Jeśli jesteś przyzwyczajony do korzystania ze starszych wersji programu Excel^(Excel) , opcje formatowania warunkowego w programach Excel 2007 , 2010 i 2013 zachwycą Cię. Dlaczego więc miałbyś chcieć zawracać sobie głowę używaniem formatowania warunkowego? Oto kilka powodów, dla których uwielbiam korzystać z tej funkcji programu Excel^(Excel) :

1. Aby Twoje dane były bardziej atrakcyjne wizualnie.

2. Aby Twoje arkusze kalkulacyjne były łatwiejsze do zrozumienia na pierwszy rzut oka.

3. Identyfikować określone typy liczb, aby pomóc w rozwiązywaniu problemów.

4. Aby pomóc Ci w wyciągnięciu wniosków z Twoich danych.

5. Aby wizualnie pokazać użytkownikowi, co jest „dobre” lub „złe” za pomocą zielonego i czerwonego.

Teraz możesz użyć formatowania warunkowego, aby sformatować każdą komórkę w zakresie na podstawie własnych kryteriów (i jest wiele opcji formatowania do wyboru). Na przykład, jeśli masz arkusz zysków i chcesz oznaczyć kolorem wszystkie zyski większe niż 200 USD na zielono, a wszystkie zyski poniżej 200 USD na żółto, a wszystkie straty na czerwono, możesz użyć formatowania warunkowego, aby szybko wykonać całą pracę za Ciebie .

Formatowanie warunkowe w Excelu

Formatowanie warunkowe umożliwia szybkie i łatwe formatowanie znacznych ilości danych — przy jednoczesnym zachowaniu możliwości rozróżniania różnych typów danych. Możesz utworzyć reguły dla opcji formatowania, które pozwolą programowi Microsoft Excel na automatyczne formatowanie. Tak naprawdę musisz wykonać tylko trzy proste kroki.

Krok 1:^{(Step 1:)} Wybierz komórki, które chcesz sformatować.

Krok 2:^{(Step 2:)} Kliknij przycisk Formatowanie warunkowe^{(Conditional Formatting)} w menu Strona główna^(Home) , w sekcji Style .^(Styles)

Krok 3:^{(Step 3:)} Wybierz swoje reguły. Na górze znajdują się Reguły podświetlania komórek^{(Highlight Cells Rules)} i Reguły Top/Bottom Rules  , które umożliwiają dokonywanie porównań z wartościami. W tym przykładzie narzuciliśmy trzy zasady. Po pierwsze, każda wartość większa niż 200 USD była zielona.

Warto zauważyć, że tylko sekcja Reguły wyróżniania komórek^{(Highlight Cells Rules)} może być również używana do porównania zestawu danych z innym zestawem danych. Cała reszta po prostu użyje jednego podświetlonego zestawu danych i porówna wartości ze sobą. Na przykład, używając reguły Większe niż^{(Greater Than)} , mogę porównać wartości od A1 do A20 z określoną liczbą lub mogę porównać A1 do A20 z B1 do B20 .

Ta sama logika została zastosowana do drugiej i trzeciej zasady. Drugą zasadą było to, że wszystko między 0 a 200 USD było sformatowane na żółto. Trzecią zasadą było to, że wszystko poniżej 0 USD było sformatowane na czerwono. Oto jak wygląda część gotowego arkusza kalkulacyjnego.

Jeśli nie podobają Ci się te opcje formatowania, program Excel^(Excel) ma wiele różnych nowych opcji formatowania warunkowego^{(Conditional Formatting)} , z których możesz korzystać. Na przykład możesz wstawić ikony, takie jak kolorowe strzałki ( Zestawy ikon^{(Icon Sets)} ), wykresy słupkowe, jak w drugim przykładzie ( Paski danych^{(Data Bars)} ), a nawet zakres automatycznie wybranych kolorów, jak w ostatnim przykładzie ( Skale kolorów^{(Color Scales)} ). Te trzy opcje porównują tylko wartości z tego samego zbioru danych. Jeśli wybierzesz od A1 do A20 , tylko te wartości zostaną porównane ze sobą.

