Przechowywanie osobistej kopii e-maili może się przydać, gdy będziesz potrzebować do nich później. Na przykład możesz chcieć udokumentować próbki do następnej pracy, zapisać projekty, nad którymi pracowałeś, lub zachować otrzymane opinie.

Istnieje kilka metod tworzenia kopii zapasowych służbowych wiadomości e-mail^{(back up your work emails)} . Jednym z nich jest zapisanie go w formacie PDF^(PDF) . Jeśli jest to e-mail służbowy, przed utworzeniem archiwum wiadomości e-mail należy skontaktować się z przełożonym lub działem IT, aby uniknąć konsekwencji prawnych. 

Bez względu na powód, pokażemy Ci, jak w kilku prostych krokach zapisać wiadomość e-mail jako plik PDF .

Jak zapisać wiadomość e-mail jako plik PDF?^{(How to Save an Email as a PDF File)} 

W tym przewodniku wyjaśniono, jak zapisywać wiadomości e-mail jako pliki PDF^(PDFs) w Gmailu^(Gmail) , Outlooku^(Outlook) lub aplikacji Mail dla ^(Mail)komputerów Mac^(Mac) .

Outlook (Windows)

Możesz zapisać wiadomość e-mail jako plik PDF z programu Outlook^(Outlook) na komputerze lub telefonie, wykonując poniższe czynności.

1. Otwórz wiadomość e-mail, którą chcesz zapisać jako plik PDF , a następnie wybierz Plik^(File) > Drukuj^(Print) . 

1. Wybierz Microsoft Print to PDF z menu rozwijanego w sekcji Drukarka^(Printer) . 

1. Następnie wybierz Drukuj^(Print) . 

1. Przejdź do folderu, w którym chcesz zapisać plik PDF w polu Zapisz wydruk wyjściowy jako^{(Save Print Output As)} .

1. Możesz zmienić nazwę pliku w polu Nazwa pliku^{(File Name)} , a następnie wybrać Zapisz^(Save) , aby wprowadzić zmiany. 

W poprzednich wersjach programu Outlook^(Outlook) (2010 lub wcześniejszych) musisz zapisać wiadomość e-mail jako plik HTML , a następnie zmienić ją na plik PDF . 

1. Wybierz Plik^(File) > Zapisz jako^{(Save As)} w oknie wiadomości e-mail. 

1. Przejdź do pola Zapisz jako^{(Save As)} i znajdź folder, w którym chcesz zapisać plik PDF . Zmień nazwę pliku PDF w polu Nazwa pliku^{(File Name)} i wybierz HTML z menu rozwijanego  Zapisz jako typ .^{(Save as Type)}

1. Wybierz Zapisz^(Save) , otwórz dokument Word, wybierz Plik^(File) > Otwórz^(Open) , a następnie wybierz zapisany wcześniej  plik ^(file)HTML .

1. Wybierz opcję Plik^(File) > Zapisz jako^{(Save As)} , wybierz lokalizację^(location) , w której chcesz zapisać plik, a następnie wybierz opcję PDF z menu rozwijanego  Zapisz jako ^{(Save as)} typ .^(Type)

1. Wybierz Zapisz^(Save) i sprawdź plik PDF w wybranym folderze.

Uwaga^(Note) : jeśli korzystasz z programu Outlook 2007^{(Outlook 2007)} , możesz mieć trudności ze znalezieniem opcji zapisania wiadomości e-mail jako pliku PDF . Zamiast tego możesz skopiować wiadomość e-mail, wkleić ją do dokumentu programu Word^(Word) , a następnie zapisać dokument jako plik PDF . Wiadomość nie będzie miała nagłówka, ale możesz wpisać go ręcznie w dokumencie programu Word .^(Word)

Outlook (Mac)

Kroki są nieco inne, jeśli używasz programu Outlook^(Outlook) na komputerze Mac^(Mac) i chcesz zapisać wiadomość e-mail jako plik PDF . 

1. Otwórz wiadomość e-mail, którą chcesz zapisać jako plik PDF w programie Outlook^(Outlook) i wybierz Plik^(File) > Drukuj^(Print) . 

1. Następnie wybierz Zapisz jako PDF^{(Save as PDF)} z menu rozwijanego PDF .

1. Wprowadź nazwę pliku^{(file name)} PDF, który chcesz zapisać. 

1. Wybierz strzałkę obok opcji Gdzie^(Where) i przejdź do folderu, w którym chcesz zapisać plik PDF .

1. Następnie wybierz Zapisz^(Save) .

Aplikacja Poczta ^{(Mail App )}

Aplikacja Mail^(Mail) jest dostępna dla użytkowników urządzeń macOS i iOS. Możesz także zapisać wiadomość e-mail z aplikacji Mail jako plik PDF na komputerze Mac lub iPhone/iPad.

