Wiele firm na całym świecie nie ma nic przeciwko rozszerzeniu możliwości pracy z domu na swoich pracowników, którzy niekoniecznie muszą być w biurze. W związku z tym ważne staje się, aby być świadomym określonej etykiety wideokonferencji^{(video conferencing etiquette)} .

Podczas gdy firmy wykorzystują tryb teleobecności i wideokonferencji, aby umożliwić bezproblemowe zaangażowanie, oto kilka etykiet, wskazówek i zasad dotyczących wideokonferencji, które należy zastosować, aby stworzyć trwałe wrażenie.

Przeczytaj^(Read) : Jak skonfigurować i dołączyć do spotkania Microsoft Teams^{(How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting)} .

Przewodnik po etykiecie wideokonferencji

Podczas wideokonferencji nie masz okazji spotkać się ze wszystkimi osobiście, aby wywrzeć trwałe wrażenie. Tak więc postępuj zgodnie z tymi pożądanymi etykietami jako przewodnikiem.

1. Ustal z wyprzedzeniem agendę spotkań
2. Skonfiguruj tło
3. Przygotuj się na spotkanie
4. Bądź punktualny na czas
5. Utrzymuj biurko w czystości
6. Poznaj swoich odbiorców
7. Dokumentuj istotne punkty
8. Przypisz notatnik
9. Bądź uprzejmy dla innych uczestników
10. Wyłącz mikrofon, gdy nie jest używany

Dobra etykieta podczas wideokonferencji może pomóc Ci wzmocnić pewność siebie i poprawić umiejętności komunikacyjne.

1] Ustal^(Decide) z wyprzedzeniem agendę spotkań

Niezbędną praktyką skutecznego prowadzenia wideokonferencji jest zorganizowanie i spotkanie tylko wtedy, gdy doskonale zrozumiesz tematykę dyskusji. W związku z tym, jeśli to Ty organizujesz wirtualne spotkanie, upewnij się, że wszyscy uczestnicy mają wcześniej pewną wiedzę na jego temat. Wysyłanie co najmniej dwóch przypomnień jest uważane za bezpieczne,

• Dzień przed spotkaniem
• Godzinę przed rozpoczęciem spotkania

Pomaga to uczestnikom przygotować się do spotkania, aby nie dać się zaskoczyć i nie zmagać się z etykietą.

2] Skonfiguruj tło

Jeszcze ważniejsze jest zapewnienie odpowiednich warunków oświetleniowych w tle, aby uniknąć cieni. Podobnie, jeśli masz bezpośrednio za sobą słoneczne okno, zaciągnij roletę, aby przyciemnić błyskawice. Ponadto czysta ściana lub zasłona są o wiele lepsze niż zagracone biuro lub dziwna grafika, aby uniknąć rozproszenia.

Pamiętaj, że osoba, z którą prowadzisz wideokonferencję, nie powinna czuć się rozkojarzona. Więc upewnij się, że sprawdziłeś, co widzą, zanim zadzwonisz. Zbytnie martwienie się o to, co masz w tle i jak inni mogą to zobaczyć, może zwiększyć stres, który może przeszkadzać w pracy.

Przeczytaj^(Read) : Jak rozmyć tło na spotkaniu Microsoft Teams^{(How to blur the background in Microsoft Teams meeting)} .

3] Przygotuj się na spotkanie

Usiądź^(Sit) prosto przed kamerą i noś uśmiech na twarzy. Używaj^(Use) naturalnych gestów podczas mówienia i staraj się ograniczać rozmowy poboczne. Unikaj^(Avoid) stukania w mikrofon lub szeleszczących papierów w pobliżu mikrofonu. Utrzymuj również jak najmniejsze ruchy.

4] Bądź na czas

Wiele osób zwykle się spóźnia, dlatego liczy się terminowość. W rzeczywistości powinno to być standardem nadążania za każdym spotkaniem, wideo lub w inny sposób. Ponieważ chociaż fizyczne spotkanie może ci ujść na sucho, podczas wideokonferencji nie ma drogi ucieczki.

