Czat w Dokumentach Google^{(Google Docs)} to bardzo skuteczne narzędzie do współpracy nad dokumentami z zespołami. Zapewnia redaktorom możliwość oznaczania i komentowania zmian, pozwala zespołom dyskutować nad nimi

 poprawnego sformułowania dokumentów, a także pozwala pracownikom wypełniającym formularze^{(filling out forms)} zadawać pytania, na które mogą odpowiedzieć ich menedżerowie.

Wszystkie te wspaniałe zastosowania czatu w Dokumentach Google^{(Google Docs)} działają dobrze tylko wtedy, gdy osoby korzystające z dokumentu rozumieją, jak działa system komentowania.

W tym artykule poznasz wszystkie funkcje komentowania i współpracy dostępne w Dokumentach Google^{(Google Docs)} .

Jak działa komentowanie Dokumentów Google

W Dokumentach Google^{(Google Docs)} nie pracujesz tylko na ślepo nad dokumentami. W rzeczywistości możesz zobaczyć wielu użytkowników uzyskujących dostęp do dokumentu w czasie rzeczywistym.

Działa to tak, że za każdym razem, gdy inne osoby uzyskują dostęp do dokumentu, zobaczysz ikonę ich konta Google u góry okna Dokumentów Google .^{(Google Docs)}

Gdy inni użytkownicy umieszczą kursor myszy wewnątrz dokumentu, nad kursorem na chwilę pojawi się nazwa  ich konta Google .^{(Google Account)}

Jest to przydatne, aby zobaczyć, nad którymi obszarami dokumentu pracują inni członkowie Twojego zespołu. Pomoże to uniknąć wprowadzania sprzecznych zmian w tym samym dokumencie.

Jeśli zauważysz, że ktoś nieprawidłowo edytuje sekcję dokumentu lub wprowadza zmiany, z którymi się nie zgadzasz, możesz dodać komentarz bezpośrednio do tej osoby.

Po prawej stronie ikon użytkownika w górnej części dokumentu zobaczysz ikonę osoby mówiącej w białym kółku. Po wybraniu tej opcji otworzy się ogólny obszar komentarzy.

Po prostu wpisz komentarz i naciśnij Enter . Każdy, kto aktualnie przegląda dokument, będzie mógł zobaczyć wszystkie komentarze w ogólnym obszarze komentarzy.

Wiesz, kiedy ktoś zaktualizował nowy komentarz w obszarze komentarzy, dzięki czerwonej kropce, która pojawia się u góry tej ikony.

Gdy każda osoba odpowie, nowy komentarz pojawi się pod poprzednim w wątku komentarzy.

Naciśnij X po prawej stronie nazw w polu komentowania lub wybierz ikonę komentowania, aby okno komentowania ponownie zniknęło.

Tworzenie nowego czatu w Dokumentach Google

Aby utworzyć nowy czat w Dokumentach Google^{(Google Docs)} , po prostu zaznacz dowolny tekst w dokumencie Dokumentów Google^{(Google Docs)} . Gdy to zrobisz, po prawej stronie podświetlonego tekstu pojawi się mała ikona komentarza. 

Gdy najedziesz myszą na tę ikonę, zobaczysz tekst „Dodaj komentarz”.

Po wybraniu tej ikony otworzy się okno komentarzy, w którym możesz podzielić się swoimi przemyśleniami na temat zaznaczonego tekstu w dokumencie.

Kiedy skończysz pisać komentarz, po prostu wybierz przycisk Komentarz^(Comment) , a zobaczysz, że pole komentarza zmieni się w stały komentarz.

Istnieje kilka opcji, które towarzyszą takim komentarzom.

Zarządzanie komentarzami

Po wybraniu trzech kropek po prawej stronie komentarza zobaczysz trzy opcje.

• Edytuj^(Edit) : zaktualizuj swój komentarz lub dodaj do niego odpowiedź, jeśli wolisz.
• Usuń^(Delete) : Usuń komentarz i jego wyróżnienie z dokumentu.
• Link do tego komentarza^{(Link to this comment)} : uzyskaj link URL , który możesz udostępnić innym osobom, jeśli chcesz, aby zobaczyli ten konkretny komentarz.

Łącza do komentarzy bardzo skutecznie pomagają ludziom znaleźć dokładny komentarz, zwłaszcza w dokumentach zawierających dużą liczbę komentarzy.

Możesz wkleić link w czacie przez komunikator, SMS -ie komórkowym lub e-mailu. 

Gdy odbiorca wybierze łącze, przeniesie go bezpośrednio do dokumentu, w którym wstawiono komentarz. Mogą odpowiedzieć na komentarz lub wybrać Rozwiąż^(Resolve) .

Rozwiązanie komentarza powoduje jego zniknięcie z wątku komentarzy. Wygląda na to, że komentarz został usunięty, ale w rzeczywistości jest ukryty tylko przy prawym marginesie.

Jeśli chcesz zobaczyć wszystkie komentarze, które zostały opublikowane w dokumencie, po prostu wybierz czarną ikonę komentarza w prawym górnym rogu dokumentu.