Prochowiec^(Mac)

Jeśli chcesz zapisać wiadomość e-mail jako plik PDF do wykorzystania w innym miejscu lub przechowywać ją na przyszłość, wykonaj poniższe czynności.

1. Otwórz aplikację Poczta^(Mail) i wybierz konwersacje e-mail^{(email conversation)} , które chcesz zapisać jako plik PDF.

1. Wybierz Plik^(File) > Eksportuj jako PDF^{(Export as PDF)} , aby zapisać wiadomość e-mail jako plik PDF.

iOS (iPhone/iPad)

Jeśli używasz aplikacji Mail na urządzeniu z systemem iOS, nadal możesz zapisać wiadomość e-mail jako plik PDF .

1. Otwórz aplikację Mail na iPhonie/iPadzie, wybierz wiadomość e-mail, którą chcesz zapisać.
2. Kliknij dolną strzałkę^(arrow) .

1. Następnie dotknij opcji Drukuj^(Print) z menu.

1. Pojawi się ekran drukowania dokumentu. Teraz musisz powiększyć wiadomość e-mail, ściskając ją na zewnątrz od środka.

1. Gdy to zrobisz, pojawi się nowy ekran, w którym wiadomość e-mail zostanie przekonwertowana na plik PDF^(PDF) . Wszystko^(All) , co musisz teraz zrobić, to udostępnić plik PDF^(PDF) . Stuknij Udostępnij^(Share) w prawym górnym rogu ekranu. 

1. Następnie dotknij opcji Zapisz w plikach^{(Save to Files)} w menu Udostępnij^{(Share Menu)} .

1. Wybierz folder i dotknij Zapisz^(Save) . 

Alternatywnie możesz użyć aplikacji Skróty^(Shortcuts) , aby zapisać wiadomości e-mail jako pliki PDF . 

1. Otwórz Skróty^(Shortcuts) na iPhonie / iPadzie i dotknij trzech kropek obok skrótu Utwórz PDF .^{(Make PDF)}

1. Stuknij trzy kropki^{(three dots)} w prawym górnym rogu ekranu, a następnie przełącz opcję Pokaż w arkuszu udostępniania na ^{(Show in Share Sheet)}Wł^(On) . 

Gmail

Jeśli używasz Gmaila^(Gmail) jako domyślnej aplikacji do obsługi poczty e-mail, możesz zapisać wiadomość e-mail jako plik PDF na komputerze lub urządzeniu mobilnym.

Okna^(Windows)

Jeśli używasz Gmaila^(Gmail) na komputerze z systemem Windows 10^{(Windows 10)} , możesz w kilku szybkich krokach zapisać wiadomość e-mail jako plik  PDF .

1. Otwórz wiadomość e-mail i wybierz Więcej^(More) (trzy kropki) obok ikony  Odpowiedz .^(Reply)

1. Następnie wybierz Drukuj^(Print) . 

Uwaga^(Note) : jeśli chcesz wydrukować cały wątek wiadomości e-mail, wybierz opcję Drukuj^(Print) wszystko. 

1. W wyświetlonym oknie dialogowym drukowania wybierz Microsoft Print to PDF jako miejsce docelowe drukowania. 

Uwaga^(Note) : Wybierz Ctrl + P , jeśli nie widzisz okna drukowania 

1. Wybierz Drukuj^(Print) . 

Prochowiec^(Mac)

Procedura zapisywania wiadomości e-mail jako pliku PDF^(PDF) w Gmailu^(Gmail) różni się nieco od procedury w systemie Windows^(Windows) na komputerze Mac^(Mac) .

1. Otwórz wiadomość e-mail i wybierz Więcej^(More) (trzy kropki) 

1. Wybierz Drukuj^(Print) . 

1. Wybierz menu rozwijane PDF , a następnie wybierz opcję ^(PDF)Zapisz jako PDF^{(Save as PDF)} . 

1. Następnie wybierz folder , w którym zapiszesz plik PDF , a następnie wybierz Zapisz^(Save) .

Android

Jeśli masz urządzenie z Androidem^(Android) i korzystasz z aplikacji Gmail , możesz zapisać wiadomość e-mail jako plik PDF na telefonie lub tablecie. 

