W tym poście przyjrzymy się, jak lepiej zarządzać pocztą e-mail programu Outlook^(Outlook) , automatycznie przenosząc pocztę przychodzącą do oddzielnych folderów. Jeśli codziennie otrzymujesz dużo e-maili, możesz zaoszczędzić dużo czasu.

Zamiast spędzać godzinę raz w tygodniu na przenoszeniu wiadomości e-mail ze skrzynki odbiorczej^(Inbox) do skategoryzowanych folderów, reguły poczty e-mail pomogą zautomatyzować organizację skrzynki odbiorczej. Jest to bardzo podobne do używania etykiet i filtrów w Gmailu^(Gmail) .

Reguły poczty e-mail^(Email) mogą wydawać się skomplikowane i mogą być, jeśli naprawdę chcesz przeprowadzić skomplikowane sortowanie, ale jeśli chcesz po prostu automatycznie przenieść służbowe wiadomości e-mail do folderu Praca^(Work)  , to jest to bułka z masłem.

Aby reguły były przydatne, należy najpierw utworzyć kilka folderów pod skrzynką odbiorczą^(Inbox) , aby kategoryzować pocztę e-mail, na przykład Projekty, Praca^(Work) , Rodzina^(Family) itp.

Możesz tworzyć foldery, klikając prawym przyciskiem myszy Skrzynkę odbiorczą^(Inbox) lub dowolny folder i wybierając Nowy folder^{(New Folder)} . Poniższa procedura działa w programach Outlook 2010^{(Outlook 2010)} , 2013, 2016, 2019 i Office 365 .

Skonfiguruj reguły programu Outlook

Teraz, aby rozpocząć, otwórz Outlook , kliknij kartę Plik^(File) , a zobaczysz przycisk Zarządzaj regułami i alertami^{(Manage Rules & Alerts)} u dołu.

Pojawi się główne okno Reguły^(Rules) i alerty^(Alerts) i domyślnie możesz zobaczyć jedną już utworzoną regułę, w zależności od używanej wersji programu Outlook^(Outlook) .

Stąd klikniesz przycisk Nowa reguła^{(New Rule)} , aby rozpocząć pracę z pierwszą regułą poczty e-mail programu Outlook . ^(Outlook)Pojawi się okno dialogowe Kreatora ^(Wizard)reguł^(Rules) , które pokaże kilka typowych szablonów reguł.

Są to najczęstsze i prawdopodobnie wszystkie, których będziesz kiedykolwiek potrzebować. Najpopularniejszą regułą jest pierwsza na liście „ Przenieś wiadomości od kogoś do folderu^{(Move messages from someone to a folder)} ”. Śmiało i wybierz go, a następnie kliknij Dalej^(Next) .

Zauważysz, że dolna lista o nazwie „Krok 2:” pozostaje na dole z podkreślonym tekstem. W rzeczywistości wszystko, co musisz zrobić, aby skonfigurować regułę, to kliknąć hiperłącza dla osób lub grupy publicznej^{(people or public group)}  i określić^{(specified )} , aby wybrać adres e-mail i miejsce, w którym mają się znaleźć te e-maile.

Następnie możesz kliknąć Zakończ^(Finish) i gotowe. Jeśli jednak chcesz bardziej skomplikować regułę, kliknięcie Dalej^(Next) daje o wiele więcej opcji:

Gdy zaznaczysz różne warunki w górnym polu listy, opis reguły na dole również zapełni się większą liczbą hiperłączy. Możesz nawet tworzyć reguły, które wyszukują określone słowa w treści wiadomości e-mail, a następnie wykonują działania na tych wiadomościach e-mail.

Twoim następnym zadaniem jest kliknięcie każdego hiperłącza i wybranie powiązanych wartości, takich jak adresy e-mail, foldery itp. W powyższym przykładzie będziesz chciał kliknąć osoby lub grupę publiczną^{( people or public group)} i wybrać adres e-mail.

Następnie kliknij określone^(specified) słowo i przejdź do folderu, do którego chcesz przenieść wiadomość e-mail, lub kliknij Nowy^(New) , a nowy folder zostanie utworzony w aktualnie podświetlonym folderze.

Teraz zobaczysz dolną część zaktualizowaną o rzeczywiste wartości dla Twojej reguły.

Klikając Dalej, możesz ustawić więcej akcji dla reguły. Zwykle możesz zostawić to w spokoju, jeśli jest to prosta reguła, ale jeśli chcesz również wykonać inne czynności, takie jak odtworzenie dźwięku, przekazanie wiadomości e-mail, zrobienie jej kopii, wydrukowanie wiadomości e-mail, uruchomienie innego programu, uruchomienie skryptu itp. , możesz to wszystko zrobić na tym ekranie.

Po zakończeniu kliknij przycisk Dalej^(Next) , a zostaniesz przeniesiony do okna dialogowego Wyjątki^(Exceptions) , w którym możesz wybrać warunki, dla których ta reguła nie ma być przetwarzana. Jeśli nie masz jakichś wyjątkowych przypadków, możesz pozostawić to pole puste, co jest ustawieniem domyślnym.