Pokazuje wszystkie komentarze, które zostały opublikowane w dokumencie, wraz ze wszystkimi następującymi informacjami o komentarzu.

• Data^(Date) i godzina opublikowania komentarza
• Wszystkie odpowiedzi na komentarz
• Dowolny tekst dokumentu, który został wybrany podczas tworzenia komentarza
• Link do ponownego otwarcia rozwiązanych komentarzy
• Link do odpowiedzi na komentarze

Wybierz Komentarz^(Comment) , aby dodać nowe komentarze do wątku komentarzy. Wybierz Powiadomienia^{(Notifications)} , aby zmienić ustawienia poczty e-mail, aby otrzymywać powiadomienia tylko wtedy, gdy ktoś odpowie na Twoje komentarze, lub w ogóle nie otrzymywać powiadomień.

Edytowanie i rozwiązywanie zmian

Czat w Dokumentach Google^{(Google Docs)} jest szczególnie przydatny do tworzenia sugestii edycji dokumentu bez ich faktycznego tworzenia. 

Domyślnie Dokumenty Google^{(Google Docs)} umożliwiają wprowadzanie zmian w dokumencie, a zmiany zaczynają obowiązywać natychmiast. Aby przełączyć tryb edycji tylko na sugerowane zmiany, wybierz strzałkę listy rozwijanej po prawej stronie słowa Edycja^(Editing) w prawym górnym rogu dokumentu.

Wybierz Sugerowanie^(Suggesting) z listy rozwijanej.

Gdy wprowadzasz zmiany w dokumencie, tekst w dokumencie jest przekreślany z tekstem zastępczym wyświetlanym obok niego. Każda zmiana otwiera nowy komentarz po prawej stronie z opisem wprowadzonej zmiany.

Celem tej funkcji jest umożliwienie ostatecznemu redaktorowi lub oryginalnemu autorowi przejrzenia edycji i zaakceptowania zmian indywidualnie, zaznaczając znacznik wyboru dla tego komentarza edycyjnego.

Jeśli jednak nie chcesz rozwiązywać komentarzy pojedynczo, istnieje przydatna sztuczka, która pozwala rozwiązać je wszystkie naraz.

Aby to zrobić, wybierz menu Narzędzia^(Tools) i wybierz Przejrzyj sugerowane zmiany^{(Review suggested edits)} .

Otworzy się małe okno w prawym górnym rogu dokumentu. Możesz wybrać strzałkę w górę lub w dół, aby przewinąć każdy z komentarzy edycji w dokumencie. Możesz wybrać Zaakceptuj^(Accept) lub Odrzuć^(Reject) poszczególne zmiany.

Jeśli chcesz po prostu zaakceptować lub odrzucić je wszystkie, wybierz strzałkę rozwijaną po prawej stronie przycisku Zaakceptuj^(Accept) lub Odrzuć^(Reject) .  

Możesz wybrać Akceptuj wszystko^{(Accept All)} , aby zatwierdzić wszystkie zmiany. Spowoduje to zaktualizowanie całego dokumentu przy użyciu sugerowanych zmian i rozwiązanie wszystkich powiązanych komentarzy.

Dowiedz się więcej o rozstrzyganiu komentarzy w Dokumentach Google^{(resolving comments in Google Docs)} .

Komentowanie pomaga we współpracy

Korzystanie z procesora tekstu opartego na chmurze, takiego jak Dokumenty Google^{(Google Docs)} , sprawia, że ​​współpraca nad dokumentami^{(collaborating on documents)} jest bardzo łatwa. 

System komentowania jest skonfigurowany w taki sposób, aby omawianie zmian w dokumentach w zespole było wygodne i łatwe. Gdy wszyscy przyzwyczają się do działania systemu czatu Dokumentów Google^{(Google Docs)} , przekonasz się, że Twój zespół jest znacznie wydajniejszy podczas wspólnej pracy nad dokumentami. 

How Google Docs Chat Helps You Collaborate on Documents

Google Docs chat is a very effectіve tool to collaborate on documents with teams. It provides the ability fоr editors to mark up and comment on edіts, it lets teams discuss the

 proper wording of documents, and it lets employees filling out forms ask questions that their managers can answer.

All of these great uses for Google Docs chat only work well if the people using the document understand how the commenting system works.

In this article, you’ll learn about all of the commenting and collaboration features that are available inside of Google Docs.

How Google Docs Commenting Works

Inside Google Docs, you aren’t just blindly collaborating on documents. You can actually see multiple users accessing the document in real-time.

The way this works is that whenever other people access the document, you’ll see their Google account icon appear at the top of the Google Docs window.

As those other users place their mouse cursor inside the document, you’ll see their Google Account name momentarily appear above the cursor. 

This is useful for seeing what areas of a document other members of your team are working on. This can help with avoiding making conflicting edits in the same document.

If you do see someone editing a section of a document incorrectly, or making changes that you disagree with, you can add a comment directly to that person.

