Listy rozwijane w programie Excel to potężne narzędzia. Pozwalają one zapewnić użytkownikom strzałkę w dół, która po wybraniu zapewnia im listę opcji do wyboru.

Może to zmniejszyć liczbę błędów wprowadzania danych, ponieważ pozwala uniknąć konieczności bezpośredniego wpisywania odpowiedzi przez użytkowników. Excel pozwala nawet wyciągnąć elementy z tych list rozwijanych z zakresu komórek.

Jednak na tym się nie kończy. Korzystając z kreatywnych sposobów konfigurowania sprawdzania poprawności danych dla komórek rozwijanych, możesz nawet tworzyć wiele połączonych list rozwijanych, w których elementy dostępne na drugiej liście^{(available in a second list)} zależą od sekcji utworzonej przez użytkownika na pierwszej liście.

Do^(Good) czego są przydatne listy rozwijane z wieloma linkami^(Linked) ?

Weź pod uwagę, że większość formularzy online wypełnia dodatkowe listy rozwijane na podstawie tego, co odpowiesz na liście rozwijanej przed nią. Oznacza to, że arkusze wprowadzania danych w programie Excel^(Excel) mogą być tak samo zaawansowane, jak formularze online. Zmodyfikuje się na podstawie odpowiedzi użytkownika. 

Załóżmy na przykład, że używasz arkusza kalkulacyjnego programu Excel^(Excel) do zbierania informacji o komputerach od użytkowników, którzy potrzebują naprawy^{(computer repairs)} . 

Opcje wejścia mogą wyglądać tak:

• Część komputerowa^{(Computer Part)} : monitor, mysz^(Mouse) , klawiatura^(Keyboard) , system podstawowy^{(Base System)}
• Typ części:
  • Monitor : szkło, obudowa^(Housing) , przewód zasilający^{(Power Cord)} , elektronika wewnętrzna^{(Internal Electronics)}
  • Mysz^(Mouse) : kółko, światło LED^{(LED Light)} , przewód^(Cord) , przyciski^(Buttons) , obudowa
  • Klawiatura^(Keyboard) : klawisze, obudowa^(Housing) , membrana^(Membrane) , przewód^(Cord) , elektronika wewnętrzna^{(Internal Electronics)}
  • System podstawowy^{(Base System)} : obudowa, przyciski^(Buttons) , porty^(Ports) , zasilanie^(Power) , elektronika wewnętrzna^{(Internal Electronics)} , system operacyjny^{(Operating System)}

Jak widać z tego drzewa, informacje, które powinny być dostępne do wybrania dla „Typu części”, zależą od części komputera^{(Computer Part)} wybranej przez użytkownika na pierwszej liście rozwijanej.

W tym przykładzie arkusz kalkulacyjny może wyglądać mniej więcej tak:

Jeśli tworzysz wiele połączonych list rozwijanych, możesz użyć elementu wybranego z listy rozwijanej w B1 do kierowania zawartością listy rozwijanej w B2.

Przyjrzyjmy się, jak możesz to skonfigurować. Zachęcamy również do pobrania naszego przykładowego arkusza Excel z poniższym przykładem.

Utwórz arkusz źródłowy listy rozwijanej^{(List Source Sheet)}

Najczystszym sposobem ustawienia czegoś takiego jest utworzenie nowej karty w programie Excel^(Excel) , w której można skonfigurować wszystkie elementy listy rozwijanej.

Aby skonfigurować te połączone listy rozwijane, utwórz tabelę, w której nagłówek u góry zawiera wszystkie części komputera, które chcesz uwzględnić na pierwszej liście rozwijanej. Następnie wypisz wszystkie pozycje (typy części), które powinny znaleźć się pod tym nagłówkiem.

Następnie zechcesz wybrać i nazwać każdy zakres, aby podczas późniejszej konfiguracji weryfikacji danych^{(Data Validation)} móc wybrać właściwy zakres.

