Próba wypełnienia komórek w programie Excel^(Excel) , które zawierają tekst lub dane z wielu innych komórek w arkuszu, może być bardzo czasochłonnym procesem. Jest to szczególnie ważne, jeśli arkusz kalkulacyjny zawiera setki lub tysiące wierszy.

Gdy już wiesz, jak prawidłowo używać funkcji Flash Fill w programie Excel , możesz pozwolić programowi Excel^(Excel) na wykonanie wszystkich zadań. Wystarczy podać kilka ręcznych wpisów do komórek, aby pomóc programowi Excel^(Excel) dokładnie zrozumieć, co próbujesz zrobić. Następnie program Excel wykonuje resztę pracy dla reszty arkusza kalkulacyjnego.

Jeśli brzmi to jak wskazówka, która pozwala zaoszczędzić czas, przyjrzyjmy się, jak możesz użyć tej funkcji do poprawy własnej produktywności.

Uwaga^(Note) : Funkcja Flash Fill w programie Excel jest dostępna tylko w programie Excel 2013 i nowszych.

Jak korzystać z wypełniania Flash w programie Excel

Najprostszym zastosowaniem Flash Fill w Excelu^(Excel) jest połączenie dwóch słów^{(combining two words together)} . W poniższym przykładzie pokażemy, jak używać funkcji Flash Fill do szybkiego łączenia imienia i nazwiska w trzecią komórkę zawierającą pełne imię i nazwisko.

W tym przykładzie kolumna C zawiera imię, kolumna D zawiera nazwisko, a kolumna E to kolumna z pełnym imieniem i nazwiskiem.

1. Najpierw wpisz imię i nazwisko w pierwszej komórce tak, jak chcesz, aby wyglądało (łącząc zawartość komórki Imię^{(First Name)} i komórki Nazwisko.

1. Następnie zacznij wpisywać to samo w następnej komórce ( Imię^{(First Name)} i Nazwisko z komórek po lewej stronie). Zauważysz, że funkcja Flash Fill programu Excel automatycznie wykryje wzór z zawartości komórki nad nim, który wpisałeś ręcznie.
   
   Korzystając z tej „nauki”, program Excel zapewni podgląd tego, co według niego chcesz wpisać. Pokaże ci nawet, jak pozostałe komórki wypełnią resztę kolumny.

1. Po prostu naciśnij Enter , aby zaakceptować ten podgląd. Zobaczysz, że funkcja Flash wypełniania programu Excel^{(Excel Flash Fill)} działa magicznie, wypełniając za Ciebie wszystkie pozostałe komórki w tej kolumnie.

Jak widać, funkcja Flash Fill może zaoszczędzić ogromną ilość czasu, jeśli porównasz ręczne wpisywanie jednej komórki i Enter z koniecznością ręcznego wpisywania nazw wszystkich komórek w nowej kolumnie.

Jeśli zauważysz, że funkcja Wypełnianie błyskawiczne^{(Flash Fill)} nie działa, musisz włączyć funkcję Wypełnianie błyskawiczne^{(Flash Fill)} w programie Excel . Możesz zobaczyć, jak to zrobić w ostatniej części tego artykułu.

Opcje wypełniania Flash w programie Excel

Gdy wykonasz powyższe kroki Flash Fill , zauważysz, że obok wypełnionych komórek pojawi się mała ikona. Jeśli wybierzesz strzałkę listy rozwijanej po prawej stronie tej ikony, zobaczysz dodatkowe opcje, których możesz użyć z funkcją  Flash Fill .

Korzystając z opcji Flash Fill w tym polu rozwijanym, możesz:

• Cofnij wypełnienie błyskawiczne^{(Undo Flash Fill)} : Cofnij czynność, która wypełniła całą kolumnę po naciśnięciu klawisza Enter
• Zaakceptuj sugestie^{(Accept suggestions)} : poinformuje to funkcję wypełniania błyskawicznego^{(Flash Fill)} programu Excel dla tej kolumny, że zgadzasz się ze zmianami w kolumnie i chcesz je zachować
• Wybierz puste komórki xx^{(Select xx blank cells)} : pozwala zidentyfikować wszystkie komórki, które nie zostały wypełnione i są puste, dzięki czemu możesz je naprawić, jeśli zajdzie taka potrzeba
• Zaznacz xx zmienionych komórek^{(Select xx changed cells)} : pozwala zaznaczyć wszystkie komórki, które zostały automatycznie zmienione po zaktualizowaniu tych komórek przez funkcję Flash Fill

Po wybraniu opcji Zaakceptuj sugestie zobaczysz, że liczby „wybierz” dla „zmienionych komórek” spadną do zera. Dzieje się tak, ponieważ po zaakceptowaniu zmian zawartość komórek nie jest już uważana za „zmienioną” przez funkcję Flash Fill .

