Niedawno napisałem artykuł o tym, jak używać funkcji podsumowujących w programie Excel^{(how to use summary functions in Excel)} do łatwego podsumowywania dużych ilości danych, ale ten artykuł uwzględnił wszystkie dane w arkuszu. Co zrobić, jeśli chcesz tylko spojrzeć na podzbiór danych i podsumować podzbiór danych?

W programie Excel można tworzyć filtry w kolumnach, które będą ukrywać wiersze niezgodne z filtrem. Ponadto możesz również użyć specjalnych funkcji w programie Excel , aby podsumować dane przy użyciu tylko przefiltrowanych danych.

W tym artykule przeprowadzę Cię przez etapy tworzenia filtrów w programie Excel , a także korzystania z wbudowanych funkcji do podsumowania przefiltrowanych danych.

Twórz proste filtry w programie Excel

W programie Excel^(Excel) możesz tworzyć proste filtry i złożone filtry. Zacznijmy od prostych filtrów. Podczas pracy z filtrami zawsze powinieneś mieć jeden wiersz u góry, który jest używany do etykiet. Nie jest wymagane posiadanie tego wiersza, ale ułatwia to pracę z filtrami.

Powyżej mam fałszywe dane i chcę utworzyć filtr w kolumnie Miasto . ^(City)W programie Excel^(Excel) jest to naprawdę łatwe. Śmiało i kliknij kartę Dane^(Data) na wstążce, a następnie kliknij przycisk Filtruj^(Filter) . Nie musisz też wybierać danych w arkuszu ani klikać w pierwszym wierszu.

Gdy klikniesz Filtr^(Filter) , do każdej kolumny w pierwszym wierszu zostanie automatycznie dodany mały przycisk rozwijany po prawej stronie.

Teraz idź dalej i kliknij strzałkę rozwijaną w kolumnie Miasto . ^(City)Zobaczysz kilka różnych opcji, które wyjaśnię poniżej.

U góry możesz szybko posortować wszystkie wiersze według wartości w kolumnie Miasto . ^(City)Zwróć uwagę, że sortowanie danych spowoduje przeniesienie całego wiersza, a nie tylko wartości w kolumnie Miasto . ^(City)Zapewni to, że Twoje dane pozostaną nienaruszone, tak jak wcześniej.

Ponadto dobrym pomysłem jest dodanie kolumny na samym początku o nazwie ID i ponumerowanie jej od jednego do dowolnej liczby wierszy, które masz w arkuszu. W ten sposób zawsze możesz posortować dane według kolumny ID i odzyskać dane w tej samej kolejności, w jakiej były pierwotnie, jeśli jest to dla Ciebie ważne.

Jak widać, wszystkie dane w arkuszu kalkulacyjnym są teraz posortowane na podstawie wartości w kolumnie Miasto . ^(City)Jak dotąd żadne wiersze nie są ukryte. Teraz spójrzmy na pola wyboru na dole okna dialogowego filtra. W moim przykładzie mam tylko trzy unikalne wartości w kolumnie Miasto^(City) i te trzy pojawiają się na liście.

Poszedłem dalej i odznaczyłem dwa miasta, a jedno zostawiłem sprawdzone. Teraz mam tylko 8 wierszy pokazujących dane, a reszta jest ukryta. Możesz łatwo stwierdzić, że patrzysz na przefiltrowane dane, sprawdzając numery wierszy po lewej stronie. W zależności od tego, ile wierszy jest ukrytych, zobaczysz kilka dodatkowych poziomych linii, a kolor liczb będzie niebieski.

Załóżmy teraz, że chcę filtrować według drugiej kolumny, aby jeszcze bardziej zmniejszyć liczbę wyników. W kolumnie C mam całkowitą liczbę członków w każdej rodzinie i chcę zobaczyć wyniki tylko dla rodzin z więcej niż dwoma członkami.

Śmiało i kliknij strzałkę rozwijaną w kolumnie C^{(Column C)} , a zobaczysz te same pola wyboru dla każdej unikalnej wartości w kolumnie. Jednak w tym przypadku chcemy kliknąć Filtry liczbowe^{(Number Filters)} , a następnie kliknąć Większe niż^{( Greater Than)} . Jak widać, istnieje również wiele innych opcji.

