Smartsheet.com oferuje rozbudowane i elastyczne funkcje jako narzędzie chmurowe i internetowe do śledzenia projektów, zadań, list, członków zespołu i nie tylko .

Jeśli zastanawiasz się nad jego wypróbowaniem lub już zarejestrowałeś się na bezpłatną wersję próbną, maksymalne wykorzystanie narzędzia oznacza wiedzę, co może zrobić dla Ciebie i Twojego zespołu. Przyjrzyjmy się, jak używać Smartsheet dla początkujących, którzy dopiero zaczynają.

Co to jest Smartsheet?

Jeśli kiedykolwiek korzystałeś z aplikacji takich jak Asana^{(like Asana)} , Monday.com lub podobnego oprogramowania do zarządzania projektami, Smartsheet jest porównywalny pod względem przeznaczenia, struktury i funkcji. Możesz używać go samodzielnie lub współpracować z innymi, tworzyć pulpity nawigacyjne w celu szybkiego dostępu do elementów i cieszyć się wieloma widokami, takimi jak Kanban , kalendarz i siatka.

Smartsheet zapewnia również zautomatyzowane przepływy pracy, szablony do szybkiego uruchamiania, przydatne raporty, niestandardowe formularze i integracje z innymi aplikacjami w celu usprawnienia procesów.

Najlepszym sposobem rozpoczęcia korzystania z arkusza Smartsheet^(Smartsheet) jest utworzenie lub zaimportowanie projektu, arkusza lub listy zadań, które chcesz śledzić. Następnie przeprowadzimy Cię przez funkcje każdego narzędzia.

Utwórz, zaimportuj lub użyj szablonu

Wybierz ikonę Centrum rozwiązań^{(Solution Center)} (znak plus) w nawigacji po lewej stronie. W lewym górnym rogu ekranu pojawią się opcje tworzenia^(Create) i importowania^(Import) .

Wybierz Utwórz^(Create,) i masz osiem opcji dla Grid , Project , Cards , Task List , Form , Report i Dashboard/Portal . Wybierz typ elementu, który chcesz utworzyć, nadaj mu nazwę i wybierz Utwórz^(Create) .

Wybierz opcję Importuj^(Import) , jeśli masz plan projektu lub arkusz zadań w innym miejscu, od którego chcesz zacząć. Wybierz Microsoft Excel^{(Pick Microsoft Excel)} , Microsoft Project , Arkusze Google^{(Google Sheets)} lub Atlassian Trello . Następnie postępuj zgodnie z monitami, aby zaimportować element.

Jeśli chcesz zacząć od szablonu lub zestawu szablonów, wybierz Przeglądaj wszystkie rozwiązania^{(Browse All Solutions)} , wybierz branżę lub użyj pola wyszukiwania^(Search) , aby znaleźć coś konkretnego. 

Wybierz szablon lub zestaw, aby zobaczyć dodatkowe informacje. Następnie, aby użyć szablonu^{(use a template)} , wybierz przycisk Użyj^(Use) .

W przypadku zestawu szablonów wybierz Dowiedz się więcej^{(Learn More)} , aby uzyskać szczegółowe informacje na temat zawartych w nim elementów i pobrać zestaw.

Skorzystaj z Asystenta Projektu

Jeśli chcesz zacząć od nowego projektu, możesz również skorzystać z Asystenta^(Assistant) Projektu . Daje to przewagę nad konfiguracją projektu.

W Centrum rozwiązań^{(Solution Center)} wybierz Asystenta projektu^{(Project Assistant)} . Nazwij swój projekt, wprowadź dwa zadania, aby rozpocząć, i dodaj dwa podzadania do zadania^(Task) nr 1.

Następnie zobaczysz układ widoku siatki^{(Grid View)} dla nowego projektu z wprowadzonymi zadaniami i podzadaniami. 

Cechy projektu

Śledzenie projektu w Smartsheet jest łatwe dzięki wbudowanym narzędziom do zarządzania projektami, takim jak Gantt View .

Po lewej stronie znajdują się miejsca na zadanie, czas trwania, rozpoczęcie, zakończenie, poprzedników, przypisanie, procent wykonania, status i komentarze. Po prawej stronie znajduje się wykres Gantta .^(Gantt)

Możesz dodać linie bazowe i pokazać lub ukryć ścieżkę krytyczną za pomocą ikon w prawym górnym rogu.