5] Utrzymuj biurko w czystości

Twoje biurko nie powinno wyglądać na niechlujne ani zdezorganizowane. W związku z tym ważne jest, aby nie mieć nic między tobą a aparatem. Zrzuć stos papierów, karteczki samoprzylepne i inne artykuły papiernicze ze swojego biurka. Możesz także zachować czystość pulpitu systemu Windows . ^(Windows)Użyj opcji Ukryj ikony pulpitu^{(Hide desktop icons)} , jeśli czujesz taką potrzebę.

6) Poznaj swoich odbiorców

Nie możesz wymusić szkolnego kodeksu ubioru za pomocą wideokonferencji, tj. W zależności od publiczności twój strój może się różnić od zwykle trzeźwego stroju do zwyczajnego. Zalecamy wybór jasnych pasteli i stonowanych kolorów, które najlepiej prezentują się na ekranie.

7] Dokumentuj istotne punkty

Właściwa^(Proper) dokumentacja spotkań zdalnych pozwala na sprawne przywoływanie szczegółów w razie potrzeby. Co więcej, może pomóc innym członkom zespołu, którzy nie mogli uczestniczyć w spotkaniu, na bieżąco.

8] Przypisz notatnik

Zawsze trzymanie notatnika do zapisywania ważnych punktów jest uważane za dobrą praktykę walnego zgromadzenia. Ta praktyka staje się jeszcze ważniejsza, gdy przechodzisz na wirtualną. Przypisz więc osobę do sporządzania notatek, aby dokumentowała wszystko na spotkaniu, gdy to się dzieje. To dodaje niuansów i jeśli ktoś chciałby wrócić do tego, o czym dyskutowano, mógł łatwo tam dotrzeć.

9] Bądź uprzejmy dla innych uczestników

Jeśli jesteś organizatorem lub osobą, która zorganizowała wideokonferencję, zaloguj się do komputera i przygotuj się na spotkanie na kilka minut przed zaplanowanym czasem. To powinna być pierwsza lekcja.

Po drugie, zacznij od przedstawienia się przed wystąpieniem, aby wszyscy uczestnicy Cię poznali i mogli zwracać się do Ciebie po imieniu.

Przeczytaj^(Read) : Jak najlepiej wyglądać podczas wideokonferencji^{(How to look your best on a video conferencing call)} .

10] Wyłącz^(Keep) mikrofon, gdy nie jest używany

Nawet jeśli nie mówisz i myślisz, że milczysz, większość mikrofonów wychwytuje drobne odgłosy otoczenia, takie jak kaszel, kichanie lub pisanie. Dźwięki te mogą łatwo rozpraszać innych uczestników wideokonferencji lub powodować irytację. Wycisz więc mikrofon, zanim zrobisz sobie przerwę i wyprowadzisz się na spotkanie.

Coś jeszcze, o czym powinniśmy wspomnieć?^{(Anything else we should have mentioned?)}

Video conferencing etiquette, tips and rules you need to follow

Manу firmѕ wоrldwide do not mind extending the facility of work-from-hоme to their workers who don’t have to necessarily be in offiсe. In this connection, it beсomes іmportant to be aware of certain video conferencing etiquette.

While the companies are leveraging telepresence and video conferencing mode to enable seamless engagement, here are some video conferencing etiquette, tips & rules you should adopt to create a lasting impression.

Read: How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting.

Video conferencing etiquette guide

In a video conference, you don’t get the chance to meet everyone in person to create a lasting impression. So, follow these desired etiquettes as a reference guide.

1. Decide the meeting agendas in advance
2. Setup the background
3. Get prepared for the meeting
4. Be Time punctual
5. Keep your desk clean
6. Know your audience
7. Document relevant points
8. Assign a note-taker
9. Be courteous to other attendees
10. Keep microphone muted when not in use

Good video conference call etiquette can help you reinforce your confidence and enhance your communication skills.

1] Decide the meeting agendas in advance

An essential practice for effective video conferencing is to organize and the meeting only when you perfectly understand the theme of discussions. As such, if you’re the one organizing the virtual meeting, then ensure that all the participants have some knowledge about it in advance. It’s considered safe to send at least two reminders,

• A day before the meeting
• An hour before the start of the meeting

This helps participants get ready for the meeting so that they are not caught off guard and grapple with etiquette.