Aby to zrobić, zaznacz wszystkie elementy w każdej kolumnie i nazwij wybrany zakres tak samo jak nagłówek. Aby nazwać tabelę, po prostu wpisz nazwę w polu nad kolumną „A”.

Na przykład zaznacz komórki od A2 do A5 i nazwij ten zakres „Monitor”.

Powtarzaj ten proces, aż wszystkie zakresy zostaną odpowiednio nazwane. 

Alternatywnym sposobem na to jest użycie funkcji Utwórz^(Create) z zaznaczenia^(Selection) programu Excel . Dzięki temu możesz nazwać wszystkie zakresy, tak jak powyższy proces ręczny, ale za pomocą jednego kliknięcia.

Aby to zrobić, po prostu zaznacz wszystkie zakresy w drugim utworzonym arkuszu. Następnie wybierz Formuły^(Formulas) z menu i wybierz Utwórz z zaznaczenia^{(Create from Selection)} na wstążce.

Pojawi się wyskakujące okienko. Upewnij się, że wybrany jest tylko Górny wiersz^{(Top row)} , a następnie wybierz OK .

Użyje to wartości nagłówka w górnym wierszu, aby nazwać każdy z zakresów pod nim. 

Skonfiguruj swoją pierwszą listę rozwijaną

Teraz nadszedł czas na skonfigurowanie wielu połączonych list rozwijanych. Aby to zrobić:

1. Wróć na pierwszy arkusz, wybierz pustą komórkę po prawej stronie pierwszej etykiety. Następnie wybierz z menu pozycję Dane, a na wstążce wybierz pozycję^(Data) Sprawdzanie poprawności danych .^{(Data Validation)}

2. W otwartym oknie Sprawdzanie danych wybierz opcję ^{(Data Validation)}Lista^(List) w obszarze Zezwalaj^(Allow) , a w obszarze Źródło^(Source) wybierz ikonę strzałki w górę. Pozwoli to wybrać zakres komórek, których chcesz użyć jako źródła dla tej listy rozwijanej.

3. Wybierz drugi arkusz, w którym konfigurujesz dane źródłowe listy rozwijanej, a następnie wybierz tylko pola nagłówka. Będą one używane do wypełnienia początkowej listy rozwijanej w wybranej komórce.

4. Wybierz strzałkę w dół w oknie wyboru, aby rozwinąć okno Sprawdzanie danych^{(Data Validation)} . Wybrany zakres zostanie wyświetlony w polu Źródło^(Source) . Wybierz OK , aby zakończyć.

5. Teraz, wracając do głównego arkusza, zauważysz, że pierwsza lista rozwijana zawiera każde z pól nagłówka z drugiego arkusza.

Teraz, gdy Twoja pierwsza rozwijana lista jest już gotowa, nadszedł czas, aby utworzyć kolejną, połączoną listę rozwijaną.

Skonfiguruj swoją pierwszą listę rozwijaną

Wybierz drugą komórkę, dla której chcesz załadować elementy listy, w zależności od tego, co zostało zaznaczone w pierwszej komórce.

Powtórz powyższy proces, aby otworzyć okno sprawdzania poprawności danych^{(Data Validation)} . Wybierz opcję Lista^(List) z listy rozwijanej Zezwalaj . ^(Allow)Pole Źródło^(Source) będzie pobierać elementy listy w zależności od tego, co zostało wybrane na pierwszej liście rozwijanej.

W tym celu wprowadź następującą formułę:

=INDIRECT($B$1)

Jak działa funkcja ADR.POŚR^(INDIRECT) ?

Ta funkcja zwraca prawidłowe odwołanie do programu Excel^(Excel) (w tym przypadku do zakresu) z ciągu tekstowego. W tym przypadku ciąg tekstowy jest nazwą zakresu przekazanego przez pierwszą komórkę ($B$1). A zatem ADR.POŚR przyjmuje nazwę zakresu, a następnie zapewnia sprawdzanie poprawności danych z listy rozwijanej z poprawnym zakresem powiązanym z tą nazwą.

