Chociaż wszystkie serwery poczty e-mail korzystają teraz z bezpiecznego połączenia, możesz to zrobić, jeśli chcesz szyfrować wiadomości e-mail w programie komputerowym Microsoft Outlook i Outlook w sieci Web^(Web) . Proces jest jednak inny. Tutaj mówimy o szyfrowaniu wiadomości e-mail^{(encrypting the email)} , a nie o połączeniu. Możesz myśleć o tym jako o dodatkowej warstwie ochrony.

Chociaż jest łatwy w użyciu, pamiętaj o użytkowniku końcowym i kliencie, z którego korzysta. O ile zarówno nadawca, jak i odbiorca nie obsługują formatu szyfrowania, wysyłanie tego typu wiadomości e-mail będzie trudne.

Istnieją dwa rodzaje szyfrowania^(Encryption) obsługiwane przez program Outlook :^(Outlook—)

1. Szyfrowanie S/MIME i
2. Szyfrowanie wiadomości w usłudze Office 365.

To ostatnie działa tylko wtedy, gdy firma korzysta z licencji Office 365 Enterprise E3 . Ten pierwszy jest jednak szeroko stosowany i współpracuje z większością aplikacji pocztowych innych niż Outlook .

Outlook Web oferuje wewnętrzne szyfrowanie^(Encryption) , które można włączyć dla poszczególnych wiadomości e-mail. Oto lista rzeczy, które omówimy w tym temacie

1. Jak szyfrować wiadomości e- mail programu Office Outlook^{(Office Outlook Emails)}
2. Jak szyfrować wiadomości e-mail programu Outlook?
3. Jak czytać zaszyfrowaną wiadomość e-mail^{(Encrypted email)} poza klientami pakietu Office^(Office)

Uwaga: w ^(Note:)programie Outlook^(Outlook) nie ma możliwości zabezpieczenia osób lub wiadomości e-mail hasłem . Możesz zabezpieczyć hasłem^{( password protect the PST)} pliki PST, aby wszystkie Twoje e-maile nie były dostępne dla nikogo, ale różni się to od szyfrowania.

Jak szyfrować wiadomości e-mail w programie Outlook^(Outlook) w systemie Windows 10^{(Windows 10)}

Zanim zaczniemy, jeśli używasz szyfrowania S/MIME , nadawca i odbiorca muszą mieć aplikację pocztową obsługującą standard S/MIME . Outlook obsługuje standard S/MIME . Możesz albo zaszyfrować wszystkie e-maile, albo zaszyfrować poszczególne e-maile. Wybór zależy od egzekwowania zasad przez dział IT. Powinieneś także mieć zainstalowany certyfikat S/MIMEUpewnij^(Make) się, że łączysz się z odpowiednią osobą, aby to zrobić. Po zainstalowaniu opcja będzie dostępna na liście rozwijanej certyfikatu cyfrowego w programie Outlook^(Outlook) .

Zaszyfruj indywidualny e-mail

• W edytorze nowej wiadomości e-mail^{(New Email)} przejdź do zakładki Opcje^(Options)
• Następnie rozwiń sekcję Więcej opcji, klikając strzałkę w prawym dolnym rogu.
• Otworzy się sekcja właściwości. Kliknij^(Click) przycisk Ustawienia bezpieczeństwa^{(Security Settings)} .
  • Najpierw zaznacz pole „ Zaszyfruj^(Encrypt) zawartość wiadomości i załączniki”.
  • Następnie w sekcji Bezpieczeństwo^(Security) kliknij menu rozwijane w ustawieniach zabezpieczeń i wybierz certyfikat S/MIME
  • Na koniec wybierz etykietę zabezpieczającą, jeśli dotyczy.
• Gdy wyślesz wiadomość e-mail, zostanie ona zaszyfrowana przy użyciu tego standardu.

Uwaga:^(Note:) Jeśli nie masz certyfikatu S/MIME , klient Outlook poprosi o jego dodanie. Jeśli nie możesz, nie pozwoli Ci wysłać zaszyfrowanej wiadomości e-mail.

Zaszyfruj wszystkie e-maile

• Otwórz Outlooka^(Outlook) i kliknij menu Plik^(File)
• Następnie ponownie kliknij Opcje i przejdź do Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• Zaznacz pole „ Zaszyfruj^(Encrypt) treść wiadomości i załączniki”.
• W obszarze Zaszyfrowana^(Encrypted) poczta e - mail kliknij ^(Click)Settings > Certyfikaty^{(Certificates)} i Algorithms > wybierz certyfikat S/MIME .
• Wybierz OK

Gdy to włączysz, wszystkie Twoje e-maile będą szyfrowane. Aby odczytać wiadomość e-mail , musisz upewnić się, że odbiorca ma również klienta obsługującego certyfikat S/MIME

Przeczytaj^(Read) : Bezpłatne dodatki do szyfrowania poczty e-mail w programie Outlook^{(Free Email Encryption Add-ins for Outlook)} .

