Jeśli używasz programu Outlook do komunikowania się ze współpracownikami, prawdopodobnie chcesz wielokrotnie wysyłać e-maile do określonej grupy, której członkostwo często się zmienia. Na przykład może być konieczne codzienne wysyłanie e-maili do wszystkich przedstawicieli obsługi klienta, ale ze względu na duże obroty lista może się często zmieniać.

Możesz ręcznie wpisać imię i nazwisko lub adres e-mail każdej osoby za każdym razem, gdy wysyłasz wiadomość e-mail, ale szybko może to stać się kłopotliwe w miarę powiększania się grupy. Nie tylko to, ale także ryzykujesz, że przypadkowo zapomnisz o kimś, co może doprowadzić do dramatu w biurze. Tutaj pojawia się lista dystrybucyjna lub grupa kontaktów!

W większości terminy „grupa kontaktów” i „lista dystrybucyjna” są wymienne. Microsoft zaczął używać wyrażenia „grupa kontaktów”, prawdopodobnie dlatego, że jest nieco bardziej intuicyjne niż „lista dystrybucyjna”. 

Jednak w organizacjach korzystających z platformy Microsoft 365^{(Microsoft 365)} istnieje prawdziwa różnica między nimi . Administratorzy platformy Microsoft 365^{(Microsoft 365)} mogą konwertować istniejące listy dystrybucyjne programu Outlook na „ ^(Outlook)Grupy^(Groups) ”, co z kolei zapewnia członkom grupy dostęp do udostępnionych bibliotek i przestrzeni współpracy, takich jak Microsoft Teams , Yammer i Planner .

Chociaż Twój dział IT prawdopodobnie rządzi listami dystrybucyjnymi programu Outlook^(Outlook) w Twojej organizacji — zwłaszcza przerażającą i często słabo obsługiwaną listą wszystkich pracowników — nadal możesz tworzyć własne grupy kontaktów w programie Outlook^(Outlook) . 

Poniżej przeprowadzimy Cię przez proces tworzenia grup kontaktów w Outlooku^(Outlook) zarówno dla wersji przeglądarki, jak i aplikacji klasycznej. 

Jak utworzyć grupę kontaktów^{(Contact Group)} w Outlook Online

Tworzenie grupy kontaktów w przeglądarkowej wersji Outlooka^(Outlook) jest łatwe.

1. Zaloguj się na swoje konto w witrynie outlook.com^{(outlook.com)} lub wybierz Outlook z narzędzia do uruchamiania aplikacji, jeśli jesteś już zalogowany do platformy Microsoft 365^{(Microsoft 365)} . Jeśli nie widzisz programu Outlook^(Outlook) na liście aplikacji (będziesz), wybierz Wszystkie aplikacje^{(All apps)} .

1. W lewym okienku w obszarze Grupy^(Groups) wybierz opcję Nowa grupa^{(New group)} .

1. W wyskakującym okienku nadaj swojej nowej grupie nazwę i opis, a następnie wybierz Utwórz^(Create) . (Jeśli Twoja organizacja go włączyła, możesz zostać poproszony o utworzenie adresu e-mail dla grupy. W takim przypadku, dla ułatwienia użytkowania, spróbuj ustawić adres e-mail identyczny z nazwą grupy).

1. Teraz dodaj członków do grupy. Szukaj^(Search) osób według nazwy lub adresu e-mail. Wybierz wynik wyszukiwania osoby, którą chcesz dodać do grupy, a zostaną one wyświetlone w sekcji „Ta osoba zostanie dodana”.

1. Powtarzaj^(Repeat) krok 4, aż dodasz do grupy wszystkich, których chcesz. Następnie wybierz przycisk Dodaj^(Add) .
2. Wybierz Zamknij^(Close) .
3. Wyślij wiadomość e-mail do utworzonej grupy, wybierając Nowa wiadomość^{(New message)} .

1. W polu Do^(To) zacznij wpisywać nazwę utworzonej grupy i wybierz ją z wyświetlonej listy.

Bułka z masłem. Ale co, jeśli musisz dodać lub usunąć osoby z grupy? Czytaj.