Wybierz ikonę koła zębatego^(gear) , aby otworzyć Ustawienia projektu^{(Project Settings)} . Następnie dostosuj ustawienia zależności^{(Dependency Settings)} , wyświetlanie osi czasu^{(Timeline Display)} i zarządzanie zasobami^{(Resource Management)} .

Funkcje listy zadań

Lista zadań zawiera dokładnie to, czego potrzebujesz, aby śledzić swoje^{(track your to-dos)} zadania od początku do końca. 

Wprowadź^(Enter) nazwę zadania, termin, cesjonariusza i status. Użyj kolumny Gotowe^(Done) , aby zaznaczyć ukończone zadania, a sekcji Komentarze^(Comments) do notatek.

Funkcje kart

Jeśli podoba Ci się metoda Kanban zarządzania projektami, możesz użyć układu Karty, zarówno dla siebie, jak i dla swojego zespołu.

Zaczniesz od pasów dla Nieskategoryzowane^{(Uncategorized)} , Zaległości^(Backlog) , Planowanie^(Planning) , W toku^(Progress) i Ukończone^(Complete) . Możesz jednak zmienić te etykiety w swoim projekcie.

Użyj znaków plus, aby dodać karty do pasów. Twoje karty mogą zawierać listę kontrolną podzadań, załączników plików, komentarzy, dowodów i przypomnień. Możesz także edytować podzadania na karcie w większym widoku, wybierając ikonę Edytuj (ołówek).^(Edit)

Wybierz^(Choose) kompaktowy lub pełny widok kart i dostosuj ustawienia widoku kart^{(Card View)} za pomocą ikony koła zębatego^(gear) w prawym górnym rogu.

Funkcje siatki

Czy do śledzenia elementów używasz aplikacji takich jak Microsoft Excel lub Arkusze Google ? ^{(Microsoft Excel or Google Sheets)}Jeśli tak, to układ Grid jest dla Ciebie. Wygląda jak arkusz kalkulacyjny z kolumnami, wierszami i komórkami.

Funkcje formularza

Tworzenie niestandardowego formularza^{(Building a custom form)} jest przydatną funkcją we wszelkiego rodzaju projektach. Dzięki Smartsheet możesz łatwo zaprojektować formularz i dostosować jego ustawienia.

Dodaj^(Add) i usuń elementy ^(Elements)formularza^(Form) z sekcją po lewej stronie. Następnie wybierz pole formularza, aby dostosować jego poszczególne ustawienia po prawej stronie. Na przykład możesz ustawić wymagane pole, dołączyć etykietę lub tekst pomocy, użyć walidacji i dodać logikę.

Dostosuj ustawienia formularza dla Motywu^(Theme) i marki^(Brand) , Zabezpieczeń^(Security) , Przesyłania formularza^{(Form Submission)} oraz e-maili do przesłania.

Funkcje raportu

Utwórz raport wierszowy^{(Row Report)} , raport podsumowujący^{(Summary Report)} lub oba. Wybierz arkusz lub projekt i dodaj kolumny. Możesz dodawać filtry, sortować i grupować kolumny oraz umieszczać podsumowanie na górze.

Funkcje deski rozdzielczej

Tworząc panel Smartsheet , możesz zobaczyć migawkę swojego projektu, sprawdzić aktywne elementy, zobaczyć podręczny wykres lub wyświetlić metryki.

Nadaj swojemu pulpitowi nawigacyjnemu nazwę, a następnie wybierz widżety, których chcesz używać. Zobaczysz ładny wybór widżetów po prawej stronie i po prostu wybierz jeden, aby go dodać. 

Gdy masz już widżety na swoim pulpicie, możesz dostosować ich ustawienia. W zależności od typu widżetu możesz dodać i stylizować tytuł oraz wybrać akcję, gdy ktoś kliknie widżet.

Nawigacja w arkuszu Smartsheet^{(Smartsheet Navigation)} , układ^(Layout) i narzędzia^(Tools)

Smartsheet oferuje łatwy sposób poruszania się po aplikacji oraz korzystania z narzędzi. 

