Jeśli korzystasz z popularnych klientów poczty e-mail w środowisku korporacyjnym , takim jak ^(Corporate)Outlook , prawdopodobnie przywykłeś do ustawiania odpowiedzi nieobecności^{(setting your out of office reply)} . Czy^(Did) wiesz, że odpowiedzi o nieobecności możesz też skonfigurować w Gmailu^(Gmail) ?

Ponieważ większość ludzi używa Gmaila^(Gmail) jako osobistego konta e-mail, przydatne może być informowanie innych, kiedy jesteś na wakacjach lub wakacjach.

W Gmailu^(Gmail) jest to dość proste , ale ten proces jest nieco inny niż w przypadku programu Outlook^(Outlook) . Z tego artykułu dowiesz się, jak skonfigurować funkcję Poza biurem w Gmailu^(Gmail) , jak ją wyłączyć i czego mogą oczekiwać od Ciebie inne osoby, gdy ta funkcja jest włączona.

Jak skonfigurować się poza ^(Out)biurem^(Office) w Gmailu^(Gmail)

Jeśli masz zamiar wyjechać na chwilę na wakacje i chcesz ostrzec ludzi, że możesz nie być w stanie odpowiedzieć na ich e-mail tak szybko, jak zwykle, odpowiedź poza biurem jest najlepszym rozwiązaniem.

Aby rozpocząć wykonywanie poniższych czynności, najpierw zaloguj się na swoje konto Gmail .

1. Wybierz ikonę koła zębatego Ustawienia^(Settings) w prawym górnym rogu konta Gmail .

2. Wybierz Zobacz wszystkie ustawienia^{(See all settings)} na górze listy Ustawienia.

3. Przewiń w dół do sekcji odpowiadającej na urlop^{(Vacation responder)} na dole. Zmień ustawienie na Odpowiadający na urlop włączony^{(Vacation responder on)} .

4. Wybierz pierwszy dzień wakacji. Wpisz temat i wiadomość, na którą chcesz automatycznie odpowiadać za każdym razem, gdy ktoś do Ciebie wyśle ​​e-mail.

Podczas wypełniania tego formularza zwróć uwagę na następujące opcje.

• Nie musisz włączać i wybierać opcji Ostatni dzień^{(Last day)} , ale warto to zrobić, aby nie zapomnieć o pozostawieniu włączonej^(Vacation) wiadomości o nieobecności.
• Domyślnie pole wiadomości korzysta z bogatego edytora formatowania, w którym można użyć paska formatowania do formatowania tekstu wiadomości. Jeśli wybierzesz Zwykły tekst^{(Plain Text)} nad polem wiadomości, formatowanie zmieni się na zwykły tekst.
• Wybierz opcję Wyślij odpowiedź tylko do osób z moich kontaktów^{(Only send a response to people in my Contacts)} , jeśli chcesz kierować automatyczne odpowiedzi osoby odpowiadającej na wakacje tylko do osób, które już znasz, i zignorować wszystkie inne. ^(Vacation)To dobry pomysł, jeśli nie chcesz, aby obcy wiedzieli, że jesteś poza domem przez dłuższy czas. 

5. Wybierz opcję Zapisz zmiany^{(Save Changes)} , aby włączyć odpowiedź o nieobecności.

Jak wyłączyć się^(Out) z biura^(Office) w Gmailu^(Gmail)

Istnieją dwa sposoby wyłączenia odpowiedzi na wakacje^(Vacation) . Gdy jest włączony, w górnej części skrzynki odbiorczej będzie wyświetlany komunikat o stanie osoby odpowiadającej.

Możesz wybrać opcję Zakończ teraz^{(End now)} , aby natychmiast wyłączyć odpowiedź. Jest to szybki sposób na wyłączenie go bez konieczności ponownego przeszukiwania ustawień Gmaila^(Gmail) w celu zmodyfikowania ustawień odpowiadających.

Jeśli jednak wolisz wyłączyć wiadomość o nieobecności w ustawieniach Gmaila^(Gmail) , możesz wybrać opcję Ustawienia wakacji ^{(Vacation Settings)}w^(Vacation) komunikacie z powiadomieniem lub wrócić do okna Ustawienia Gmaila .^{(Gmail Settings)}

Przewiń^(Scroll) z powrotem na dół menu Ustawienia Gmaila^{(Gmail Settings)} , aby ponownie znaleźć sekcję Wiadomości o nieobecności.^{(Vacation responder)}

Wybierz opcję Odpowiadanie na wakacje wyłączone,^{(Vacation responder off)} aby wyłączyć automatyczną odpowiedź. 

Uwaga – nie musisz tego robić, jeśli w polu Ostatni dzień^{(Last day)} ustawiłeś datę zakończenia wakacji. Odpowiedzi na wakacje^(Vacation) automatycznie wyłączy się po tej dacie.

Ale jeśli chcesz wyłączyć odpowiedź na wakacje^(Vacation) przed ustawieniem Ostatni dzień, powyższa procedura będzie działać.