Jak edytować grupę kontaktów^{(Contact Group)} w Outlook Online

Firma Microsoft^(Microsoft) ułatwiła edycję grupy kontaktów bez opuszczania programu Outlook Online^{(Outlook Online)} . Niektóre kroki mogą się nieznacznie różnić w zależności od tego, jak Twoja organizacja skonfigurowała platformę Microsoft 365^{(Microsoft 365)} , ale poniższe kroki powinny Cię tam zaprowadzić.

1. W lewym okienku w obszarze Grupy^(Groups) wybierz grupę, którą chcesz edytować.
2. We wpisie tej grupy wybierz ikonę Więcej^(More) (trzy kropki/wielokropek).

1. Wybierz Ustawienia^(Settings) . (W zależności od konfiguracji programu Outlook^(Outlook) dla Twojej organizacji możesz zobaczyć opcję Dodaj członków^{(Add members)} bezpośrednio z ikony Więcej).

1. W panelu Ustawienia grupy^{(Group Settings)} , który pojawi się po prawej stronie, wybierz Edytuj grupę^{(Edit group)} .

1. Wybierz kartę Członkowie^{(Members )} . 
2. Stamtąd możesz dodawać członków lub usuwać ich z grupy, wybierając ikonę X obok wpisu osoby, którą chcesz usunąć.

1. Jeśli dodałeś członków do grupy, wybierz przycisk Dodaj^(Add) . W przeciwnym razie wybierz Zamknij^(Close) .

Kolejny sposób ^(Way)edytowania grup kontaktów^{(Edit Contact Groups)} w Outlook Online^{(Outlook Online)}

W zależności od konfiguracji programu Outlook^(Outlook) możesz również edytować grupy kontaktów, wykonując następujące czynności:

1. Przejdź do sekcji Osoby w ^{(People )}Outlooku^(Outlook) (po prawej stronie ikony  Kalendarza ).^(Calendar)

1. W lewym okienku w sekcji Grupy^(Groups) wybierz Właściciel^(Owner) , aby wyświetlić utworzone grupy.

1. Wybierz^(Select) z listy grupę, którą chcesz edytować.
2. Wybierz Zarządzaj członkami grupy^{(Manage group members)} .

1. Stamtąd możesz dodawać członków lub usuwać istniejących członków, wybierając X obok wpisu.

Jak utworzyć grupę kontaktów w ^{(Contact Group)}aplikacji komputerowej^{(Desktop App)} Outlook

Tworzenie grupy kontaktów w komputerowej wersji Outlooka^(Outlook) jest jeszcze prostsze niż w wersji online.

1. Uruchom program Outlook i wybierz ikonę Osoby^(People) w lewym dolnym rogu (gdzie przełączasz się między pocztą e-mail, zadaniami, osobami i kalendarzem).

1. Następnie z paska narzędzi wybierz Nowa grupa kontaktów^{(New Contact Group)} . (Jeśli Twoja organizacja korzysta z platformy Microsoft 365^{(Microsoft 365)} , możesz również zobaczyć przycisk Nowa grupa^{(New Group)} . Dla naszych celów użyjemy nowej grupy kontaktów,^{(New Contact Group)} aby ułatwić grupowe wiadomości e-mail).

1. W wyświetlonym oknie Grupa^{(Contact Group)} kontaktów nadaj nazwę grupie kontaktów, a następnie wybierz Dodaj członków^{(Add Members)} i wybierz, skąd chcesz uzyskać nowych członków. Opcje mogą obejmować Z kontaktów programu Outlook^{(From Outlook Contacts)} , Z książki adresowej^{(From Address Book)} lub Nowy kontakt e-mail^{(New Email Contact)} . 

