Reguły w programie Microsoft Outlook^{(Microsoft Outlook)} idealnie nadają się do automatycznego wykonywania działań na wiadomościach e-mail. Możesz wykonywać takie czynności, jak przesuwanie, oznaczanie lub odpowiadanie na określone wiadomości bez pracy ręcznej. Aby pomóc Ci nadążać za rosnącą skrzynką odbiorczą, pokażemy Ci, jak tworzyć reguły w Outlooku^(Outlook) .

Ponieważ możesz tworzyć reguły programu Outlook w ^(Outlook)systemie Windows^(Windows) , Mac i w Internecie, omówimy ich konfigurowanie na każdej platformie. Pamiętaj tylko^(Just) , że dostępne warunki i działania są różne.

Jak tworzyć reguły w programie Outlook^(Outlook) w systemie Windows^(Windows)

Najzdrowszy zestaw warunków i akcji dla reguł znajduje się w programie Outlook^(Outlook) w systemie Windows^(Windows) . Aby najskuteczniej wyjaśnić, jak utworzyć regułę, przeanalizujmy konfigurowanie kilku często używanych reguł.

Skonfigurowanie od zera pustej reguły zapewnia największą elastyczność, ponieważ możesz wybrać więcej niż jeden warunek i akcję. Ponadto Kreator reguł^{(Rules Wizard)} wyświetla monity po drodze.

Otwórz program Outlook^(Outlook) , przejdź do karty Plik^(File) i wybierz opcję Zarządzaj regułami^{(Manage Rules)} i alertami^(Alerts) w sekcji Informacje^(Info) .

Gdy pojawi się okno dialogowe Reguły^(Rules) i alerty^(Alerts) , otwórz kartę Reguły e-mail^{(Email Rules)} i wybierz konto u góry, jeśli masz więcej niż jedno. Następnie wybierz opcję Nowa reguła^{(New Rule)} .

Następnie możesz skonfigurować regułę, korzystając z poniższych instrukcji, aby przenosić e-maile do folderu, oznaczać je do dalszych działań lub wysyłać automatyczne odpowiedzi. Zamiast tego możesz wypróbować inną regułę, która okaże się przydatna, np. automatyczne przekazywanie wiadomości e-mail^{(automatically forwarding emails)} .

Przenieś e-maile do folderu

W Kreatorze reguł^{(Rules Wizard)} wybierz jedną z opcji przenoszenia u góry. Możesz przenosić wiadomości do określonego folderu na podstawie nadawcy, zawartych słów lub wiadomości e-mail, które wysyłasz, a nie odbierasz.

1. Jako przykład wybierzemy Przenieś^(Move) wiadomości zawierające określone słowa w temacie do folderu.
2. Na dole wybierz elementy podkreślone i niebieskie, aby określić warunek i akcję.
3. Wybierz określone słowa^{(Pick Specific Words)} i wpisz słowa, których chcesz szukać w wierszu tematu.
4. Wybierz Określony,^{(Pick Specified)} aby wybrać folder, do którego chcesz przenieść wiadomości.

1. Następnie wybierz Dalej.
2. Zobaczysz listę warunków, a ten, który właśnie wybrałeś, zostanie automatycznie zaznaczony. Jeśli chcesz, możesz wybrać dodatkowe kryteria dla e-maili. Możesz na przykład zastosować regułę do wiadomości wysyłanych tylko do Ciebie. Wybierz opcję Dalej^(Next) .

1. Zobaczysz wówczas listę działań z zaznaczeniem tej, którą wybrałeś. Podobnie jak w przypadku powyższych warunków, możesz wybrać dodatkowe działania, jeśli chcesz. Możesz na przykład oznaczyć wiadomość jako przeczytaną po jej przeniesieniu. Wybierz opcję Dalej^{(Select Next)} .

1. Następnie zobaczysz listę wyjątków. Opcjonalnie możesz wykluczyć określone e-maile z reguły. Na przykład możesz nie chcieć, aby e-maile z załącznikami były wysyłane do tego folderu. Wybierz opcję Dalej^{(Select Next)} .

