Microsoft 365 ogłosił niedawno nowe funkcje śledzenia produktywności. Miał on na celu monitorowanie danych o pracownikach, ale uruchomienie funkcji zakończyło się niepowodzeniem po tym, jak ludzie zostali poinformowani o ilości danych użytkowników gromadzonych przez Microsoft Teams .

Jakie dane zbiera Microsoft Teams ?

Microsoft Teams zbiera trzy typy danych, tj . dane dotyczące spisu, użycia^{(Census, Usage, )} i raportowania błędów^{( Error reporting data)} . Dane spisu to nic innego jak standardowe informacje o urządzeniu, systemie operacyjnym i języku użytkownika. Generuje również określony identyfikator użytkownika, który jest dwukrotnie chroniony, aby uniknąć niepotrzebnego łączenia. Dane spisu w raporcie aktywności ^(Census)użytkowników aplikacji Teams^{(Teams user)} są zbieranymi domyślnie danymi i użytkownik nie może z nich zrezygnować.

Microsoft gromadzi również dane o użytkowaniu, które obejmują liczbę wysłanych wiadomości^{(number of messages sent)} , połączeń^(calls) i dołączonych spotkań^{(meetings joined)} wraz z nazwą organizacji^{(name of the organization)} . Pomaga również w śledzeniu błędów, dzięki czemu można je naprawić na czas. Nazywa się to raportowaniem błędów .^(Error)

Przeczytaj: ^(Read:) Jak utworzyć prywatny zespół i zmienić prywatność w Microsoft Teams^{(How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams)} .

Raport aktywności użytkowników Microsoft Teams^{(Microsoft Teams User Activity Report)}

Aby wyświetlać i edytować raport aktywności użytkowników usługi Teams , musisz być administratorem usługi Teams^{(Teams service admin)} . Aby dowiedzieć się więcej o rolach i uprawnieniach administratora, uzyskaj dostęp do ról administratora aplikacji Teams w celu zarządzania zespołem^{(access Teams administrator roles to manage a team)} .

1. W lewym okienku nawigacyjnym centrum administracyjnego Microsoft Teams przejdź do pozycji ^{(Microsoft Teams)}Analytics & reports > Usage reports .
2. Wybierz Aktywność użytkowników aplikacji Teams^{(Teams user activity )} na karcie Wyświetl raporty^{(View reports)} na karcie Raport^{(Report )} .
3. Wybierz zakres pod zakładką zakresu danych^{(data range)}
4. Kliknij Uruchom^(Run) raport.

Interpretowanie raportu o aktywności użytkownika Teams^{(Teams User Activity Report)}

Raport aktywności użytkowników usługi Teams^{(Teams user)} można wyświetlić w ciągu ostatnich 7 dni, 30 dni lub 90 dni^{(7 days, 30 days, or 90 days)} . Raport zawiera zestawienie użycia przez użytkownika. Podaje szczegóły wiadomości z kanału, odpowiedzi i wiadomości post, zorganizowane szczegóły spotkań i udział w szczegółach spotkania. Można również podać szczegóły ostatniej czynności, czas wideo i czynność udostępniania ekranu.

Ten raport jest przydatny dla administratorów firmy do przeglądania wglądu w aktywność pracowników za pomocą usługi Teams . Administratorzy mogą przeglądać do 19 różnych typów danych dotyczących aktywności użytkowników. Obecnie nie ma możliwości, aby użytkownicy zrezygnowali z tego gromadzenia danych od odpowiednich administratorów firmy. Chociaż wiele firm może nie być świadomych dostępności takich danych.

Gdzie są przechowywane dane użytkowników aplikacji Teams ?^{(Teams user)}

Microsoft Teams działa na całym świecie i w kilku jurysdykcjach, stosując różne standardy dotyczące sposobu obsługi danych. Jeśli chcesz zobaczyć, gdzie fizycznie przechowywane są poszczególne dane, możesz przejść do centrum administracyjnego platformy Microsoft 365^{(Microsoft 365 admin center)} . Kliknij Settings > Organization profile , a następnie przewiń do Lokalizacja danych^{(Data Location)} .

Zarządzanie powiadomieniami zespołów

Podczas pracy w Teams otrzymywanie kilku powiadomień z ciągłym pingowaniem w prawym dolnym rogu ekranu może być dość rozpraszającym.

Możesz odzyskać kontrolę, klikając trzy kropki w prawym górnym rogu Zespołów^(Teams) , wybierając Powiadomienia o kanałach^{(Channel notifications)} i całkowicie je wyłączając. Możesz także skonfigurować nowe reguły, wybierając „Niestandardowe”^{(“Custom”)} .

