Todoist to jedna z najbardziej funkcjonalnych usług do wykonania online, która pozwala na osiągnięcie maksymalnej produktywności w ograniczonym czasie. 

Chociaż wcześniej omawialiśmy używanie Todoist wraz z metodologią Getting Things Done (GTD)^{(Todoist alongside the Getting Things Done (GTD) methodology)} , wiele osób nie zdaje sobie sprawy, że Todoist umożliwia układanie list za pomocą tablic Kanban . 

W tym artykule pokażemy, jak korzystać z tablic Kanban w Todoist i jak może to jeszcze bardziej usprawnić zarządzanie czasem^{(time management)} i produktywność.

Jak korzystać z tablic Kanban w Todoist

Jeśli korzystałeś już wcześniej z Trello^{(used Trello before)} , wiesz, jak przydatne jest podejście „list” Kanban . Pozwala rozmieścić każdą fazę projektu lub procesu na osobnych listach. Następnie możesz przesuwać elementy z tego przepływu pracy w całym procesie, gdy każde zadanie na elemencie zostanie ukończone.

Każdy projekt w Todoist używa formatu układu wybranego podczas tworzenia projektu. Domyślny jest format listy, do którego prawdopodobnie jesteś przyzwyczajony, jeśli korzystasz z Todoist przez jakiś czas.

Aby stworzyć swoją pierwszą tablicę Kanban , musisz stworzyć nowy projekt. Obok Projekty^(Projects) w lewym menu wybierz ikonę plusa. 

W oknie dialogowym Dodaj projekt po ustawieniu nazwy i koloru po prostu zmień ^{(Add project)}Widok^(View) na Tablicę^(Board) . Wybierz Dodaj^(Add) .

Spowoduje to utworzenie nowego projektu w lewym menu. Ale teraz, zamiast używać formatu listy, zobaczysz, że projekt jest ułożony w formacie tablicy Kanban .

Na początku nie będzie wyglądać jak plansza, ponieważ musisz ją zbudować, definiując „sekcje”. 

Zanim zaczniesz to robić, ważne jest, aby zastanowić się nad przepływem pracy lub „krokami” w swoim projekcie.

Jak rozplanować tablicę Kanban projektu?^{(Kanban Board)}

Zastanów się nad swoim planem projektu. Lub, jeśli utworzyłeś tę nową tablicę Kanban do projektu domowego, pomyśl o krokach, które musisz przejść od początku do końca swojego projektu.

W tym przykładzie zbudujemy tablicę do tworzenia nowego biznesu internetowego. Zastanawiając się nad większymi etapami tego projektu, stworzymy sekcje dla każdego z tych etapów.

• Przygotowywanie kont i zasobów do budowy serwisu^{(building the website)}
• Cały proces projektowania strony internetowej
• Uzyskiwanie finansów firmy i konfiguracja sklepu internetowego
• Przygotowanie marketingu i reklamy
• Uruchomienie strony internetowej

Mając na uwadze te główne etapy projektu, nazwij każdą sekcję w sposób opisowy.

Wypełnij^(Fill) pole tytułu pod każdą sekcją i wybierz Dodaj sekcję^{(Add section)} . 

Kontynuuj to dla każdego kroku lub głównego obszaru swojego projektu. Nie muszą to być rzeczywiste kroki w projekcie. Powinny jednak zawierać wszystkie główne obszary zainteresowania w logiczny sposób, który ma dla Ciebie sens.

Gdy skończysz, Twoja pusta tablica Kanban w Todoist powinna wyglądać jak poniżej.

Teraz nadszedł czas, aby wypełnić tablicę mniejszymi elementami w planie projektu. Pomyśl o nich jako o podprojektach, które zawierają ważne kamienie milowe. 

Aby dodać to w sekcji, po prostu wybierz Dodaj zadanie^{(Add task)} , aby dodać tę kartę podprojektu.

Nie musisz jeszcze dodawać żadnych szczegółów. W tej chwili nakreślasz tylko projekt i główne kroki. Później będziesz mógł dodać dodatkowe elementy, gdy się pojawią. Będziesz także mógł później dodać podlisty i harmonogramy dla każdego z nich.

Po prostu wybierz Dodaj zadanie^{(Add task)} , gdy skończysz nazywanie każdego z nich. Kiedy skończysz, powinieneś mieć wstępną tablicę, która zawiera cały początkowy plan projektu.

Po skonfigurowaniu wszystkich tych podprojektów możesz zagłębić się w każdy z nich i podzielić je na bardziej szczegółowe zadania.