Nawigacja lewostronna

Po lewej stronie znajduje się główna nawigacja Strona główna^(Home) , Powiadomienia^{(Notifications)} , Przeglądaj^(Browse) , Ostatnie^(Recents) , Ulubione^(Favorites) , WorkApps i Centrum rozwiązań^{(Solution Center)} . Po zalogowaniu się do Smartsheet wybierz, od czego chcesz zacząć.

Na dole wybierz ikonę Pomoc (znak zapytania), aby uzyskać pomoc lub ikonę ^(Help)Konto^(Account) , aby dostosować swój profil i ustawienia.

Narzędzia po prawej stronie

Po prawej stronie znajdują się narzędzia. Zobaczysz je na ekranie dla każdego używanego elementu, takiego jak projekt, lista zadań^{(Task List)} lub karty. Wyjątkami są Pulpit nawigacyjny^(Dashboard) i Raport^(Report) . 

Po wybraniu narzędzia zostanie wyświetlony pasek boczny zawierający odpowiednie elementy. Masz konwersacje, załączniki, dowody^(Proofs) , żądania aktualizacji^{(Update Requests)} , publikowanie^(Publish) , dziennik aktywności^{(Activity Log)} i podsumowanie^(Summary) . 

Dostępne akcje na pasku bocznym zależą od narzędzia. Jako przykłady możesz wyświetlić wszystkie wątki, te, które są nieprzeczytane lub komentarze w arkuszu lub wierszu. W przypadku załączników możesz wyświetlić podgląd pliku, pobrać go, zmienić jego nazwę lub dodać opis.

Górny pasek narzędzi

Na górze każdego przedmiotu masz dodatkowe narzędzia. Po lewej stronie możesz zapisać, wydrukować, cofnąć lub ponowić czynność. Bezpośrednio obok tego możesz zmienić widok, co jest bardzo przydatne. Przełączaj się między widokami  Grid , Gantt , Card lub Calendar .

Zobaczysz również przyciski czcionki i formatu podobne do tego, co widzisz w programie Microsoft Word^{(in Microsoft Word)} . Umożliwia to zmianę stylu, rozmiaru lub koloru czcionki, wyrównanie, formatowanie jako waluty i nie tylko.

^{(Additional Smartsheet Features)}Dodatkowe funkcje i opcje Smartsheet

Gdy nauczysz się podstaw korzystania z aplikacji Smartsheet , zapoznaj się z dodatkowymi funkcjami i opcjami.

Udostępnianie^(Sharing) : razem z narzędziami do rozmów i współpracy^{(collaboration tools)} w czasie rzeczywistym możesz dostosować ustawienia udostępniania i uprawnień dla swojego zespołu. Użyj przycisku Udostępnij^(Share) w prawym górnym rogu, aby wyświetlić opcje.

Integracje^{(Integrations)} : połącz Smartsheet z aplikacjami takimi jak Slack , Dysk Google^{(Google Drive)} , Gmail , OneDrive , Jira i nie tylko. Aby wyświetlić opcje, przejdź do Centrum rozwiązań^{(Solution Center)} , wybierz Przeglądaj wszystkie rozwiązania^{(Browse All Solutions)} i wybierz Zobacz więcej dodatków^{(See More Add-Ons)} w sekcji Dodatki.

Zautomatyzowane przepływy pracy^{(Automated Workflows)} : zautomatyzuj zadania^{(Automate tasks)} dla swojego projektu lub arkusza, wybierając wyzwalacz i akcję. Możesz zautomatyzować takie rzeczy, jak powiadomienia, prośby o zatwierdzenie, rejestrowanie daty lub blokowanie wierszy. Wybierz zakładkę Automatyzacja^(Automation) nad górnym paskiem narzędzi.

Możesz także utworzyć obszar roboczy, użyć formatowania warunkowego i sprawdzić funkcjonalność tworzenia aplikacji internetowej lub mobilnej dla Twojej firmy.

Smartsheet to w pełni funkcjonalne, solidne narzędzie do zarządzania projektami dowolnej wielkości. Pamiętaj, aby sprawdzić ceny ich planów subskrypcji,^{(subscription plan pricing)} aby najlepiej dopasować je do siebie.