Jak włączyć wypełnianie Flash w programie Excel?

Jeśli zauważysz, że program Excel nie udostępnia podglądu Flash Fill po rozpoczęciu wpisywania drugiej komórki, może być konieczne włączenie tej funkcji.

Aby to zrobić:

Wybierz Plik^(File) > Opcje^(Options) > Zaawansowane^(Advanced) . Przewiń w dół do sekcji Opcje edycji^{(Editing options)} i upewnij się, że zaznaczone są zarówno Włącz autouzupełnianie dla wartości komórek,^{(Enable AutoComplete for cell values)} jak i Automatycznie wypełnianie błyskawiczne^{(Automatically Flash Fill)} .

Wybierz OK , aby zakończyć. Teraz, gdy następnym razem zaczniesz pisać w drugiej komórce po wypełnieniu pierwszej, Excel powinien wykryć wzorzec i wyświetlić podgląd, w jaki sposób chcesz wypełnić pozostałe komórki w kolumnie.

Możesz również aktywować funkcję Wypełnianie błyskawiczne^{(Flash Fill)} dla zaznaczonej komórki, wybierając ikonę Wypełnianie błyskawiczne^{(Flash Fill)} w menu Dane^(Data) w grupie  Narzędzia danych na wstążce.^{(Data Tools)}

Możesz go również użyć, naciskając Ctrl + E na klawiaturze.

Kiedy używać Flash Fill w Excelu

Łączenie pełnych nazw z dwóch kolumn to prosty przykład wykorzystania funkcji Flash Fill w programie Excel , ale istnieje wiele bardziej zaawansowanych zastosowań tej potężnej funkcji.

• Wyodrębnij podciąg z dużego ciągu (takiego jak kod pocztowy z pełnego adresu) w innej kolumnie
• Wyciągnij^(Pull) liczby z ciągów alfanumerycznych
• Usuń spacje przed lub po ciągach
• Wstaw^(Insert) podciągi (takie jak przecinek lub myślnik) do istniejących ciągów
• Daty reformy
• Zastąp^(Replace) część ciągu nowym tekstem

Należy pamiętać, że jakkolwiek użyteczna jest funkcja Flash Fill , nie będzie ona automatycznie aktualizowana po zmianie oryginalnych komórek.

Na przykład w przykładzie z imieniem i nazwiskiem w pierwszej sekcji tego artykułu można uzyskać te same dane wyjściowe, używając funkcji Concatenate,^{(Concatenate function)} a następnie wypełniając pozostałą część kolumny tą funkcją.

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

Gdy to zrobisz, jeśli jedna z pierwszych dwóch komórek ulegnie zmianie, pełne imię i nazwisko^{(Full Name)} zostanie zaktualizowane. Jedną z wad jest to, że jeśli usuniesz jedną z pierwszych dwóch kolumn, kolumna Pełna nazwa^{(Full Name)} zostanie wyczyszczona lub wyświetli błąd.

Dlatego funkcja Flash Fill w programie Excel jest najlepiej używana, gdy chcesz w pełni i trwale przekonwertować oryginalne kolumny na nowo sformatowany ciąg lub liczbę.

How To Use Flash Fill In Excel

Trying to fill out cells in Excel that incorpоrate text or data from multiple other cells in a sheet can be a very time consuming process. Thiѕ is especially true if there are hundreds or thousands of rows in the spreadsheet.

Once you know how to use Flash Fill in Excel correctly, you can let Excel do all of the heavy lifting. You just provide a couple of manual cell entries to help Excel understand exactly what you’re trying to do. Then, Excel does the rest of the work for the rest of the spreadsheet.

If this sounds like a time-saving tip you’d like to try, let’s take a look at how you can use this feature to improve your own productivity.

Note: The Flash Fill feature in Excel is only available in Excel 2013 and later.

How To Use Flash Fill In Excel

The simplest application of Flash Fill in Excel is combining two words together. In the example below, we’ll show you how to use Flash Fill to quickly combine a first name and a last name into a third cell for the full name.

In this example, column C contains the first name, column D contains the last name, and column E is the column for the full name.

1. First, type the full name into the first cell the way you’d like it to look (combining the contents of the First Name cell and the Last Name cell.

1. After this, start typing the same thing into the next cell (the First Name and Last Name from the cells to the left). You’ll notice that Excel’s Flash Fill feature will automatically detect the pattern from the content of the cell above it that you typed manually.
   