Praca z kartami tablicy Todoist Kanban^{(Todoist Kanban Board Cards)}

Jeśli wybierzesz każdą z tych kart podprojektów, zobaczysz wszystko, co możesz skonfigurować, aby je zaplanować.

Co najważniejsze, możesz je zaplanować na podzadania. W tym celu wybierz Dodaj podzadanie^{(Add sub-task)} .

Wpisz zadanie w polu opisu. Wybierz opcję Zaplanuj^(Schedule) , jeśli chcesz umieścić zadanie w kalendarzu, lub możesz zostawić je do zaplanowania później.

Wybierz ikonę komentarza po prawej stronie zadania, aby dodać komentarze lub notatki, które pomogą Ci, gdy zaczniesz pracować nad tym zadaniem.

Gdy skończysz konfigurować zadanie, po prostu wybierz Dodaj zadanie^{(Add task)} .

Kiedy już skończysz konfigurować wszystkie zadania, powinieneś mieć dobrze zaplanowany podprojekt.

Wybierz kartę Komentarze^(Comments) , aby dodać uwagi lub komentarze dotyczące zadań, które chcesz uwzględnić. Odnoszą się one do całego podprojektu jako całości, a nie do żadnego z podzadań.

Jeśli pracujesz z zespołem, karta Aktywność^(Activity) przydaje się, ponieważ możesz zobaczyć, kto nad czym i kiedy pracuje.

Jak widać, podejście Todoist Kanban pozwala zaplanować i zorganizować cały projekt, wykorzystując mniej miejsca i w bardziej logicznym formacie.

Używanie Kanban dla GTD

Ostatnią rzeczą do poruszenia jest użycie układu Kanban w podejściu GTD do zarządzania czasem.^(GTD)

Korzystanie z tablic Todoist Kanban^{(Todoist Kanban)} do tego celu jest dostosowane do przepływów pracy GTD . Dzieje się tak, ponieważ idealnie w GTD będziesz mieć projekt skonfigurowany na następujące ramy czasowe:

• Cele
• Rutyny
• Długoterminowe / Wstrzymane
• W następnym miesiącu
• Ten miesiąc
• W następnym tygodniu
• W tym tygodniu

Możesz skonfigurować tablicę Kanban w Todoist , umieszczając ten tydzień^{(This Week)} najbardziej po lewej stronie, a następnie napływać do niej wszystkie inne ramy czasowe. Wyglądałoby to mniej więcej tak.

Teraz dodaj zadania do właściwej listy przedziałów czasowych, przesuwając je od prawej do lewej, gdy zbliżają się do momentu, w którym zamierzasz je sobie przypisać.

Następnie możesz po prostu przypisać termin, dodając je do tego tygodnia^{(This Week)} i dodać tę pozycję do swojego harmonogramu podczas planowania tygodniowego. 

Jak widać, tablice Todoist Kanban są przydatne do wielu rzeczy i dają bardziej całościowy obraz całego planu lub harmonogramu. Bez względu na to, jak chcesz z niego korzystać, planowanie czasu GTD czy planowanie projektu, warto wypróbować tablice Kanban .

How Todoist Kanban Boards Can Improve Productivity

Todoist is оne of the most functional online to-do services that allows you to be aѕ productive as possible with yоur limitеd time. 

While we’ve previously discussed using Todoist alongside the Getting Things Done (GTD) methodology, many people don’t realize that Todoist lets you lay out your lists using Kanban boards. 

In this article, we’ll show you how to use Kanban boards in Todoist, and how it can further enhance your time management and productivity.

How to Use Kanban Boards in Todoist

If you’ve used Trello before, then you know just how useful the Kanban “lists” approach is. It lets you lay out each phase of a project or a process in individual lists. Then, you can slide items from that workflow across the process as each task on the item gets completed.

Each project in Todoist uses the layout format that you select when you first create the project. The default is the list format you’re probably used to if you’ve used Todoist for a while.

To create your first Kanban board, you’ll need to create a new project. Next to Projects in the left menu, select the plus icon. 

In the Add project dialog box, once you set the name and the color, just change the View to Board. Select Add.

This will create the new project in the left menu. But now, instead of using the list format, you’ll see that the project is laid out using the Kanban board format.

At first, it won’t look like a board, because you’ll need to build it by defining “sections”. 

Before you start doing this, it’s important to put some thought into the workflow or “steps” in your project.

How to Lay Out Your Project’s Kanban Board

Give some thought to your project plan. Or, if you’ve created this new Kanban board for an at-home project, then think about the steps you’ll need to go through from start to finish of your project.