1. Po kolei wyszukaj osoby, które chcesz dodać do grupy kontaktów. Upewnij^(Make) się, że ich wpis jest podświetlony i wybierz przycisk Członkowie^(Members) (lub kliknij dwukrotnie ich wpis), aby ich dodać. Po zakończeniu wybierz OK .
2. Zamknij okno, upewniając się, że odpowiesz Tak^(Yes) , jeśli pojawi się monit o zapisanie zmian.
3. Teraz, gdy adresujesz nowy e-mail, możesz wpisać nazwę grupy kontaktów w polu Do. ^(To)Twoja grupa kontaktów zostanie dodana. Jeśli chcesz, możesz rozwinąć listę grup, a program Outlook zastąpi listę jej członkami. Pamiętaj jednak, że nie będziesz mógł ponownie zwinąć listy.

Grupy kontaktów^(Contact) są wyświetlane jako wpisy w książce adresowej programu Outlook^(Outlook) , dzięki czemu można je znaleźć na tej alfabetycznej liście.

Jak edytować grupę kontaktów w ^{(Contact Group)}aplikacji komputerowej^{(Desktop App)} Outlook

Teraz edytujmy istniejącą grupę kontaktów w klasycznej wersji Outlooka^(Outlook) .

1. Uruchom program Outlook i wybierz ikonę Osoby^(People) w lewym dolnym rogu.
2. Znajdź^(Find) i wybierz grupę, którą chcesz edytować na liście kontaktów.
3. W okienku po prawej stronie wybierz Edytuj^(Edit) . W ten sposób wrócisz do miejsca, w którym możesz zarządzać grupą, dodając i/lub usuwając członków.

Niezależnie od tego, czy korzystasz z wersji online programu Outlook^(Outlook) , czy z aplikacji komputerowej, zdecydowanie warto poświęcić kilka minut na utworzenie list dystrybucyjnych programu Outlook^(Outlook) , których będziesz używać wielokrotnie. Będziesz zadowolony, że to zrobiłeś.

How to Create a Distribution List in Outlook

If you use Outlook to communicate with your colleagues, you’ve рrobably wanted to repeatedly email a specific group whose membership сhanges оften. For example, yoυ may neеd to email all of your customer service reps every day, but due to high turnоver, the list may chаngе often.

You could type each person’s name or email manually every time you send an email, but quickly this can become cumbersome as the group gets larger. Not only that, but you also run the risk of inadvertently forgetting someone which could lead to office drama. That’s where a distribution list or contact group comes in!

For the most part, the terms “contact group” and “distribution list” are interchangeable. Microsoft began using the phrase “contact group,” presumably because it’s a little more intuitive than “distribution list.” 

However, there is a real distinction between the two in organizations that are using Microsoft 365. Admins of Microsoft 365 can convert existing Outlook distribution lists to “Groups,” which, in turn, gives group members access to shared libraries and collaboration spaces like Microsoft Teams, Yammer, and Planner.

While your IT department probably rules over your organization’s Outlook distribution lists—especially the dreaded and often poorly-maintained all-staff list, you can still create your own contact groups in Outlook. 

Below, we’ll walk you through how to create contact groups in Outlook for both the browser version and the desktop app. 

How to Create a Contact Group in Outlook Online

Creating a contact group in the browser version of Outlook is easy.

1. Log into your account at outlook.com or select Outlook from the app launcher if you’re already logged into Microsoft 365. If you don’t see Outlook in the app list (you will), select All apps.

1. In the left pane, under Groups, select New group.

1. In the popup, give your new group a name and description and select Create. (If your organization has enabled it, you might be prompted to create an email address for the group. In that instance, for ease of use, try to make the email address identical to the group name.)

1. Now, add members to the group. Search for people by name or by email address. Select the search result for the person you want to add to the group, and they’ll appear under “This person will be added.”

1. Repeat step 4 until you’ve added everyone you want to the group. Then select the Add button.
2. Select Close.
3. Send an email to the group you’ve created by selecting New message.

1. In the To field, begin typing the name of the group you created, and select it from the list that appears.

Easy peasy. But what if you need to add or remove people from the group? Read on.

How to Edit a Contact Group in Outlook Online

Microsoft has made it easy to edit a contact group without ever leaving Outlook Online. Some steps might be slightly different depending on how your organization has configured Microsoft 365, but the steps below should get you there.