Jak szyfrować wiadomości e-mail w programie Outlook^(Outlook) w sieci Web^(Web)

Ta funkcja jest dostępna tylko w przypadku subskrypcji usługi Office 365 Home lub Office 365 Personal^{(Office 365 Home or Office 365 Personal subscription)} . Jest to przydatne, gdy nie ufasz dostawcy poczty e-mail odbiorcy co do bezpieczeństwa. Należy jednak jasno zrozumieć, jak działają te funkcje; w przeciwnym razie odbiorca nie będzie mógł odczytać wiadomości e-mail ani uzyskać dostępu do jakichkolwiek treści.

Zaloguj^(Log) się do konta Outlook , a następnie kliknij przycisk nowej wiadomości. Tuż^(Right) obok Dołącz^(Attach) , znajduje się link Szyfruj^(Encrypt) , kliknij go. Będziesz mieć dwie opcje:

• Szyfruj:^(Encrypt:)

  • Wiadomość pozostaje zaszyfrowana i nie opuszcza usługi Office 365.

  • Odbiorcy z kontami Outlook.com i Office 365 mogą pobierać załączniki bez szyfrowania

  • Mogą to zrobić, korzystając z usługi Outlook.com, aplikacji mobilnej Outlook lub aplikacji Poczta w systemie Windows 10.

Jeśli jednak używają innego klienta poczty e-mail, będą musieli użyć tymczasowego kodu dostępu, aby pobrać załączniki z portalu Office 365 Message Encryption .

• Szyfruj i zapobiegaj przekazywaniu^{(Encrypt and Prevent Forwarding)(Encrypt and Prevent Forwarding)} :
  • Twoja wiadomość pozostaje zaszyfrowana w Office 365
  • Nie można go kopiować ani przesyłać dalej.
  • Dokumenty biurowe, takie jak Word lub Excel , pozostają zaszyfrowane nawet po pobraniu.
  • Inne załączniki, takie jak pliki PDF lub pliki obrazów, można pobierać bez szyfrowania^(Encryption) .

Jak czytać zaszyfrowane wiadomości e-mail poza klientami pakietu Office^(Office)

Jeśli chcesz wysłać zaszyfrowaną wiadomość e-mail i chcesz, aby inni korzystający z aplikacji, takich jak Gmail , mogli ją przeczytać, musisz udostępnić opisaną poniżej metodę. Ta metoda poprosi o hasło dostępu do wiadomości e-mail. Jest to jednak hasło oferowane przez firmę Microsoft w celu sprawdzenia autentyczności odbiornika.

• Twórz^(Compose) i wysyłaj wiadomości e-mail za pomocą szyfrowania^(Encryption)
• Odbiorca otrzyma wiadomość e-mail, która ujawni informacje o osobie i jej identyfikatorze e-mail.
• Następnie, aby przeczytać wiadomość, kliknij przycisk Przeczytaj ^(Read)wiadomość^(Message)
• Zabierze Cię do centrum Office 365, w którym możesz zweryfikować przy użyciu jednorazowego^(Time) hasła lub logując się do Google .
• Po zakończeniu weryfikacji wiadomość e-mail zostanie ujawniona.

Uwaga:^(Note:) hasło jednorazowe^(OTP) jest wysyłane na adres e-mail odbiorcy.

Jak widać, wiadomość e-mail nigdy nie opuszcza serwerów Office 365 . E-mail jest tam hostowany i można go odczytać po weryfikacji. Jeśli używasz klienta Outlook , nie będziesz musiał przechodzić przez ten proces.

Mam nadzieję, że post był łatwy do naśladowania i byłeś w stanie zrozumieć szczegóły szyfrowania poczty e-mail^{(Email Encryption)} .

How to encrypt Emails in Microsoft Outlook app and Outlook.com

While all email servers now use a secure connectiоn, if you want to encrypt emails in the Microsoft Outlook desktop clіent and Outlook on the Web, then уou can do so. The process is different, however. Here we are talking about encrypting the email and not the connection. You can think of it as an extra layer of protection.

While it is easy to use, keep the end-user in mind, and the client, he is using. Unless both the sender and receiver support the encryption format, it will be challenging to send such types of email.

There are two types of Encryption supported by Outlook—

1. S/MIME encryption, and
2. Office 365 Message Encryption.

The later works only when a business uses the Office 365 Enterprise E3 license. The former, however, is widely used and works with most of the email applications other than Outlook.

Outlook Web offers in-house Encryption, which you can choose to enable for individual emails. Here is the list of things we will discuss in this topic

1. How to encrypt Office Outlook Emails
2. How to Encrypt Outlook Web Emails
3. How to read Encrypted email outside Office Clients

Note: There is no way to password-protect individual or emails in Outlook. You can password protect the PST files, so all your emails are not accessible by anyone, but it’s different from Encryption.