In this example, we’re going to build a board for creating a new website business. Thinking through the larger stages of that project, we’ll create sections for each of those stages.

• Preparing accounts and resources for building the website
• The entire website design process
• Getting the business finances and online shop set up
• Preparing marketing and advertising
• Launching the website

With these major stages of your project in mind, name each of the sections something descriptive.

Fill in the title field under each section and select Add section. 

Continue this for each step or major area of your project. These don’t need to be the actual steps in the project. But they should contain all of the major focus areas in some logical way that makes sense to you.

Once you’re done, your empty Kanban board in Todoist should look like below.

Now it’s time to fill out your board with the smaller items in your project plan. Think of these as the sub-projects that package up major milestones. 

To add this under a section, just select Add task to add that sub-project card.

You don’t need to add any details yet. Right now, you’re just outlining the project and major steps. You’ll be able to add additional items later as they come up. You’ll also be able to add sublists and schedules later for each of these as well.

Just select Add task as you’re finished naming each one. When you’re done you should have a preliminary board that contains your entire initial project plan.

Once you have all of these sub-projects set up, you’re ready to dive into each of those and break them down further into more specific tasks.

Working With Todoist Kanban Board Cards

If you select each of these sub-project cards, you’ll see everything you can set up to plan these out.

Most importantly, you can plan these out into sub-tasks. To do this, select Add sub-task.

Write out the task in the description field. Select Schedule if you’re ready to put the task on your calendar, or you can leave it to plan out later.

Select the comment icon on the right of the task to add any comments or notes that’ll help you once you get started working on that task.

Once you’re done setting up the task, just select Add task.

Once you’re through setting up all of the tasks, you should have your sub-project pretty well planned out.

Select the Comments tab to add any task-related notes or comments you’d like to include. These apply to the entire subproject as a whole and not any of the subtasks.

If you’re working with a team, the Activity tab comes in handy because you can see who’s working on what, and when.

As you can see, the Todoist Kanban approach lets you plan and organize an entire project using less space and in a more logical format.

Using Kanban for GTD

One last thing to touch on is using the Kanban layout for the GTD approach to time management.

Using Todoist Kanban boards for this is tailor-made for GTD workflows. This is because ideally in GTD you’ll have a project set up for the following timeframes:

• Goals
• Routines
• Long Term / On Hold
• Next Month
• This Month
• Next Week
• This Week

You can set up a Kanban board in Todoist with This Week on the furthest left, and then all of the other time frames flowing into it. This would look something like this.

Now, add the tasks under the correct time frame list, moving them from right to left as they get closer to when you’re going to assign them to yourself.

You can then just assign a due date as you add them into This Week, and add that item to your schedule during weekly planning. 

As you can see, Todoist Kanban boards are useful for many things, and they give you a more holistic view of your entire plan or schedule. No matter how you want to use it, GTD time planning, or project planning, Kanban boards are worth trying.

Related posts

• Wskazówki Todoist GTD, które pomogą Ci zwiększyć produktywność

• 4 bezpłatne narzędzia do ulepszania myszy i zwiększania produktywności

• Najlepsze sposoby na wzmocnienie sygnałów WiFi i poprawę wydajności

• Jak budować i ulepszać obecność w sieci?

• Czym jest krzywa Harmana (i jak poprawia jakość dźwięku w słuchawkach)?

• 8 sposobów na zwiększenie liczby odbiorców na Facebooku

• 7 szybkich poprawek, gdy Minecraft ciągle się zawiesza

• Jak otworzyć plik bez rozszerzenia

• Jak zrobić zrzut ekranu na Steam

• Jak naprawić kod błędu Hulu RUNUNK13

• Co oznaczają BCC i CC? Zrozumienie podstawowego języka e-mail

• Jak wykryć oprogramowanie do monitorowania komputera i poczty e-mail lub oprogramowanie szpiegujące?

• Jak wstawić emotikony do programu Word, Dokumentów Google i Outlooka

• Co to jest tryb Discord Streamer i jak go skonfigurować?

• 4 sposoby na znalezienie najlepszych opcji internetowych (ISP) w Twojej okolicy

• Czy możesz zmienić swoje imię na Twitchu? Tak, ale bądź ostrożny

• Jak opublikować artykuł na Linkedin (i najlepszy czas na opublikowanie)

• Jak znaleźć najlepsze serwery Discord

• Jak zmienić język w Netflix

• Technologia płaskich wyświetlaczy bez tajemnic: TN, IPS, VA, OLED i więcej