Jeśli później zdecydujesz, że nie chcesz, aby Twoje komórki były formatowane warunkowo, wystarczy, że wyczyścisz formatowanie. Aby to zrobić, wybierz przycisk Formatowanie warunkowe^{(Conditional Formatting)} i wybierz Wyczyść reguły^{(Clear Rules)} . Następnie wybierz, czy chcesz wyczyścić reguły tylko z wybranych komórek, czy z całego arkusza.

Ponadto, jeśli utworzyłeś kilka reguł, możesz zapomnieć, jakie reguły zastosowałeś do jakich komórek. Ponieważ możesz zastosować wiele reguł do tego samego zestawu komórek, może to być dość mylące, zwłaszcza jeśli ktoś inny utworzył arkusz kalkulacyjny. Aby zobaczyć wszystkie reguły, kliknij przycisk Formatowanie warunkowe^{(Conditional Formatting)} , a następnie kliknij Zarządzaj regułami.^{(Manage Rules.)}

Jeśli do tego samego zakresu komórek zastosowano więcej niż jedną regułę, reguły są oceniane w kolejności od wyższego priorytetu do niższego. Domyślnie najnowsza dodana reguła będzie miała wyższy priorytet. Możesz to zmienić, klikając regułę, a następnie używając przycisków strzałek w górę i w dół, aby zmienić kolejność. Możesz także kliknąć listę rozwijaną na samej górze i wyświetlić reguły tylko dla bieżącego zaznaczenia lub dla każdego arkusza w skoroszycie.

Istnieje również pole wyboru o nazwie Stop If True , którego nie będę tutaj szczegółowo omawiać, ponieważ jest dość skomplikowane. Możesz jednak przeczytać ten post od Microsoftu^(Microsoft) , który wyjaśnia to bardzo szczegółowo.

Nowe opcje formatowania warunkowego Excel 2010^{(New Conditional Formatting Options Excel 2010)}

Prawie wszystko jest takie samo w programie Excel 2010 , jeśli chodzi o formatowanie warunkowe^{(Conditional Formatting)} , które zostało uwzględnione w programie Excel 2007 . Jest jednak jedna nowa funkcja, która naprawdę czyni go znacznie potężniejszym.

Wcześniej wspomniałem, że sekcja Reguły wyróżniania komórek^{(Highlight Cells Rules)} pozwala porównać jeden zestaw danych z innym zestawem danych w tym samym arkuszu kalkulacyjnym. W roku 2010 możesz teraz odwoływać się do innego arkusza w tym samym skoroszycie. Jeśli spróbujesz to zrobić w programie Excel 2007 , pozwoli ci wybrać dane z innego arkusza roboczego, ale wyświetli komunikat o błędzie, gdy spróbujesz kliknąć OK na końcu.

W Excelu 2010^{(Excel 2010)} możesz to teraz zrobić, ale jest to trochę trudne, więc wyjaśnię to krok po kroku. Powiedzmy, że mam dwa arkusze robocze i na każdym arkuszu mam dane od B2 do B12 dla czegoś takiego jak zysk. Jeśli chcę zobaczyć, które wartości w B2 do B12 z arkusza 1 są większe niż wartości od B2 do B12 w arkuszu 2, najpierw wybrałbym wartości od B2 do B12 w arkuszu 1, a następnie kliknąłem Great Than^{(Great Than)} w obszarze Zasady wyróżniania komórek.

Teraz kliknij przycisk odwołania do komórki, który pokazałem powyżej. Pole zmieni się, a ikona kursora zmieni się w biały krzyżyk. Teraz idź dalej i kliknij arkusz 2 i wybierz  TYLKO^(ONLY)  komórkę B2. NIE wybieraj^(NOT)  całego zakresu B2 do B12 .