1. Na ostatnim ekranie reguły nadasz jej nazwę u góry, a następnie zaznaczysz pole wyboru Włącz^(Turn) tę regułę. Opcjonalnie możesz zaznaczyć pola, aby uruchomić tę regułę teraz w swojej skrzynce odbiorczej lub użyć reguły dla wszystkich kont e-mail.

1. Kiedy skończysz, potwierdź konfigurację reguły w polu na dole, które pokazuje warunki i działania. Wybierz opcję Zakończ^(Finish) , aby zapisać i włączyć regułę.

1. Potwierdź zaznaczenie obok nowej reguły w polu Reguły^(Rules) i alerty^(Alerts) i wybierz OK.

Oznacz wiadomości e-mail w celu dalszych działań

Kolejną przydatną regułą programu Outlook^(Outlook) jest oznaczanie wiadomości e-mail w celu uzyskania dalszych informacji. Możesz wybrać flagę i czas dalszych działań.

1. Wykonaj powyższy proces, aby utworzyć nową regułę^{(New Rule)} i otworzyć Kreatora reguł^{(Rules Wizard)} .
2. Następnie wybierz Oznacz^(Flag) wiadomości od danej osoby w celu uzyskania dalszych informacji.
3. Na dole wybierz podkreślony i niebieski element, aby określić warunek i akcję.
4. Wybierz Osoby lub grupę publiczną, aby wybrać kontakt.
5. W tym momencie wybierz opcję Kontynuuj^{(Pick Follow)} , aby wybrać flagę i czas.

1. Następnie wybierz Dalej.
2. Podobnie jak w przypadku powyższej reguły, Kreator reguł^{(Rules Wizard)} przeprowadzi Cię przez warunki, działania i wyjątki, które możesz potwierdzić i dodać do swojej reguły. Następnie nadaj nazwę, włącz i zakończ.

Automatycznie odpowiadaj na e-maile

Jeszcze jedną zasadą, która może okazać się pomocna, jest automatyczna odpowiedź, która przypomina wiadomość o nieobecności,^{(an out of office message)} ale jest bardziej elastyczna. Możesz użyć konkretnego szablonu Outlooka^(Outlook) lub utworzyć wiadomość zwrotną na określone e-maile.

1. Wykonaj powyższy proces, aby utworzyć nową regułę^{(New Rule)} i otworzyć Kreatora reguł^{(Rules Wizard)} . Następnie wybierz Zastosuj^(Apply) regułę do otrzymywanych wiadomości i wybierz Dalej^(Next) .

1. Wybierz warunki, które chcesz zastosować dla otrzymywanych wiadomości e-mail. Możesz zastosować regułę do określonych nadawców, z określonymi słowami, jeśli wiadomość została odebrana w określonym przedziale dat lub pod dowolnym innym warunkiem. Wybierz opcję Dalej^{(Select Next)} .

1. Wybierz^(Choose) opcję Odpowiedz^(Reply) przy użyciu określonego szablonu lub Poproś serwer o odpowiedź przy użyciu określonej wiadomości, zgodnie z własnymi preferencjami. Następnie zaznacz podkreślony niebieski tekst na dole zgodnie z wybraną opcją i po zakończeniu wybierz opcję Dalej .^(Next)
2. Odpowiedz^(Reply) , używając określonego szablonu: wybierz konkretny szablon, aby wybrać ten, który chcesz.

1. Pozwól serwerowi odpowiedzieć za pomocą określonej wiadomości: Wybierz konkretną wiadomość, wpisz ją w wyświetlonym oknie i wybierz Zapisz^(Save) i zamknij^(Close) .

1. Zaznacz^(Mark) wyjątki, które chcesz uwzględnić, wybierz Dalej^(Next) i zakończ regułę, nadając jej nazwę, włączając i zapisując przyciskiem Zakończ^(Finish) .