Uwaga^(Note) : jeśli skonfigurujesz sprawdzanie poprawności danych dla tego drugiego menu bez wybrania wartości z pierwszego menu, zobaczysz komunikat o błędzie. Możesz wybrać Tak^(Yes) , aby zignorować błąd i kontynuować.

Teraz przetestuj swoje nowe, wiele połączonych list rozwijanych. Użyj pierwszej listy rozwijanej, aby wybrać jedną z części komputera. Po wybraniu drugiej listy rozwijanej powinieneś zobaczyć odpowiednie pozycje listy dla tej części komputera. Były to typy części w kolumnie na drugim arkuszu^{(on the second sheet)} , który wypełniłeś dla tej części.

Korzystanie z wielu połączonych^{(Multiple Linked)} list rozwijanych w programie Excel

Jak widać, jest to bardzo fajny sposób na zwiększenie dynamiki arkuszy kalkulacyjnych. Wypełniając kolejne listy rozwijane w odpowiedzi na to, co użytkownicy wybierają w innych komórkach^{(select in other cells)} , możesz sprawić, że arkusze kalkulacyjne będą o wiele bardziej responsywne dla użytkowników, a dane znacznie bardziej przydatne.

Pobaw się powyższymi wskazówkami i zobacz, jakie interesujące połączone listy rozwijane możesz tworzyć w swoich arkuszach kalkulacyjnych. Podziel^(Share) się swoimi ciekawymi wskazówkami w sekcji komentarzy poniżej.

How to Create Multiple Linked Drop Down Lists in Excel

Drop-down lists in Excel are powerful tools. They let you provide users with a drop-down arrow that, when selected, provides them with a list of choiсes.

This can reduce data-entry errors because it avoids users from having to type answers directly. Excel even lets you pull the items for those drop-down lists from a range of cells.

However, it doesn’t stop there. Using some creative ways to configure data validation for drop-down cells, you can even create multiple, linked drop-down lists, where the items that are available in a second list depend on the section the user made in the first list.

What Are Multiple Linked Drop-Down Lists Good For?

Consider that most forms online fill out secondary drop-down lists based on what you answer in the drop-down list before it. This means you can make your Excel data-entry sheets just as advanced as online forms. It will modify itself based on the user’s answers. 

For example, let’s say you’re using an Excel spreadsheet to collect computer information from your users who need computer repairs. 

The entry options might look like this:

• Computer Part: Monitor, Mouse, Keyboard, Base System
• Part Type:
  • Monitor: Glass, Housing, Power Cord, Internal Electronics
  • Mouse: Wheel, LED Light, Cord, Buttons, Casing
  • Keyboard: Keys, Housing, Membrane, Cord, Internal Electronics
  • Base System: Casing, Buttons, Ports, Power, Internal Electronics, Operating System

As you can see from this tree, the information that should be available to select for “Part Type” depends on which Computer Part the user selects in the first dropdown list.

In this example, your spreadsheet may start out looking something like this:

If you create multiple, linked drop-down lists, you can use the item selected from the drop-down list in B1 to drive the contents of the drop-down list in B2.

Let’s take a look at how you can set this up. Also, feel free to download our example Excel sheet with the example below.

Create Your Drop-Down List Source Sheet

The cleanest way to set something like this up is to create a new tab in Excel where you can configure all of your drop-down list items.

To set up these linked drop-down lists, create a table where the header at the top are all of the computer parts you want to include in the first dropdown list. Then list all of the items (part types) that should go under that header.

Next, you’ll want to select and name each range so that when you’re setting up Data Validation later, you’ll be able to select the correct one.

To do this, select all of the items under each column and name that selected range the same as the header. To name a table, you simply type the name in the field over the “A” column.

For example, select cells A2 through A5, and name that range “Monitor”.

Repeat this process until you have all of the ranges named appropriately. 