Pojawi się nowe okno dialogowe, w którym możesz wpisać wartość filtra. Możesz również dodać więcej niż jedno kryterium za pomocą funkcji AND lub OR. Możesz powiedzieć, że chcesz na przykład wiersze, w których wartość jest większa niż 2, a nie równa 5.

Teraz sprowadzam się do zaledwie 5 wierszy danych: rodziny tylko z Nowego Orleanu^{(New Orleans)} i 3 lub więcej członków. Wystarczająco łatwe ? ^(Easy)Zwróć uwagę, że możesz łatwo wyczyścić filtr w kolumnie, klikając menu rozwijane, a następnie klikając link Wyczyść filtr z "Nazwa kolumny"^{(Clear Filter From “Column Name”)} .

To tyle w przypadku prostych filtrów w programie Excel . Są bardzo łatwe w użyciu, a wyniki są dość proste. Przyjrzyjmy się teraz złożonym filtrom za pomocą okna dialogowego Filtry zaawansowane .^(Advanced)

Twórz zaawansowane filtry w programie Excel

Jeśli chcesz tworzyć bardziej zaawansowane filtry, musisz użyć okna dialogowego Filtr zaawansowany . ^(Advanced)Załóżmy na przykład, że chcę zobaczyć wszystkie rodziny, które mieszkają w Nowym Orleanie^{(New Orleans)} z więcej niż 2 członkami w rodzinie LUB^(OR) wszystkie rodziny w Clarksville , które mają więcej niż 3 członków w rodzinie ORAZ^(AND) tylko te z końcowym adresem e-mail .EDU . Teraz nie możesz tego zrobić za pomocą prostego filtra.

Aby to zrobić, musimy nieco inaczej skonfigurować arkusz Excela . ^(Excel)Śmiało i wstaw kilka wierszy nad zestawem danych i skopiuj etykiety nagłówków dokładnie do pierwszego wiersza, jak pokazano poniżej.

Oto jak działają zaawansowane filtry. Musisz najpierw wpisać swoje kryteria w kolumnach u góry, a następnie kliknąć przycisk Zaawansowane^(Advanced) w obszarze Sortuj i filtruj^{( Sort & Filter)} na karcie Dane^(Data) .

Więc co dokładnie możemy wpisać w te komórki? OK, więc zacznijmy od naszego przykładu. Chcemy zobaczyć tylko dane z Nowego Orleanu^{(New Orleans)} lub Clarksville , więc wpiszmy je w komórki E2 i E3.

Kiedy wpisujesz wartości w różnych wierszach, oznacza to OR. Teraz chcemy rodzin z Nowego Orleanu^{(New Orleans)} z więcej niż dwoma członkami i rodzin Clarksville z więcej niż 3 członkami. Aby to zrobić, wpisz >2 w C2 i >3 w C3.

Ponieważ >2 i Nowy Orlean^{(New Orleans)} znajdują się w tym samym wierszu, będzie to operator AND . To samo dotyczy wiersza 3 powyżej. Wreszcie, chcemy tylko rodziny z końcowym adresem e-mail .EDU. Aby to zrobić, po prostu wpisz *.edu w D2 i D3. Symbol * oznacza dowolną liczbę znaków.

Gdy to zrobisz, kliknij dowolne miejsce w zestawie danych, a następnie kliknij przycisk Zaawansowane^(Advanced) . Pole Zakres listy^{(List Rang)} automatycznie określi Twój zbiór danych od momentu kliknięcia w niego przed kliknięciem przycisku Zaawansowane^(Advanced) . Teraz kliknij mały mały przycisk po prawej stronie przycisku Zakres kryteriów^{(Criteria range)} .

Wybierz^(Select) wszystko od A1 do E3, a następnie ponownie kliknij ten sam przycisk, aby wrócić do okna dialogowego Filtr zaawansowany . ^{(Advanced Filter)}Kliknij OK^{(Click OK)} , a Twoje dane powinny zostać przefiltrowane!