Zobaczysz, że pole ma teraz wartość =Sheet2!$B$2 . Będziemy musieli zmienić to na =Sheet2!$B2 . Zasadniczo pozbądź się $  , które znajduje się przed 2. Dzięki temu kolumna będzie stała, ale numer wiersza będzie się zmieniał automatycznie. Z jakiegoś powodu nie pozwoli ci to po prostu wybrać całego asortymentu.

Kliknij^(Click) ponownie przycisk odwołania do komórki, a następnie kliknij OK. Teraz wartości w arkuszu 1, które są większe niż arkusz 2, zostaną sformatowane zgodnie z wybranymi opcjami formatowania.

Mam nadzieję^(Hopefully) , że to wszystko ma sens! Patrząc na Excel 2013 , wydaje się, że nie ma żadnych nowych funkcji, jeśli chodzi o formatowanie warunkowe. Na koniec, jeśli uważasz, że domyślne reguły nie pasują do tego, co próbujesz osiągnąć, możesz kliknąć opcję  Nowa reguła^{(New Rule)} i zacząć od zera. To, co jest wspaniałe w tworzeniu nowej reguły, polega na tym, że możesz użyć formuły, aby określić, które komórki należy sformatować, co jest bardzo wydajne.

Mimo że formatowanie warunkowe wydaje się stosunkowo łatwe i proste, może stać się dość złożone w zależności od Twoich danych i potrzeb. Jeśli masz jakieś pytania, możesz dodać komentarz. Cieszyć się!

Format Cells using Conditional Formatting in Excel

If you are used to using older versions of Excel, the conditional fоrmatting options in Excel 2007, 2010, and 2013 will amaze уou. So why would you want to bother using conditional formatting? Well, here are a couple of reasons why I love usіng this feature of Excel:

1. To make your data more visually appealing.

2. To make your spreadsheets easier to understand at a glance.

3. To identify certain types of numbers for help in problem solving.

4. To assist you in drawing conclusions from your data.

5. To visually display to the user what is “good” or “bad” by using green and red.

Now, you can use conditional formatting to format every cell in a range based on your own criteria (and there are a lot of formatting options to choose from). For example, if you have a profit sheet and you want to color code all profits greater than $200 as green and all profits less than $200 as yellow and all losses as red, then you can use conditional formatting to quickly do all the work for you.

Conditional Formatting in Excel

Conditional formatting enables you to format significant amounts of data quickly and easily – while still being able to distinguish different types of data. You can create rules for the formatting options that will allow Microsoft Excel to auto-format for you. You really only have to follow three simple steps.

Step 1: Select the cells you want to format.

Step 2: Click the Conditional Formatting button under the Home menu, Styles section.

Step 3: Select your rules. There are Highlight Cells Rules and Top/Bottom Rules at the top that let you do comparisons with values. For this example, we imposed three rules. The first was that any value greater than $200 was green.

It’s worth noting that only the Highlight Cells Rules section can also be used to compare a dataset to another dataset. Everything else will just use the one dataset that you have highlighted and compare the values against each other. For example, when using the Greater Than rule, I can compare values from A1 to A20 against a specific number or I can compare A1 to A20 against B1 to B20.

The same logic was applied to the second and third rules. The second rule was that anything between $0 and $200 was formatted yellow. The third rule was that anything less than $0 was formatted red. Here is what a portion of the finished spreadsheet looks like.

If you do not like these formatting options, Excel has many different new Conditional Formatting options that you can use from. For example, you can insert icons like colored arrows (Icon Sets), bar charts like in the second example (Data Bars), or even a range of automatically selected colors like in the last example (Color Scales). These three options only compare values from the same dataset. If you select A1 to A20, it’ll only compare those values against each other.

If you later decide that you don’t want your cells to be conditionally formatted, all you have to do is clear the formatting. To do this, select the Conditional Formatting button and select Clear Rules. Then, select whether you want to clear the rules from only the selected cells or from the entire worksheet.

Also, if you have created several rules, you might forget what rules you have applied to what cells. Since you can apply many rules to the same set of cells, it can become quite confusing especially if someone else created the spreadsheet. To see all the rules, click on the Conditional Formatting button and then click on Manage Rules.