Jak tworzyć reguły w programie Outlook^(Outlook) na komputerze Mac^(Mac)

Jeśli korzystasz z programu Outlook na komputerze Mac^(Mac) , możesz z łatwością skonfigurować w nim reguły skrzynki odbiorczej, chociaż warunki i działania są nieco bardziej ograniczone niż w systemie Windows^(Windows) .

1. Otwórz Outlooka^(Outlook) i wybierz Outlook > Settings na pasku menu.
2. Wybierz Reguły w wyskakującym oknie.

1. ^(Pick)Jeśli masz więcej niż jedno, wybierz konto po lewej stronie i wybierz przycisk ze znakiem plus po prawej stronie.

1. Wprowadź nazwę reguły na górze.
2. Następnie skonfiguruj pierwszy warunek za pomocą rozwijanych pól. W zależności od tego, co wybierzesz, może być konieczne dodanie do warunku. Na przykład, jeśli wybierzesz opcję Data otrzymania^{(Date Received)} , wpisz daty.

1. Następnie wybierz akcję za pomocą tych rozwijanych pól. Ponownie^(Again) może być konieczne dodanie do akcji. Na przykład, jeśli wybierzesz opcję Przenieś^(Move) do folderu^(Folder) , wybierzesz folder.

1. Aby dodać kolejny warunek lub akcję, wybierz znak plus po prawej stronie lub aby dodać wyjątek, wybierz znak plus obok opcji Z wyjątkiem jeśli.

1. Opcjonalnie zaznacz to pole, aby nie stosować innych reguł spełniających te same warunki. Upewnij się, że pole Włączone^(Enabled) jest zaznaczone w lewym dolnym rogu i wybierz OK, aby zapisać regułę.

Jak tworzyć reguły w programie Outlook^(Outlook) w sieci Web^(Web)

Aby utworzyć regułę w aplikacji Outlook w sieci Web^{(Outlook on the web)} , przejdź do tej witryny i zaloguj się. Zobaczysz warunki i działania podobne do tych w aplikacji Outlook^(Outlook) na komputerze Mac^(Mac) .

1. Wybierz ikonę Ustawienia^(Settings) (koło zębate) w prawym górnym rogu i wybierz opcję Wyświetl^(View) wszystkie ustawienia programu Outlook^(Outlook) na wyświetlonym pasku bocznym.

1. W wyskakującym oknie wybierz Pocztę^(Mail) po lewej stronie i Reguły^(Rules) po prawej stronie.
2. U góry wybierz Dodaj nową regułę.

1. Nadaj regule nazwę, a następnie użyj pola Dodaj^(Add) warunek, aby wybrać kryterium. W zależności od wybranego warunku może być konieczne dodanie do niego. Na przykład, jeśli wybierzesz Od, zostaniesz poproszony o podanie nadawcy po prawej stronie.

1. Użyj pola Dodaj^(Add) akcję, aby wybrać akcję. Ponownie^(Again) może zostać wyświetlony monit o dodanie do akcji. Na przykład, jeśli wybierzesz opcję Przenieś^(Move) do, zostaniesz poproszony o podanie nazwy folderu lub utworzenie nowego folderu^{(create a new folder)} .

1. Możesz użyć opcji zaznaczonych na niebiesko, aby dodać kolejny warunek, inną akcję lub uwzględnić wyjątki, według własnego uznania.

1. Opcjonalnie możesz zaznaczyć pola, aby zatrzymać przetwarzanie kolejnych reguł i natychmiast uruchomić regułę w swojej skrzynce odbiorczej.
2. Po zakończeniu wybierz opcję Zapisz.

Czy Twoje e-maile będą zgodne z zasadami?

Tworząc reguły poczty e-mail w programie Outlook^(Outlook) , możesz zminimalizować czas potrzebny na porządkowanie wiadomości, pamiętanie o kolejnych czynnościach lub odpowiadaniu na określone wiadomości e-mail. Jeśli napotkasz problemy, przejrzyj te poprawki, które pomogą Ci uniknąć działania reguł poczty e-mail programu Outlook^{(fixes for when Outlook email rules aren’t working)} .