Jak widać, teraz mam tylko 3 wyniki, które spełniają wszystkie te kryteria. Zwróć uwagę, że etykiety zakresu kryteriów muszą dokładnie odpowiadać etykietom zestawu danych, aby to zadziałało.

Za pomocą tej metody możesz oczywiście tworzyć znacznie bardziej skomplikowane zapytania, więc pobaw się nią, aby uzyskać pożądane wyniki. Na koniec porozmawiajmy o zastosowaniu funkcji sumowania do filtrowanych danych.

Podsumowanie filtrowanych danych

Teraz powiedzmy, że chcę podsumować liczbę członków rodziny na moich przefiltrowanych danych, jak mam to zrobić? Cóż, wyczyśćmy nasz filtr, klikając przycisk Wyczyść^(Clear) na wstążce. Nie martw się, bardzo łatwo jest ponownie zastosować zaawansowany filtr, po prostu klikając przycisk Zaawansowane^(Advanced) i ponownie klikając OK.

Na dole naszego zestawu danych dodajmy komórkę o nazwie Suma^(Total) , a następnie dodajmy funkcję sumującą, aby zsumować wszystkich członków rodziny. W moim przykładzie właśnie wpisałem =SUM(C7:C31) .

Więc jeśli spojrzę na wszystkie rodziny, mam łącznie 78 członków. Teraz przejdźmy dalej i ponownie zastosuj nasz filtr zaawansowany^(Advanced) i zobaczmy, co się stanie.

Ups! Zamiast pokazywać poprawną liczbę 11, nadal widzę 78! Dlaczego? Cóż, funkcja SUMA^(SUM) nie ignoruje ukrytych wierszy, więc nadal wykonuje obliczenia przy użyciu wszystkich wierszy. Na szczęście istnieje kilka funkcji, których możesz użyć do zignorowania ukrytych wierszy.

Pierwsza to SUMA CZĘŚCIOWA^(SUBTOTAL) . Zanim użyjemy którejkolwiek z tych funkcji specjalnych, będziesz chciał wyczyścić filtr, a następnie wpisać funkcję.

Po wyczyszczeniu filtra wpisz =SUBTOTAL( i powinieneś zobaczyć rozwijane pole z kilkoma opcjami. Korzystając z tej funkcji, najpierw wybierasz typ funkcji sumowania, której chcesz użyć, używając liczby.

W naszym przykładzie chcę użyć SUMA^(SUM) , więc wpisałbym cyfrę 9 lub po prostu kliknąłem ją z listy rozwijanej. Następnie wpisz przecinek i wybierz zakres komórek.

Po naciśnięciu klawisza Enter powinieneś zobaczyć, że wartość 78 jest taka sama jak poprzednio. Jeśli jednak ponownie zastosujesz filtr, zobaczymy 11!

Doskonały! Właśnie tego chcemy. Teraz możesz dostosować filtry, a wartość zawsze będzie odzwierciedlać tylko te wiersze, które są aktualnie wyświetlane.

Drugą funkcją, która działa prawie tak samo jak funkcja SUBTOTAL , jest AGGREGATE . Jedyną różnicą jest to, że w funkcji AGREGATE^(AGGREGATE) istnieje inny parametr, w którym musisz określić, że chcesz ignorować ukryte wiersze.

Pierwszym parametrem jest funkcja sumowania, której chcesz użyć i podobnie jak w przypadku SUMY CZĘŚCIOWEJ^(SUBTOTAL) , 9 reprezentuje funkcję SUMA^(SUM) . Druga opcja polega na tym, że musisz wpisać 5, aby zignorować ukryte wiersze. Ostatni parametr jest taki sam i jest zakresem komórek.

Możesz również przeczytać mój artykuł na temat funkcji podsumowujących, aby dowiedzieć się, jak bardziej szczegółowo korzystać z funkcji AGREGACJA^{(use the AGGREGATE function)}  i innych funkcji, takich jak TRYB^(MODE) , MEDIANA^(MEDIAN) , ŚREDNIA^(AVERAGE) .