Kliknij Dalej^{(Click Next)} i w końcu dotarliśmy do końca kreatora reguł! Nadaj regule nazwę, taką jak „Przenieś e-mail znajomych”, abyś wiedział, co robi, gdy spojrzysz na nią później.

Następnie, jeśli masz już w skrzynce odbiorczej wiadomości e-mail, które pasują do nowej reguły, zaznacz pole „ Uruchom tę regułę dla wiadomości znajdujących się już w skrzynce odbiorczej^{(Run this rule on messages already in Inbox)} ”. Możesz zostawić wszystko inne jako domyślne i kliknąć Zakończ^(Finish) !

Teraz możesz tworzyć reguły dla osób, biuletynów, wyciągów bankowych/kart kredytowych i wszystkiego, co tylko przyjdzie Ci do głowy, aby efektywniej zarządzać pocztą e-mail programu Outlook ! ^(Outlook)Cieszyć się!

Automatically Move Emails into Folders in Outlook using Rules

In this pоst, we’ll take a look at how you сan manage your Outlook email better by having incomіng mail automatically moved into ѕepаrate folders. If you get a lot of email everyday, this can save lots of time.

Rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders, email rules will help automate your inbox organization. This is very similar to using labels and filters in Gmail.

Email rules may seem complicated and they can be if you really want to perform some sophisticated sorting, but if you simply want to move work emails to the Work folder automatically, then it’s a piece of cake.

In order for rules to be useful, you should first create some folders underneath your Inbox to categorize your email, such as Projects, Work, Family, etc.

You can create folders by right-clicking on Inbox or any folder and selecting New Folder. The following procedure works on Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 and Office 365.

Setup Outlook Rules

Now to get started, open Outlook, click on the File tab and you’ll see the Manage Rules & Alerts button towards the bottom.

The Rules and Alerts main window will appear and by default you might see one rule already created depending on your version of Outlook.

From here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. The Rules Wizard dialog will pop up and it will show you some common rule templates.

These are the most common ones and probably all you’ll ever need. The most common rule is the first one listed, “Move messages from someone to a folder“. Go ahead and select it, then click Next.

You’ll notice the bottom list box that is called “Step 2:” remains at the bottom with some underlined text. In reality, all of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for people or public group and specified to choose the email address and where you want those emails to go.

Then you can click Finish and you’re done. However, if you want to make the rule more complicated, then clicking Next will give you a whole lot more options:

As you check on different conditions in the top list box, the rule description at the bottom will also populate with more hyperlinks. You can even create rules that look for specific words in the email body and then perform actions on those emails.

Your next task is to click on each hyperlink and choose the associated values like email addresses, folders, etc. In our example above, you’ll want to click on people or public group and choose an email address.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder.

Now you’ll see the bottom part updated with the actual values for your rule.

When you click Next, you can set more actions for the rule. You can normally leave this alone if it’s a simple rule, but if you want to also perform other actions like play a sound, forward the email, make a copy of it, print the email, start another program, run a script, etc., then you can do all of that on this screen.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed for. Unless you have some unique cases, you can leave it blank, which is the default.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Move Friends Email” so that you know what it does when you look at it later on.

Then if you have emails already in your Inbox that would match your new rule, check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for people, newsletters, bank/credit card statements and whatever else you can think of to start managing your Outlook email more efficiently! Enjoy!

Related posts

• Jak przekazywać wiadomości e-mail programu Outlook do Gmaila

• Jak utworzyć listę dystrybucyjną w Outlooku

• Jak tworzyć skróty Microsoft Outlook do poczty e-mail i zadań

• Przeszukaj wiadomości e-mail programu Outlook według nadawcy, daty, słowa kluczowego, rozmiaru i innych

• Microsoft Outlook nie odpowiada? 8 poprawek do wypróbowania

• Napraw Microsoft Outlook napotkał problem z błędem

• Jak śledzić zmiany w programie Word (Online, Mobile i Desktop)

• Dodaj linię trendu regresji liniowej do wykresu punktowego programu Excel

• Jak dodać narrację dźwiękową do prezentacji Powerpoint

• Jak naprawić, gdy program Word otwiera się w trybie tylko do odczytu

• 13 porad i wskazówek OneNote, aby lepiej organizować notatki

• Jak naprawić problem z wolnym ładowaniem programu Outlook

• 15 porad i wskazówek dotyczących PowerPointa, aby ulepszyć prezentacje

• Jak tworzyć wykresy Gantta w programie Microsoft Excel

• Jak automatycznie wykonać kopię zapasową dokumentu Word na OneDrive?

• Jak tworzyć i używać Autotekstu w Microsoft Word

• Jak ustawić odpowiedzi poza biurem w Outlooku?

• OneDrive dla szkoły lub pracy: 8 wskazówek dla początkujących

• Jak dodawać lub usuwać komentarze w programie Word

• Jak zsynchronizować kontakty programu Outlook z Androidem, iPhonem, Gmailem i innymi