An alternative way to do this is using Excel’s Create from Selection feature. This lets you name all of the ranges like the manual process above, but with a single click.

To do this, just select all of the ranges in the second sheet that you created. Then select Formulas from the menu, and select Create from Selection in the ribbon.

A pop-up window will appear. Make sure only Top row is selected and then select OK.

This will use the header values in the top row to name each of the ranges underneath it. 

Set Up Your First Drop Down List

Now it’s time to set up your multiple, linked drop-down lists. To do this:

1. Back on the first sheet, select the blank cell to the right of the first label. Then select Data from the menu, and select Data Validation in the ribbon.

2. In the Data Validation window that opens, select List under Allow, and under Source, select the up arrow icon. This will let you select the range of cells you want to use as the source for this drop-down list.

3. Select the second sheet where you set up the drop-down list source data, and then select only the header fields. These will be used to fill out the initial drop-down list in the cell you’ve selected.

4. Select the down arrow in the selection window to expand the Data Validation window. You’ll see the range you’ve selected now displayed in the Source field. Select OK to finish.

5. Now, back on the main sheet, you’ll notice that the first drop-down list contains each of the header fields from the second sheet.

Now that your first drop-down list is finished, it’s time to create your next, linked drop-down list.

Set Up Your First Drop Down List

Select the second cell that you want to load list items for depending on what’s selected in the first cell.

Repeat the process above to open the Data Validation window. Select List in the Allow drop-down. The Source field is what will pull in list items depending on what’s selected in the first drop-down list.

To do this, enter the following formula:

=INDIRECT($B$1)

How does the INDIRECT function work?

This function returns a valid Excel reference (in this case to a range), from a text string. In this case, the text string is the name of the range passed by the first cell ($B$1). So INDIRECT takes the name of the range and then provides the drop-down data validation with the correct range associated with that name.

Note: If you configure the data validation for this second drop-down without selecting a value from the first drop-down, you’ll see an error message. You can select Yes to ignore the error and continue.

Now, test your new multiple, linked drop-down lists. Use the first drop-down to select one of the computer parts. When you select the second drop-down, you should see the appropriate list items for that computer part. These were the part types in the column on the second sheet that you filled in for that part.

Using Multiple Linked Drop-Down Lists in Excel

As you can see, this is a very cool way to make your spreadsheets much more dynamic. By filling in subsequent drop-down lists in response to what users select in other cells, you can make your spreadsheets far more responsive to users, and the data far more useful.

Play around with the tips above and see what kind of interesting linked drop-down lists you can create in your spreadsheets. Share some of your own interesting tips in the comments section below.

Related posts

• Jak szybko wstawić wiele wierszy w programie Excel

• Jak scalić dane w wielu plikach Excel

• Jak usunąć puste linie w Excelu?

• Jak korzystać z funkcji Speak Cells programu Excel

• Jak wstawić arkusz programu Excel do dokumentu programu Word?

• Jak korzystać z odwołań bezwzględnych w programie Excel

• Jak wyszukiwać w Excelu

• Jak korzystać z wypełniania Flash w programie Excel

• Jak używać instrukcji If i zagnieżdżonych instrukcji If w programie Excel?

• Użyj klawiatury, aby zmienić wysokość wiersza i szerokość kolumny w programie Excel

• Jak naprawić wiersz w programie Excel

• Użyj Spike do wycinania i wklejania wielu elementów tekstowych w programie Word

• Różnice między Microsoft Excel Online i Excel dla komputerów stacjonarnych

• Arkusze Google a Microsoft Excel – jakie są różnice?

• Jak wstawić CSV lub TSV do arkusza programu Excel?

• Jak śledzić zależności w programie Excel

• Zachowaj odwołania do komórek podczas kopiowania formuły w programie Excel

• Jak zrobić wykres kołowy w programie Excel

• Podstawowe jedno- i wielokolumnowe sortowanie danych w arkuszach kalkulacyjnych Excel

• Jak napisać formułę/oświadczenie IF w programie Excel?