2] Setup the background

It’s all more important to have proper lightning conditions in the background to avoid shadows. Similarly, if you have a sunny window directly behind you, draw the blind to dim the lightning. In addition, a clean wall or curtain is way better than a cluttered office or weird artwork to avoid distraction.

Keep in mind, the person you are video conferencing with should not feel distracted. So, make sure you check what they see before you call. Worrying too much about what’s there in your background and how others may see it can add stress that may get in the way of the work.

Read: How to blur the background in Microsoft Teams meeting.

3] Get prepared for the meeting

Sit up straight right on the camera and wear a smile on your face. Use natural gestures when you speak and try to limit side conversations. Avoid tapping on the microphone or rustling papers near the microphone. Also, keep your movements as minimal as possible.

4] Be on time

A lot of people are habitually late so, being on time matters. In fact, this should be a standard to keep up with any meeting, video or otherwise. Because, while you might be able to get away with a physical meeting, there’s no escaping route in a video conference.

5] Keep your desk clean

Your working desk shouldn’t look messy or disorganized. As such, it is important to not have anything between you and the camera. Lose the stack of papers, sticky notes and other stationery items from your desk. You may want to also keep your Windows desktop clean. Use the Hide desktop icons option if you feel the need to.

6] Know your audience

You cannot enforce a school dress code via video conference i.e., depending on the audience, your attire may vary from usually sober formals to downright casuals. We would recommend you to go with light pastels and muted colors that look the best on the screen.

7] Document relevant points

Proper documentation of remote meetings allows for details to be recalled efficiently when needed. Moreover, it can help other team members who could not attend the meeting to stay up to speed.

8] Assign a note-taker

Always keeping a notepad to jot down important points is considered as a good general meeting practice. This practice becomes even more important when going virtual. So, assign a note-taker to document everything in the meeting as it happens. That adds nuance and if someone would like to revisit what was discussed, he could easily get there.

9] Be courteous to other attendees

If you are the organizer or the one who has arranged the video conference, be logged into your computer and ready for the meeting a few minutes before the scheduled time. This should be the first lesson.

Second, start off by introducing yourself before speaking so that all the participants get to know you and can proceed to address you by your name.

Read: How to look your best on a video conferencing call.

10] Keep microphone muted when not in use

Even though you may not be speaking and think you’re being quiet, most microphones can pick up minor background noises, like coughs, sneezes, or typing. These sounds can easily distract other video conferencing participants or may cause annoyance. So, mute the microphone before taking a break and moving out during a meeting.

Anything else we should have mentioned?

Related posts

• Jak zainstalować Drupala za pomocą WAMP w systemie Windows

• Najlepsze oprogramowanie i sprzęt Portfele Bitcoin dla Windows, iOS, Android

• Skonfiguruj darmową internetową stację radiową na komputerze z systemem Windows

• Fix Partner nie połączył się z błędem routera w TeamViewer w systemie Windows 10

• NASA's Eyes pomaga odkrywać Wszechświat niczym astronauci

• Jak zamknąć konto Payoneer?

• Aplikacja do przesyłania wiadomości sesyjnych zapewnia silne zabezpieczenia; Numer telefonu nie jest wymagany!

• To konto nie jest połączone z żadnym kontem Mixer

• Wskazówki dotyczące zakupów w Cyberponiedziałek i Czarny Piątek, które chcesz śledzić

• Co to jest syndrom głupiego okna - wyjaśnienie i zapobieganie

• Gospodarka odpadami elektronicznymi, recykling, utylizacja, fakty, problemy, rozwiązania

• Microsoft Identity Manager: funkcje, pobieranie

• Darmowe oprogramowanie do zarządzania zadaniami do zarządzania pracą zespołową

• Co to są wirtualne karty kredytowe oraz jak i gdzie je zdobyć?

• Zablokowany dostęp do Plex Server i ustawień serwera? Oto poprawka!

• Co to są karty kredytowe z chipem i kodem PIN lub karty kredytowe EMV?

• Najlepsze funkcje w LibreOffice Calc

• Jak używać szablonu do tworzenia dokumentu w LibreOffice

• Aplikacje OpenGL nie działają na wyświetlaczu bezprzewodowym Miracast w systemie Windows 11/10

• Najlepsze bezpłatne oprogramowanie do bezpiecznego cyfrowego notebooka i usługi online