When you have more than one rule applied to the same range of cells, the rules are evaluated in order from higher precedence to lower precedence. By default, the newest rule added will have the higher precedence. You can change that by clicking on the rule and then using the up and down arrow buttons to change the order. Also, you can click the dropdown at the very top and see the rules for only the current selection or for each sheet in the workbook.

There is also a checkbox called Stop If True, which I won’t go into detail here because it’s quite complicated. However, you can read this post from Microsoft that explain it in great detail.

New Conditional Formatting Options Excel 2010

Just about everything is the same in Excel 2010 when it comes to Conditional Formatting that was included in Excel 2007. However, there is one new feature that really makes it much more powerful.

Earlier I had mentioned that the Highlight Cells Rules section lets you compare one set of data to another set of data on the same spreadsheet. In 2010, you can now reference another worksheet in the same workbook. If you try to do this in Excel 2007, it will let you select the data from another worksheet, but will give you an error message when you try to click OK at the end.

In Excel 2010, you can now do this, but it’s a bit tricky so I’m going to explain it step by step. Let’s say I have two worksheets and on each sheet I have data from B2 to B12 for something like profit. If I want to see which values in B2 to B12 from sheet 1 are greater than the B2 to B12 values of sheet 2, I would first select the B2 to B12 values in sheet 1 and then click on Great Than under Highlight Cells Rules.

Now click on the cell reference button that I have shown above. The box will change and the cursor icon will become a white cross. Now go ahead and click on sheet 2 and select ONLY cell B2. Do NOT select the entire range of B2 to B12.

You’ll see that the box now has a value of =Sheet2!$B$2. We’re going to need to change this to =Sheet2!$B2. Basically, just get rid of the $ that comes before the 2. This will keep the column fixed, but allow the row number to change automatically. For whatever reason, it won’t just let you select the entire range.

Click the cell reference button again and then click OK. Now the values in sheet 1 that are greater than sheet 2 will be formatted according to the formatting options you chose.

Hopefully, that all makes sense! When looking at Excel 2013, there doesn’t seem to be any new features when it comes to conditional formatting. As a last tip, if you feel that the default rules don’t match what you are trying to accomplish, you can click the New Rule option and start from scratch. What’s great about creating a new rule is that you can use a formula to determine which cells to format, which is very powerful.

Even though conditional formatting looks relatively easy and simple on the surface, it can become quite complex depending on your data and your needs. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• Połącz komórki między arkuszami i skoroszytami w programie Excel

• Użyj okna obserwacyjnego programu Excel do monitorowania ważnych komórek w skoroszycie

• Jak ukryć arkusze, komórki, kolumny i formuły w programie Excel

• Użyj Malarza formatów w programie Word, aby skopiować i wkleić formatowanie

• Dodaj linię trendu regresji liniowej do wykresu punktowego programu Excel

• Jak korzystać z funkcji LICZ., SUMI., ŚRED.IFS w programie Excel?

• Jak śledzić zmiany w programie Excel

• Jak zrobić histogram w Excelu

• Jak bezpiecznie zabezpieczyć hasłem plik Excel

• Jak wyświetlić znaczniki formatowania w programie Word

• Użyj Excela, aby obliczyć efektywną stopę procentową na podstawie nominalnej stopy procentowej

• 40 najlepszych skrótów klawiaturowych Microsoft Excel

• Jak korzystać z funkcji YEARFRAC w programie Excel

• Jak skonfigurować i używać formatu MLA w programie Microsoft Word

• Jak porównać dwa pliki Excela i podkreślić różnice?

• Jak obliczyć wariancję w programie Excel

• Jak zrozumieć analizę warunkową w programie Microsoft Excel

• Jak znaleźć i obliczyć zakres w Excelu

• Przewodnik po wszystkich rozszerzeniach plików Excel i ich znaczeniu

• Użyj nowej funkcji Excel Mobile „Wstaw dane z obrazu”