   Using this “learning”, Excel will provide a preview of what it thinks you want to type. It will even show you how the rest of the cells will fill in for the rest of the column.

1. Just press Enter to accept this preview. You’ll see the Excel Flash Fill feature perform its magic as it fills in all of the rest of the cells in this column for you.

As you can see, the Flash Fill feature can save a tremendous amount of time if you compare manually typing one cell and Enter to having to manually type the names for all of the cells in the new column.

If you’ve noticed that the Flash Fill feature doesn’t work, you need to turn on the Flash Fill feature in Excel. You can see how to do that in the last section of this article.

Excel Flash Fill Options

When you perform the Flash Fill steps above, you’ll notice a small icon will appear next to the filled-in cells. If you select the drop-down arrow to the right of this icon, you’ll see some additional options you can use with the Flash Fill feature. 

Using the Flash Fill options in this drop-down box, you can:

• Undo Flash Fill: Undo the action that filled in the entire column after you pressed Enter
• Accept suggestions: This will tell Excel’s Flash Fill feature for this column that you’re fine with the changes to the column and would like to keep them
• Select xx blank cells: Lets you identify any cells that didn’t get filled-in and are blank so that you can fix those if you need to
• Select xx changed cells: Lets you select all of the cells that automatically changed after the Flash Fill feature updated those cells

Once you select Accept suggestions, you’ll see that the “select” numbers for the “changed cells” will drop to zero. This is because once you accept the changes, those cell contents are no longer considered “changed” by the Flash Fill feature.

How To Enable Flash Fill In Excel

If you’ve noticed that Excel doesn’t provide a Flash Fill preview when you start typing the second cell, you may need to enable the feature.

To do this:

Select File > Options > Advanced. Scroll down to the Editing options section and make sure both Enable AutoComplete for cell values and Automatically Flash Fill are selected.

Select OK to finish. Now, the next time you start typing in the second cell after filling in the first, Excel should detect the pattern and provide you with a preview for how it thinks you want to fill in the rest of the cells in the column.

You can also activate the Flash Fill feature for the cell you have highlighted by selecting the Flash Fill icon in the Data menu under the Data Tools group in the ribbon. 

You can also use it by pressing Ctrl + E on the keyboard.

When To Use Flash Fill In Excel

Concatenating full names from two columns is a simple example of how you can use Flash Fill in Excel, but there are many more advanced uses for this powerful feature.

• Extract a substring from a large string (like a zip code from a full address) in another column
• Pull numbers out of alphanumeric strings
• Remove spaces from before or after strings
• Insert substrings (like a comma or dash) into existing strings
• Reformat dates
• Replace part of a string with new text

Keep in mind that, however useful the Flash Fill feature is, it will not automatically update when you change the original cells.

For example, in the first and last name example in the first section of this article, you could achieve the same output by using the Concatenate function and then filling the rest of the column with that function.

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

When you do this, if either of the first two cells change, the Full Name will update. One drawback of this is that if you delete either of the first two columns, the Full Name column will clear or display an error.

This is why the Flash Fill function in Excel is best used when you want to fully and permanently convert the original columns into a newly formatted string or number.

Related posts

• Jak usunąć puste linie w Excelu?

• Jak korzystać z funkcji Speak Cells programu Excel

• Jak wstawić arkusz programu Excel do dokumentu programu Word?

• Jak korzystać z analizy warunkowej programu Excel

• Jak naprawić wiersz w programie Excel

• 4 sposoby użycia znacznika wyboru w programie Excel

• Jak usunąć zduplikowane wiersze w programie Excel?

• Zaawansowany przewodnik VBA dla MS Excel

• Jak szybko wstawić wiele wierszy w programie Excel

• Jak wstawić CSV lub TSV do arkusza programu Excel?

• Użyj klawiatury, aby zmienić wysokość wiersza i szerokość kolumny w programie Excel

• Korzystanie z narzędzia wyszukiwania celów analizy warunkowej w programie Excel

• Jak korzystać z odwołań bezwzględnych w programie Excel

• Jak scalić komórki, kolumny i wiersze w programie Excel

• Różnice między Microsoft Excel Online i Excel dla komputerów stacjonarnych

• Jak otworzyć Word i Excel w trybie awaryjnym

• Podstawowe jedno- i wielokolumnowe sortowanie danych w arkuszach kalkulacyjnych Excel

• Jak korzystać z funkcji PMT w programie Excel?

• Podłączanie Excela do MySQL

• 2 sposoby korzystania z funkcji transpozycji programu Excel