Jak działa wiadomość o nieobecności w Gmailu

Pamiętaj, że ponieważ możesz wprowadzić tylko datę rozpoczęcia i zakończenia dla osoby odpowiadającej na wakacje^(Vacation) , godziny są ustawiane automatycznie przez e-mail.

• Data rozpoczęcia Godzina: 00:00 o północy
• Data zakończenia Godzina: 23:59

Jeśli wolisz, aby czas rozpoczynał się o północy przed dniem rozpoczęcia wakacji, ustaw datę rozpoczęcia^{(Start Date one)} dzień wcześniej niż początek wakacji.

Osoby, które wyślą do Ciebie e-maila, gdy włączysz wiadomość o nieobecności^(Vacation) , zobaczą następujące zachowanie na Twoim koncie Gmail .

• Ludzie zobaczą Twoją automatyczną odpowiedź za pierwszym razem, gdy do Ciebie wyślą wiadomość. Jeśli ponownie do Ciebie wyślą wiadomość, automatyczna odpowiedź nie zostanie wysłana.
• Jeśli upłyną cztery dni i ta sama osoba wyśle ​​Ci wiadomość, automatyczna odpowiedź zostanie uruchomiona ponownie.
• Jeśli edytujesz odpowiedź o nieobecności, licznik czasu zaczyna się od nowa, a każdy, kto wyśle ​​Ci wiadomość po raz pierwszy po edycji, otrzyma automatyczną odpowiedź.
• Gmail jest na tyle sprytny, że nie odpowiada automatycznie na wiadomości, które są automatycznie sortowane w folderze spamu lub listach adresowych.
• Inni użytkownicy Gmaila^(Gmail) zobaczą Twój status „poza biurem”, jeśli zaczną pisać do Ciebie wiadomość e-mail. 

Twórz inteligentniejsze odpowiedzi „Poza^{(Create Smarter Out)} biurem” w^(Office) Gmailu za ^(Replies)pomocą^(Gmail) filtrów

Jeśli chcesz utworzyć bardziej ukierunkowaną automatyczną odpowiedź z wiadomościami dostosowanymi do konkretnych osób, możesz to zrobić, korzystając z filtrów Gmaila^{(Gmail Filters)} .

1. Zanim użyjesz filtru do automatycznego odtwarzania, musisz utworzyć szablon wiadomości e-mail^{(email template)} , za pomocą którego będziesz mógł odpowiedzieć. Aby to zrobić, utwórz nową wiadomość e-mail w Gmailu^(Gmail) zawierającą e-mail, którym chcesz odpowiedzieć. Następnie wybierz menu „Więcej” z trzema kropkami w prawym dolnym rogu okna i wybierz Szablony^(Templates) , wybierz Zapisz wersję roboczą jako szablon^{(Save draft as template)} , a następnie wybierz Zapisz jako nowy szablon^{(Save as new template)} .

1. Nadaj szablonowi nazwę w wyskakującym okienku.

1. Aby uzyskać dostęp do filtrów Gmaila^(Gmail) , wróć do Ustawień Gmaila^{(Gmail Settings)} . Wybierz Filtry i zablokowane adresy^{(Filters and Blocked Addresses)} w górnej części okna Ustawienia.

1. Przewiń w dół tej strony i wybierz Utwórz nowy filtr^{(Create a new filter)} .

4. W formularzu Utwórz^(Create) filtr wpisz adres e-mail, na który chcesz automatycznie odpowiadać w polu Od^(From) . Po zakończeniu wybierz Utwórz filtr^{(Create filter)} .

1. W oknie Utwórz^(Create) filtr zaznacz pole wyboru obok opcji Wyślij szablon^{(Send template)} . Z listy rozwijanej wybierz szablon odpowiedzi szefa^{(Boss Reply)} , który utworzyłeś wcześniej.

1. Na koniec po prostu wybierz przycisk Utwórz filtr^{(Create filter)} u dołu, a nowy filtr i automatyczna odpowiedź są teraz aktywne.

Teraz za każdym razem, gdy osoba o adresie zdefiniowanym w filtrze wyśle ​​Ci wiadomość e-mail, otrzyma odpowiedź poza biurem^{(out of office)} z utworzonym przez Ciebie szablonem.

How to Set Up Out of Office in Gmail

If you use common email clientѕ in a Corporate environment likе Outlook, you’re probablу used to setting your out of office reply. Did you know you can also set up out of office replies in Gmail as well?

Since most people use Gmail as their personal email account, it can be useful letting people know when you’re on vacation or holiday.

Doing this is fairly simple in Gmail, but the process is slightly different than you might be used to in Outlook. In this article you’ll learn how to set up out of office in Gmail, how to disable it, and what people can expect to see from you when you do have it enabled.

How to Set Up Out of Office in Gmail

If you’re about to head out on vacation for a while and want to alert people that you may not be able to respond to their email as quickly as usual, an out of office reply is the way to go.

To get started with the steps below, first log into your Gmail account.