How to Create Rules in Microsoft Outlook

Rulеs in Microsoft Outlook are ideal for automatically performing actions on emails. You can do things like move, flag, or rеspond to certaіn messages without mаnual wоrk. To help you keеp uр with your growing inbox, we’ll show you how to create rules in Outlook.

Because you can create Outlook rules on Windows, Mac, and the web, we’ll cover setting them up on each platform. Just note that the available conditions and actions vary.

How to Create Rules in Outlook on Windows

The healthiest set of conditions and actions for rules are in Outlook on Windows. To most effectively explain how to create a rule, let’s walk through setting up a few commonly used rules.

Setting up a blank rule from scratch gives you the most flexibility because you can choose more than one condition and action. Plus, the Rules Wizard prompts you along the way.

Open Outlook, go to the File tab, and select Manage Rules & Alerts in the Info section.

When the Rules and Alerts dialog box appears, open the Email Rules tab and choose an account at the top if you have more than one. Then, choose New Rule.

You can then set up your rule with the instructions below to move emails to a folder, flag them for follow-up, or send automated replies. You can instead try your hand at a different rule you’ll find useful like automatically forwarding emails.

Move Emails to a Folder

In the Rules Wizard, select one of the move options at the top. You can move messages to a specific folder based on sender, included words, or for emails you send rather than receive.

1. As an example, we’ll choose Move messages with specific words in the subject to a folder.
2. At the bottom, select the items underlined and blue to specify the condition and action.
3. Pick Specific Words and enter the words to look for in the subject line.
4. Pick Specified to pick the folder you want to move the messages to.

1. Then, select Next.
2. You’ll see a list of conditions with the one you just picked automatically marked. You can choose additional criteria for the emails if you like. For instance, you may also want to apply the rule to messages sent only to you. Select Next.

1. You’ll then see a list of actions with the one you picked marked for you. Like the conditions above, you can choose additional actions if you wish. For example, you may also want to mark the message as read when it’s moved. Select Next.

1. You’ll next see a list of exceptions. You can optionally exclude certain emails from the rule. For instance, you may not want emails with attachments sent to the folder. Select Next.

1. On the final screen for the rule, you’ll first give it a name at the top and then mark the checkbox for Turn on this rule. Optionally, you can check the boxes to run this rule now on your inbox or use the rule for all email accounts.

1. When you finish, confirm the rule setup in the box at the bottom which shows you the condition(s) and action(s). Select Finish to save and enable the rule.

1. Confirm a checkmark next to your new rule in the Rules and Alerts box and select OK.

Flag Emails for Follow-Up

Another helpful Outlook rule is for flagging emails for follow-up. You get to choose the flag and timing for the follow-up.

1. Follow the same process above to create a New Rule and open the Rules Wizard.
2. Then, choose Flag messages from someone for follow-up.
3. At the bottom, select the item underlined and blue to specify the condition and action.
4. Pick People or public group to choose the contact.
5. Pick Follow up at this time to choose the flag and timing.

1. Then, select Next.
2. Just like the rule above, the Rules Wizard walks you through the conditions, actions, and exceptions you can confirm and add to for your rule. Then, name, enable, and finish.

Automatically Reply to Emails

One more rule you may find helpful is an automatic reply, which is similar to an out of office message but with more flexibility. You can use a particular Outlook template or create a reply message for specific emails.

1. Follow the same process above to create a New Rule and open the Rules Wizard. Then, choose Apply rule on messages I receive and select Next.

1. Choose the conditions you want to use for the received email messages. You can apply the rule to certain senders, with specific words, when received in a date span, or any other condition you want. Select Next.

1. Choose either the Reply using a specific template or Have server reply using a specific message per your preference. Then, select the underlined, blue text at the bottom per the option you pick and select Next when you finish.
2. Reply using a specific template: Pick a specific template to choose the one you want.

1. Have server reply using a specific message: Pick a specific message, enter the message in the box that appears, and select Save & Close.