1. Otwórz rozmowę e-mail w Gmailu^(Gmail) i wybierz Więcej^(More) (trzy kropki) > Drukuj^(Print) .

1. Następnie dotknij strzałki rozwijanej^{(drop-down arrow)} w prawym górnym rogu.

1. Kliknij Zapisz jako PDF^{(Save as PDF)} .

1. Następnie dotknij ikony PDF lub Drukuj.^(PDF)

1. Wybierz lokalizację, w której chcesz zapisać plik PDF . 

iOS

W Gmailu^(Gmail) na iOS możesz zapisać lub wydrukować wiadomość e-mail jako plik PDF . 

1. Otwórz wiadomość e-mail w Gmailu^(Gmail) i dotknij Więcej^(More) (trzy kropki).

1. Kliknij Drukuj^(Print) .

1. Następnie dotknij AirPrint .

1. Zsuń i powiększ miniatury stron wyświetlanych na ekranie Opcje ^(Options)drukarki^(Printer) , aby przekonwertować wiadomość e-mail na format PDF^(PDF) .

1. Stuknij Udostępnij^(Share) na ekranie podglądu PDF.

1. Następnie dotknij opcji Zapisz w plikach^{(Save to Files)} , aby zapisać plik PDF lokalnie.

Zachowaj te e-maile jako dokumenty do wykorzystania w przyszłości^{(Keep Those Emails as Documents for Future Use)}

Zapisywanie wiadomości e-mail jako plików PDF to wygodny sposób tworzenia kopii zapasowych, udostępniania określonych wiadomości lub po prostu ułatwiania ich dostępu. 

Zapoznaj się z dodatkowymi przewodnikami na temat edytowania pliku PDF^{(edit a PDF)} , konwertowania pliku PDF na plik programu Word^{(convert a PDF to a Word file)} lub wstawiania pliku PDF do dokumentu programu Word.^{(insert your PDF into a Word document.)}

Czy^(Was) ten przewodnik był pomocny? Podziel się z nami w komentarzu.

How to Save an Email as a PDF File

Keeping а personal copy of your emails can come in handy when you neеd to refer to them later. For examplе, you may wish to document samples for your next job, sаvе projeсts you worked on, or retain feedback you received.

There are several methods you can use to back up your work emails. One of them is to save it as a PDF. If it’s a work email, you’ll need to check with your supervisor or IT department before making archives of your email just to avoid any legal ramifications. 

Whatever your reason, we’ll show you how to save an email as a PDF in a few easy steps.

How to Save an Email as a PDF File 

This guide will explain how to save emails as PDFs on Gmail, Outlook, or Mail app for Mac.

Outlook (Windows)

You can save an email as a PDF from Outlook to your computer or phone using these steps.

1. Open the email message you want to save as a PDF file and then select File > Print. 

1. Select Microsoft Print to PDF in the drop-down menu under the Printer section. 

1. Next, select Print. 

1. Go to the folder you want to save the PDF file in the Save Print Output As box.

1. You can rename the file in the File Name field and then select Save to effect the changes. 

In previous versions of Outlook (2010 or earlier), you need to save the email message as an HTML file and then change it to a PDF file. 

1. Select File > Save As in the email message window. 

1. Go to the Save As box and find the folder where you want to save the PDF file. Rename the PDF file in the File Name field and select HTML in the Save as Type drop-down menu. 

1. Select Save, open a Word document, select File > Open, and then select the HTML file you saved earlier. 

1. Select File > Save As, choose a location you want to save the file, and then select PDF in the Save as Type drop-down menu. 

1. Select Save and check for the PDF file in the folder you selected.

Note: If you’re using Outlook 2007, you may have a hard time finding the option to save an email as a PDF file. Instead, you can copy the email message, paste it into a Word document, and then save the document as a PDF file. The message won’t have a header, but you can type it into the Word document manually.

Outlook (Mac)

The steps are slightly different if you’re using Outlook on a Mac and want to save an email as a PDF file. 

1. Open the email message you want to save as a PDF in Outlook and select File > Print. 

1. Next, select Save as PDF in the PDF drop-down menu.

1. Enter the file name for the PDF you want to save. 

1. Select the arrow next to Where and go to the folder that you want to save your PDF file.

1. Next, select Save.

Mail App 

Mail app is available for macOS and iOS device users. You can also save an email message from the Mail app as a PDF file on your Mac or iPhone/iPad.

Mac

If you want to save an email as a PDF to use elsewhere or store it for future reference, use these steps.