1. In the left pane, under Groups, select the group you want to edit.
2. In that group’s entry, select the More (three dots/ellipsis) icon.

1. Select Settings. (Depending on how Outlook is configured for your organization, you might see an option to Add members straight from the More icon.)

1. In the Group Settings panel that appears on the right, select Edit group.

1. Select the Members tab. 
2. From there, you can add members or delete them from the group by selecting the X icon next to the entry for the person you want to remove.

1. If you’ve added members to the group, select the Add button. Otherwise, choose Close.

Another Way to Edit Contact Groups in Outlook Online

Depending on how Outlook is configured, you may also be able to edit contact groups by following these steps:

1. Go to the People section of Outlook (to the right of the Calendar icon). 

1. In the left pane in the Groups section, select Owner to display the groups you have created.

1. Select the group you want to edit from the list.
2. Select Manage group members.

1. From there, you can add members or delete existing members by selecting the X next to an entry.

How to Create a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Creating a contact group in the desktop version of Outlook is even more straightforward than it is in the online version.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner (where you switch between email, tasks, people, and calendar).

1. Next, from the toolbar, select New Contact Group. (If your organization is using Microsoft 365, you may also see a New Group button. For our purposes, we’ll use New Contact Group to facilitate group emails.)

1. In the Contact Group window that appears, give your contact group a name, and then select Add Members and choose where you want to get your new members from. Options might include From Outlook Contacts, From Address Book, or New Email Contact. 

1. One by one, search for the people you want to add to the contact group. Make sure their entry is highlighted, and select the Members button (or double-click their entry) to add them. When you’re finished, select OK.
2. Close out the window, making sure to respond Yes if prompted to save your changes.
3. Now, when you address a new email, you can type the name of the contact group in the To field. Your contact group will be added. If you wish, you can expand the group list, and Outlook will replace the list with its members. Be warned, though, you will not be able to collapse the list again.

Contact groups appear as entries in the Outlook address book, so you’ll be able to find them in that alphabetized list.

How to Edit a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Now let’s edit an existing contact group in the desktop version of Outlook.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner.
2. Find and select the group you want to edit in your contact list.
3. In the pane on the right, select Edit. That will bring you back to where you can manage the group by adding and/or removing members.

Whether you’re using the online version of Outlook or the desktop app, it’s definitely worth it to take a few minutes to create Outlook distribution lists you’ll use repeatedly. You’ll be glad you did.

Related posts

• Jak przekazywać wiadomości e-mail programu Outlook do Gmaila

• Jak utworzyć listę rozwijaną w programie Excel?

• Jak tworzyć skróty Microsoft Outlook do poczty e-mail i zadań

• Przeszukaj wiadomości e-mail programu Outlook według nadawcy, daty, słowa kluczowego, rozmiaru i innych

• Automatycznie przenoś wiadomości e-mail do folderów w Outlooku za pomocą reguł

• Jak tworzyć pokoje podgrup w Microsoft Teams

• Jak używać korespondencji seryjnej w programie Word do tworzenia listów, etykiet i kopert

• Jak dołączyć inny element programu Outlook (e-mail, kontakt, zadanie lub element kalendarza) do wiadomości e-mail?

• Jak stworzyć schemat blokowy w Wordzie i Excelu

• Jak zrobić broszurę w programie Word

• Jak zsynchronizować kontakty programu Outlook z Androidem, iPhonem, Gmailem i innymi

• Jak tworzyć i używać Autotekstu w Microsoft Word

• Jak dodawać lub usuwać komentarze w programie Word

• Jak śledzić zmiany w programie Word (Online, Mobile i Desktop)

• Co to jest Microsoft MyAnalytics i jak z niego korzystać?

• Jak grupować arkusze robocze w programie Excel

• Jak dodawać nagłówki i stopki w programie PowerPoint

• Microsoft Outlook nie odpowiada? 8 poprawek do wypróbowania

• Jak zrobić listę kontrolną w programie Excel

• 13 porad i wskazówek OneNote, aby lepiej organizować notatki