Możesz wyłączyć opcję „ Wszystkie nowe posty^{(All new posts)} ”, a także ograniczyć liczbę wzmianek na kanale^(Channel) , np. gdy ktoś oznaczy Cię tagiem na kanale za pomocą nazwy kanału^(Channel) z „ Berner i kanał^{(Banner and feed)} ” na „ Pokazuj tylko w kanale^{(Only show in feed)} ”.

Inną rozrywką jest sytuacja, gdy zostałeś zaproszony na zaplanowane spotkanie lub opuściłeś spotkanie w połowie, ale nadal otrzymujesz powiadomienia za każdym razem, gdy wiadomość jest wpisywana w oknie czatu trwającego spotkania.

Tymczasowym rozwiązaniem tego problemu jest zmiana statusu na „ Nie przeszkadzać^{(Do not disturb)} ”. Możesz to zrobić, klikając swoje zdjęcie profilowe na głównej stronie Zespołów^(Teams) , klikając „ Dostępne^(Available) ” i zmieniając je na „ Nie przeszkadzać^{(Do not disturb)} ”.

Możesz także zarządzać priorytetem, przechodząc do Settings > Privacy , kliknij „ Zarządzaj priorytetowym dostępem^{(Manage priority access)} ” i dodaj imiona i nazwiska osób, od których chcesz otrzymywać powiadomienia.

Przeczytaj^(Read) : Microsoft Teams ulega awarii lub zawiesza się podczas spotkań^{(Microsoft Teams crashes or freezes during meetings)} .

Kontrola dostępu w Microsoft Teams

Usługa Teams^(Teams) zapewnia również sposób ograniczania dostępu do usługi Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} , dzięki czemu zyskujesz czas i przestrzeń do myślenia i pracy.

Możesz to zrobić, przechodząc do Settings > Privacy i przełączając przycisk radiowy „ Potwierdzenia przeczytania ”.^{(Read receipts)}

Możesz poprosić swoją organizację o włączenie uwierzytelniania wieloskładnikowego^{(multi-factor authentication)} na Twoim koncie i dodanie dodatkowej warstwy ochrony. Silne, unikalne hasło i menedżer haseł są niezbędne do ochrony konta.

Możesz także skonfigurować kanały prywatne,^{(private channels)} jeśli jesteś członkiem określonego zespołu, umożliwiając ograniczony dostęp tylko niektórym członkom zespołu. W wybranym zespole przejdź do sekcji kanałów i kliknij trzy kropki. Przejdź do Dodaj kanał^{(Add channel)} w sekcji Prywatność^(Privacy) i wybierz Prywatność^(Privacy) .

Następnie możesz wybrać odpowiednie osoby, które chcesz dodać do zespołu – maksymalnie 250 osób. Tylko twórca kanału może dodawać lub usuwać osoby z kanału prywatnego. Pliki lub wiadomości udostępnione w kanale prywatnym nie są dostępne dla nikogo spoza niego.

Microsoft Teams zyskał popularność wraz z przejściem na pracę zdalną. Pracownicy muszą teraz współpracować, jednocześnie zapewniając całkowite bezpieczeństwo danych wrażliwych, a raport aktywności użytkowników usługi Teams^{(Teams user)} nie jest nadużywany. Powyższe sugestie pomogą zachować bezpieczeństwo Twoich danych przy zachowaniu płynnej komunikacji. Mam nadzieję, że wypracują dla ciebie.

Czytaj dalej^{(Read next)} : Problem z wysokim zużyciem pamięci i procesora w Microsoft Teams.^{(Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.)}

How Microsoft Teams tracks your activity and how to stop it

Microѕoft 365 recently announced new features to track productivity. It was aimed at monіtoring data about workers but the feature launch backfіred after people were made aware of the amount of user data collected by Microsoft Teams.

What data does Microsoft Teams collect?

Microsoft Teams collects three types of data i.e. Census, Usage, and Error reporting data. The census data is nothing but standard information about your device, operating system, and user language. It also generates a specific user ID which, is protected twice to avoid unnecessary linkage. Census data in the Teams user activity report is default data collected and cannot be opted out of by the user.

Microsoft also collects usage data which includes the number of messages sent, calls and meetings joined along with the name of the organization. It also assists in tracking errors so that they can be fixed in time. It is called Error reporting data.

Read: How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams.

Microsoft Teams User Activity Report

To view and edit a Teams user activity report, you must be a Teams service admin. To know more about admin roles and permissions, access Teams administrator roles to manage a team.