To the right of the user icons at the top of the document, you’ll see an icon of a person talking inside of a white circle. When you select this, it opens a general comments area.

Just type your comment and press Enter. Everyone who is currently viewing the document will be able to see all comments in the general commenting area.

You know when someone has updated a new comment to the comment area by the red dot that appears on top of this icon.

As each person responds, the new comment appears below the previous one in the comment thread.

Either press the X on the right of the names in the commenting box, or select the commenting icon to make the commenting window disappear again.

Creating a New Google Docs Chat

To create a new Google Docs chat, just highlight any text in a Google Docs document. When you do this, you’ll see a small comment icon appear to the right of that highlighted text. 

When you hover your mouse over that icon, you’ll see the text “Add a comment”.

When you select this icon, it’ll open up a comment window where you can share your thoughts about the text in the document that you’ve highlighted.

When you’re finished writing your comment, just select the Comment button and you’ll see the comment box change to a permanent comment.

There are some options that go along with comments like this.

Managing Comments

When you select the three dots to the right of a comment, you’ll see three options.

• Edit: Make any updates to your comment, or add a reply to it if you prefer.
• Delete: Remove the comment and its highlight from the document.
• Link to this comment: Get a URL link that you can share with people if you want them to see this specific comment.

Comment links are very effective for helping people find the exact comment, especially inside documents that have a large number of comments in it.

You can paste the link in an IM chat, a mobile SMS, or an email. 

When the recipient selects the link, it’ll take them directly to the document where the comment was inserted. They can either reply to the comment, or select Resolve.

Resolving a comment makes it disappear from the comment thread. It appears as though the comment is deleted, but it’s actually only hidden from the right margin.

If you want to see all of the comments that have been posted to the document, just select the black comment icon at the upper right of the document.

This shows you all comments that were posted to the document along with all of the following information about the comment.

• Date and time the comment was posted
• All replies to the comment
• Any document text that was selected when the comment was made
• A link to reopen resolved comments
• A link to reply to the comments

Select Comment to add new comments to the comment thread. Select Notifications to change email settings so that you only receive notifications when someone replies to your comments, or no notifications at all.

Editing and Resolving Edits

Google Docs chat is especially useful for making editing suggestions to a document without actually making them. 

By default, Google Docs lets you make edits to a document and the edits take effect immediately. To switch the editing mode to suggested changes only, select the dropdown arrow to the right of the Editing word at the top right of the document.

Select Suggesting from the dropdown list.

As you make edits to the document, text in the document is crossed out with the replacement text displayed next to it. Each edit opens a new comment to the right with a description of the edit that was made.

The purpose of this feature is so that a final editor or the original writer can go through the edits and accept the changes individually by selecting the checkmark for that editing comment.

However, if you don’t want to resolve comments individually, there’s a useful trick to resolve them all at once.

To do this, select the Tools menu and select Review suggested edits.

This will open a small window at the upper right of the document. You can select the up or down arrow to scroll through each of the edit comments in the document. You can select Accept or Reject the individual edits.

If you want to just accept or reject them all, select the dropdown arrow on the right side of the Accept or Reject button.  

You can select Accept All to approve all edits. This will update the entire document using the suggested edits, and resolve all associated comments.

Learn more about resolving comments in Google Docs.

Commenting Helps With Collaboration

Using a cloud based word processor like Google Docs makes collaborating on documents very easy. 

The commenting system is set up in a way that makes discussing document changes among a team convenient and easy. Once everyone gets used to how the Google Docs chat system works, you’ll find your team is much more efficient when working on documents together. 

Related posts

• Jak usunąć obramowania tabeli w Dokumentach Google

• Jak wstawić znak wodny w programie Word i Dokumentach Google

• Zmień orientację poziomą w Dokumentach Google

• Dokumenty Google a Microsoft Word – jakie są różnice?

• Jak znaleźć i zamienić słowa w MS Word i Google Docs

• Jak usunąć puste linie w Excelu?

• Jak układać obiekty w prezentacji PowerPoint

• Jak dodawać przypisy w programie Word

• Napraw komunikat o błędzie MS Office „Nie można zweryfikować licencji”

• Nie można uzyskać dostępu do pliku danych programu Outlook: 4 poprawki do wypróbowania

• Microsoft Outlook nie chce się otworzyć? 10 sposobów na naprawę

• Jak wstawić animowany GIF w programie PowerPoint

• Jak tworzyć dokumenty PDF w Microsoft Office

• Jak naprawić wiersz w programie Excel

• Jak korzystać z analizy warunkowej programu Excel

• 9 sposobów na otwarcie dokumentu Word bez słowa

• Napraw błąd niezgodności tagu początkowego tagu końcowego podczas otwierania plików DOCX

• Spraw, aby OpenOffice Writer wyglądał i działał bardziej jak Microsoft Word

• 7 alternatyw dla PowerPointa, których możesz używać online

• Jak robić i wstawiać zrzuty ekranu za pomocą OneNote