W przypadku podobnych narzędzi zobacz, jak korzystać z narzędzia Todoist Kanban^{(use the Todoist Kanban tool)} lub jak pracować wydajnie z Trello^{(be productive with Trello)} .

How to Use Smartsheet: A Tutorial for Beginners

For a cloud- and web-based tool for tracking projects, tasks, lists, team members, and more, Smartsheet.com offers extensive and flexible features.

If you’re considering giving it a try or have already signed up for a free trial, making the most of the tool means knowing what it can do for you and your team. Let’s delve into how to use Smartsheet for beginners just getting started.

What is Smartsheet?

If you’ve ever used applications like Asana, Monday.com, or similar project management software, Smartsheet is comparable in purpose, structure, and features. You can use it alone or collaborate with others, create dashboards for quick access to items, and enjoy multiple views like Kanban, calendar, and grid.

Smartsheet also provides automated workflows, templates for quick starts, helpful reports, custom forms, and integrations with other applications to streamline your processes.

The best way to begin using Smartsheet is to create or import a project, sheet, or list of tasks that you want to track. We’ll then walk you through the features of each tool.

Create, Import, or Use a Template

Select the Solution Center icon (plus sign) in the left-hand navigation. You’ll then see options on the top left of the screen for Create and Import.

Choose Create, and you have eight options for Grid, Project, Cards, Task List, Form, Report, and Dashboard/Portal. Select the type of item you want to create, give it a name, and pick Create.

Choose Import if you have a project plan or task sheet elsewhere that you’d like to start with. Pick Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets, or Atlassian Trello. Then follow the prompts to import the item.

If you’d like to start with a template or template set, choose Browse All Solutions, select an industry, or use the Search box to find something specific. 

Select a template or set to see additional information. Then to use a template, select the Use button.

For a template set, select Learn More to get full details on what’s included and download the set.

Use the Project Assistant

If it’s a new project that you want to start with, you can also use the Project Assistant. This gives you a head start on setting up the project.

In the Solution Center, select Project Assistant. Name your project, enter two tasks to get started, and add two subtasks for Task #1.

You’ll then see the Grid View layout for your new project with the tasks and subtasks you entered. 

Project Features

Tracking your project in Smartsheet is easy with project management tools built right in like the Gantt View.

You have spots for the task, duration, start, finish, predecessors, assigned to, percent complete, status, and comments on the left side. On the right side is your Gantt chart.

You can add baselines and show or hide the critical path using the icons on the top right.

Select the gear icon to open the Project Settings. Then adjust the Dependency Settings, Timeline Display, and Resource Management.

Task List Features

The task list has exactly what you need to track your to-dos from start to finish. 

Enter the task name, due date, assignee, and status. Use the Done column to mark tasks completed and the Comments section for notes.

Cards Features

If you like the Kanban method of project management, you can use the Cards layout, whether for yourself or your team.

You’ll start with lanes for Uncategorized, Backlog, Planning, In Progress, and Complete. However, you can change these labels per your project.

Use the plus signs to add cards to the lanes. Your cards can include a checklist of subtasks, file attachments, comments, proofs, and reminders. You can also edit the subtasks on a card in a larger view by selecting the Edit icon (pencil).

Choose between a compact or full view of your cards and adjust the Card View settings with the gear icon on the top right.

Grid Features

Do you use applications like Microsoft Excel or Google Sheets for tracking items? If so, then the Grid layout is for you. It looks just like a spreadsheet with columns, rows, and cells.

Form Features

Building a custom form is a useful feature for all sorts of projects. With Smartsheet, you can design your form and adjust its settings easily.

Add and remove Form Elements with the section on the left. Then, select a form field to adjust its particular settings on the right. For example, you can make a field required, include a label or help text, use validation, and add logic.

Adjust the form settings for the Theme and Brand, Security, Form Submission, and emails for submissions.

Report Features

Create a Row Report, Summary Report, or both. Select the sheet or project and add the columns. You can add filters, sort and group columns, and include a summary at the top.

Dashboard Features

By creating a Smartsheet dashboard, you can see a snapshot of your project, check on active items, see a handy chart, or view metrics.