1. In the left navigation pane of the Microsoft Teams admin center, go to Analytics & reports > Usage reports.
2. Select Teams user activity from the View reports tab, under the Report tab.
3. Select a range under the data range tab
4. Click on Run report.

Interpreting the Teams User Activity Report

The Teams user activity report can be viewed over the last 7 days, 30 days, or 90 days. The report gives a breakdown of usage by the user. It gives details of channel messages, reply and post messages, organized meeting details, and participated in meeting details. One can also give details of the last activity, video time, and screen sharing activity.

This report is useful for company administrators to view insights into employee activity using Teams. Administrators can view up to 19 different types of user activity data. Presently, there is no way for users to opt-out of this data collection from their respective company administrators. Although many companies may not be aware of the availability of such data.

Where is the Teams user data stored?

Microsoft Teams operates across the world and in several jurisdictions with different standards for the way data is handled. In case you want to see where the individual data is physically stored, you can go to Microsoft 365 admin center. Click Settings > Organization profile, and then scroll to Data Location.

Managing Teams Notifications

While working on Teams, receiving several notifications with constant pinging in the bottom right of the screen can be quite a distraction.

You can take back the control by clicking on the three dots at the top right of the Teams, selecting Channel notifications, and turning them off completely. You can also set up new rules by selecting “Custom”.

You may want to turn off “All new posts” and may also want to reduce Channel mentions i.e. when someone tags you in a channel using @Channel name from “Banner and feed” to “Only show in feed“.

Another distraction is when you have been invited to a scheduled meeting or have left a meeting partway but still receiving notifications every time a message is typed into the chatbox of the ongoing meeting.

A temporary solution for this problem is to change your status to “Do not disturb”. You can do this by clicking on your profile picture on the main page of the Teams, click on “Available” and change it to “Do not disturb”.

You can also manage priority by going to Settings > Privacy, click on “Manage priority access” and add the names of the people from who you want notifications.

Read: Microsoft Teams crashes or freezes during meetings.

Access control in Microsoft Teams

Teams also provide you a way to limit access on Microsoft Teams so that you get time and space to think and work.

You can do this by going to Settings > Privacy and toggling the “Read receipts” radio button.

You can ask your organization to turn on the multi-factor authentication on your account and add an extra layer of protection. A strong, unique password and a password manager is necessary for account protection.

You can also set up private channels if you are a member of a specific team, allowing limited access to only certain members of the team. In the chosen team, go to the channels section, and click on the three dots. Go to Add channel, under Privacy, and select Privacy.

You can then select the respective people to add to the team – up to 250 people. Only a channel creator can add or remove people from a private channel. Files or messages shared within a private channel are not accessible to anyone outside it.

Microsoft Teams has gained popularity, with the shift to remote work. Workers now need to collaborate while ensuring sensitive data stays completely secure and the Teams user activity report is not misused.  The above-mentioned suggestions will help keep your data secure while maintaining smooth communication. Hope they work out for you.

Read next: Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.

Related posts

• Jak utworzyć prywatny zespół i zmienić prywatność w Microsoft Teams

• Jak dodać Zoom do Microsoft Teams

• Jak zainstalować Microsoft Teams w systemie Linux i macOS

• Jak pochwalić kogoś w Microsoft Teams za dobrze wykonaną pracę

• Tracisz, poproś administratora o włączenie Microsoft Teams

• Jak włączyć redukcję hałasu w Microsoft Teams

• Przełączanie statusu Microsoft Teams z Poza biurem na Dostępny

• Mikrofon nie działa w Microsoft Teams w systemie Windows 11/10

• Jak uniemożliwić automatyczne otwieranie aplikacji Microsoft Teams w systemie Windows 11/10?

• Microsoft Teams nie aktualizuje się automatycznie

• Twoje wiadomości błyskawiczne i połączenia trafiają do Microsoft Teams — mówi Skype dla firm

• Jak zmienić obraz zespołu w Microsoft Teams

• Najlepsze aplikacje do zarządzania projektami dla Microsoft Teams

• Jak skonfigurować, zaplanować i dołączyć do spotkania Microsoft Teams

• Nowoczesne uwierzytelnianie nie powiodło się, kod stanu 4c7 — błąd Microsoft Teams

• Jak stworzyć tablicę Kanban w Microsoft Teams

• Doh! Coś poszło nie tak błąd w Microsoft Teams

• Jak wysłać pilną lub ważną wiadomość w Microsoft Teams

• Jak korzystać z funkcji osobistych w Microsoft Teams

• Jak otworzyć wiele instancji Microsoft Teams w Windows 11/10?