How to encrypt emails in Outlook on Windows 10

Before we start,  if you use the S/MIME encryption, the sender and recipient must have a mail application that supports the S/MIME standard. Outlook supports the S/MIME standard.  You can either choose to encrypt all the emails, or you can encrypt individual emails. The choice depends on the policy enforcement of the IT department. Also, you should have an S/MIME certificate installed. Make sure to connect with the right person to do so. Once installed, you will have the option available in the digital certificate dropdown in the Outlook.

Encrypt Individual Email

• When in the New Email composer, switch to the Options tab
• Then expand the More options section by clicking on the arrow at the bottom right.
• It will open the properties section. Click on the Security Settings button.
  • First, check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
  • Next, under Security, click on the dropdown under security settings, and select the S/MIME certificate.
  • Lastly, choose the security label if applicable.
• When you send the email, it will be encrypted using this standard.

Note: If you do not have an S/MIME certificate, Outlook client will prompt you to add one. If you cannot, it will not allow you to send an encrypted email.

Encrypt all the Emails

• Open Outlook and click the File menu
• Then again click on Options, and navigate to Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• Check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
• Under Encrypted email, Click on Settings > Certificates and Algorithms > select the S/MIME certificate.
• Choose OK

When you enable this, all your emails will be encrypted. You will have to make sure the receiver also has a client that supports the S/MIME certificate to read the email.

Read: Free Email Encryption Add-ins for Outlook.

How to encrypt emails in Outlook on the Web

This feature is available only for Office 365 Home or Office 365 Personal subscription. It is useful when you don’t trust the recipient’s email provider to be secure. However, you should clearly understand how these features work; otherwise, the receiver will not be able to read the email or access any content.

Log in to the Outlook account, and then click on the new message button. Right next to Attach, there is an Encrypt link, click on it. You will have two options:

• Encrypt:

  • The message stays encrypted and doesn’t leave Office 365.

  • Recipients with Outlook.com and Office 365 accounts can download attachments without Encryption

  • They can do so when using Outlook.com, the Outlook mobile app, or the Mail app in Windows 10.

However, if they are using any other email client, they will have to use a temporary passcode to download the attachments from the Office 365 Message Encryption portal.

• Encrypt and Prevent Forwarding:
  • Your message stays encrypted within Office 365
  • It cannot be copied or forwarded.
  • Office documents such as Word or Excel remain encrypted even after download.
  • Other attachments, such as PDF files or image files, can be downloaded without Encryption.

How to read encrypted email outside Office clients

If you need to send encrypted email and want others using apps like Gmail to read it, then you need to share the method discussed below. This method will ask for a password to access the email. However, its a passcode offered by Microsoft to check the authenticity of the receiver.

• Compose and send email using Encryption
• The receiver will get an email that will reveal information about the person and his email id.
• Then to read the message, click on Read the Message button
• It will take you Office 365 center where you can verify using either One Time passcode or by signing into Google.
• Once verification is complete, the email will be revealed.

Note: An OTP is sent to the receiver’s email.

As you can notice, the email never leaves Office 365 servers. The email is hosted there and allowed to read after verification. If you are using an Outlook client, you will not have to go through the process.

I hope the post was easy to follow, and you were able to understand the details of Email Encryption.

Related posts

• Jak automatycznie przekazywać wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook

• Jak odwołać wiadomość e-mail w programie Outlook? Cofnij wysyłanie e-maili

• Jak automatycznie tłumaczyć wiadomości e-mail w Outlook.com

• Jak trwale usunąć lub zamknąć konto e-mail Outlook.com?

• Jak tworzyć, dodawać, usuwać, używać aliasów e-mail programu Outlook lub kont Microsoft

• Jak zablokować śledzenie poczty e-mail w Outlooku i Gmailu?

• Jak opróżnić folder wiadomości-śmieci w Outlooku?

• Jak powstrzymać e-mail przed przechodzeniem do śmieci w Outlooku?

• Jak dodać kogoś do listy bezpiecznych nadawców w Outlooku

• Jak naprawić problemy z uszkodzeniem danych w programie Microsoft Outlook

• Bezpłatne dodatki do szyfrowania poczty e-mail w programie Outlook

• Jak ustawić program Outlook jako domyślny czytnik poczty e-mail na komputerze Mac?

• Jak zmienić nazwę e-mail w Gmailu, Outlooku, Yahoo

• Jak włączyć tryb ciemny w programie Microsoft Outlook (Windows, Mac i Mobile)

• Microsoft Outlook ulega awarii z kodem błędu 0xc0000005

• Jak utworzyć nową wiadomość e-mail w aplikacji Outlook przy użyciu jej funkcji

• Nie można uruchomić programu Microsoft Outlook, Nie można otworzyć okna programu Outlook

• Rozszerzenie Microsoft Outlook dla Edge umożliwia zarządzanie e-mailami, kalendarzem

• Napraw nieznany błąd 0x80040600 w programie Microsoft Outlook

• Jak skonfigurować automatyczne CC i BCC w Outlooku i Gmailu