1. Mark any exceptions you want to include, select Next, and finish the rule by naming, enabling, and saving it with the Finish button.

How to Create Rules in Outlook on Mac

If you use Outlook on your Mac, you can set up inbox rules there easily although the conditions and actions are a bit more limited than on Windows.

1. Open Outlook and select Outlook > Settings in the menu bar.
2. Choose Rules in the pop-up window.

1. Pick an account on the left if you have more than one and select the plus sign button on the right.

1. Enter a Rule name at the top.
2. Then, set up the first condition using the drop-down boxes. Depending on what you choose, you may need to add to the condition. For example, if you pick Date Received, you’ll enter the date(s).

1. Next, choose the action using those drop-down boxes. Again, you may need to add to the action. For instance, if you pick Move to Folder, you’ll select the folder.

1. To add another condition or action, select the plus sign to the right or to add an exception, select the plus sign next to Except if.

1. Optionally, check the box to not apply other rules that meet the same conditions. Confirm that the Enabled box is checked on the bottom left and pick OK to save the rule.

How to Create Rules in Outlook on the Web

To create a rule in Outlook on the web, head to the website and sign in. You’ll see similar conditions and actions to those in Outlook on Mac.

1. Select the Settings icon (gear) on the top right and pick View all Outlook settings in the sidebar that appears.

1. In the pop-up window, pick Mail on the far left and Rules to the right.
2. At the top, select Add new rule.

1. Give your rule a name and then use the Add a condition box to pick the criterion. Depending on the condition you select, you may need to add to it. For example, if you choose From, you’ll be asked to provide the sender on the right.

1. Use the Add an action box to pick an action. Again, you may be prompted to add to the action. For instance, if you choose Move to, you’ll be asked to provide the folder name or create a new folder.

1. You can use the options in blue to add another condition, another action, or include exceptions as you like.

1. Optionally, you can mark the boxes to stop processing more rules and run the rule on your inbox immediately.
2. When you finish, select Save.

Will Your Emails Follow the Rules?

By creating email rules in Outlook, you can minimize the time it takes you to organize your messages, remember to follow up, or reply to certain emails. If you run into trouble, take a look at these fixes for when Outlook email rules aren’t working.

Related posts

• Najlepsze alternatywy dla Zdjęć Google do przechowywania zdjęć i filmów online

• Jak zbiorczo usunąć wszystkie swoje Zdjęcia Google

• Jak zsynchronizować Dysk Google i Zdjęcia Google

• Najlepsze wskazówki i porady dotyczące Zdjęć Google dotyczące edytowania zdjęć w sieci

• Jak przenieść zdjęcia ze Zdjęć Google na inne konto

• Jak dostosować i osadzić Kalendarz Google na dowolnej stronie internetowej?

• Jak importować lub eksportować zakładki Google Chrome do pliku HTML

• Napraw Zdjęcia Google, które nie przesyłają zdjęć na Androida

• Scal wiele kont Dysku Google i Zdjęć Google

• 10 sposobów na naprawę zdjęć Google bez tworzenia kopii zapasowych

• Najlepsze alternatywy Zakładek Google, na które chcesz rzucić okiem

• Narzędzie do tworzenia kopii zapasowych i synchronizacji Google umożliwia tworzenie kopii zapasowych plików na Dysku i zdjęciach

• Jak obracać tekst w aplikacji internetowej Arkusze Google

• Jak edytować filmy w Zdjęciach Google na Androida

• Jak wyłączyć lub włączyć rozpoznawanie twarzy w Zdjęciach Google

• 16 łatwych i zabawnych porad i wskazówek dotyczących Zdjęć Google

• Anna Assistant to idealna asystentka głosowa dla Google Chrome

• Jak korzystać z aplikacji Zdjęcia Google

• Jak korzystać z zaawansowanych narzędzi wyszukiwania zdjęć dostępnych w Zdjęciach Google

• Gdzie są moje zdjęcia Google? Jak je znaleźć