1. Open the Mail app and select the email conversation(s) you want to save as a PDF file.

1. Select File > Export as PDF to save the email as a PDF file.

iOS (iPhone/iPad)

If you use the Mail app on your iOS device, you can still save an email as a PDF file.

1. Open the Mail app on your iPhone/iPad, select the email message you want to save.
2. Tap the bottom arrow.

1. Next, tap Print from the menu.

1. The print document screen will appear. Now, you have to zoom in on the email message by pinching outward from the center.

1. When you do this, a new screen will appear will the email converted into a PDF. All you have to do now is share the PDF. Tap Share at the upper right side of the screen. 

1. Next, tap Save to Files in the Share Menu.

1. Select a folder and tap Save. 

Alternatively, you can use the Shortcuts app to save email messages as PDF files. 

1. Open Shortcuts on your iPhone/iPad and tap the three dots next to the Make PDF shortcut.

1. Tap the three dots at the top right side of the screen and then toggle the Show in Share Sheet option to On. 

Gmail

If you use Gmail as your default email app, you can save your email message as a PDF file on your computer or mobile device.

Windows

If you’re using Gmail on a Windows 10 PC, you can save an email message as a PDF file in a few quick steps. 

1. Open the email message and select More (three dots) next to the Reply icon. 

1. Next, select Print. 

Note: If you want to print an entire email thread, select Print all. 

1. In the print dialog that appears, select Microsoft Print to PDF as the print destination. 

Note: Select Ctrl + P if you don’t see the printing dialog 

1. Select Print. 

Mac

The steps to save an email as a PDF in Gmail are slightly different from Windows on a Mac.

1. Open the email message and select More (three dots) 

1. Select Print. 

1. Select the PDF drop-down menu and then select Save as PDF. 

1. Next, select a folder where you’ll save your PDF file and then choose Save.

Android

If you have an Android device and use the Gmail app, you can save an email message as a PDF file to your phone or tablet. 

1. Open the email conversation in Gmail and select More (three dots) > Print.

1. Next, tap the drop-down arrow at the top right side.

1. Tap Save as PDF.

1. Next, tap the PDF or Print icon.

1. Select a location to save your PDF file. 

iOS

In Gmail for iOS, you can save or print an email as a PDF file. 

1. Open the email message in Gmail and tap More (three dots).

1. Tap Print.

1. Next, tap AirPrint.

1. Pinch and zoom in over the thumbnails of the pages you see in the Printer Options screen to convert your email message to PDF.

1. Tap Share in the PDF preview screen.

1. Next, tap Save to Files to save your PDF locally.

Keep Those Emails as Documents for Future Use

Saving your email messages as PDF files is a convenient way of backing up, sharing specific messages, or just making them easily accessible. 

Check out more guides on how to edit a PDF, convert a PDF to a Word file, or insert your PDF into a Word document.

Was this guide helpful? Share with us in a comment.

Related posts

• Jak pisać lub rysować w pliku PDF w systemie Mac i Windows

• Jak utworzyć plik PDF do wypełnienia za darmo?

• 4 sposoby edycji pliku PDF

• Jak zeskanować wiele stron do jednego pliku PDF

• Optymalizuj, kompresuj i zmniejszaj rozmiar pliku PDF w systemie Windows 11/10

• Jak skopiować tekst z pliku PDF

• Jak utworzyć i uruchomić plik ISO w systemie Windows

• Jak skompresować plik PDF w systemie Windows i Mac

• Jak zabezpieczyć plik PDF hasłem, aby był bezpieczny?

• Jak naprawić plik PST programu Outlook, który jest uszkodzony lub uszkodzony?

• Co to jest uszkodzony plik i jak go naprawić?

• Zapisz listę uruchomionych procesów w pliku tekstowym w systemie Windows

• Jak w prosty sposób przekonwertować plik ODT na Word

• Włącz ponownie opcję Zawsze pytaj przed otwarciem pola wyboru tego typu plików w systemie Windows

• Jak zapisać e-mail jako PDF w Gmailu i Outlooku?

• Jak utworzyć grupowy adres e-mail w Gmailu i innych ukrytych funkcjach

• Jak przenieść profil Thunderbirda i pocztę e-mail na nowy komputer z systemem Windows?

• Jak zainstalować aplikacje na Androida za pomocą pliku APK?

• Jak skonfigurować własny serwer e-mail?

• Jak blokować strony internetowe w systemie Windows za pomocą pliku Hosts?