Mamy nadzieję, że ten artykuł stanowi dobry punkt wyjścia do tworzenia i używania filtrów w programie Excel^(Excel) . Jeśli masz jakieś pytania, możesz dodać komentarz. Cieszyć się!

How to Filter Data in Excel

I recently wrote an article on how to use summary functions in Excel to easily summarize large amounts of data, but that article took into account all data on the worksheet. What if you only want to look at a subset of data and summarize the subset of data?

In Excel, you can create filters on columns that will hide rows that do not match your filter. In addition, you can also use special functions in Excel to summarize data using only the filtered data.

In this article, I’ll walk you through the steps for creating filters in Excel and also using built-in functions to summarize that filtered data.

Create Simple Filters in Excel

In Excel, you can create simple filters and complex filters. Let’s start off with simple filters. When working with filters, you should always have one row at the top that is used for labels. It’s not a requirement to have this row, but it makes working with filters a bit easier.

Above, I have some fake data and I want to create a filter on the City column. In Excel, this is really easy to do. Go ahead and click on the Data tab in the ribbon and then click on the Filter button. You don’t have to select the data on the sheet or click in the first row either.

When you click on Filter, each column in the first row will automatically have a small dropdown button added at the very right.

Now go ahead and click on the dropdown arrow in the City column. You’ll see a couple of different options, which I will explain below.

At the top, you can quickly sort all the rows by the values in the City column. Note that when you sort the data, it will move the entire row, not just the values in the City column. This will ensure that your data remains intact just as it was before.

Also, it’s a good idea to add a column at the very front called ID and number it from one to however many rows you have in your worksheet. This way, you can always sort by the ID column and get your data back in the same order it was originally, if that is important to you.

As you can see, all the data in the spreadsheet is now sorted based on the values in the City column. So far, no rows are hidden. Now let’s take a look at the checkboxes at the bottom of filter dialog. In my example, I have only three unique values in the City column and those three show up in the list.

I went ahead and unchecked two cities and left one checked. Now I only have 8 rows of data showing and the rest are hidden. You can easily tell you are looking at filtered data if you check the row numbers at the far left. Depending on how many rows are hidden, you’ll see a few extra horizontal lines and the color of the numbers will be blue.

Now let’s say I want to filter on a second column to further reduce the number of results. In column C, I have the total number of members in each family and I want to only see the results for families with more than two members.

Go ahead and click on the dropdown arrow in Column C and you’ll see the same checkboxes for each unique value in the column. However, in this case, we want to click on Number Filters and then click on Greater Than. As you can see, there are a bunch of other options too.

A new dialog will pop up and here you can type in the value for the filter. You can also add more than one criteria with an AND or OR function. You could say you want rows where the value is greater than 2 and not equal to 5, for example.

Now I’m down to just 5 rows of data: families only from New Orleans and with 3 or more members. Easy enough? Note that you can easily clear a filter on a column by clicking on the dropdown and then clicking the Clear Filter From “Column Name” link.

So that’s about it for simple filters in Excel. They are very easy to use and the results are pretty straight-forward. Now let’s take a look at complex filters using the Advanced filters dialog.

Create Advanced Filters in Excel

If you want to create more advanced filters, you have to use the Advanced filter dialog. For example, let’s say I wanted to see all families that live in New Orleans with more than 2 members in their family OR all families in Clarksville with more than 3 members in their family AND only the ones with a .EDU ending email address. Now you can’t do that with a simple filter.

To do this, we need to setup the Excel sheet a little differently. Go ahead and insert a couple of rows above your set of data and copy the heading labels exactly into the first row like shown below.

Now here is how advanced filters work. You have to first type your criteria into the columns at the top and then click the Advanced button under Sort & Filter on the Data tab.

So what exactly can we type into those cells? OK, so let’s start with our example. We only want to see data from New Orleans or Clarksville, so let’s type those into cells E2 and E3.

When you type values on different rows, it means OR. Now we want New Orleans families with more than two members and Clarksville families with more than 3 members. To do this, type in >2 in C2 and >3 in C3.

Since >2 and New Orleans are on the same row, it will be an AND operator. The same is true for row 3 above. Finally, we want only the families with .EDU ending email address. To do this, just type in *.edu into both D2 and D3. The * symbol means any number of characters.