1. Select the gear Settings icon at the upper right corner of your Gmail account.

2. Select See all settings at the top of the Settings list.

3. Scroll down to the Vacation responder section at the bottom. Change the setting to Vacation responder on.

4. Select the first day of your vacation. Type the subject line and message that you’d like to auto-reply whenever people email you.

Note the following options when you’re filling out this form.

• You don’t have to enable and select a Last day, but it’s a good idea to just so you don’t forget to leave your Vacation responder enabled.
• By default the message field uses a rich formatting editor where you can use the formatting bar to format the message text. If you select Plain Text above the message field, the formatting will change to plain text.
• Select Only send a response to people in my Contacts if you want to target the Vacation responder’s auto-replies only to people you already know, and ignore all others. This is a good idea if you don’t want strangers knowing that you’re away from home for an extended period. 

5. Select Save Changes to enable the Vacation responder.

How to Turn Off Out of Office in Gmail

There are two ways you can disable the Vacation responder. While it’s enabled, you’ll see a message at the top of your inbox about the status of the responder.

You can select End now to turn off the responder instantly. This is a quick way to disable it without having to search through your Gmail settings again to modify the responder settings.

However, if you prefer to disable the Vacation responder in Gmail settings, you can either select Vacation Settings in the notification message, or you can go back to your Gmail Settings window.

Scroll back to the bottom of the Gmail Settings menu to find the Vacation responder section again.

Select Vacation responder off to disable the automatic responder. 

Note – you won’t have to do this if you’ve set the Last day field to the end date of your vacation. The Vacation responder will automatically disable after this date.

But if you want to turn off the Vacation responder before the Last day setting, the above procedure will work.

How Gmail Vacation Responder Works

Keep in mind that since you can only enter the start and end dates for the Vacation responder, the times are set automatically by email.

• Start Date Time: 12:00 AM midnight
• End Date Time: 11:59 PM

If you’d rather have the time start at midnight before the day your vacation starts, then set the Start Date one day earlier than the start of your vacation.

People who email you while you’ve enabled the Vacation responder will see the following behavior from your Gmail account.

• People will see your auto-response the first time they message you. If they message you again, the auto-response won’t be sent.
• If four days pass and the same person messages you, the auto-response will trigger again.
• If you edit your vacation response, the timer starts over and anyone who messages you the first time after editing will get an auto-response.
• Gmail is smart enough not to auto-respond to any messages that get automatically sorted into the spam folder or mailing lists.
• Other Gmail users will see your “out of office” status if they start composing an email to you. 

Create Smarter Out of Office Replies in Gmail with Filters

If you’d like to create a more targeted auto reply with customized messages for specific people, you can do this by using Gmail Filters.

1. Before you can use a filter to auto-replay, you need to create an email template to reply with. To do this, compose a new email in Gmail with the email you want to reply with. Then, select the three dots “More” menu at the lower right corner of the window, and select Templates, select Save draft as template, and then select Save as new template.

1. Give the template a name in the pop-up window.

1. To access Gmail filters, go back into Gmail Settings. Select Filters and Blocked Addresses at the top of the Settings window.

1. Scroll to the bottom of this page and select Create a new filter.

4. In the Create filter form, type the email address you want to auto-reply to in the From field. Select Create filter when you’re done.

1. In the Create filter window, enable the checkbox next to Send template. In the dropdown box, select the Boss Reply template that you created earlier.

1. Finally, just select the Create filter button at the bottom and your new filter and auto-reply is now active.

Now, any time the person with the address you’ve defined in the filter sends you an email, they’ll receive an out of office reply with the template that you’ve created.

Related posts

• Jak wysyłać prywatne wiadomości e-mail w Gmailu

• Czy możesz usunąć wszystkie wiadomości e-mail z Gmaila naraz?

• Jak cofnąć wysłanie e-maila w Gmailu

• 7 najlepszych dodatków do Gmaila

• Jak dostać się do Inbox Zero w Gmailu

• Co to jest błąd Google „Nietypowy ruch” i jak go naprawić?

• Nie otrzymujesz powiadomień z Gmaila? 10 sposobów na naprawę

• Jak korzystać z Kalendarza rodzinnego Google, aby utrzymać rodzinę na czas?

• Dlaczego w Chrome działa tak wiele procesów?

• Jak zmienić domyślne konto Google

• Jak przesyłać wiadomości e-mail między dwoma kontami Gmail

• Jak korzystać z Kalendarza Google: 10 porad dla profesjonalistów

• Co to są dane i wymiary w Google Analytics?

• Jak eksportować i importować zakładki Chrome

• Jak zrobić formularz Google: kompletny przewodnik

• Jak korzystać z wielu przystanków w Mapach Google

• 8 wskazówek dotyczących wyszukiwania Google: zawsze znajdź to, czego szukasz

• Co to jest aplikacja Google i jak z niej korzystać

• Jak wstawić podpis w Dokumentach Google

• Jak korzystać z zadań Google — przewodnik wprowadzający