead, place it on the same screen so it looks like you’re looking at people directly.
• Virtual backgrounds – Most apps like Zoom and Skype now let you choose a virtual background. You can either pick something from the presets or you can download your own image and use it as a background. Some apps let you blur the background too, so if you’re stuck with a bad backdrop for your call, get a virtual one.

Have you ever had any embarrassing moments during your videoconferences? We’d love to hear your story in the comments section below.

Related posts

• Jak chronić się przed hakerami online

• Jak ustawić drukarkę w trybie online, jeśli wyświetla się w trybie offline?

• Szybkie poprawki, gdy kamera spotkania Zoom nie działa

• Jak słuchać bezpłatnej muzyki online bez pobierania?

• Jak zaszyfrować wszystkie dane online i offline?

• Jak wyszukiwać znajomych na Facebooku według lokalizacji, pracy lub szkoły?

• Technologia płaskich wyświetlaczy bez tajemnic: TN, IPS, VA, OLED i więcej

• OLED kontra MicroLED: czy należy czekać?

• Jak przesyłać do Roku TV z komputera lub telefonu komórkowego?

• 3 najczęstsze wirusy komputerowe obecnie online [2020]

• Jak się dowiedzieć, czy Twoje hasło wyciekło z sieci?

• Jak oglądać Marcowe szaleństwo 2022 online bez kabla?

• Jak opublikować artykuł na Linkedin (i najlepszy czas na opublikowanie)

• Jaka jest ocena pasażera Ubera i jak ją sprawdzić

• Jak naprawić kod błędu Hulu RUNUNK13

• Jak znaleźć pracę online, aby pracować z domu?

• Jak budować i ulepszać obecność w sieci?

• Jak stworzyć przezroczyste tło w GIMP

• Jak podzielić klip w Adobe Premiere Pro

• Jak znaleźć wspomnienia na Facebooku