Once you do that, click anywhere in your dataset and then click on the Advanced button. The List Range field will automatically figure out your dataset since you clicked into it before clicking the Advanced button. Now click on the small little button at the right of the Criteria range button.

Select everything from A1 to E3 and then click on the same button again to get back to the Advanced Filter dialog. Click OK and your data should now be filtered!

As you can see, now I have only 3 results that match all of those criteria. Note that the labels for the criteria range have to match exactly with the labels for the dataset in order for this to work.

You can obviously create a lot more complicated queries using this method, so play around with it to get your desired results. Finally, let’s talk about applying summation functions to filtered data.

Summarizing Filtered Data

Now let’s say I want to sum up the number of family members on my filtered data, how would I got about doing that? Well, let’s clear our filter by clicking on the Clear button in the ribbon. Don’t worry, it’s very easy to apply the advanced filter again by simply clicking on the Advanced button and clicking OK again.

At the bottom of our dataset, let’s add a cell called Total and then add a sum function to sum up the total family members. In my example, I just typed =SUM(C7:C31).

So if I look at all families, I have 78 members total. Now let’s go ahead and reapply our Advanced filter and see what happens.

Whoops! Instead of showing the correct number, 11, I still see the total is 78! Why is that? Well, the SUM function does not ignore hidden rows, so it is still doing the calculation using all the rows. Luckily, there are a couple of functions you can use to ignore hidden rows.

The first is SUBTOTAL. Before we use any of these special functions, you will want to clear your filter and then type in the function.

Once the filter is cleared, go ahead and type in =SUBTOTAL( and you should see a dropdown box appear with a bunch of options. Using this function, you first pick the type of summation function you want to use using a number.

In our example, I want to use SUM, so I would type in the number 9 or just click on it from the dropdown. Then type a comma and select the range of cells.

When you press enter, you should see the value of 78 is the same as previously. However, if you now apply the filter again, we will see 11!

Excellent! That’s exactly what we want. Now you can adjust your filters and the value will always reflect only the rows that are currently showing.

The second function that works pretty much exactly the same as the SUBTOTAL function is AGGREGATE. The only difference is that there is another parameter in the AGGREGATE function where you have to specify that you want to ignore hidden rows.

The first parameter is the summation function you want to use and as with SUBTOTAL, 9 represents the SUM function. The second option is where you have to type in 5 to ignore hidden rows. The last parameter is the same and is the range of cells.

You can also read my article on summary functions to learn how to use the AGGREGATE function and other functions like MODE, MEDIAN, AVERAGE, etc. in more detail.

Hopefully, this article gives you a good starting point for creating and using filters in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• Wykresy danych w Excelu

• Użyj nowej funkcji Excel Mobile „Wstaw dane z obrazu”

• Użyj funkcji podsumowujących do podsumowania danych w programie Excel

• Użyj Excela jako narzędzia do kopiowania danych z sieci

• Dodaj linię trendu regresji liniowej do wykresu punktowego programu Excel

• Jak porównać dwa pliki Excela i podkreślić różnice?

• Samouczek dotyczący podstaw programu Microsoft Excel — nauka korzystania z programu Excel

• 13 porad i wskazówek OneNote, aby lepiej organizować notatki

• Jak stworzyć schemat blokowy w Wordzie i Excelu

• Jak znaleźć pasujące wartości w programie Excel

• Jak utworzyć listę dystrybucyjną w Outlooku

• Jak automatycznie wykonać kopię zapasową dokumentu Word na OneDrive?

• Jak utworzyć listę rozwijaną w programie Excel?

• Autodopasowanie szerokości kolumn i wysokości wierszy w programie Excel

• Jak otworzyć wiele wystąpień programu Excel

• Jak śledzić zmiany w programie Excel

• 40 najlepszych skrótów klawiaturowych Microsoft Excel

• Jak zmienić tło w Microsoft Teams

• Użyj Excela, aby obliczyć efektywną stopę procentową na podstawie nominalnej stopy procentowej

• Jak usunąć, złamać lub złamać zapomniane hasło Excel XLS?