Give your dashboard a name, and then choose the widgets you want to use. You’ll see a nice selection of widgets on the right and simply select one to add it. 

Once you have the widgets on your dashboard, you can adjust their settings. Depending on the widget type, you can add and style a title and choose an action for when someone clicks the widget.

Smartsheet Navigation, Layout, and Tools

Smartsheet offers an easy way to navigate the application as well as use the tools. 

Left-Hand Navigation

On the left side you have the main navigation for Home, Notifications, Browse, Recents, Favorites, WorkApps, and the Solution Center. When you log into Smartsheet, select where you’d like to start.

At the bottom, select the Help icon (question mark) icon for assistance or the Account icon to adjust your profile and settings.

Right-Side Tools

On the right side are tools. You’ll see these on the screen for each item you use, such as a Project, Task List, or Cards. Exceptions are the Dashboard and Report. 

When you select a tool, a sidebar displays containing the corresponding items. You have Conversations, Attachments, Proofs, Update Requests, Publish, Activity Log, and Summary. 

The available actions in the sidebar depend on the tool. As examples, you can view all conversations, those that are unread, or comments per sheet or row. For attachments, you can preview the file, download it, rename it, or add a description.

Top Toolbar

On the top of each item, you have additional tools. On the left side, you can save, print, undo, or redo an action. Directly next to that, you can change your view which is quite handy. Switch between the Grid, Gantt, Card, or Calendar views. 

You’ll also see font and format buttons similar to what you see in Microsoft Word. This allows you to change the font style, size, or color, change the alignment, format as currency, and more.

Additional Smartsheet Features and Options

Once you learn the basics of how to use Smartsheet, take a look at these additional features and options.

Sharing: Along with the real-time conversations and collaboration tools, you can adjust the sharing and permission settings for your team. Use the Share button on the top right to view your options.

Integrations: Connect Smartsheet to apps like Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira, and more. To view your options, go to the Solution Center, pick Browse All Solutions, and select See More Add-Ons in the Add-Ons section.

Automated Workflows: Automate tasks for your project or sheet by selecting a trigger and action. You can automate things like notifications, approval requests, recording a date, or locking rows. Select the Automation tab above the top toolbar.

You can also create a workspace, use conditional formatting, and check out functionality for creating a web or mobile app for your company.

Smartsheet is a full-featured, robust tool for managing projects of all sizes. Be sure to check out their subscription plan pricing for the best fit for you.

For similar tools, take a look at how to use the Todoist Kanban tool or how to be productive with Trello.

Related posts

• Samouczek Adobe Premiere dla początkujących

• Samouczek Microsoft Planner: wszystko, co musisz wiedzieć

• Google Draw: pełny przewodnik dla początkujących

• Jaka jest najlepsza usługa połączeń konferencyjnych — porównanie najlepszych aplikacji

• Automatycznie przenoś, usuwaj lub kopiuj pliki w systemie Windows

• 5 sztuczek wiersza polecenia, które sprawią, że CMD będzie bardziej interesujący

• Edytor skryptów Google Apps: wszystko, co musisz wiedzieć, aby rozpocząć

• Najlepsi edytorzy przecen: wszystkie platformy i online

• 5 najlepszych aplikacji do filtrowania światła niebieskiego dla systemów Windows, Mac i Linux

• Jak sprawdzić, czy temperatura procesora jest zbyt wysoka?

• Autouzupełnianie Google Chrome: kompletny przewodnik

• Najlepsze programy do dodania nowych funkcji do systemu Windows 10

• Co to jest Microsoft Power Automate i darmowe szablony do pobrania?

• W jaki sposób aplikacja Signal Desktop może pomóc chronić Twoją prywatność

• Testy martwych pikseli, aby naprawić zablokowany piksel na monitorze

• 7 najlepszych narzędzi do usuwania Bloatware dla systemu Windows

• 9 sposobów na nagrywanie rozgrywki na komputerze

• Jak bez wysiłku zgrywać płyty DVD i Blu-Ray za pomocą MakeMKV

• Jak blokować witryny za pomocą bezpłatnego oprogramowania do kontroli rodzicielskiej?

• Jak używać Menedżera pakietów systemu Windows do instalowania programów systemu Windows